高效工作与时间管理课件.ppt

1、高效管理时间的十个黄金法则高效管理时间的十个黄金法则 讲师：谭小芳讲师：谭小芳345678序：时间重要性的实验序：时间重要性的实验结论：结论：时间管理就是生命管理时间管理就是生命管理第一个法则第一个法则 要事第一要事第一12l李林是某大公司的销售部经理李林是某大公司的销售部经理,敬业爱岗敬业爱岗,事必亲为事必亲为,每每天工作天工作10多个小时多个小时,并且节假日也很少休息并且节假日也很少休息,在别人看来李在别人看来李要确实是一位真正的劳模要确实是一位真正的劳模.然而然而,李林自己心里明白李林自己心里明白,在这个在这个岗位上也快岗位上也快10年了年了,每天都忙忙碌碌每天都忙忙碌碌,与时间赛跑与时

2、间赛跑,但是一但是一年又一年过去了年又一年过去了,总觉得一事无成总觉得一事无成,许多宏图大志许多宏图大志,美好理想美好理想却不能付诸行动却不能付诸行动,心中常常感叹心中常常感叹: “实在是没有时间啊！实在是没有时间啊！”13l让我们截取他的生活小片段了解一下吧。让我们截取他的生活小片段了解一下吧。l一天，总经理找到李林，跟他说一天，总经理找到李林，跟他说“ “李林，下个月的董事会，我准备让你主讲我们部门的年李林，下个月的董事会，我准备让你主讲我们部门的年度总结报告，这是你的好机会，认真准备一下吧！度总结报告，这是你的好机会，认真准备一下吧！” ”l接下来几个星期，每天依旧那么忙，但李林心里惦记

3、着大事，还是尽量收集资料。他心接下来几个星期，每天依旧那么忙，但李林心里惦记着大事，还是尽量收集资料。他心想还有时间呢，乘这会儿多收集资料，资料越多报告的质量越高嘛，况且真正开始构思想还有时间呢，乘这会儿多收集资料，资料越多报告的质量越高嘛，况且真正开始构思，必须在安静的环境下才行，等几天再正式动笔吧！，必须在安静的环境下才行，等几天再正式动笔吧！l日子过得很快，资料也收集了很多，李林才惊觉明天就是董事会了，日子过得很快，资料也收集了很多，李林才惊觉明天就是董事会了，“ “无论如何不能再拖无论如何不能再拖了，今天一整天我必须把报告完成了。了，今天一整天我必须把报告完成了。” ”l上午八点，正当

4、他准备下笔时，电话来了，一位员工生病了，不能到岗，请他代为处理上午八点，正当他准备下笔时，电话来了，一位员工生病了，不能到岗，请他代为处理一些争件，身为主管，李林当然不好拒绝，反正损失不过是一个上午，下午还有好几个一些争件，身为主管，李林当然不好拒绝，反正损失不过是一个上午，下午还有好几个小时呢！小时呢！l做完急件，李林刚拿起资料准备整理，老板的电话又接过来了，顾客对销售部员工进行做完急件，李林刚拿起资料准备整理，老板的电话又接过来了，顾客对销售部员工进行投诉，要他马上调查原委，下班前出具调查报告。老板的命令怎能不理呢？年度总结，投诉，要他马上调查原委，下班前出具调查报告。老板的命令怎能不理呢

5、？年度总结，下班再写吧，晚上清静，更容易构思，于是，李林召集员工进行了周密的调查，用了四下班再写吧，晚上清静，更容易构思，于是，李林召集员工进行了周密的调查，用了四个小时，将事件彻底摆平，并安抚了顾客，圆满完成老板交待的任务。下班时间总是塞个小时，将事件彻底摆平，并安抚了顾客，圆满完成老板交待的任务。下班时间总是塞车，回到家已经七点了。吃完饭，正准备工作时，电视里刚巧播放欧洲杯足球比赛，对车，回到家已经七点了。吃完饭，正准备工作时，电视里刚巧播放欧洲杯足球比赛，对于铁杆球迷的李林来说，这是不容错过的，反正松驰一下神经，待会做就更有灵感了，于铁杆球迷的李林来说，这是不容错过的，反正松驰一下神经，

6、待会做就更有灵感了，这下可是有点累了，他有些焦急，但越是焦急越写不出来，他咒骂了自己一顿，都是贪这下可是有点累了，他有些焦急，但越是焦急越写不出来，他咒骂了自己一顿，都是贪看足球比赛之过，现在什么灵感看足球比赛之过，现在什么灵感 也没有了，倒不如睡觉，明早也没有了，倒不如睡觉，明早4 4点再做吧。点再做吧。14 闹钟准时响起闹钟准时响起, ,李林习惯赖床李林习惯赖床, ,在床上磨了好一会在床上磨了好一会, ,终于起床了终于起床了. .洗漱过后洗漱过后, ,李林抓紧时间连写了好几篇李林抓紧时间连写了好几篇, ,突突然又发现有些资料忘了带回家然又发现有些资料忘了带回家. .于是赶紧赶到办公室于是赶

7、紧赶到办公室, ,这这时已是时已是8 8点多了点多了, ,离董事会召开仅剩两个小时离董事会召开仅剩两个小时, ,李林急急李林急急忙忙花了一个多小时忙忙花了一个多小时, ,终于完成了终于完成了. .这份他渴望一举成名这份他渴望一举成名的报告只花了三个小时的报告只花了三个小时, ,结果可想而知结果可想而知, ,机会失之交臂机会失之交臂, ,李林又一次回归平庸李林又一次回归平庸. . 诚然诚然, ,李林大部分时间都在工作李林大部分时间都在工作, ,而且都是正当的应而且都是正当的应该做的事情，每一件事情都没有理由推掉，而关键的决该做的事情，每一件事情都没有理由推掉，而关键的决定他提升的年度总结报告没有

8、时间去做，定他提升的年度总结报告没有时间去做，李林真的李林真的是没有时间吗？是没有时间吗？15 问题出在哪里问题出在哪里? ?16延 误主观原因1、任何事情都可以干扰他写报告缺少明确目标2、一个月时间，而他到最后3小时才动笔拖延3、不分轻重缓急，事事亲力而为缺乏优先顺序4、收集资料用了他的大部分时间，报告只用了3个小时重过程，不重结果5、几次坐下来，都没能开展工作做事有头无尾6、资料乱扔，忘了带回家缺乏条理与整洁7、收集资料完全可以叫部属做不懂授权8、部下急件，上司没有必要非得承担不会拒绝别人的请求9、有必要收集那么多资料吗？盲目行动10、调查投诉，用了四个小时简单事情复杂化11、赖床懒惰12

9、、一定要等到更好的时间才动笔心态消极17 把什么放在第一位，把什么放在第一位，这是人们最难懂的。这是人们最难懂的。 法国哲学家巴斯卡法国哲学家巴斯卡18l第四代时间管理法19第四代时间管理第四代时间管理重 要不重要紧急不紧急30-45%50-65%15%1%1）危机事件；2）急迫的问题；3）不得不做的事；4）有期限压力的事。公司的研究发展 个人的人际关系公司的员工训练 个人的公共关系公司的策略规划 个人的休闲活动公司的CIS 个人的自我成长公司的新市场 个人的生涯规划1）某些会议；2）造成干扰的拜访；3）某些信件、报告；4）吸引人的集会；5）符合别人期望的事。1）琐碎的事情；2）广告函件；3）

10、某些电话；4）访客闲聊。20第四代时间管理第四代时间管理1、优先顺序、优先顺序第一优先（）：做重要又紧急的事第二优先（）：做重要但不紧急的事第三优先（）：做紧急但不重要的事情第四优先（）：做例行的事。危机、意外及有时限的事 ；未来发生会影响到全局的事 ；经常发生的事 ；每天例行的事21第四代时间管理第四代时间管理2、轻重缓急、轻重缓急1 1）80802020原理：原理：对完成目标越有利越重要对完成目标越有利越重要终及目标、核心目标利益大于其他目标终及目标、核心目标利益大于其他目标利益。利益。2 2）完成与否直接影响全局结果。）完成与否直接影响全局结果。3 3）不会有第二次机会。）不会有第二次机

11、会。4 4）是必须要做的。）是必须要做的。22第四代时间管理第四代时间管理3、重要大于紧急、重要大于紧急1 1）以重要为关键，把重点放在第一、二象）以重要为关键，把重点放在第一、二象限；远离第三、四象限。限；远离第三、四象限。2 2）第一象限）第一象限: : 抓紧做抓紧做; ;返回第二象限返回第二象限第二象限第二象限: : 重点做重点做; ;按计划有步骤做按计划有步骤做; ;为明天准备；为明天准备；第三象限第三象限: : 不花时间不花时间; ;少花时间少花时间; ;授权部下做授权部下做第四象限第四象限: : 平衡好被支配的事情平衡好被支配的事情; ;不被迷惑不被迷惑, ,争取自由争取自由返回一

12、、二返回一、二 象限象限23第四代时间管理第四代时间管理4、集中时间于第二象限、集中时间于第二象限1 1）利用）利用PDCAPDCA循环减少救火现象。循环减少救火现象。2 2）以人为本，在人的管理上要善于花时间以人为本，在人的管理上要善于花时间3 3）管理明天的时间二象限）管理明天的时间二象限大石头管理法大石头管理法24 把最重要的事情放在第把最重要的事情放在第一位，分清事情的轻重缓急，一位，分清事情的轻重缓急，优先顺序，要事第一，按顺优先顺序，要事第一，按顺序优先办理。序优先办理。本人观点：本人观点：25第二个法则 立即行动l非洲丛林的故事26l拖延商数的测验27 1 1、立即做，现在做，立

13、即做，现在做，不要拖延不要拖延，不要幻想到思考成熟以，不要幻想到思考成熟以后再解决，世界上永远没有十全十美的事情，现在的决后再解决，世界上永远没有十全十美的事情，现在的决定就是最好的。定就是最好的。2 2、设定一个合理的最后期限：限、经营的问题不过夜；、设定一个合理的最后期限：限、经营的问题不过夜；、其它方面的问题、其它方面的问题3 3天，最迟不能超过一个星期。天，最迟不能超过一个星期。本人观点本人观点第二个法则 立即行动不要再拖啦不要再拖啦！28第三个法则第三个法则 目标明确目标明确l我是谁？我是谁？l我生活的方向在哪里？我生活的方向在哪里？l我想达成什么样的目标？我想达成什么样的目标？29

14、明确的目标积极的态度坚韧不拔的努力明确的目标积极的态度坚韧不拔的努力卓越的人生卓越的人生 30目标设定的SMART原则 S S（specific）目标是否具体、明确？ M M(measurable)目标是否可以衡量？ A A(attainable)目标能否达到？ R R(relevant)目标与工作是否紧密相关？ T T(time-based)目标有无明确的时间要求？31l山田本一的故事山田本一的故事32观点分享观点分享l没有明确的目标一定失败，但拥有目标也不一定成功没有明确的目标一定失败，但拥有目标也不一定成功，更重要的是要有一套事先规划好的目标行动方案，更重要的是要有一套事先规划好的目标行

15、动方案l针对目标列出行动步骤，先做什么，后做什么，什么针对目标列出行动步骤，先做什么，后做什么，什么重要，什么比较不重要，然后一心一意去达成目标，那重要，什么比较不重要，然后一心一意去达成目标，那么你在至年内就可能达成别人年才能达成的目么你在至年内就可能达成别人年才能达成的目标。标。l没有明确目标及行动方案的人注定要为那些有清晰目没有明确目标及行动方案的人注定要为那些有清晰目标的人工作。标的人工作。33第四个法则第四个法则 珍惜今天珍惜今天时间管理的黄金定律时间管理的黄金定律 年收入（万元）年度时间（天）全日时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）2 2365365242454.7954.7

16、92.282.283 3365365242482.1882.183.423.424 43653652424109.59109.594.574.575 53653652424136.99136.995.715.71我的时间价值每天我的时间价值每天 元元,每小时每小时 元元,每分钟每分钟 元元一万年太久，只一万年太久，只争朝夕争朝夕. -毛泽毛泽东东34海尔海尔OECOEC管理管理 O OoveralloveralllE Eeveryoneeveryone、everythingeverything、everydayeverydaylC Ccontrolcontrol、clearclearl“OEC

17、OEC”管理法也可以表示为：日事日毕、日清日高。管理法也可以表示为：日事日毕、日清日高。 l（1 1）所有人每天的工作任务心中有数，达到自主管理。）所有人每天的工作任务心中有数，达到自主管理。l（2 2）工作效率高，强调当天的事情必须当天完成。）工作效率高，强调当天的事情必须当天完成。l（3 3）每天都有进步，确保企业发展和个人的成长。）每天都有进步，确保企业发展和个人的成长。总帐不漏项。事事有人管。人人都管事。管事凭效果管人凭考核。35观点分享：工作清单观点分享：工作清单l每周六或周日列出下一周的工作项目，每天晚上列每周六或周日列出下一周的工作项目，每天晚上列出第二天的工作项目，你的生产力就

18、会立刻提升腾出第二天的工作项目，你的生产力就会立刻提升腾。l列出清单可以使你明确当日当周的工作目标方向。列出清单可以使你明确当日当周的工作目标方向。l列出清单可以使你抓住重要的事项提升效率。列出清单可以使你抓住重要的事项提升效率。l每天结束时对照清单，把完成的项目划掉，你会觉每天结束时对照清单，把完成的项目划掉，你会觉得成就感，成功的人生建立在成功的每一天，而成得成就感，成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天就在于一步接着一步地完成工作清单上功的每一天就在于一步接着一步地完成工作清单上的项目。的项目。今天你的事情今天你的事情做完了吗？做完了吗？36第五个法则第五个法则 一次做好一次做好l

19、美国潘兴导弹的质量控制美国潘兴导弹的质量控制 零缺点工作零缺点工作37l你的工作做到零缺点了吗？你的工作做到零缺点了吗？38观点分享观点分享1 1、做对的事情，避免方向性错误。、做对的事情，避免方向性错误。、一次把事情做对，第一件事百分百做好，会赢、一次把事情做对，第一件事百分百做好，会赢得第二件事情百分百的时间。得第二件事情百分百的时间。39第六个法则第六个法则 善于授权善于授权l管理是什么？管理是什么？40观点分享观点分享41第七个法则第七个法则 整洁条理整洁条理l研究表明：一般公司职员每年要周的时间费研究表明：一般公司职员每年要周的时间费在寻找乱堆乱放的东西上面，每年因不整洁和在寻找乱堆

20、乱放的东西上面，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近无条理的习惯，就要损失近20的时间。的时间。l文件处置测验文件处置测验42第七个法则第七个法则 整洁条理整洁条理观点分享观点分享1 1、拿东西养成哪里拿哪里放的习惯。、拿东西养成哪里拿哪里放的习惯。2 2、把同样、同类、同时使用的东西放在一起。、把同样、同类、同时使用的东西放在一起。3 3、在东西上编号，贴上纸条。、在东西上编号，贴上纸条。4 4、建立一套高效率的时间文件处理系统，表格化管理。、建立一套高效率的时间文件处理系统，表格化管理。5 5、做事尽量简单化。、做事尽量简单化。6 6、用文字来汇报工作。、用文字来汇报工作。、养成每天清理

21、办公桌、电脑的习惯，用好垃圾桶和回、养成每天清理办公桌、电脑的习惯，用好垃圾桶和回收站。收站。 43第八个法则第八个法则 结果导向结果导向l曾国藩：莫问收获，只问耕耘。曾国藩：莫问收获，只问耕耘。44观点分享观点分享市场经济重视结果，不重视过程，市场经济重视结果，不重视过程，那种只重视过程，不重视结果的人，在时间管理上走那种只重视过程，不重视结果的人，在时间管理上走入了一个误区，入了一个误区，建立以业绩为导向的企业文化和个人职业生涯文化。建立以业绩为导向的企业文化和个人职业生涯文化。45第九个法则第九个法则 敢于说不敢于说不l为什么有些经理人总是觉得时间不够用，而他为什么有些经理人总是觉得时间

22、不够用，而他们的属下却总是没有工作做？们的属下却总是没有工作做？l猴子管理。猴子管理。46不要让人浪费你的时间不要让人浪费你的时间别人怎么浪费你的时间对策、让你等待，没有时间观念；、打断你的工作；、客人来访、闲聊、找你倒苦水、第一只猴子给你、上司的打扰下次推迟或避开与他约会在门口贴标志或利用无干扰时间段工作弄清来意，设定时间，话语提示做出你很忙的样子沉默是金让他带回去带着手上的工作到他那里，利用等待时间工作47第九个法则第九个法则 敢于说不敢于说不善于说不善于说不1、在别人在你身上看到希望之前，赶快说不，拒绝、在别人在你身上看到希望之前，赶快说不，拒绝太慢，找人忌恨；太慢，找人忌恨；2、提出一

23、个代替方案，比如说，我不能代替你去找、提出一个代替方案，比如说，我不能代替你去找他，但我可帮你打电话，具体事情必须由你亲自去做，他，但我可帮你打电话，具体事情必须由你亲自去做，因为这是你的事情。因为这是你的事情。3、万一说不出口，赶快设想一下接踵而来的麻烦，懊、万一说不出口，赶快设想一下接踵而来的麻烦，懊悔自责，糟糕的结果，长痛不如短痛，然后赶快说不。悔自责，糟糕的结果，长痛不如短痛，然后赶快说不。48第十个法则第十个法则 善用时间善用时间l从时间管理实验看利用零碎时间从时间管理实验看利用零碎时间l台湾陈茂榜的故事。台湾陈茂榜的故事。49第十个法则第十个法则 善用时间善用时间l一个人的命运决定于晚上八点到十点之间。一个人的命运决定于晚上八点到十点之间。l成功的人是在别人浪费掉的时间里取得成功的。成功的人是在别人浪费掉的时间里取得成功的。