采购合同管理培训教材课件.ppt

1、一、采购合同的概述1、合同的概念 合同是平等主体的自然人、法人，其他经济组织(包括中国的和外国的)之间建立、变更，终止民事法律关系的协议。2、采购合同的定义 采购合同时采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律约束力的正式协议，有的企业也称之为采购协议。3、采购合同定义的理解： （1）采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动、明确采购方与出让方的权利义务关系，保护当事人的合法权益具有重大意义。 （2）采购合同是买方通过市场购买自己所需的物品，出卖人将物品的所有权转移给买方，买方支付价款的合同。 （3）采购合同是买卖合同的一种，它是明确平等主体的自然人、法人、其

2、他组织之间设立、变更、终止在采购物料过程中的权利义务关系的协议，是确立物料采购关系的法律形式。1、采购合同签订的原则如下：（1）签订合同的供应商必须具备法人资格；（2）采购合同必须合法；（3）签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则；（4）签订合同必须坚持等价、有偿的原则；（5）采购合同应当采用书面形式；（6）采购合同应该双方合同公章方才有效。 2、采购合同的特征（1）它是转移标的物所有权或经营权的合同（2）采购合同的标的物是工业品生产资料（3）采购合同的主体比较广泛（4）采购合同与商品流通过程密切联系A 、种类：1.分期付款的采购合同2.凭样品采购的采购合同3.试用的采购合同4.招标、投标的

3、采购合同B、采购合同的形式：1、表格式；2、条文式；3、表格条文混合式表表格格式式 表表 - 采购合同采购合同合同编号合同编号经供需双方商定经供需双方商定,签订本签订本合同合同、商品名称、商品名称、商品数量和质量、商品数量和质量、单位及总金额、单位及总金额、交货地点和方式、交货地点和方式、验收标准和验收方、验收标准和验收方法法、结算方式、结算方式、供方经济责任、供方经济责任、需方经济责任、需方经济责任 9 9、合同有效期自、合同有效期自_ _年年_ _月月_ _日日 至至_ _年年_ _月月_ _日日 1010、本合同、本合同_ _份份, ,双方各收执双方各收执_ _份份 1111、其它本未尽

4、事项、其它本未尽事项, ,由双方协商由双方协商, , 另立附件另立附件 1212、附则、附则 : : 供方供方: :经办人、开户行、帐号、地经办人、开户行、帐号、地址址 需方需方: :经办人、开户行、帐号、地经办人、开户行、帐号、地址址 签证机关签证机关 签证签证人人 开户人开户人 户行户行 帐号帐号 地址地址 条文式采购合同采采购购合合同同实实例例 2原原材材料料采采购购合合同同 合合同同号号： 兹兹由由买买方方 公公司司和和卖卖方方 公公司司于于 年年 月月 日日 签签订订合合同同，各各方方同同意意买买卖卖有有关关商商品品并并遵遵守守各各项项条条件件如如下下： 1 商商品品 代代码码： 说

5、说明明： 备备注注： 2 原原产产地地 原原产产地地： 生生产产厂厂商商： 3 质质量量 4 订订单单安安排排 5 价价格格及及付付款款 单单价价： 币币种种： 数数量量范范围围： 总总计计： 6 支支持持与与合合作作 7 包包装装： 每每件件数数量量： 包包装装方方法法： 8 发发运运及及交交货货 9 保保险险 10 检检验验 11 索索赔赔 12 不不可可抗抗力力 13 违违约约或或取取消消会会员员 14 份份争争解解决决 15 其其他他 签签字字： （买买方方） （卖卖方方） 日日期期： （一）首部 采购合同的首部主要包括：名称、编号、签约日期、签订地点、买卖双方的名称、合同序言等。（二

6、）正文 1、主要内容 合同的正文主要包括以下内容。 商品名称 品质规格 单价和总价 数量 包装 装运 到货期限 到货地点 检验 付款方式包括的内容有： 支付方式。现金或汇票，一般是汇票 付款方式。银行提供信用方式（如信用证）、银行不提供信用但可作为代理方式（如直接付款和托收）。 支付时间。预付款、即期付款、延期付款。 支付地点。付款人指定银行所在地。 保险 仲裁条款 不可抗力2. 2.选择内容选择内容合同正文可以选择的部分有：合同正文可以选择的部分有： 保值条款保值条款 价格调整条款价格调整条款 误差范围条款误差范围条款 法律适用条款法律适用条款一、签订采购合同的资格审查（一）审查供应商的合同

7、资格1.法人资格审查 审查供应商是否属于经国家规定的审批程序成立的法人组织。 在审查供应商法人资格时应注意：没有取得法人资格的社会组织、已被吊销营业执照取消法人资格的企业或组织，无权签订购货合同。2.法人能力审查 法人能力审查主要是审查供应商的经营活动是否超出营业执照批准的范围。 法人代表也可授权业务人员，如推销员、采购员所谓承办人，以法人的名义订立购货合同。（二）审查供应商的资信和履约能力（二）审查供应商的资信和履约能力1. 1.资信审查资信审查 在准备签订购货合同时，采购人员在向卖方在准备签订购货合同时，采购人员在向卖方当事人提供自己的资信情况说明的同时，要认真当事人提供自己的资信情况说明

8、的同时，要认真审查卖方的资信情况，从而建立互相信赖的关系。审查卖方的资信情况，从而建立互相信赖的关系。2. 2.履约能力审查履约能力审查 履约能力是指当事人除资信以外的技术和生履约能力是指当事人除资信以外的技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信誉高低等方面的综合情况。力、产品质量、信誉高低等方面的综合情况。审查卖方的资信和履约能力的主要方法有：审查卖方的资信和履约能力的主要方法有：1 1、通过卖方的开户银行，了解其债权、债务情况和、通过卖方的开户银行，了解其债权、债务情况和资金情况；资金情况； 2 2、通过卖方的主管部门，了

9、解其生产经营情况、通过卖方的主管部门，了解其生产经营情况、资产情况、技术装备情况、产品质量情况；通过资产情况、技术装备情况、产品质量情况；通过卖方的其他用户，了解其产品质量、供货情况、卖方的其他用户，了解其产品质量、供货情况、维修情况；维修情况； 3 3、通过卖方所在地的工商行政管理部门，了解其、通过卖方所在地的工商行政管理部门，了解其是否具有法人资格和注册资本、经营范围、核算是否具有法人资格和注册资本、经营范围、核算形式；形式； 4 4、通过有关的消费者协会和法院、仲裁机构，了、通过有关的消费者协会和法院、仲裁机构，了解卖方的产品是否经常遭到消费者投诉，是否曾解卖方的产品是否经常遭到消费者投

10、诉，是否曾经牵涉到诉讼；经牵涉到诉讼； 对于大批量的性能复杂、质量要求高的产品对于大批量的性能复杂、质量要求高的产品或巨额的机器设备的采购，在上述审查的基础或巨额的机器设备的采购，在上述审查的基础上，还可以由采购人员、技术人员、财务人员上，还可以由采购人员、技术人员、财务人员组成考察小组，到卖方的经营加工场所实地考组成考察小组，到卖方的经营加工场所实地考察，以确切了解卖方的资信和履约能力。察，以确切了解卖方的资信和履约能力。 采购人员在日常工作中，应当注意搜集有关采购人员在日常工作中，应当注意搜集有关企业的履约情况和有关的商情，作为以后签订企业的履约情况和有关的商情，作为以后签订合同的参考依据

11、。合同的参考依据。二、签订采购合同的谈判准备1、市场调查2、情报收集情报收集主要有： 了解卖方经营财务的状况，判断其生产能力、技术水平、交货历史记录等各方面的状况； 全面了解商品价格、付款、运输方式、合同执行、技术、相关的法律法规等。3、准备资料 需要准备的资料有：公司简介、封样样品、价格手册、产品目录、技术图纸、使用说明等。4.谈判人员的知识结构要求谈判人员具有以下能力： 熟悉进口商品在国际、国内的生产的现状和潜力及发展前景； 熟悉进口商品的市场供求关系、其价格水平及变化趋势； 熟悉进口商品的性能、特点、用途、技术要求和质量标准； 熟悉不同国家谈判的风格和特点； 具备一定的外语水平，能流利地

12、与对方对话； 熟悉国际贸易惯例及相关的法律； 熟悉其它相关的业务知识； 有丰富的谈判经验和应对谈判过程中的复杂情况的能力。5.谈判人员能力、个性要求 能力。 观察判断、灵活应变、心理承受、能言善辩等各方面的实践能力； 个性。 坚定不移的毅力、百折不挠的精神、不达目的决不罢休的自信。6.参加谈判的理想人数及其层次构成原则 理想人数。 主谈人。 专业人员。 工作人员。三、签订采购合同的签订流程 供应商通过谈判，符合我方各方面要求供应商提供的样品、资料通过审核供应商填署空白采购合同，并与价格表一并盖章采购主管填写采购合同申请单采购员审核签名并将采购合同上交采购经理采购经理审核并签名，呈交采购总监审核

13、采购总监审核、签名合同生效 在合同的履行阶段，不只是静止地按条款履行合同，而是在动态和变化中履行合同。另外还有两个需要注意的问题。（一）合同主体与授权签约人的问题（二）关于合同履行完毕后付款的问题 采购合同审批过程中要注意以下几个方面的要求： 采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。 公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。 公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。 公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。 公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意

14、见。 公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。 签订采购合同的要点1、项目相等物料名称、规格、数量、单价、总价、交货日期及地点，须与请购单及决策单所列相符。2、付款办法按照买卖双方约定的条件付款3、延期罚款于合同书中约定，供应商须配合企业生产进度，物料最迟在几月几日以前，全部送达交验。除因天灾及不抗力的事故外，倘逾期，每天供应商应赔偿企业采购金额千分之几的违约金。4、解约办法于合同书中约定，供应商不能保持进度或不能符合规格要求时的解约办法，以保障企业的权益。5、验收与保修末

15、合同书中约定，供应商物料送交企业后，须另立保修书，自验收日起保修一年（或几年）。在保修期间内如有因劣质物料而致损坏者，供应商在于15日内无偿修复；否则企业得另请修理，其所有费用概由供应商负责偿付。6、保证责任于合同书中的约定，供应商应找实力雄厚的企业担保供应商履行本合同所订明的一切规定，保证期间包含物料运抵企业经验收至保修期满为止。保证人应负责赔偿企业因供应商违约所蒙受的损失。7、其他附加条款视物料的性质与需要而增列 （五）公司采购合同的管理（1）加强对公司采购合同签订的管理（2）建立合同管理机构和管理制度（3）处理好合同纠纷（4）信守合同，树立企业良好形象（5）采购合同的归档管理（6）采购合

16、同的跟进 采购合同履行、变更以及纠纷处理1、采购合同履行 2、采购合同变更或解除 3、处理采购合同纠纷+3 3、承诺可以撤回、承诺可以撤回 +承诺人撤回承诺的通知应在承诺通知到达要约人承诺人撤回承诺的通知应在承诺通知到达要约人之前，或与承诺通知同时到达要约人之前，或与承诺通知同时到达要约人+4 4、新要约、新要约 + 如果受要约人尚要求对要约的内容作出实质性变如果受要约人尚要求对要约的内容作出实质性变更更( (如修改合同标的，数量、质量，合同价款，履如修改合同标的，数量、质量，合同价款，履行期限，履行地点和方式、违约责任和争执解决行期限，履行地点和方式、违约责任和争执解决方法等方法等) )，或

17、超过规定的承诺期限才作出承诺，都，或超过规定的承诺期限才作出承诺，都不能视为对原要约的承诺，而只能作为受要约人不能视为对原要约的承诺，而只能作为受要约人提出的提出的“新要约新要约” 当要约人接受了这个新要约才算达成协议，合同当要约人接受了这个新要约才算达成协议，合同以新要约的内容为准以新要约的内容为准 通常在合同的酝酿过程中，当事人方对合同条款通常在合同的酝酿过程中，当事人方对合同条款要反复磋商，经多轮会谈，在其中会产中许多次要反复磋商，经多轮会谈，在其中会产中许多次”新要约新要约”，最终才达成一致，签订合同，最终才达成一致，签订合同+承诺生效的地点为合同成立的地点：如果当事人承诺生效的地点为

18、合同成立的地点：如果当事人以合同书的形式签订合同，则双方当事人签字或以合同书的形式签订合同，则双方当事人签字或盖章的地点为合同成立的地点。盖章的地点为合同成立的地点。 3 3、采购合同的争议和索、采购合同的争议和索赔赔+（3 3） 索赔与理赔索赔与理赔索赔：受损一方在争议发生后，向违约一方索赔：受损一方在争议发生后，向违约一方提出赔偿提出赔偿的要求的要求理赔：违约的一方理赔：违约的一方受理受理遭受损害一方所提出的遭受损害一方所提出的赔偿赔偿要求。要求。+4 4、违反合同的责任区分、违反合同的责任区分+（1 1） 违反购货合同的责任违反购货合同的责任供方责任：供方责任：商品品种、规格、数量、质量、包装与合同不符商品品种、规格、数量、质量、包装与合同不符错发到货地点或接货单位错发到货地点或接货单位需方责任需方责任：中途退货中途退货未按合同规定日期付款或提货未按合同规定日期付款或提货错填或临时变更到货地点错填或临时变更到货地点