秘书机关公文基本格式课件.ppt

1、发文与收文处理程序发文程序收文程序公文用纸格式：公文用纸格式：1、公文用纸幅面尺寸。公文用纸一律采用国际标准A4型纸，幅面尺寸为21mm x 297mm。2、公文页边与版心尺寸。公文用纸的上白边（天头）宽：37mm公文用纸的下白边（地脚）宽：35mm公文用纸的左白边（订口）宽：28mm公文用纸的下白边（切口或翻口）宽：26mm版心尺寸：156mm x 225mm 一一. .眉首眉首 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素的统称。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1.1.公文份数序号公文份数序号（将同一文稿印制若干份时每

2、份公文的顺序编号） 一般只有带密级的公文才编制份数序号，编制时用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，位数应不少于两位。 2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 （1）秘密等级分为绝密、机密、秘密；保密期限指对公文密级的时效加以规定的说明。 （2）秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字，用三号黑体字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第一行，其间用“ ”隔开，无密不标。如“机密 五年”。不标保密期限，秘密等级两字之间应空一字距离。3.3.紧急程度（对公文送达时限的要求）紧急程度（对公文送达时限的要求） 公文的紧急程度有“特急”与“急件”之分，标识时定要慎重

3、，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度标识在版心右上角第二行。4.4.发文机关标识发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。应使用小标宋体字，以 22mm x 15mm 为高限（国务院文件使用），除此以外的各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”的字号规格。发文机关标识位置的两种不同规定发文机关标识位置的两种不同规定： （1）用于下行文。发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm以标识公文的份数序号、密级和紧急程度。 （2）用于上行文。凡上报的公文发文机关标识上边缘至版

4、心上边缘为80mm,留出供上级机关批示文件的空白位置5.5.发文字号发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（如1不编为001），不加“第”字。如国发200720号，表示为国务院2007年制发的第20号文件。6.6.签发人（指审批、签发公文文稿的主要负签发人（指审批、签发公文文稿的主要负责人或主持工作的负责人）责人或主持工作的负责人） 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用三号仿宋字体，“签发人”后标全

5、角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。两种具体公文格式： 下行文 上行文二二. .主体主体 置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称。公文主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等要素。 1.公文标题公文标题 置于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 “标准式标准式”结构：结构： 发文机关发文机关+（关于）（关于）+事由事由+（的）（的）+文种文种2.2.主送机关主送机关( (负责办理公文的机关负责办理公文的机关) ) 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后

6、标全角冒号。 标明主送机关的统称如“各市、县人民政府，直属各单位”；同类机关的用顿号隔开，不同类型的用逗号隔开。如市与县之间用“、”，“人民政府”与“直属各单位”之间用“，”。3.3.公文正文公文正文 位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。使用三号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28字。公文中的数字、年份用阿拉伯数字标识的，均不能回行。4.附件（随文发送的文件、报表、材料等）附件（随文发送的文件、报表、材料等）要求：要求：（1）附件应与正文一起装订；如果附件不能与正文一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。（2）正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。（3）附

7、件序号用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。（4）正文后的附件标识要与正文空一行，左空二字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第一行。5.5.成文日期（公文生效的时间）成文日期（公文生效的时间） 现规定成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期要用阿拉伯数字书写，不能将阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。6.6.公文生效标识（证明公文效力的表现形式）公文生效标识（证明公文效力的表现形式）包括发文机关印章或签署人姓名。包括发文机关印章或签署人姓名。 印章是公文的生效标识，印章加盖有两种方式： （1）“下套”方式，适用于带有国徽、

8、印章下弧没有文字的印章。要求印章的国徽和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。 （2）“中套”方式，适用于印章下弧有文字的印章。要求盖章时印章的中心线压在成文日期上，要端正、居中。7.7.附注（对公文的发放范围、使用时需注意的附注（对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明）事项加以说明） 公文如有附注，用三号仿宋字体，居左空两字加圆括号标识在成文日期下一行。三三. .版记版记 置于主题词以下的各要素统称。版记格式包括主题词、抄送、印发机关、印发日期和页码等要素。1.1.主题词主题词（用于揭示公文内容，便于公文检索（用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词）查询的规范化词） 标引公文

9、主题词方法标引公文主题词方法： （1）选用最能反映公文主题内容的词语，一般不超过5个，先标类别词再标类属词，主题词用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用三号小标宋体字，词目之间空一字，末尾不加标点。 （2）标引主题词要在主题词表中选取。2.2.抄送机关（指除主送机关外需要执行或知抄送机关（指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关）晓公文内容的其他机关）要求： （1）“抄送机关”标识与主题词之下，居左空一字 （2）回行时与上一行的抄送机关对齐。 （3）抄送机关之间用顿号或逗号隔开，最后要标注句号。 （4）抄送机关的排序是上级、下级、不相隶属机关。如果是职务排序，则应先党的领导职务

10、，再到行政领导的职务。3.3.印发机关（公文的印制主管部门）和印发印发机关（公文的印制主管部门）和印发时间（公文的付印时间）时间（公文的付印时间） 印发机关和印发时间标识于抄送机关之下（无抄送机关则置于主题词之下），占一行位置，用三号仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字，用阿拉伯数字标识。4.4.版记中的反线版记中的反线 版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心，即156mm。5.5.版记的位置版记的位置 应置于公文最后一页（公文按规定要双面印刷）的最下面位置，最后一个要素置于最后一行。6.6.页码页码 用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一

11、字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。7.7.印数（公文的印制份数）印数（公文的印制份数） 位于印发时间的下方，右空一字，写“共XX印份”，用圆括号括上。（1）拟稿（2）发文审核（3）签发（4）复核（5）编号缮印（6）缮校（7）用印或签署（8）发文登记（9）封发发文程序（1）签收（2）拆封（3）收文登记（4）收文审核（5）分文（6）拟办（7）批办（8）传阅（9）承办（10）催办（11）办结收文程序（一）拟稿（一）拟稿四种情况四种情况： 一是重要文件由领导亲自动手起草； 二是专业性文件由职能部门拟写； 三是全局性、综合性文件由秘书部门和秘书

12、人员拟写； 四是一些重要文件由领导人亲自挂帅，组织专门领起草班子集体拟稿。秘书拟稿的一般过程秘书拟稿的一般过程：领导交拟秘书领会吃透领导的意图收集、组织材料构思起草讨论修改送领导审阅（二）发文审核（二）发文审核（由本机关职能部门或经办人员拟写的、需由领导人签发的送审稿，在送领导人签发之前，由秘书部门先行审查核准）步骤步骤： 1、通读，初步掌握文稿的主要意图、脉络和存在的问题。如发现问题先用铅笔做上记号，不直接做修改。情况不清楚的，应向拟稿部门或有关单位了解。 2、正式审核，即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核，解决问题。（三）签发（指领导人在秘书部门审核的基（三）签发（指领导人在秘书部门

13、审核的基础上，对送审稿进行最后审阅，确认可以发础上，对送审稿进行最后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签发栏内写明发文意见出后，在发文稿纸的签发栏内写明发文意见并签字的行为）并签字的行为）要求：要求： 1、签发意见应用明确的语言写在发文稿纸的签发栏内，同时写明具体日期，亲自署上姓名； 2、如需退回修改，可在发文稿纸的上、下、右白边批明意见。修改意见不应写在签发栏中。用笔用墨要规范。 3、联合行文一般由主办机关首先签署意见、协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。（四）复核（四）复核要求：要求： 1、复核重点为审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 2、经复核需要对文稿

14、进行实质性修改的，应当按程序重新审核、签发和复核。（八）发文登记（八）发文登记类型：类型： 1 1、薄式登记。、薄式登记。即以登记簿的形式记载所发文件的有关项目和数据。发文登记簿应当设封面，标明发文机关的名称、起止日期等项目，内页填写有关项目和数据。 2 2、计算机登记。、计算机登记。用计算机登记的，应建立专门的发文登记文件夹和发文登记文档，文件夹和文档的名称应写明发文机关（部门）和登记期限。登记内容登记内容： 顺序号、发文字号、文件标题、附件名称、成文日期、密级和保密期限、缓急时限、份数、主送、抄送、发送方式（注明“传真”、“电报”、“邮寄”、“计算机”等）、发送时间、签收人、归档日期、归档

15、号。（九）封发（九）封发装封的要求：装封的要求：1、受文机关名称、地址、邮编要详细无误；2、保密件、急件必须在信封上标明密级和紧急程度；亲启件要写明收件人的姓名并加上“亲启”字样；3、重要文件应随寄“发文通知单”，并附上回执，请对方查对无误后签字、盖章并寄回。；4、装封时要五查：查文件份数；查有无附件；查是否漏盖印章；查文件的受文机关与信封上的机关是否一致；查有无多发、重发或漏发的单位。5、封口要牢固，以避免文件在传递过程中滑出。保密件需用密封条封口，并在封口上加盖保密戳。（一）签收（一）签收1 1、检查核对、检查核对 对有信封包装的文书，要检查核对所收文件信封上的收文机关和收文人是否与本机关

16、一致，发现投递错误的不应签收并及时退回； 检查信封是否有破损、开封等情况，如发现有破损和开封情况的，应及时查明原因。在确认信封内文件没有受损、缺件、缺页和泄漏后，方可签字； 认真核对所收文件同对方送文簿或发文通知单上填写的项目是否相符，确认无误后方可签字。2 2、签字盖章。、签字盖章。即在核对检查无误后，以双方约定的方式签署收件人姓名、盖章、注明收到日期，收到急件应注明具体时间。（二）拆封（二）拆封（拆封必须指定专人，其他人员未经同意不得拆封） 要求要求： 1、信封上标明送本机关或写明“办公室收”的文书，秘书可直接拆封； 2、领导人的亲启件未经特许，不得拆封； 3、急件、密件应当先拆； 4、拆

17、封后发现信封内的文件误送或发文手续不全，应及时与对方联系，弄清楚情况，酌情处理； 5、拆封时要用剪刀沿封口剪开，注意不能剪去邮票、邮戳、邮编、地址等标记，更不能损坏信封内的文件； 6、经检查核对，确认收到的文书与发文通知单上注明的项目完全相符并且完好无损后，在发文通知单上签字、盖章，寄回原发文机关。（三）收文登记（三）收文登记 一般采用薄式登记，即将来文逐项登记在“收文登记簿上”，登记的项目一般有：收文号、来文号、收文日期、来文机关、事由、份数、密级等。（九）承办（九）承办要求：要求： 1、务求时效。承办部门收到交办的文书后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文书应当在规定的时限内办理完毕。

18、2、分清主办与协办。主办部门负责牵头、协调、拟稿，并与协办部门充分协商，取得一致；如果意见不一，应及时报请有关领导人裁定。 3、区分复文与不复文。凡可以采取口头、电话、派人联系等方法解决的问题，不必书面答复，但需做好记录。（十一）办结（十一）办结要求：要求： 1、以复文方式承办的，应注明拟稿部门、复文名义、复文字号、复文标题、受文单位、复文的要点、复文的方式（传真、邮寄、电子邮件等）、以及复文日期； 2、以电话或面谈的方式承办的，应注明谈话人姓名、通话或谈话时间、谈话的地点、对方的单位名称、谈话对象的姓名和职务、谈话的要点； 3、以传达、传阅方式承办的，应注明何时何地在何种范围内以何种方式传达或传阅； 4、实行专题承办的，应注明调查结论和处理结果，并将有关结论性材料的名称（标题）、编号、承办机关或部门、承办人姓名、内容要点等一起留注； 5、上级机关批示交办并查办的文书，应向上级机关书面报告承办结果。书面报告的发文名义、发文字号、主送机关、标题、成文时间等应当留注。THE END