行政办公5S管理方法.ppt

1、行政办公行政办公5S 管理方法管理方法 5S管理的真谛 人造环境人造环境 环境育人环境育人 5S的起源 5S起源于日本，指的是在生产现场中对 人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效 管理，是日式企业独特的一种管理方法。 1955年 推行了2S 1986年 首部5S著作问世 5S的含义 整理(SEIRI)：区分必需品和非必需品，现 场不放置非必需品 整顿(SEITON)：将寻找必需品的时间减少为 零 清扫(SEISO)：将岗位保持在无垃圾、无灰尘、 干净整洁的状态 清洁(SEIKETSU)：将整理、整顿、清扫进行 到底，并且制度化 修养(SHITSUKE)：对于规定了的事，大家都 要遵守执行

2、具体内容 中文 日文 英文 典型例子 整理 SEIRI Organization 倒掉垃圾、长期不用的 东西放仓库 整顿 SEITON Neatness 30秒内就可以找到要找 的东西 清扫 SEISO Cleaning 谁使用谁清洁（管理） 清洁 SEIKETSU Standardisation 管理的公开化、透明化 修养 SHITSUKE Discipline and Training 严守标准、团队精神 5S是企业管理的基础 企业方针、目标企业方针、目标 5S(基石) 品 质 成 本 纳 期 服 务 技 术 管 理 Q C D S T M 推行5S的目的 改善和提高企业形象 促成效率的提

3、高 改善零件在库周转率 减少直至消除故障，保障品质 保障企业安全生产 降低生产成本 改善员工精神面貌，使组织活力化 缩短作业周期，确保交货期 5S的八大作用 亏损为零 不良为零 浪费为零 故障为零 切换产品时间为零 事故为零 投诉为零 缺勤率为零 投资者满意（IS-Investor Satisfaction） 客户满意（CS-Customer Satisfaction） 雇员满意（ES-Employe Satisfaction） 社会满意（SS-Society Satisfaction） 整理的推进重点 含义 含义 将必需物品与非必需物品区分开，在岗位上只放置必需物品 目的 腾出空间 防止误用

4、 特别说明 如果你的工作岗位上堆满了非必需物品， 就会导致你的必需物品无处摆放；你可 能希望增加一张工作台来堆放必需品， 这样一来就造成浪费，并形成恶性循环。 作用 可以使现场无杂物，行道通畅，增大作业空间， 提高工作效率； 减少碰撞，保障生产安全，提高产品质量 消除混料差错； 有利于减少库存，节约资金； 使员工心情舒畅，工作热情高涨。 推行要领 马上要用的、暂时不用的、长期不用的要区分 对待； 即使是必需品，也要适量；将必需品的数量降 到最低程度； 在哪儿都有可有可无的物品，不管是谁买的， 有多昂贵，也应坚决处理掉，决不手软！ 必需品和非必需品的区别 类别 使用频度 处理方法 备注 必需 物

5、品 每小时 放工作台上或随身携带 每天 现场存放（工作台附近） 每周 现场存放 非必 需物 品 每月 仓库储存 三个月 仓库储存 定期检查 半年 仓库储存 定期检查 一年 仓库储存（封存） 定期检查 两年 仓库储存（封存） 定期检查 未 有用 定 不需要用 仓库储存 定期检查 变卖/废弃 定期清理 不能定 变卖/废弃 立刻废弃 步骤 第一步：现场检查 第二步：区分必需品和非必需品 第三步：清理非必需品 第四步：非必需品的处理 第五步：每天循环整理 整顿的推进重点 含义 含义 将必需物品放于任何人都能立即取到的状态。寻找时间为零 目的 工作场所一目了然； 消除找寻物品的时间； 井井有条的工作秩序

6、。 特别说明 它研究怎样才可以立即取得物品，以及如 何立即放回原位。我们必须思考分析怎样 拿取物品更快，并让大家都能理解这套系 统，遵照执行。 作用 提高工作效率 将找寻时间减少为零 异常情况（如丢失、损坏）能减少为零 非担当者的其他人员也能明白要求和做法 不同的人去做，结果也是一样的（标准化） 推行要领 彻底的进行整理 确定放置场所 规定放置方法 进行标识 步骤 第一步：分析现状 第二步：物品分类 第三步：决定储存方法（定置管理） 第四步：实施 简单要素 一套文具 文件存发在一个地点 无纸化 只开一小时的会 一分钟电话 今天的工作今天做 小就是美，简单最好！ 清扫的推进重点 含义 含义 将岗

7、位变得无垃圾、无灰尘，干净整洁，将设备保养得光亮完好， 创造一个一尘不染的环境。 目的 保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗 特别说明 如果能将岗位上的垃圾马上清扫掉，保持 整洁干净，你就会引来许多赞许惊叹的眼 光：“啊！多干净的工作岗位！”同时，干净 的工作环境让人感到身心愉快。 作用 经过整理、整顿，必需物品处于立即能取 到的状态，但取出的物品还必须完好可用，这 是清扫最大的作用。 推行要领 最高领导以身作则 人人参与 责任到人 与检点、保养工作充分结合 杜绝污染源，建立清扫基准 步骤 第一步：准备工作（常识教育） 第二步：从工作岗位扫除一切垃圾、灰尘 第三步：清扫点检机器设备

8、 第四步：整修在清扫中发现有问题的地方 第五步：查明污垢的发生源，从根本上解决问 题 第六步：实施区域责任制 第七步：制定相关清扫基准 7660 9200 40003660 68502350 4800.0 mm x 2000.0 mm 4800.0 mm x 2000.0 mm 4800.0 mm x 2000.0 mm 4800.0 mm x 2000.0 mm 3300.0 mm x 1900.0 mm 2400.0 mm x 1300.0 mm2400.0 mm x 1300.0 mm 2500.0 mm x 1400.0 mm 2500.0 mm x 1400.0 mm 4300.0

9、mm x 1300.0 mm 3800.0 mm x 1300.0 mm3800.0 mm x 1300.0 mm 3800.0 mm x 1300.0 mm 3800.0 mm x 1300.0 mm 3800.0 mm x 1300.0 mm3800.0 mm x 1300.0 mm 4300.0 mm x 1800.0 mm 2800.0 mm x 0.8 m 1500.0 mm x 0.8 m 衣物架 休息区 914清扫值日表 5S区 人员 值日检查内容 办公桌区域 自己负责 桌面无灰尘，东西放置整齐，办公用品和个人生活用品分 开；地面干净，无纸屑及其他废物；椅子摆放整齐。 休息区及地

10、面 值日生 地面无杂物，桌椅摆放整齐，桌面及物品上无灰尘。 文件柜1 谢磊 刘进 文件柜内是否保持干净，柜内物品是否摆放整齐 文件柜4 叶枫 师庆科 同上 文件柜5 李建 余秀君 同上 文件柜3 邹小琴 周彬 同上 文件柜6 袁璐 王叶钊 同上 文件柜7 马秀青 李卉青 同上 文件柜2 李蓉梅 罗鸿宇 同上 衣物架 杨翠 陈蓓蓓 衣物是否按标签摆放整齐 备注：负责5s区的人员每天进行维护，下班前10分钟开始 清洁的推进重点 含义 含义 将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。 目的 成为惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成 特别说明 要成为一种制度，必须充分利用创意改善 和全面

11、标准化，从而获得坚持和制度化的 条件，提高工作效率。 作用 维持作用 改善作用 推行要领 贯彻5S要领，寻找有效的激励方法 坚持不懈 一时养成的坏习惯，要花十倍的时间去改正 彻底贯彻3S 推行“透明管理” 步骤 5S学习班 区分必需品和非必需品 向作业者 进行说明 撤走各岗位 非必需品 规定必需物品的摆放场所 规定摆放方法 进行标注 向作业者说明 在地板上画出区域线，明确责任区和责任人 3S活动的具体检查内容 项目 内容 整理 1、空间用来堆放杂物 整顿 1、物品无定位、定置 清扫 1、沙发、茶几、饮水机、电视等表面布满灰尘，污迹明显。 2、没有进行必要的清洁、消毒。 3、地面不干净。 4、垃

12、圾桶未倾倒 休息区休息区 3S活动的具体检查内容 项目 内容 整理 1、每张办公桌都有一套相同的办公文具，未能共用 2、办公台面干净，抽屉里面杂乱无章 3、不能用的文具也在桌上 4、私人物品随意放置 5、堆放了许多文件、报表 整顿 1、台面办公文具没有定位 2、公共物品放在个人抽屉 3、办公台作其它用 清扫 1、台面脏污，物品摆放杂乱无章 2、办公文具污迹明显 3、台下办公垃圾堆积 办公台办公台 3S活动的具体检查内容 项目 内容 整理 1、必需品和非必需品共存，分不清孰是孰非 2、不能用的文具也在里面 3、堆放了许多文件、资料 ，不知哪些可用哪些不可用 整顿 1、资料未能分门别类，没有用文件

13、夹存放 2、文具、器具没有定点摆放，各层都有，真正要用的又不能及时找出 清扫 1、文件、资料破损、脏污 2、文具、器具脏污 3、文件柜、文件夹污迹明显 文件柜文件柜 修养的推进重点 含义 含义 对于规定了的事情，大家都要按要求去执行，并养成一种习惯。 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 特别说明 修养强调的是持续保持良好的习惯。 作用 重视教育培训，保证人员基本素质 持续推动4S，直至成为全员的习惯 使每位员工严守标准，按标准作业 净化员工心灵，形成温馨明快的工作氛围 培养优秀人才，铸造战斗型团队 成为企业文化的起点和最终归属 推行要领 持续推动4S直至习惯化 制定

14、相关的规章制度 教育培训 激发员工的热情和责任感 形 成 修 养 的 基 本 过 程 形 成 修 养 的 基 本 过 程 具备了成功的修养 成为他人的榜样 努力遵守规章制度 理解规章制度 学习公司的规章制度 办公室5S活动表 区分 活动内容 十 分 钟 5s 活 动 1 检查你的着装状况和清洁度 2 检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都检起来，如橡皮擦、文 件、回形针等。 3 整理和彻底清洁桌面 4 用抹布擦干净电视、打印机、电话等办公设备 5 检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 6 扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品。 7 检查文件柜，衣物架及其他家具等，将放得不恰当

15、的物品改正过来 8 固定可能脱落的标签 9 清洁地面 10 倾倒垃圾篓内的垃圾 11 检查电源开关、门窗、空调、饮水机是否已关上 5S推进体制 做好准备（5S动员大会，小型的5S演习） 成立推进委员会 策划 宣传/教育训练 局部推进5S 全面推进5S 维持管理(标准化/制度化) 挑战新目标 5S推展手法 目视管理（红牌作战、看板作战、识别管理） 标准化 改善 五现手法（现场、现物、现实、原理与原则） 戴明圆环（PDCA） 思维十法 案例:某公司某公司5S5S推展计划推展计划 1. .成立成立5S5S推展小组推展小组, ,确立总干事和部门确立总干事和部门5S5S负责人。负责人。 2.2.全员全员

16、5S5S培训。培训。 3.5S3.5S文宣造势活动。文宣造势活动。 4.5S4.5S标语、漫画制作活动开展。标语、漫画制作活动开展。 5.5.确认确认5S5S活动责任区分管范围。活动责任区分管范围。 6.6.整理整顿工作。整理整顿工作。 7.7.清扫清洁工作。清扫清洁工作。 8.8.评比表彰评比表彰5S5S优秀班组优秀班组 个人及个人及5S5S标语漫画前三名。标语漫画前三名。 9.9.总结提高。总结提高。 1.1.成立成立5S5S推展小组推展小组 1.1 1.1 成立成立5S5S推展小组推展小组 组组 长长: : 王孝政王孝政 成员成员: : 王东山王东山 杨坤范杨坤范 周敬跃周敬跃 黄志刚黄

17、志刚 汪士林汪士林 于于 洋洋 王志鹏王志鹏 李光明李光明 总干事总干事: : 李光明李光明 干事干事: : 牛军牛军 张志鹏张志鹏 梁桂然梁桂然 唐宗林唐宗林 施深文施深文 王王 敏敏 李李 萍萍 李帮权李帮权 王晓丽王晓丽 甘甘 霖霖 汪家友汪家友 安安 勇勇 1.2 1.2 部门负责人部门负责人: 5S: 5S干事为各部门干事为各部门5S5S负责人负责人 2.2.公司全员公司全员5S5S培训培训 2.1 2.1 培训内部培训内部5S5S讲师讲师 2.2 2.2 确认确认5S5S讲师人选讲师人选 2.3 2.3 确认确认5S5S讲课材料讲课材料 2.4 2.4 公司全员公司全员5S5S培训

18、培训 3.3.公司公司5S5S文宣造势活动文宣造势活动 3.1 3.1 公司宣传栏公司宣传栏 3.2 3.2 海报海报 3.3 3.3 公司网站公司网站 3.4 3.4 横幅标语横幅标语, ,照相照相 4.5S4.5S标语、漫画制作活动开始标语、漫画制作活动开始 4.1 4.1 全员全员5S5S标语、漫画制作活动。标语、漫画制作活动。 4.2 4.2 对标语的字数对标语的字数, ,漫画纸张的大漫画纸张的大 小等提小等提 出具体要求出具体要求, , 统一提供纸、笔。统一提供纸、笔。 4.3 4.3 一个月后一个月后, , 通过通过5S5S小组评比小组评比, ,评出评出 5S5S标语、漫画的前三名

19、。标语、漫画的前三名。 5.5.确认确认5S5S活动责任区分管范围活动责任区分管范围 5.1 5.1 各部门以本部门及所辖下级单位工各部门以本部门及所辖下级单位工 作范围确认为作范围确认为5S5S活动范围。活动范围。 5.2 5.2 范围界定凡有不清晰地方由推展小范围界定凡有不清晰地方由推展小 组协调相关单位予以界定。组协调相关单位予以界定。 5.3 5.3 最终公司范围内的责任区全部划分最终公司范围内的责任区全部划分 完毕。完毕。 6.6.整理整顿工作整理整顿工作 6.1 6.1 公司范围内确认生产经营及办公所必要留下的公司范围内确认生产经营及办公所必要留下的 物品物品, ,同时确认无用物品

20、。同时确认无用物品。 6.2 6.2 将无用物品清出生产将无用物品清出生产, ,办公区域。办公区域。 6,3 6,3 由责任单位负责将无用之物处理掉。由责任单位负责将无用之物处理掉。 6.4 6.4 凡经检查未能及时清理物品的单位个人，经红凡经检查未能及时清理物品的单位个人，经红 牌警告后，牌警告后，5S5S推展组有权予以处罚。推展组有权予以处罚。 7. 7. 清扫清洁工作清扫清洁工作 7.1 7.1 公司全员参与全面彻底的清扫工作。公司全员参与全面彻底的清扫工作。 7.2 7.2 一周清扫阶段完毕后，进入清洁阶段。一周清扫阶段完毕后，进入清洁阶段。 7.3 7.3 每日依检核表、进度表按部门

21、分管范围检查。每日依检核表、进度表按部门分管范围检查。 7.4 7.4 总经办负责清扫清洁工具的提供工作。总经办负责清扫清洁工具的提供工作。 7.5 7.5 采取定点照相办法采取定点照相办法, ,前后对比公布前后对比公布, ,提升效果。提升效果。 7.6 7.6 对治理跑冒滴漏及维修列专案在清洁阶段完成。对治理跑冒滴漏及维修列专案在清洁阶段完成。 8.8.评比表彰评比表彰5S5S优秀班组、个人优秀班组、个人 及及5S5S标语漫画前三名标语漫画前三名 8.1 8.1 召开公司召开公司5S5S活动成果表彰大会。活动成果表彰大会。 8.2 8.2 对在对在5S5S活动中有突出表现的班组、个人予以活动

22、中有突出表现的班组、个人予以 表彰和物质奖励。表彰和物质奖励。 8.3 8.3 评出评出5S5S活动标语活动标语, ,漫画前三名，并予以物质奖漫画前三名，并予以物质奖 励。励。 8.4 8.4 公司公司5S5S优秀单位、员工代表讲话；优秀单位、员工代表讲话； 总经理致辞和期许。总经理致辞和期许。 9. 9. 总结提高总结提高 9.1 9.1 对对5S5S活动进行全面总结。活动进行全面总结。 9.2 9.2 据此撰写公司据此撰写公司5S5S推动模式化方案推动模式化方案, , 并逐步在集团子公司推广。并逐步在集团子公司推广。 9.3 9.3 巩固巩固5S5S成果成果, , 以利公司不断强化体以利公司不断强化体 质，达成公司战略目标。质，达成公司战略目标。 谢 谢 各 位