职场入门之时间管理与沟通技巧课件.ppt

1、1职场工作技巧入门职场工作技巧入门12你好！ 职业履历职业履历 Profession ExperienceProfession Experience 高校讲师、美国高校讲师、美国GECGEC继续教育集团广东众继续教育集团广东众行管理顾问公司专职讲师、外资企业招聘主行管理顾问公司专职讲师、外资企业招聘主管、培训主管、人力资源主管。管、培训主管、人力资源主管。 主讲主讲时间管理时间管理、有效沟通有效沟通、招聘与面试技巧招聘与面试技巧、企业新晋员工职业企业新晋员工职业化训练教程化训练教程、服务人员五项修练服务人员五项修练、行政文秘人员职业化训练教程行政文秘人员职业化训练教程等课程等课程3456789

2、10111213进入社会，你准备好了吗？进入社会，你准备好了吗？14沟通技巧15沟通的重要性沟通的重要性q心理功能：v为了满足社会需求v为了加强肯定自我q社会功能：v了解别人v发展、改变、维持人际关系q决策功能：v溝通促進資訊交換 v溝通有影響他人 16沟通的原则沟通的原则 q具有目的性q具有象征性q具有关系性q是学习来的17课程介绍：课程介绍：q 沟通定律q 沟通“听说圈”决定沟通结果 q 谈话要保持在四五级水平q 说服他人的“加盐法则” q 性格矩阵改善人际关系q与同事相处的技巧18什么是沟通什么是沟通q沟通是指信息(information)和意图(meaning)由一个人或一个团体到另一

3、个人或另一个团体的传递(transmission).19沟通的过程1.发送者有发送者有某种意图某种意图2.发送者将意发送者将意图编码成信息图编码成信息3.信息在信息在渠道中传递渠道中传递4.接受者对接受者对信息进行解码信息进行解码5.反馈传递至发送者反馈传递至发送者6.可能向接受者提供再反馈可能向接受者提供再反馈1920我们在沟通上花多少时间我们在沟通上花多少时间? ?q在杰克.E.赫尔伯特所做的研究报告中发现,我们工作时间的70%用于沟通上,其中的45%用于聆听.21CHINESE SYMBOL - ListenOHP 18Date: 5/11/96Ear PlusOneHeartEye22

4、CHINESE SYMBOL - TalkWords FireFireOHP 19Date: 5/11/9623ICEBERG METAPHOR冰山规则冰山规则OHP 20Date: 5/11/96SkillAttitude24OPEN & CLOSED QUESTIONS开放式问题开放式问题OPEN QUESTIONSResponder can choose how to structure reply - open questions often start with How? What? Why?封闭式封闭式CLOSED QUESTIONS Forces specific answer.

5、 Closed questions often start with Who? When? Where? How many?OHP 30Date: 5/11/9625q 要提高沟通质量我们必须设身处地q 怎样做到设身处地？“听上去你好像对很担心?”“看来让你烦心了,对吗?”“你觉得令你失望,对吗?” 设身处地的倾听设身处地的倾听26影响人际关系的两大因素影响人际关系的两大因素2728对人际关系的认识：对人际关系的认识：与人交往是一门艺术，更是一种技巧。 它是天生具备的能力； 它是通过练习人人都可以具备的才能。29人际沟通法则人际沟通法则q黄金定律：“你希望别人怎么对待你，你就怎么对待别人。”q

6、白金法则：“别人希望你怎么对他，你就怎么对他。”30何谓性格？何谓性格？ 在现代心理学中，性格是指在现代心理学中，性格是指人对现实的态度和他的行为方式人对现实的态度和他的行为方式所表现出来的个性心理特征，它所表现出来的个性心理特征，它是一个人的心理面貌本质属性的是一个人的心理面貌本质属性的独特结合，是人与人相区别的主独特结合，是人与人相区别的主要方面。要方面。31学会提出建设性的意见学会提出建设性的意见q 坦率的反馈意见可以减少压力，让人们不再玩猜测别人期望和评价的游戏。q 因为诚实可增进信任并且使人们易于亲近，建设性的反馈意见可改善人际关系32吉姆斯吉姆斯.道布森博士道布森博士 “即使建议实

7、质上富有建设性，你也要先获得可以提出批评的权利。在得到授权去帮助某人恢复自信之前，你首先要表达对他作为一个人的敬意。在建立起信任之后，你才获得谈论建议的权利，因为别人已经弄清了你的动机”33提出建设性反馈意见步骤提出建设性反馈意见步骤一、制定现实的目标:v 具体v 现实v 可衡量v 有最终期限v 有价值基础v 必要时书面形式34二、研究事实 “为什么会发生这样的事？” “什么原因造成你没有准时交给我？”提出建设性反馈意见步骤提出建设性反馈意见步骤35三、要及时四、要具体 “DASR”方法描述（Description）承认（Admission） 具体化（Speciality）重申 （Reaffi

8、rm）提出建设性反馈意见步骤提出建设性反馈意见步骤36沟通渠道沟通渠道q语言7%q声音38%q视觉55%37视觉沟通视觉沟通38视觉沟通视觉沟通q你称赞女主人的鱼做得好吃，然而却吃得很少q说自己没生气，却摔门而去q声称自己并不紧张，却出了一身汗39目光沟通目光沟通q“三角定律”q时间如何与同事打交道如何与同事打交道411、与同事相处的6大忌讳 426 6大忌讳大忌讳 vv 过于亲密过于亲密 vv 口无遮拦口无遮拦 vv 打探隐私打探隐私 vv 过份表现过份表现 vv 心冷脑热心冷脑热 vv 推卸责任推卸责任432 2、与同事相处的、与同事相处的8 8大技巧大技巧 448 8大技巧大技巧 vv

9、学会相互尊重学会相互尊重 vv 控制自己的情绪控制自己的情绪 vv 学会赞美他人学会赞美他人 vv 维护自己的权利维护自己的权利 vv 懂得吃亏是福懂得吃亏是福 vv 给别人留足面子给别人留足面子 vv 维护帮人就是帮自己维护帮人就是帮自己 vv 懂得幽默天地宽懂得幽默天地宽453、办公室10大情景应对技巧 461010大情景大情景 vv 同事与你处处为敌同事与你处处为敌vv 同事与你发生争执同事与你发生争执vv 同事对你指手划脚同事对你指手划脚vv 同事和你争功同事和你争功vv 同事将责任推给你同事将责任推给你 vv 不小心知道了同事隐私不小心知道了同事隐私 vv 同事在你面前议论他人同事在

10、你面前议论他人 vv 工作受到同事干扰工作受到同事干扰 vv 同事向你提出不合理要求同事向你提出不合理要求 vv 同事将你排斥在外同事将你排斥在外47课程总结：课程总结：q 沟通定律q 沟通“听说圈”决定沟通结果 q说服他人的“加盐法则” q 性格矩阵改善人际关系q与同事相处的技巧高效的时间管理高效的时间管理49课程内容课程内容q一、时间管理基础q二、时间管理工具q三、把握时间管理的方向q四、制定并实施你的计划50一、时间管理基础一、时间管理基础q1、 时间管理的意义q2、 时间的特性q3、 时间管理的关键q4、 时间管理学的发展简史51Objective: 目标目标q 提升个人生活质量，增加

11、职业生涯的效率与效能。52RESULT:结果结果qInner peace 内心宁静qBalance 平衡qIntegrity 人格上的完整qHarmony 和谐53时间是是一种延续在其中事件从过去经过现在流向将来。54时间的特性时间的特性q供给毫无弹性q无法蓄积q无法替代q无法失而复得 55时间管理的关键是控制如果你不去控制生活中的事件，如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。你将被这些事件所控制。56二、时间管理的工具二、时间管理的工具q1、 计划q2、 优先级q3、 时间管理象限57（一）（一）Planning: 计划计划qPredetermining a course of e

12、vents in writing.事先将要发生的事件写下来。58几种不做计划的借口几种不做计划的借口:q1. 计划限制了我的自由.q2. 总是有很紧急的事情打乱了我的计划.q3. 没有时间59Tasks: Time-flexible任务： 时间具有灵活性Appointment: Time-specific约会 时间具体而特定 60Mission Statement:使命陈述使命陈述Roles & Goals:角色与目标角色与目标Goal Planning目标计划目标计划每月月历每月月历30311234567891011121314151617181920212223242526272829 2

13、005 年年08月月每日计划每日计划T P Task List7891011121314151617181920会见会见备注备注 24-08-2005时间管理工具样本时间管理工具样本61目标：在目标：在9 9月月3131日前出版一个工作计划和工作手册的综述日前出版一个工作计划和工作手册的综述工作步骤工作步骤估计时间估计时间目标日期目标日期责任人责任人1.1.书写草稿书写草稿1515天天8 8月月1515日日自己自己2.2.打印草稿打印草稿 1010天天8 8月月2525日日秘书秘书8.8.发行发行9 9月月3131日日打印厂打印厂长期计划长期计划活动计划表活动计划表62工作工作优先级别优先级别

14、估计时间估计时间日期安排日期安排目标：目标：第第 周周周计划工作安排周计划工作安排63需完成的任务需完成的任务优先级别优先级别已完成已完成时间安排时间安排需拨打的电话需拨打的电话优先级别优先级别已完成已完成时间安排时间安排需约见的人员需约见的人员优先级别优先级别已完成已完成时间安排时间安排日期：日期：每日工作计划表每日工作计划表64常用工具常用工具qMaster Task List 每月任务qIndex 索引qTelephone 电话qInformation 信息记录65（二）优先级（二）优先级q“大石头”理论q二八定律qABC原则66优先次序：优先次序：q确认事件的价值及次序。67优先原则优

15、先原则q什么是你个人要优先处理的事情？q什么是你事业要优先处理的事情？681、“大石头大石头”理论理论692、二八定律、二八定律q意大利经济学家帕雷托（Pareto）q80% sale from 20% customersq80% profit from 20% product lineq80% problems from 20% employeesq 集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的事情上。 70A: Vital 生死攸关的B: Important 重要的C: Optional 选择的3、ABC法则法则71A型任务型任务你应该尝试每天你应该尝试每天完成几项紧急和完成

16、几项紧急和有难度的任务。有难度的任务。一个工作日一个工作日B型任务型任务你的工作主要由你的工作主要由这部分任务构成，这部分任务构成，这些任务应占大这些任务应占大部分的工作时间。部分的工作时间。C型任务型任务这些不紧急的事这些不紧急的事情应该在有时间情应该在有时间时再做。时再做。平衡日常工作任务平衡日常工作任务72练习：判断练习：判断A型、型、B型、型、C型工作任务型工作任务q 整理文件q 接紧急电话q 准备会议q 和朋友一起喝午时茶q 向上司汇报工作情况q 给家人打个电话q 接见重要的拜访客户q 阅读专业期刊q 下属请示q 同事请求协助73（三）时间管理象限（三）时间管理象限74时间管理象限时

17、间管理象限75时间管理象限时间管理象限 危机危机 紧急的问题紧急的问题 有限期的任务、会议有限期的任务、会议 准备事项准备事项 细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作 无关紧要的电话、信件无关紧要的电话、信件 浪费时间的事浪费时间的事 “ “逃避性逃避性”活动活动 看太多的电视看太多的电视 干扰，一些电话干扰，一些电话 一些信件、报告一些信件、报告 许多紧急事件许多紧急事件 许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动 准备事项、预防工作准备事项、预防工作 价值观的澄清价值观的澄清 计划计划 关系的建立关系的建立 真正的休闲充电真正的休闲充电紧急紧急不紧急不紧急重要重要不重要不重要76时间管理象限的具体应用案例

18、时间管理象限的具体应用案例张经理把要做的当天任务罗列出来：张经理把要做的当天任务罗列出来：制定明天时间计划制定明天时间计划接待一个老同学接待一个老同学向总经理汇报工作向总经理汇报工作举行办公会议举行办公会议给外地客户打电话给外地客户打电话与同事聊一部电影与同事聊一部电影到门诊部看病到门诊部看病77 打分标准打分标准非常重要重要不很重要可有可无4分3分2分1分非常紧迫紧迫不很紧迫可以推迟4分3分2分1分78重要性、紧急性分数表重要性、紧急性分数表重要性分数紧迫性分数任 务制定明天的时间计划接待一个老同学向总经理汇报工作举行办公会议给外地客户电话与同事聊一部电影到门诊看病79任务重要性、紧迫性分数

19、表任务重要性、紧迫性分数表 任务任务 重要性重要性 紧迫性紧迫性 举行办公会议 2 3 制定明天时间计划 4 2 接待一个老同学 2 4 向总经理汇报工作 3 1 给外地客户打电话 3 3 与同事聊一部电影 1 1 到门诊部看病 4 4 80任务次序排列表任务次序排列表81任务次序任务次序q排序原则：先从上到下、后从左到右。q最后，张经理上述任务的最佳次序如下：q（1）到门诊部看病q（2）制定明天时间计划q（3）给外地客户打电话q（4）向总经理汇报工作q（5）接待一个老同学q（6）举行办公会议q（7）与同事聊一部电影82（四）使用时间管理工具的四把钥匙（四）使用时间管理工具的四把钥匙q只用一个

20、个人的管理系统q远离废纸q随身携带q以最合适的方式使用工具83使用时间管理工具的四种方法使用时间管理工具的四种方法qPrioritize 优先次序q Track 监督进度/跟踪qCapture 记录q Retrieve 检索84由于我们不知道什么对我们来讲最重要，由于我们不知道什么对我们来讲最重要，每件事情都显得重要，每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，我们不得不做每件事情，我们不得不做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，就希望我们做每件事情，就希望我们做每件事情，做每件事情使得我们很忙，做每件事情使得我们很忙，我们就没有时间想

21、什么对我们来讲是我们就没有时间想什么对我们来讲是至关重要的事情。至关重要的事情。85三、把握时间管理的方向三、把握时间管理的方向q效率与效能q产品与产能q指南针与金字塔86价值观价值观Benjamin Franklins Methods:q1. 确认居于支配地位的价值观q2. 将这些价值观按优先顺序排序q3. 清楚界定这些价值观的含义87角色角色q一般角色举例：工程师、推销员、经理人、设计师、顾问、服务代表、家庭成员、伙伴、朋友q创新角色举例：沟通者、创造者、启发者、探索者、鼓动者、寻智者88使命陈述使命陈述q1.我在做什么事情时感到最高兴和最充实?q2.我在个人生活中从事哪些活动我觉得最值得

22、?q3.我在职业生涯中从事哪些活动我觉得最值得?89使命陈述使命陈述q4.我具有怎样的天赋、才干、强项和能力?q5.做什么事情会使我感到被激励、着迷、动情?q6.我怎样才能最好地为社会做贡献?90四、个人管理的步骤四、个人管理的步骤使命宣言q 确定角色q 制定目标q 安排进度q 逐日调整日程表 授权91目标的金字塔目标的金字塔 终极目标终极目标 长期目标长期目标 中期目标中期目标 短期目标短期目标 每天目标每天目标92个人组织性的几个环节个人组织性的几个环节q计划性q优先顺序q组织性q文件管理q细节处理q 避免拖沓q 对付干扰q 办公桌管理q 记住承诺q 对待别人对自己的承诺q 落实措施93D

23、aily Planning: 每日计划每日计划q1. Review yesterday. 回顾昨天q2. List todays events realistically.q 现实地列出今天的事件q3. Value each task (A,B,C).排价值q4. Order each task (1,2,3).排次序94承诺：承诺：q在48小时内把今天所学的关键知识教给别人；q用半小时时间想想自己在最近七天时间的计划中有没有问题；q计划两个21天内的长远目标q在接下来的21天时间里做日计划和周计划；95有关习惯有关习惯q播种思想收獲行動q播种行動收獲習慣q播种習慣收獲品格q播种品格收獲命運 山姆史邁爾