办公自动化实用教程第2章课件.ppt

1、第第2章章 编辑编辑W o r d 文档文档普通高等学校计算机教育“十二五”规划教材立体化精品系列学习目标学习目标v学习要点学习要点 新建、打开、保存、关闭文档新建、打开、保存、关闭文档 输入与编辑文本输入与编辑文本 设置字符和段落格式设置字符和段落格式 添加项目符号和编号添加项目符号和编号 设置边框和底纹设置边框和底纹 设置特殊版式设置特殊版式v学习目标学习目标 掌握掌握Word 2010Word 2010的基本操作的基本操作 掌握文档格式的设置方法掌握文档格式的设置方法 熟悉项目符号和编号的添加方法熟悉项目符号和编号的添加方法主要内容主要内容Word 2010的基本操作1设置文档格式2课堂

2、练习3Word 2010的基本操作的基本操作保存和关闭文档保存和关闭文档新建和打开文档新建和打开文档认识认识Word 2010的工作界面的工作界面输入文本输入文本编辑文本编辑文本课堂案例课堂案例1制作制作“会议通知会议通知”文档文档认识认识Word 2010的工作界面的工作界面Word 2010的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、选项卡、的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、选项卡、功能区、文本编辑区、状态栏和视图栏等部分组成，如下图所示。功能区、文本编辑区、状态栏和视图栏等部分组成，如下图所示。新建和打开文档新建和打开文档v新建空白文档新建空白文档 （1） 在在Word工作界面中选择工

3、作界面中选择【文件文件】【新建新建】菜单命令，在菜单命令，在中间的中间的“可用模板可用模板”列表框中选择列表框中选择“空白文档空白文档”选项，在右下角单击选项，在右下角单击“创建创建”按钮即可。按钮即可。 （2） 在快速访问工具栏中添加在快速访问工具栏中添加“新建新建”按钮，然后单击该按钮。按钮，然后单击该按钮。 （3）按）按【Ctrl+N】组合。组合。新建和打开文档新建和打开文档v新建模板文档新建模板文档 选择选择【文件文件】【新建新建】菜单命令，在中间的菜单命令，在中间的“可用模板可用模板”列表框中列表框中选择一种模板样式。选择一种模板样式。 单击单击“创建创建”按钮，即可新建名为按钮，即

4、可新建名为“模板模板1”的模板文档，如下图所示的模板文档，如下图所示。新建和打开文档新建和打开文档v打开文档打开文档 选择选择【文件文件】【打开打开】菜单命令。菜单命令。 打开打开“打开打开”对话框，在对话框，在“查找范围查找范围”下拉列表框中选择需打开文件下拉列表框中选择需打开文件的路径，在其下的列表框中选择要打开的文档，单击的路径，在其下的列表框中选择要打开的文档，单击“打开打开”按钮，按钮，如下图所示如下图所示。保存和关闭文档保存和关闭文档v保存新建的文档保存新建的文档 选择选择【文件文件】【保存保存】菜单命令或单击快速访问工具栏中的菜单命令或单击快速访问工具栏中的“保存保存”按钮。按钮

5、。 打开打开“另存为另存为”对话框，在对话框，在“保存位置保存位置”下拉列表框中可设置文档的下拉列表框中可设置文档的保存路径，在保存路径，在“文件名文件名”下拉列表框中可设置文档的保存名称。下拉列表框中可设置文档的保存名称。 完成保存新建文档操作，此时新建文档标题栏中显示的名称将变为保完成保存新建文档操作，此时新建文档标题栏中显示的名称将变为保存时输入的名称。存时输入的名称。保存和关闭文档保存和关闭文档v保存已存在的文档保存已存在的文档 已存在的文档是指已经保存过的文档，对这类文档进行修改后，已存在的文档是指已经保存过的文档，对这类文档进行修改后，选择选择【文件文件】【保存保存】菜单命令或单击

6、快速访问工具栏中的菜单命令或单击快速访问工具栏中的“保存保存”按钮直接覆盖文档原有的内容，而不会打开任何对话框。按钮直接覆盖文档原有的内容，而不会打开任何对话框。保存和关闭文档保存和关闭文档v另存为文档另存为文档 （1）同一路径另存文档：选择）同一路径另存文档：选择【文件文件】【另存为另存为】菜单命令，菜单命令，打开打开“另存为另存为”对话框，在对话框，在“文件名文件名”下拉列表框中输入另外的名称。下拉列表框中输入另外的名称。 （2）不同路径另存文档：选择）不同路径另存文档：选择【文件文件】【另存为另存为】菜单命令，菜单命令，打开打开“另存为另存为”对话框，在对话框，在“保存位置保存位置”下拉

7、列表框中选择另外的保下拉列表框中选择另外的保存路径。存路径。保存和关闭文档保存和关闭文档v自动保存文档自动保存文档 选择选择【文件文件】【选项选项】菜单命令。菜单命令。 打开打开“Word 选项选项”对话框，单击对话框，单击“保存保存”选项卡，在选项卡，在“保存文档保存文档”栏中单击选中栏中单击选中“保存自动恢复信息时间间隔保存自动恢复信息时间间隔”复选框，在其右侧的数复选框，在其右侧的数值框中设置时间间隔，如下图所示。值框中设置时间间隔，如下图所示。保存和关闭文档保存和关闭文档v关闭文档关闭文档 （1）选择）选择【文件文件】【关闭关闭】菜单命令。菜单命令。 （2）按）按【Ctrl+W】组合键

8、。组合键。输入文本输入文本输入普通文本输入普通文本输入特殊字符输入特殊字符输入日期和时间输入日期和时间切换至某种中文输入法状态，直接输入所需的文字，此时文字将在当前光标插入点处显示，当输入的文字到达右边界时，文字会自动跳转至下一行继续显示在文档编辑区中单击定位文本插入点，在【插入】【符号】组中单击“符号”按钮，在弹出的列表中选择“其他符号”选项。 在打开的“符号”对话框右侧的“子集”下拉列表框中选择某种符号集，并在其下的列表框中选择一种符号单击“插入按钮在文档编辑区中定位光标插入点，在【插入】【文本】组中单击“日期和时间”按钮。 打开“日期和时间”对话框，在“语言”下拉列表框中选择语言类型，在

9、“可用格式”列表框中选择所需的时间格式编辑文本编辑文本v选择文本选择文本 在对文档中的部分内容进行修改、复制和删除等操作时，首先应在对文档中的部分内容进行修改、复制和删除等操作时，首先应该确定编辑对象，即先选中需编辑的文本，选择不同的文本的方法如该确定编辑对象，即先选中需编辑的文本，选择不同的文本的方法如下图所示。下图所示。编辑文本编辑文本v插入文本插入文本 当发现文档中有漏输入文本时，可使用插入文本的方法来修改，当发现文档中有漏输入文本时，可使用插入文本的方法来修改，方法是在需要输入文本的位置单击定位光标插入点，然后在其中输入方法是在需要输入文本的位置单击定位光标插入点，然后在其中输入需要的

10、文本即可。需要的文本即可。编辑文本编辑文本v删除和修改文本删除和修改文本 （1）选中需删除的文本，）选中需删除的文本， 按按【D e l e t e 】键或键或【Back Space】键键可将其删除。可将其删除。 （2）按）按【Back Space】键可删除光标插入点左侧的文本。键可删除光标插入点左侧的文本。 （3）按）按【Delete】键可删除光标插入点右侧的文本。键可删除光标插入点右侧的文本。 （4）删除文本后，在需重新输入文本的位置单击鼠标定位光标）删除文本后，在需重新输入文本的位置单击鼠标定位光标插入点，然后输入需要的文本即可。插入点，然后输入需要的文本即可。编辑文本编辑文本v移动文本

11、移动文本 （1）选中需移动的文本，然后在）选中需移动的文本，然后在【开始开始】【剪贴板剪贴板】组中单组中单击击“剪切剪切”按钮，将光标插入点定位到目标位置后在按钮，将光标插入点定位到目标位置后在【开始开始】【剪剪贴板贴板】组中单击组中单击“粘贴粘贴”按钮。按钮。 （2） 选中需移动的文本，在其上按住鼠标左键不放，拖动文本选中需移动的文本，在其上按住鼠标左键不放，拖动文本至目标位置后释放鼠标。至目标位置后释放鼠标。 （3）选中需复制的文本，按）选中需复制的文本，按【Ctrl+X】组合键剪切文本，将光标组合键剪切文本，将光标插入点定位到目标位置后按插入点定位到目标位置后按【Ctrl+V】组合键进行

12、粘贴。组合键进行粘贴。编辑文本编辑文本v复制文本复制文本 （1）选中需复制的文本，然后在）选中需复制的文本，然后在【开始开始】【剪贴板剪贴板】组中单组中单击击“复制复制”按钮，将光标插入点定位到目标位置后在按钮，将光标插入点定位到目标位置后在【开始开始】【剪剪贴板贴板】组中单击组中单击“粘贴粘贴”按钮。按钮。 （2）选中需复制的文本，在其上按住）选中需复制的文本，在其上按住【Ctrl】键不放的同时，按键不放的同时，按住鼠标左键不放并拖动文本至目标位置后再释放鼠标。住鼠标左键不放并拖动文本至目标位置后再释放鼠标。 （3）选中需复制的文本，按）选中需复制的文本，按【C t r l +C】组合键复制

13、，组合键复制， 将光标插将光标插入点定位到目标位置后按入点定位到目标位置后按【Ctrl+V】组合键进行粘贴。组合键进行粘贴。编辑文本编辑文本v查找文本查找文本 在在【开始开始】【编辑编辑】组中单击组中单击“查找查找”按钮，打开按钮，打开“导航导航”任务窗任务窗格。格。 在在“搜索文档搜索文档”文本框中输入需要查找的文本。文本框中输入需要查找的文本。 Word开始查找，查找到的文本将以选中状态显示，如下图所示。开始查找，查找到的文本将以选中状态显示，如下图所示。编辑文本编辑文本v替换文本替换文本 在在【开始开始】【编辑编辑】组中单击组中单击“替换替换”按钮，打开按钮，打开“查找和替换查找和替换”

14、对话框的对话框的“替换替换”选项卡。在选项卡。在“查找内容查找内容”文本框中输入需要查找替文本框中输入需要查找替换的文本。在换的文本。在“替换为替换为”文本框中输入替换成的文本。文本框中输入替换成的文本。 单击单击“查找下一处查找下一处”按钮将在文档中查找相应的内容，然后单击按钮将在文档中查找相应的内容，然后单击“替替换换”按钮，将替换查找到的文本，单击按钮，将替换查找到的文本，单击“全部替换全部替换”按钮将全部替换按钮将全部替换文档中的所有满足条件的文本。文档中的所有满足条件的文本。 替换完成后打开提示框，提示一共替换多少处，如下图所示。替换完成后打开提示框，提示一共替换多少处，如下图所示。

15、编辑文本编辑文本v撤销与恢复操作撤销与恢复操作 在编辑文档的过程中如果进行了错误操作，可对其进行撤销。方在编辑文档的过程中如果进行了错误操作，可对其进行撤销。方法为：单击一次快速访问工具栏上的法为：单击一次快速访问工具栏上的“撤销撤销”按钮可返回上一步操作，按钮可返回上一步操作，单击多次该按钮将依次返回多步操作；单击一次快速访问工具栏上的单击多次该按钮将依次返回多步操作；单击一次快速访问工具栏上的“恢复恢复”按钮，可恢复到撤销上一步操作前的状态，单击多次该按钮按钮，可恢复到撤销上一步操作前的状态，单击多次该按钮则将依次恢复多步撤销前的状态。则将依次恢复多步撤销前的状态。课堂案例课堂案例1制作制

16、作“会议通知会议通知”文档文档会议通知是在会议前夕，工作者通过邮件等方法给参与会议的同时发放的通知性文件，下面利用Word的基本操作制作一份会议通知文档，完成后的参考效果如下图所示。设置文档格式设置文档格式设置边框和底纹设置边框和底纹设置段落格式设置段落格式设置字符格式设置字符格式添加项目符号和编号添加项目符号和编号设置特殊版式设置特殊版式课堂案例课堂案例2制作制作“招聘启事招聘启事”文档文档设置字符格式设置字符格式v通过浮动工具栏设置通过浮动工具栏设置选择一段文本后，将鼠标指针移到被选择文本的右上角，将会出现选择一段文本后，将鼠标指针移到被选择文本的右上角，将会出现浮动工具栏，该浮动工具栏最

17、初为半透明状态显示，将鼠标指针指向该浮动工具栏，该浮动工具栏最初为半透明状态显示，将鼠标指针指向该工具栏时会清晰地完全显示。其中包含常用的字符设置选项，单击相应工具栏时会清晰地完全显示。其中包含常用的字符设置选项，单击相应的按钮或进行相应选择即可对文本的字符格式进行设置，如下图所的按钮或进行相应选择即可对文本的字符格式进行设置，如下图所示。示。设置字符格式设置字符格式v利用功能区设置利用功能区设置在在Word 2010默认功能区的默认功能区的【开始开始】【字体字体】组中可直接设置文组中可直接设置文本的字符格式，包括字体、字号、颜色和字形等字符格式，如下图所本的字符格式，包括字体、字号、颜色和字

18、形等字符格式，如下图所示。示。设置字符格式设置字符格式v利用利用“字体字体”对话框设置对话框设置在在【开始开始】【字体字体】组中单击其右下角的按钮或按组中单击其右下角的按钮或按【Ctrl+D】组组合键，打开合键，打开“字体字体”对话框，在对话框，在“字体字体”选项卡中可设置字体格式，在选项卡中可设置字体格式，在“字体字体”对话框中单击对话框中单击“高级高级”选项卡，可以设置字符间距、缩放大小选项卡，可以设置字符间距、缩放大小和字符位置等，如下图所和字符位置等，如下图所示。示。设置段落格式设置段落格式v设置段落对齐方式设置段落对齐方式 （1）选择要设置的段落，在）选择要设置的段落，在【开始开始】

19、【段落段落】组中单击相应组中单击相应的对齐按钮，即可设置文档段落的对齐方式。的对齐按钮，即可设置文档段落的对齐方式。 （2）选择要设置的段落，单击浮动工具栏中的对齐按钮。）选择要设置的段落，单击浮动工具栏中的对齐按钮。 （3）选择要设置的段落，单击）选择要设置的段落，单击“段落段落”组右下方的段落按钮，组右下方的段落按钮，打开打开“段落段落”对话框，在该对话框中的对话框，在该对话框中的“对齐方式对齐方式”下拉列表中进行下拉列表中进行设置。设置。设置段落格式设置段落格式v设置段落缩进设置段落缩进 设置段落格式设置段落格式v设置行和段落间距设置行和段落间距 设置段落格式设置段落格式v使用格式刷复制

20、格式使用格式刷复制格式 选中已设置格式的文本，单击选中已设置格式的文本，单击“剪贴板剪贴板”组中的组中的“格式刷格式刷”按钮。按钮。 此时鼠标指针将变为此时鼠标指针将变为“刷子刷子”形状，拖动鼠标选择需应用该格式的文形状，拖动鼠标选择需应用该格式的文本或段落。本或段落。设置边框和底纹设置边框和底纹 选择需设置边框和底纹的文本，在选择需设置边框和底纹的文本，在【开始开始】【段落段落】组中单击边框组中单击边框按钮，在打开的下拉列表中选择按钮，在打开的下拉列表中选择“边框和底纹边框和底纹”选项。选项。 打开打开“边框和底纹边框和底纹”对话框的对话框的“边框边框”选项卡，在其中可设置边框样选项卡，在其

21、中可设置边框样式、颜色、粗细等，在式、颜色、粗细等，在“预览预览”栏中可即时查看设置的效果。栏中可即时查看设置的效果。 单击单击“底纹底纹”选项卡，在其中可设置底纹颜色，如下图所示。选项卡，在其中可设置底纹颜色，如下图所示。添加项目符号和编号添加项目符号和编号v添加项目符号添加项目符号选择需要添加项目符号的段落，在选择需要添加项目符号的段落，在【开始开始】【段落段落】组中单击组中单击“项目符号项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择一种项目按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择一种项目符号样式即可，如下图所符号样式即可，如下图所示。示。添加项目符号和编号添加项目符号和编号v自定

22、义项目符号自定义项目符号 选择需要添加自定义项目符号的段落，在选择需要添加自定义项目符号的段落，在【开始开始】【段落段落】组中单组中单击击“项目符号项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“定定义新项目符号义新项目符号”选项。选项。 打开打开“定义新项目符号定义新项目符号”对话框。在对话框。在“项目符号字符项目符号字符”栏中单击栏中单击“图图片片”按钮，打开按钮，打开“图片项目符号图片项目符号”对话框，在该对话框中的下拉列表对话框，在该对话框中的下拉列表中选择项目符号样式，如下图所示。中选择项目符号样式，如下图所示。添加项目符号和编号添加项

23、目符号和编号v添加编号添加编号选择要添加编号的文本，在选择要添加编号的文本，在【开始开始】【段落段落】组中单击组中单击“编号编号”按钮右侧的下拉按钮，即可在弹出的下拉列表中选择需要添加的编号，按钮右侧的下拉按钮，即可在弹出的下拉列表中选择需要添加的编号，如下图所如下图所示。示。添加项目符号和编号添加项目符号和编号v设置多级列表设置多级列表选择需要设置的段落，在选择需要设置的段落，在【开始开始】【段落段落】组中单击组中单击“多级列表多级列表”按钮，在打开的下拉列表中选择一种编号的样式。按钮，在打开的下拉列表中选择一种编号的样式。设置特殊版式设置特殊版式v文档分栏文档分栏 选择需分栏的文本，在选择

24、需分栏的文本，在【页面布局页面布局】【页面设置页面设置】组中单击组中单击“分栏分栏”按钮，在打开的下拉列表中可选择预设的栏数。按钮，在打开的下拉列表中可选择预设的栏数。 或者选择或者选择“更多分栏更多分栏”选项，打开选项，打开“分栏分栏”对话框，在其中可设置分对话框，在其中可设置分栏的具体参数。栏的具体参数。 设置完成后单击设置完成后单击“确定确定”按钮即可应用设置，如下图所示。按钮即可应用设置，如下图所示。设置特殊版式设置特殊版式v首字下沉首字下沉 选择需设置首字下沉的文本，在选择需设置首字下沉的文本，在【插入插入】【文本文本】组中单击组中单击“首字首字下沉下沉”按钮，在打开的下拉列表中可选

25、择预设的方案。按钮，在打开的下拉列表中可选择预设的方案。 选择选择“首字下沉选项首字下沉选项”选项，打开选项，打开“首字下沉首字下沉”对话框，在其中可设对话框，在其中可设置首字下沉的位置和相关选项等。置首字下沉的位置和相关选项等。 单击单击“确定确定”按钮即可应用设置，如下图所示。按钮即可应用设置，如下图所示。设置特殊版式设置特殊版式v添加中文拼音添加中文拼音 选择需添加中文拼音的文本，在选择需添加中文拼音的文本，在【开始开始】【字体字体】组中单击组中单击“拼音拼音指南指南”按钮。按钮。 打开打开“拼音指南拼音指南”对话框，通过设置下方的参数可对添加拼音的对齐对话框，通过设置下方的参数可对添加

26、拼音的对齐方式、相对于文本的位置、拼音的字体和字号等进行设置。方式、相对于文本的位置、拼音的字体和字号等进行设置。 单击单击“确定确定”按钮即可应用设置，如下图所示。按钮即可应用设置，如下图所示。课堂案例课堂案例2制作制作“招聘启事招聘启事”文档文档本案例将制作“招聘启事”文档进一步设置字符格式、段落格式、编号和项目符号等。需要注意的是，一般的办公文书都有其固定的格式，格式化其中的文本或段落时应以固定格式为准，完成后的参考效果如下图所示。课堂练习课堂练习制作制作“工作总结工作总结”文档文档制作制作“会议记录会议记录”文档文档制作制作“会议记录会议记录”文档文档v练习目标练习目标本练习要求对已经

27、录入好的本练习要求对已经录入好的“会议记录会议记录”文档进行格式设置。本文档进行格式设置。本练练习完成后的参考效果习完成后的参考效果如下图所如下图所示示。制作制作“会议记录会议记录”文档文档v操作思路操作思路制作制作“工作总结工作总结”文档文档v练习目标练习目标本实训的目标是制作本实训的目标是制作“工作总结工作总结”文档，该目标要求熟练掌握字符文档，该目标要求熟练掌握字符的字体、字号、字形和颜色的设置方法，熟练掌握文档段落的缩进、对的字体、字号、字形和颜色的设置方法，熟练掌握文档段落的缩进、对齐和段行间距的设置方法，熟悉掌握文档中项目符号和编号的设置方法，齐和段行间距的设置方法，熟悉掌握文档中

28、项目符号和编号的设置方法，以及了解自定义项目符号和编号的方法。完成后的参考效果如下图所示。以及了解自定义项目符号和编号的方法。完成后的参考效果如下图所示。制作制作“工作总结工作总结”文档文档v操作思路操作思路课后习题课后习题 （1）打开）打开“联合公文联合公文”文档，对其进行格式设置，完成后的参考文档，对其进行格式设置，完成后的参考效果如下图所示。效果如下图所示。课后习题课后习题 （2）打开）打开“房屋提价通知房屋提价通知.docx”文档，将标题文本设置为文档，将标题文本设置为“楷体、楷体、三号、红色三号、红色”，将正文文本设置为，将正文文本设置为“黑体、小四、蓝色黑体、小四、蓝色”，完成后的，完成后的参考效果如下图所示。参考效果如下图所示。谢谢观赏