秘书的一般能力课件.ppt

1、第二章第二章 秘书的一般能力秘书的一般能力v了解能力的基本概念；了解能力的基本概念；v了解能力与知识、技能的关系；了解能力与知识、技能的关系；v理解一般能力对于秘书工作的重要影响；理解一般能力对于秘书工作的重要影响；v掌握秘书人员一般能力的基本要求。掌握秘书人员一般能力的基本要求。v 观察力、注意力、记忆力、想象力、观察力、注意力、记忆力、想象力、v创造力、思维力等都是能力的重要组成部创造力、思维力等都是能力的重要组成部v分。分。v 通过秘书人员的工作实践，探讨对秘通过秘书人员的工作实践，探讨对秘v书人员一般能力的要求以及秘书人员一般书人员一般能力的要求以及秘书人员一般v能力的培养问题，提高秘

2、书人员从事各种能力的培养问题，提高秘书人员从事各种v工作活动的效率。工作活动的效率。 第一节第一节 能力概述能力概述 v 人的能力是和活动相联系的，在活动中人的能力是和活动相联系的，在活动中v形成、发展和表现出来的，离开实践活动，形成、发展和表现出来的，离开实践活动，v人的能力就无从体现。人的能力就无从体现。v缺乏某种能力的人也会对他从事某项实缺乏某种能力的人也会对他从事某项实v践活动带来障碍。践活动带来障碍。 一、什么是能力一、什么是能力 v 能力是直接影响活动的效率，使活动能力是直接影响活动的效率，使活动v顺利完成的个性心理特征。人们从事任何顺利完成的个性心理特征。人们从事任何v项重要的活

3、动，完成一件有意义的工作，项重要的活动，完成一件有意义的工作，v都必须依靠一定的能力。都必须依靠一定的能力。 v例如：搞创作，必须具备写作能力；例如：搞创作，必须具备写作能力；v从事绘画，必须掌握绘画技巧。从事绘画，必须掌握绘画技巧。v 知识是人类社会历史经验的总结和概括，技知识是人类社会历史经验的总结和概括，技能是能是v一种操作技术。一种操作技术。 v 知识、技能和能力关系密切。知识、技能和能力关系密切。v能力在学习知识、掌握技能的过程中发展；能力在学习知识、掌握技能的过程中发展；v能力在一定程度上决定着人们对知识、技能能力在一定程度上决定着人们对知识、技能的掌的掌v握和运用的程度；握和运用

4、的程度；v能力影响着人们掌握知识技能的快慢、深浅能力影响着人们掌握知识技能的快慢、深浅、难易和巩固程度。、难易和巩固程度。 v能力的类型差异。这种差异主要表现在各种心能力的类型差异。这种差异主要表现在各种心理理v活动过程方面。活动过程方面。v能力发展的水平差异。人的智力水平有高有低能力发展的水平差异。人的智力水平有高有低，v基本上是属于正态分布。基本上是属于正态分布。v能力表现的早晚差异。这种差异主要表现为三能力表现的早晚差异。这种差异主要表现为三种种v现象：人才早熟或早慧；中年成才；大器晚成。现象：人才早熟或早慧；中年成才；大器晚成。v先天素质的影响先天素质的影响v早期环境和经验的影响早期环

5、境和经验的影响v教育和实践活动的影响教育和实践活动的影响v勤奋与爱好的影响勤奋与爱好的影响v 能力有着复杂的心理结构，是各种心理能力有着复杂的心理结构，是各种心理v品质的总和。品质的总和。v 关于能力结构问题，心理学界有许多学关于能力结构问题，心理学界有许多学v说。如斯皮尔曼的能力二因素说、吉尔福特说。如斯皮尔曼的能力二因素说、吉尔福特v的智慧结构学说、施莱辛格和格特曼的智力的智慧结构学说、施莱辛格和格特曼的智力v二维结构学说等。二维结构学说等。 v心理测验按测量类型可以分为三种（见图心理测验按测量类型可以分为三种（见图3-1）。）。第二节第二节 秘书的观察力秘书的观察力 v 观察是人们认识世

6、界，进行各种创造性观察是人们认识世界，进行各种创造性v劳动的基础，是科学研究中最基本的方法。劳动的基础，是科学研究中最基本的方法。v 秘书担负的工作比较特殊，接触面广，秘书担负的工作比较特殊，接触面广，v必须具备良好的观察力，随时发现工作中的必须具备良好的观察力，随时发现工作中的v问题，及时向领导或有关部门反馈。问题，及时向领导或有关部门反馈。v观察力是人们有意识地对事物进行知觉感观察力是人们有意识地对事物进行知觉感v受的能力，是人们认识事物的必要前提。受的能力，是人们认识事物的必要前提。 v 人们对于客观事物的认识总是有一个渐进人们对于客观事物的认识总是有一个渐进v过程，第一步是感觉和知觉。

7、知觉有些是有意过程，第一步是感觉和知觉。知觉有些是有意v识的，有些则是无意识的。识的，有些则是无意识的。v观察是有意识知觉的最高形式，是一种有观察是有意识知觉的最高形式，是一种有v目的、有计划、比较持久的知觉活动。目的、有计划、比较持久的知觉活动。 v 观察是人们认识事物的前提，能否对客观观察是人们认识事物的前提，能否对客观v事物进行比较全面深入的观察，将直接影响到事物进行比较全面深入的观察，将直接影响到v人的认识的正确与否。人的认识的正确与否。v 对于秘书的观察力的基本要求，主要有以对于秘书的观察力的基本要求，主要有以v下三点。下三点。v 要求秘书在对事物的观察过程中，排除各种要求秘书在对事

8、物的观察过程中，排除各种因素因素v的干扰，避免主观臆测。的干扰，避免主观臆测。 v 要求秘书克服各种不利因素的影响，排除外要求秘书克服各种不利因素的影响，排除外部的部的v干扰因素。干扰因素。v 必须克服内部因素的影响：观察者兴趣、动必须克服内部因素的影响：观察者兴趣、动机、机、v态度和知觉参考的影响。态度和知觉参考的影响。v秘书工作者必须克服各种不利因素的影响，秘书工作者必须克服各种不利因素的影响，从实从实v际出发、实事求是地去观察事物。际出发、实事求是地去观察事物。 （一）观察的客观性（一）观察的客观性 （二）观察的全面性（二）观察的全面性 v 观察的全面性，就是要避免在观察事物观察的全面性

9、，就是要避免在观察事物v或事件时只注意一点而忽视其他，出现片面或事件时只注意一点而忽视其他，出现片面v性。观察的全面性是对事物认识、判断的基性。观察的全面性是对事物认识、判断的基v本前提。本前提。v秘书必须立体地、多层次地、多角度地秘书必须立体地、多层次地、多角度地v看待问题，把被观察对象放在对象所处系统看待问题，把被观察对象放在对象所处系统v中观察，这样才能获取比较全面的认识。中观察，这样才能获取比较全面的认识。 v 关于对事物观察的全面性，宋代大文豪苏关于对事物观察的全面性，宋代大文豪苏v东坡的东坡的题西林壁题西林壁有比较形象的描绘有比较形象的描绘 。v 题西林壁题西林壁 v 横看成岭侧成

10、峰横看成岭侧成峰，v 远近高低各不同远近高低各不同。v 不识庐山真面目不识庐山真面目，v 只缘身在此山中只缘身在此山中。 v 观察的敏锐性是指观察者在观察活动中能观察的敏锐性是指观察者在观察活动中能v够迅速抓住那些反映事物本质而又不易察觉的够迅速抓住那些反映事物本质而又不易察觉的v现象。现象。v 作为秘书，要有作为秘书，要有“政治敏感性政治敏感性”，要有，要有“灵敏灵敏v的政治嗅觉的政治嗅觉”，掌握领导的意图和要求。，掌握领导的意图和要求。v 观察的敏锐性能够帮助秘书正确恰当地处观察的敏锐性能够帮助秘书正确恰当地处v理各种复杂的人际关系，通过细致而敏锐地观理各种复杂的人际关系，通过细致而敏锐地

11、观v察，沟通感情，融洽关系。察，沟通感情，融洽关系。 v 一个秘书获得良好的观察力，主要有以下一个秘书获得良好的观察力，主要有以下v两种途径：两种途径：v 首先，要做好观察准备，明确观察目的，首先，要做好观察准备，明确观察目的，v培养观察兴趣和意向，养成一种自觉的习惯，培养观察兴趣和意向，养成一种自觉的习惯，v做到时时留心、事事留心、处处留心。做到时时留心、事事留心、处处留心。v 其次，应掌握正确的观察法，做到有顺其次，应掌握正确的观察法，做到有顺v序、有系统地进行观察。序、有系统地进行观察。 v 注意就是那扇门，一切由外部世界进入注意就是那扇门，一切由外部世界进入v人的灵魂的东西都通过这扇门

12、人的灵魂的东西都通过这扇门v 俄国教育家乌申斯俄国教育家乌申斯基基v 注意，是指人的心理活动对一定对象的指向和注意，是指人的心理活动对一定对象的指向和集集v中。指向是在每一瞬间把心理活动有选择地朝向于中。指向是在每一瞬间把心理活动有选择地朝向于一一v定的事物；集中是把心理活动贯注于某一事物，而定的事物；集中是把心理活动贯注于某一事物，而同同v时离开其他事物。时离开其他事物。（一）注意的广阔性（一）注意的广阔性 v 注意的广阔性也叫注意的范围，是指人们注意的广阔性也叫注意的范围，是指人们v在同一时间内能清楚地把握对象的较多数量。在同一时间内能清楚地把握对象的较多数量。v如果一个人在同一时间内比另

13、外一个人能如果一个人在同一时间内比另外一个人能v够看到或记住更多的内容，则说明这个人注意够看到或记住更多的内容，则说明这个人注意v力比另外一个人强。力比另外一个人强。v 一个秘书人员的注意力狭窄，不仅不能迅一个秘书人员的注意力狭窄，不仅不能迅v速地获取有价值的信息资料，而且会影响注意速地获取有价值的信息资料，而且会影响注意v的视野，变得孤陋寡闻。的视野，变得孤陋寡闻。（二）注意的稳定性（二）注意的稳定性 v 注意的稳定性又称注意的持久性，是指能注意的稳定性又称注意的持久性，是指能v够长时间把注意保持在稳定的对象或活动上。够长时间把注意保持在稳定的对象或活动上。v 注意的稳定性因人而异。有的人能

14、够较长注意的稳定性因人而异。有的人能够较长v时间地注意某一对象而不发生转移，就说他注时间地注意某一对象而不发生转移，就说他注v意力比较稳定。意力比较稳定。v秘书工作者要把注意力集中到工作中的重秘书工作者要把注意力集中到工作中的重v要问题上，长时间地不分心，不动摇。要问题上，长时间地不分心，不动摇。（三）注意的分配性（三）注意的分配性 v 注意的分配性是指在同一时间内注意分配注意的分配性是指在同一时间内注意分配v到两种或几种不同的对象上。到两种或几种不同的对象上。v一个熟练的打字员，需要把大部分的注意一个熟练的打字员，需要把大部分的注意v集中到文稿上，而只把较少的注意力放在手的集中到文稿上，而只

15、把较少的注意力放在手的v动作和键盘上。动作和键盘上。v 善于分配自己的注意力，对于秘书工作是善于分配自己的注意力，对于秘书工作是v很重要的。很重要的。v 注意的分配性与注意的稳定性反映都是一注意的分配性与注意的稳定性反映都是一v个人注意力的情况。个人注意力的情况。v 注意的分配不是注意的分散，是指在一定注意的分配不是注意的分散，是指在一定v时间同时把注意稳定在几个对象之间的能力。时间同时把注意稳定在几个对象之间的能力。v 注意的稳定性不仅仅是指注意一个对象，注意的稳定性不仅仅是指注意一个对象，v而是指不随便更换注意的对象，有意识地控制而是指不随便更换注意的对象，有意识地控制v注意的能力。注意的

16、能力。 （四）注意的转换性（四）注意的转换性 v注意的转换性是指有目的地、及时地把注注意的转换性是指有目的地、及时地把注v意从一个对象转移到另一个对象上。意从一个对象转移到另一个对象上。v注意的转换性反映了一个人处理问题的机注意的转换性反映了一个人处理问题的机v动性，表现出一个人应变力的高低。动性，表现出一个人应变力的高低。v作为一个秘书，对于已经顺利完成的工作作为一个秘书，对于已经顺利完成的工作v或者虽然没有完成但又出现了新的较为重要的或者虽然没有完成但又出现了新的较为重要的v工作，必须能够及时地转移自己的注意力。工作，必须能够及时地转移自己的注意力。v 记忆是人知识的宝库。人的一切活动，记

17、忆是人知识的宝库。人的一切活动，v只有在记忆的基础上才可能进行。一个人失只有在记忆的基础上才可能进行。一个人失v去了记忆能力，一切心理活动都要中断。去了记忆能力，一切心理活动都要中断。v 反映了记忆的速度特征。记得快，可以节反映了记忆的速度特征。记得快，可以节v约大量的时间，可以提高学习、工作效率。约大量的时间，可以提高学习、工作效率。v 秘书有许多时效性很强的工作，如领导临秘书有许多时效性很强的工作，如领导临v时交办的事项，必须迅速把它们记住。时交办的事项，必须迅速把它们记住。 （二）记忆的精确性（二）记忆的精确性 v 要求秘书能够准确精细地记住识记对象，要求秘书能够准确精细地记住识记对象，

18、v使获取的各种信息准确无误，不能模糊猜测。使获取的各种信息准确无误，不能模糊猜测。v 比如，秘书应对本单位的基层部门、各部比如，秘书应对本单位的基层部门、各部v门的人数等精确地记忆，在起草文稿引用数据门的人数等精确地记忆，在起草文稿引用数据v时才能做到真实、准确。时才能做到真实、准确。v 我国著名的桥梁专家茅以升我国著名的桥梁专家茅以升v的记忆就非常精确，能够背诵圆的记忆就非常精确，能够背诵圆v周率周率到小数点后到小数点后100位。位。 v 人的记忆分为短时记忆和长时记忆两种类人的记忆分为短时记忆和长时记忆两种类v型。长时记忆多数是对短时记忆加工重复的结型。长时记忆多数是对短时记忆加工重复的结

19、v果，但也有些是因为印象深刻一次形成的。果，但也有些是因为印象深刻一次形成的。v 秘书记忆的持久性对于处理日常工作是极秘书记忆的持久性对于处理日常工作是极v为重要的。为重要的。v 比如，经常要用的本单位的一些基本数据比如，经常要用的本单位的一些基本数据v资料；在陪同领导外出或在会议期间，领导对资料；在陪同领导外出或在会议期间，领导对v某项事情进行的查询。某项事情进行的查询。 （一）重视秘书记忆力的培养（一）重视秘书记忆力的培养 v 秘书工作者应该培养有意记忆的能力。秘书工作者应该培养有意记忆的能力。v 人的记忆按照有无识记的目的可以分为有意人的记忆按照有无识记的目的可以分为有意识识v记和无意识

20、记两种（见图记和无意识记两种（见图3-4）。）。 v 秘书工作者要积极培养有意识的记忆能秘书工作者要积极培养有意识的记忆能v力，明确记忆的目的，自觉地克服各种记忆力，明确记忆的目的，自觉地克服各种记忆v障碍，完成记忆任务。也应充分重视运用记障碍，完成记忆任务。也应充分重视运用记v忆的规律，善于将有意记忆化成无意记忆，忆的规律，善于将有意记忆化成无意记忆，v以提高自己识记的兴趣，将记忆变成一种良以提高自己识记的兴趣，将记忆变成一种良v好的习惯。好的习惯。 v 加深理解，融会贯通，增加意义识记的能力加深理解，融会贯通，增加意义识记的能力。v 根据人们对材料的理解程度及材料自身是否根据人们对材料的理

21、解程度及材料自身是否有规有规v律，记忆分为意义识记和机械识记（见图律，记忆分为意义识记和机械识记（见图3-5）。）。 v 秘书应该充分运用以往的知识经验，寻找秘书应该充分运用以往的知识经验，寻找v材料的意义以及内在联系，找出规律，加深理材料的意义以及内在联系，找出规律，加深理v解，融会贯通，提高意义识记的水平，这样可解，融会贯通，提高意义识记的水平，这样可v以不断提高识记速度，并使记忆保持长久。以不断提高识记速度，并使记忆保持长久。 v 掌握一定的记忆原则，积极同遗忘作斗争。掌握一定的记忆原则，积极同遗忘作斗争。v培养记忆品质，必须了解遗忘的特点，掌握遗培养记忆品质，必须了解遗忘的特点，掌握遗

22、忘忘v的规律。的规律。v 艾宾浩斯遗忘曲线：遗艾宾浩斯遗忘曲线：遗v忘先快后慢。人们学习中的忘先快后慢。人们学习中的v遗忘过程是不均衡的，识记遗忘过程是不均衡的，识记v的最初遗忘很快，后来逐渐的最初遗忘很快，后来逐渐v减慢，到了相应时间几乎就减慢，到了相应时间几乎就v不再遗忘了。不再遗忘了。v 秘书在学习新东西后，要及时地复习、巩固秘书在学习新东西后，要及时地复习、巩固。 v 适当地掌握记忆方法，可以帮助提高记忆水适当地掌握记忆方法，可以帮助提高记忆水平。平。v 简化法，即由繁化简，抓要点，记提纲的方简化法，即由繁化简，抓要点，记提纲的方法；法；v 分组法，即把知识内容按规律性进行归类；分组法

23、，即把知识内容按规律性进行归类；v 联想法，即运用回忆，将有关材料通过对比联想法，即运用回忆，将有关材料通过对比、联、联v想的方法再现出来。想的方法再现出来。 v 秘书应该借助纸笔，积极地锻炼记忆力水平秘书应该借助纸笔，积极地锻炼记忆力水平，同，同v时，还要运用其他手段来帮助收集资料信息。时，还要运用其他手段来帮助收集资料信息。第五节第五节 秘书的想象力秘书的想象力 v 精神浩瀚，想象活跃，心灵勤奋精神浩瀚，想象活跃，心灵勤奋v就是天才。就是天才。v v 狄德罗（法国思想家狄德罗（法国思想家）v想象是在人脑中对已有表象进行加工改造而创想象是在人脑中对已有表象进行加工改造而创造造v新形象的心理过

24、程。新形象的心理过程。v人在认识活动中，通过对事物的感知，在头脑人在认识活动中，通过对事物的感知，在头脑中中v形成表象，想象是在表象的基础上的再创造。形成表象，想象是在表象的基础上的再创造。v想象受社会历史条件与个人心理特点的影响和想象受社会历史条件与个人心理特点的影响和制制v约，以客观现实为基本依据的想象对于人们认识世约，以客观现实为基本依据的想象对于人们认识世界界v和改造世界具有重大作用。和改造世界具有重大作用。一、什么是想象一、什么是想象 v 想象可以使人认识那些无法直接感知的想象可以使人认识那些无法直接感知的事物事物v形象，使人认识宏观世界和微观世界；使人的形象，使人认识宏观世界和微观

25、世界；使人的认认v识超出时间与空间的限制，识超出时间与空间的限制，v极大地丰富人的精神世界，极大地丰富人的精神世界，v提高人改造世界的能动性，提高人改造世界的能动性，v成为推动人类社会不断前成为推动人类社会不断前v进的精神动力。进的精神动力。 v 想象力作为人的一种认识能力，主要是指人想象力作为人的一种认识能力，主要是指人们有们有v意想象的能力，特别是指人们创造性想象的能力。意想象的能力，特别是指人们创造性想象的能力。v人的想象力的发展是社会实践活动的结果，是人的想象力的发展是社会实践活动的结果，是人人v的智力发展的主要方面。的智力发展的主要方面。二、秘书培养想象力的意义二、秘书培养想象力的意

26、义 v 伟大的领导能力是一种独伟大的领导能力是一种独特的艺术特的艺术v 形式，既要求有非凡的魄力，又形式，既要求有非凡的魄力，又要求有要求有v 非凡的想象力。非凡的想象力。v 尼克松尼克松v 秘书工作者必须有较强的理解能力，丰秘书工作者必须有较强的理解能力，丰v富的想象储备，使再造想象更合乎情理。同富的想象储备，使再造想象更合乎情理。同v时必须具有强烈的创造兴趣和愿望，充分调时必须具有强烈的创造兴趣和愿望，充分调v动思维的积极性，进行细致的构思。还要培动思维的积极性，进行细致的构思。还要培v养顺应现实的憧憬能力。养顺应现实的憧憬能力。v什么是能力？能力与知识、技能有什么关什么是能力？能力与知识

27、、技能有什么关v系？系？v什么是观察力？秘书的观察力有哪些要求？什么是观察力？秘书的观察力有哪些要求？ v什么是注意力？秘书注意力的要求有是什什么是注意力？秘书注意力的要求有是什v么么 ？v记忆可分成几个过程？怎样才能提高自己的记忆可分成几个过程？怎样才能提高自己的v记忆力？记忆力？v什么是想象？什么是想象？ 它可分为几类？秘书的想象力它可分为几类？秘书的想象力v有哪些要求？有哪些要求？v什么是思维？秘书的思维品质有什么要求？什么是思维？秘书的思维品质有什么要求？v注意力小测验：注意力小测验：v 从以下两幅图形中你看到了什么？（限时从以下两幅图形中你看到了什么？（限时v40秒）秒）v答案与分析

28、：答案与分析：v图图A：相对的脸和酒杯，两者都答出为正确。：相对的脸和酒杯，两者都答出为正确。v图图B：年轻女子和老奶奶，两者都答出为正确。：年轻女子和老奶奶，两者都答出为正确。 v答对四个答对四个说明你注意力很强：做什么事说明你注意力很强：做什么事情情v都能做到聚精会神、专心致志。都能做到聚精会神、专心致志。v 答对三个答对三个说明你注意力较好：有一定意说明你注意力较好：有一定意志志v力，情绪也能稳定，注意力也不错。力，情绪也能稳定，注意力也不错。v 答对两个答对两个说明你注意力一般：情绪不稳说明你注意力一般：情绪不稳定，定，v做事容易出现分心、厌烦的情绪，在工作中容易做事容易出现分心、厌烦的情绪，在工作中容易产产v生较多差错。生较多差错。v观察力小测验观察力小测验v这里有一幅彩图，粗看这里有一幅彩图，粗看v是一位慈祥的老人，但如果是一位慈祥的老人，但如果v仔细再看，会发现有很多细仔细再看，会发现有很多细v节并非那么简单。节并非那么简单。v图中共有图中共有9 个头像。个头像。v若能全部看出，并非就若能全部看出，并非就v是聪明；但若只看出是聪明；但若只看出4-5 个，个，v则观察力和理解力有待提高。则观察力和理解力有待提高。