年结前准备工作与流程课件.ppt

1、243 13 3培训内容3 5年结规则概述 年结业务是U8系统中的关键业务之一。 在年结过程中，用户需要对本年的所有ERP业务做一个全面的盘点和检查、数据的整理与封存、新年度的平滑过渡和数据一致、新年度业务的按需调整和全面开展。 为什么需要年结业务：01、业务盘点、检查02、业务流程调整03、帐套封存技术：01、数据整理02、数据卸载03、效率、资源优化年结流程概述系统环境准备检查表结转前业务准备表结转后业务检查表年结方式概括 U8-890提供自动和手工两种结转方法，您可以根据自己的实际情况选择使用。现在就年结流程有以下三点说明。一 、使用手工结转请根据年结向导中的结转步骤勾选结转。二 、如果

2、账套中启用了薪资模块，那么手工结转时，需要先将薪资模块结转，再将总帐12月结账，最后再手工结转总账模块。三、如果账套中没有启用薪资模块可以将总账连同其他模块一并结转。年结流程概括手工结转完成上年工作年度数据结转账套备份登陆系统管理建立新年度账套账套备份说明：红实线表示启用薪资模块的结转路线蓝实线表示没有启用薪资模块的结转路线绿虚线表示何时进行账套备份完成结转核对各模块数据返回上年度将总账结账登陆系统管理手工结转总账年结流程概括自动结转完成上年度工作账套备份登陆系统管理进行年度账套数据自动结转完成结转核对各模块数据返回上年度将总账结账登陆系统管理手工结转总账说明：红实线表示启用薪资模块的结转路线

3、蓝实线表示没有启用薪资模块的结转路线绿虚线表示何时进行账套备份总帐不满足月结条件时年结方式小结系统提供两种年结方式：手工结转和自动结转手工年结按照系统预置流程逐个模块手工选择结转，对于应用复杂、数据量大、耗时比较长的客户按模块结转尽量降低结转工作对日常业务的影响自动结转，从建帐到结转系统自动完成，降低人为干预。 选择原则建议：根据业务和IT环境综合考虑243 13 3培训内容3 5年结前准备 盘点年度业务合规性，对本年业务进行核对，流程总结，为下年业务奠定坚实的基础，为业务流程进一步优化提供依据。 不打无准备之仗，通过关键要素准备，尽量降低年结工作对日常工作的影响。 本篇章您将有3方面的收获:

4、各单位业务完成情况；IT环境准备；数据安全各业务单位完成情况 各业务单位完成情况检查主要包括： 01、人事、财务、供应链等部门本年业务已经完成； 如果U8与零售系统连用，需先将零售的业务数据全部 上传，然后U8整理现存量后再同步门店的店存余额。 02、各自业务盘点确认； 03、各单位间业务对帐完成。 例如：设置库存年结期初单据的制单人和审核人；采购入库单、产成品入库单、材料出库单、销售出库单等单据需要全部审核；业务检查，确保本年度数据的准确性，避免将错误数据结转到下年；总账对账平衡、总账与存货对账平衡等。年结前准备表财务部分年结前准备表业务部分年结前检查表HR及其他1、生产制造为全部数据结转，

5、主要检查业务完成情况；2、二次开发部分，注意文档完整、脚本同步采购模块 1、不建议关闭未执行完毕的采购订单，否则有可能影响订单执行统计表的累计列的统计数据并影响其下年下游单据的操作。销售模块 1、不建议关闭已经执行完毕的订单，如果关闭有可能影响下一年度的订单执行统计表的累计列的统计数据。 2、销售模块结帐如有提示：有未开票的发货单，该提示不影响结帐，年结会将该部分发货单结转到下年作为期初发货单，下年仍可参照生成发票，如选择“否”关闭发货单则此部分单据不结转采购、销售部门 库存模块 1、进行整理现存量操作。 2、将全部单据(包括期初单据)审核。 3、库存12月份结帐时，提示“尚有存货未指定货位，

6、结转下年后将不能指定”，此提示只针对上年未处理完毕的出入库单据，对提前录入的下年业务单据不受影响。存货模块 1、出入库调整单全部记账、结算成本处理中已结算单据全部做完结算成本处理。 3、如本年已记账单据在结转前不生成凭证，则结转到下年后该单据无法生成凭证。库存、存货部门 应收、应付模块 1、建议12月月结前将本年度所有单据全部记账，应收应付中单据审核就是记账操作。 2、建议将本年可以核销的记录进行核销或转账操作后再结账。 3、建议月结前将所有外币余额为零，本币余额不为零的单据，通过汇兑损益（外币结清）调整。 4、建议将本年核销或转账的处理都做凭证（如果报“有效分录数为0”，则不需制单），否则当

7、科目走错的情况下，会使下年应收中科目期初余额可能与上年不一致。固定资产模块 1、第12会计期间月末结账批量制单下不能留有制单信息。在12月末结账时，若有未制单的业务，系统也会提示：制单业务未完成，不能进行第12个会计期间的月末结账!如确实不需制单，则在批量制单中把所有未制单记录删除，否则系统不予结账。 2、如固定资产与总帐系统连用，年结前建议与总帐系统对帐，保证数据两边一致，如两边数据不一致也不影响年结的进行。应收应付、固定资产部门薪资管理模块 12月不需要结账，直接结转即可。 注意：如果账套中启用了薪资模块，那么手工结转时，需要先将薪资模块结转，再将总帐12月结账，最后再手工结转总账模块。

8、HR基础设置 1、基础设置基础档案和业务工作人力资源都有“人员档案”。区别是： 前者属于基础档案，年结时通过“新建年度账”传递到新年度。 后者属于业务数据，年结时通过“结转上年数据”传递到新年度。 2、建立新年度账之后，结转上年数据之前，旧年度账中，HR基础信息中的信息结构以及人事、薪资模块的人员档案的变动都可以同步到新年度。考勤管理 考勤期间必须全部封存后才能做年结。封存的考勤期间的刷卡数据和日结果数据不结转到下年。人事薪资部门总帐模块 1、如账套没有启用薪资模块，总账模块12月直接结账。 2、如果启用银行对账，对帐平衡后核销银行帐。 3、会计科目设置了往来辅助核算，需要进行个人、客户或供应

9、商往来两清操作。总帐部门业务检查小结人事薪资部门薪资一定先直接结转，否则影响财务12月结帐。供应链部门注意关闭完成业务的单据以降低数据冗余；由下游业务为完成的单据不要关闭；注意整理现存量；注意结算成本处理；先进先出等实际成本核算的，注意检查辅助计价数据。财务部门完成记账；汇兑损益调整处理；银行对帐核销；往来两清处理。IT环境准备服务器准备：01、帐套磁盘可用空间准备02、操作系统盘可用空间03、内存/可用内存、系统负载年结补丁准备：01、及时更新相关年结补丁02、数据脚本补丁及时同步数据库准备：01、数据安全准备02、数据效率优化年结前系统环境准备表890服务器准备帐套所在磁盘可用空间2.5倍

10、以上，操作系统10G以上，负载不应该高于60%。补丁更新数据安全 数据安全是一个非常专业的话题，在我们的年结过程中我们至少需要准备以下工作，尤其是业务应用比较复杂、帐套数据比较大、数据库/操作系统版本较低的帐套。数据备份年结业务检查过程无比及时做好数据备份备份数据保存注意安全，避免意外IT故障对业务的影响数据效率调整账套备份 2、系统进行账套的提取和压缩后，会弹出选择备份目录提示框，选择备份路径点击确定，一段时间后提示“输出成功”。 账套备份243 13 3培训内容3 5年结流程介绍 年结流程分为新年度账建立和数据结转两项任务，新建帐套没有特别限制，结转前务必保障业务已经核对以及确认业务截止时

11、点。其中数据结转数据迁移量大，一般也是比较费时。 年结操作方面有两种选择：手工年结、自动年结。业务流程复杂、应用复杂的客户建议手工分步结转。 本篇章您将有2方面的收获:建帐及关键事项；结转及关键事项。上年度各单位结工作检查流程手工结转完成上年工作年度数据结转账套备份登陆系统管理建立新年度账套账套备份说明：红实线表示启用薪资模块的结转路线蓝实线表示没有启用薪资模块的结转路线绿虚线表示何时进行账套备份完成结转核对各模块数据返回上年度将总账结账登陆系统管理手工结转总账手工结转手工结转手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍 手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工

12、结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍。手工结转流程介绍手工结转流程介绍手工结转流程介绍。手工结转流程介绍手工结转流程介绍 如果上年损益类科目余额不为零，就会出现下面提示，可根据实际情况，进行选择确认即可。结转完成系统生成一份总账科目结转的结转报告，此处可以看到各个结转科目的余额和结转是否正确。手工结转流程介绍手工结转成功。手工结转流程-介绍完毕 如果您使用手工年结，那么恭喜您已经顺利完成年结，授予您U890年结英雄勋章。快开始着手核对账套数据并开始新年度业务吧。完成上年度工作账套备份登陆系统管理进行年度账套数据自动结转完成结转核对各模块数据返回上年度将总

13、账结账登陆系统管理手工结转总账说明：红实线表示启用薪资模块的结转路线蓝实线表示没有启用薪资模块的结转路线绿虚线表示何时进行账套备份自动结转流程介绍自动结转流程介绍自动结转流程介绍 里程碑的时刻终于到来了，你顺利完成了U890的自动年结。接下来要核对账套数据并开始新年度工作了。自动结转流程介绍流程-介绍完毕年结流程小结手工年结、自动年结。业务流程复杂、应用复杂的客户建议手工分步结转，尽量降低作对日常业务的影响。年结规则介绍财务会计结转规则供应链结转规则人力资源结转规则财务会计总帐结转规则个人往来明细账：选择时，结转未核销的明细和余额；选择时，结转余额。客户往来明细账：选择时，结转未核销的明细和余

14、额；选择时，结转余额。供应商往来明细账：选择时，结转未核销的明细和余额；选择时，结转余额。银行对账模板科目总账辅助总账多辅助总账银行对账单：与银行对账单中如结算方式不存在，则对账单不结转到下年。自动转账定义模板财务会计应收应付结转规则结转未审核单据由用户选择未审核的发票、应收/付单；结转未审核发票: 如果是现结发票，需结转相应结算单；如果该结算单已存在，则不再结转；结转未审核应收/付单：如果该应收/付单已存在，则不再结转。结转已审核但未付款结算的发票及收付明细账按客商、单据类型、单据号、产品、发票子表ID结转结转已审核但未付款结算的应收/应付单及收付明细账按客商、单据类型、单据号结转结转已审核

15、但余额不为0的收付款结算表按客商、单据类型、单据号、子表ID结转结转余额不为0的票据及收付明细账按单据类型、单据号结转结转付款申请单付款申请单需要全部年结到下年。供应链销售结转规则以下档案全部结转下年：信用审批人、允销限设置、价类设置、大类折扣、批量折扣。包装物租借登记、还回：全部结转下年。销售报价单：未关闭的报价单，整单结转。销售预订单：未关闭的销售预订单结转下年，整单结转。销售订单：未关闭的销售订单，整单结转；未审核已关闭的销售订单，整单结转；为保证订单执行信息的完整性，已关闭的销售订单，如果参照生成的下游单据，则该销售订单也结转。销售发货单：未关闭未执行完毕；已结转的委托代销发货单，对应

16、的委托代销结算单、委托代销结算价调整单结转。发货签回单：发货签回单不进行结转。销售发票：发票必须复核，但都不结转。代垫费用单/销售费用支出单：必须复核，但都不结转。审批流结转：挂接审批流的单据结转单据审批流相关信息。供应链采购结转规则请购单：未关闭的的请购单结转下年。采购订单：未关闭的采购订单结转下年。到货单：未全部入库且未关闭的到货单和退货单结转下年；明细记录需要报检但未全部报检/检验的到货单结转下年。采购发票：未结算的发票(包括运费发票，非直运)结转下年。供应商存货价格相关：未审核调价单、供应商存货价格表、调价历史结转下年。入库单：未完全结算的入库单全部结转下年。代管业务相关：已审核未结算

17、的代管挂账确认单结转。直运采购业务：(业务类型“直运采购”)采购发票数量销售发票数量（非折扣、非劳务的记录）的销售发票作为采购的期初结转下年。采购发票数量数量的出口发票（非折扣、非劳务的记录）作为采购的期初结转下年。在下年账套中，可以参照上年的直运销售/出口发票生成直运采购发票。供应链库存结转规则现存量：非出库跟踪入库的存货的结存扣除下年度单据的现存量的结存，结转到下年度的期初，是审核后的状态，用户可弃审。 现存量表中关联的销售订单结转到下年。按需求分类/订单号记录的预留量表结转下年。货位结转下年规则：非跟踪型存货，将货位数据按存货+货位+自由项+批号进行汇总，求出存货+货位+自由项+批号的结

18、存，结转下年，打上期初标志。与收发记录表中的期初数据建立关联（按存货+自由项+批号建立关联）。如果在收发记录表中找不到对应的记录，系统应自动产生一条期初结存数据，存货、自由项、批号与货位期初结存一致，但数量和件数为零，并自动建立关联。跟踪型存货，求出期初和本年的入库记录（包括红字出库）的结存数（即用入库数减去与其相对应本年度的出库数）结转下年（按结存数结转）。序列号结转下年规则：库存单据对应序列号明细全部结转下年。序列号状态表全部结转下年。序列号属性、序列号构成维护全部结转到下年。序列号调整单全部结转下年。注意事项l库存期初中的序列号管理存货记录不允许弃审、修改和删除。l期初不合格品记录单有序

19、列号管理存货，则不允许弃审、修改和删除。供应链存货核算结转规则未记账单据：结转到下一年度的收发记录表中。存货明细账：如果按存货核算，计价方式要从存货档案中判断。个别计价、先先进先出、后进先出及个别计价法：首先将计价辅助数据表中有结存的记录结转到下一年的存货明细账中，还要将计价库结转的余额与明细账的余额的差额结转下年。全月平均、计划价（售价）、移动平均法：要将各存货的结存转到下年。分期收款发出商品明细帐：将此明细帐中的发货单减明细帐中其对应的发票或红字发货单后计算的发出商品余额结转下年。结转下年的发出商品明细帐用户不能修改。直运明细帐按以下规则结转下年：采购发票根据销售发票生成：将销售发票减对应

20、的采购发票计算销售发票的结余数量和金额，销售发票要按单据逐张计算其结余，将结存数量或结存金额不为零的销售发票结转下年。销售销售发票根据采购发票生成：将采购发票减对应的销售发票计算采购发票的结余数量和金额，采购发票要按单据逐张计算其结余，将结存数量或结存金额不为零的采购发票结转下年。结转下年的直运采购发票和直运销售发票的期初余额中不显示。跌价准备余额结转：将所有的跌价准备单按仓库+存货+科目汇总，将本次计提金额的合计减去相同仓库相同存货相同科目的本次冲回的合计，作为余额结转下年。人力资源结转规则结转的数据薪资管理结转工资数据明细表和汇总表，先按工资项目增加相应字段，然后把所有工资类别的最后月数据

21、结转到新一年的第一个月。将工资人员表和工资数据明细表中上年已经调出的人员删除掉。按用户选择的清零项把相应工资明细数据清零。考勤休假将未封存期间的请假、加班、出差数据结转到下一年（包括时间范围跨越已封存期间的记录）。将未封存期间的刷卡数据、排班数据以及考勤日结果结转到下一年；将上年及其之后考勤月结果数据结转到下一年。年结前进行跨年业务规则跨年度业务的处理规则的一般原则如下：l供应链相关模块若需在未年结前录入下年业务单据，可在本年度录入；不能在新年度录入。若新年度存在数据记录后，将提示不能结转；l生产制造相关模块由于年结规则是整体数据全部结转，因此在未年结前所有业务都在本年度进行录入；l财务和HR

22、等相关模块在未年结前，本年度不能录入下年度业务单据，只有总账模块可以在下一年度提前录入凭证，但不能记账，应收应付模块在保证单据号不重复的情况下可以在下年提前录入单据，但一般不建议录入，其他模块一般都不建议提前录入下年数据，在新年度存在数据记录后，将提示不能结转；跨年业务规则跨年业务规则年结规则小结未完成的业务单据结转下一年下年的单据结转下一年基础设置、自定义信息结转下年上下游单据业务关联同步结转243 13 3培训内容3 5结转后检查 全部模块结转完毕后，一定要检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致。当发现问题要及时解决，避免问题压时间过长给客户业务带来无法弥补的损失。 检查的两个关

23、注点：期末、期初是否一致；各模块间期初对帐。 检查的两个重点业务：财务、供应链。 本篇章您将有3方面的收获:期初期末对帐；业务模块间对帐；业务流程优化。财务会计结转后检查供应链年结后检查年结后检查小结期末、期初是否一致各模块间期初对帐是否平衡期初数据和实际业务相符年初业务流程调整优化 系统的业务流程随着业务的发展需要不断调整优化，尽量使系统业务流程和实际业务流程协调，最大化发挥信息系统价值。 本次课程年初业务流程优化主要涉及选项设置调整和期初数据调整。选项优化调整存货批次属性调整在年结后可以增加和取消存货批次管理属性，但需同时修改库存期初记录。存货货位管理属性调整在年结后可以增加和取消存货货位

24、管理管理属性，但需同时修改库存期初记录。存货的核算方式调整在年结后存货管理模块期初记账前，可以调整存货的核算方式。基础档案信息的调整若要删除相关档案信息，如客户、供应商、部门和人员必须要求相应的帐表余额为“0”，以及没有做任何相关的引用，否则系统不允许删除。一般项目档案是不建议删除的，只需要将项目分录设置成结算即可。期初数据调整总账期初数据的调整末级科目直接双击进入修改状态，进行余额修改辅助科目双击进入辅助明细录入界面，进行修改(注意：修改辅助核算明细数据后一定要进行汇总操作，否则会造成明细账与辅助账对帐不平)总账银行对账期初调整：银行对账期初界面查看对账单和日记账期初未达项及调整后余额，应保

25、证调整后的余额平衡并与上一年度最终余额相等如不相等一般是期初待核销银行导致的。如遇到此种情况可以请求用友服务的帮助，当然如果未达账项如果不太多的话可以用专门工具清除数据后重新录入年初数。应收应付新年度期初余额数据调整年转后期初单据可以修改或删除，但上年度或本年度已经做过核销或部分核销等后续操作的单据不能修改或删除，但仍可以通过“原币金额”是否等于“原币余额”来判断是否在上年度或本年已经做过后续处理在1 月没有结账前期初余额都可以进行增加和删除操作，并可以通过总账期初引入功能将其导入到总账系统期初界面。库存与存货期初余额的数据调整库存存货期初调整需保证一致，可以在存货期初记账前手工同时增加。对于

26、暂估类型的期初调整，需采用专业的调整工具进行调整，确保存货的数据正确。年结后检查小结期初数据一定要符合实际业务状况，做到帐实相符。如果不相符，可以根据实际业务余额调整系统期初。系统流程设置在期初可以根据需要调整，在核算方法等方面如果调整可能会和以前习惯不一样，数据不一样。243 13 3培训内容3 5常见问题及资源保障 该篇章各位将有两方面收获：常见问题自助化保障；其它保障资源及获取帮助的渠道。提供各模块、各版本年结常见问题及通用处理方案。提供资源中心、应急通道等保障资源，保障您顺利年结。1、建立年度账时提示找不到路径。 因为在ufsystem库中的ua_account表中的账套路径 字段cA

27、cc_Path ，和实际的账套路径不一致。 2、建立2011年度账时出错：ufmodel.bak无法打开，2011年度账建立不成功。 admin文件夹下有ufmodel.rar，只有解压为ufmodel.bak才能被使用。将解压文件rar.exe拷贝到windows/system32下即可。 3、供应连结转提示成功，但在结应收应付时，系统提示供应连未结帐。再回去结供应链的时候，提示采购存货销售期初已经结帐。 ua_account_sub中，csub_ID中少了模块的信息。即如果IYEAR=9999中有的模块，iyear=2008的一定要有。最明显的特征是：结转到2009后，采购销售存货期初标志

28、全被改为1.4、新建09年年度帐时报将截断字符串或二进制数据错误。 此问题有可能是在上年度人为改动过个别字段的长度，和标准长度不同导致建账失败。需要找到该字段并参照正常帐套的字段长度进行调整。常见问题公共平台常见问题-财务部分1、问题现象：年结后，薪资模块能不能在上年度进行反结账操作？ 解决方案：不能，系统会提示：“此工资类别已经年结，不能反月结；2、问题现象：新年度卡片管理中较上年少了部分卡片？ 解决方案：新年度增加对应部门后手工录入卡片，或者重新进行年度结转，覆盖上次结转数据；3、问题现象：“应收帐款”科目为客户往来辅助核算，年度结转后期初余额界面只看到一个总数，往来帐龄分析界面显示日期都

29、是最后一天的日期？ 解决方案：重新进行年度结转，选择按照明细方式结转；4、问题现象：年结后凭证套打打印格式不正确，上年度正常？ 解决方案：总帐套打工具复制套打参数。常见问题-财务部分常见问题业务1、问题现象：存货模块的核算方式年结后是否可以修改？ 解决方案：存货期初余额未记帐，可以修改。2、问题现象：存货模块结转后无“业务核算”和“财务核算”等结点？ 解决方案：在低版本中(871及以前版本)，存货模块期初没有记帐，记帐后功能结点即可出现。3、问题现象：库存的期初是否可以修改？ 解决方案：可以增加期初记录，对上年转下来的记录，如是非出库跟踪入库和非序列号管理的，则可以修改期初。4、结转后库存期初

30、没有金额，做出入库单时单价都录入的。 解决方案：库存结转时，除了存货档案的属性选择了“出库跟踪入库”的存货，则库存都不结转金额。常见问题业务5、问题现象：销售模块关帐如提示：“有未开票的发货单”。 解决方案：该提示不影响结帐，年结时会将该部分发货单结转到下年作为期初发货单，下年仍可参照生成发票，如选择“否”关闭发货单则此部分单据不结转 。6、问题现象：客户设置了权限，年结后一般操作员看不到期初单据。 解决方案：890版本，年结之前可在库存管理初始设置下，设置“库存年结期初单据”的制单人和审核人。 以前版本中，库存年结的期初数据的制单人是asuser，且不能对一般操作员赋asuser的权限，只能到后台修改制单人和审核人。7、年结数据到存货时提示“使用null无效”。 解决方案：经分析数据发现辅助计价表中存在发出金额和收入金额同时为NULL的情况这是不正常的。8、如果本年已记账单据在结转前不生成凭证，则结转到下年后该单据无法生成凭证。