电子邮件规范-PPT课件.pptx

1、-让我们高效的沟通电子邮件使用规范电子邮件使用规范如果你是初用邮箱新人。回复？全部回复？抄送？密送？请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其

2、他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。电子邮件电子邮件 一种通过网络网络实现相互传送和接收信息的现代化通信方式。 电子邮件标注： =at 如：，代表zhangsan在qq网。特点方便快捷广域廉价记忆安全 商务作用作用需要领导核准核准的文件工作报告报告通知收件人某事项事项向收件人求助通报书、公告签呈签呈报告报告联络联络求助求助通知通知 邮件主题邮件主题称呼与问候称呼与问候正文正文附件附件结尾签名结尾签名 正确使用发送、抄送与密送正确使用发送、抄送与密送 回复技巧回复技巧使用技巧使用技巧邮件发送者邮件接收者邮件主旨附件称谓正文签名邮件主题邮件主题？这些标题恰当吗1、

3、无主题2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复3、王先生收4、关于*和*等相关问题的回复5、RE ？这些标题恰当吗？这些标题恰当吗 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长，不要才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字-简明、扼要、提纲挈领、与内容一致简明、

4、扼要、提纲挈领、与内容一致某某1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。正文范本正文范本简洁、美观、简洁、美观、易懂易懂？这样处理客户邮件恰当吗 1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件

5、？这样处理邮件？这样处理邮件恰当吗恰当吗 回复邮件是我们与别人回复邮件是我们与别人 沟通交流的重要方式，沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。及时准确是要实现的目标。1 1、 及时回及时回复邮件复邮件(1)(1) 收到他人的重要电子邮件后，收到他人的重要电子邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； (2)(2) 理想的回复时间是理想的回复时间是2 2小时内，特别是对一些紧急重小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件；要的邮件；(3)(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的

6、邮件可集中在一特定时间处理，于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过但一般不要超过2424小时；小时；(4)(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该 及时的回复说：及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等就会及时回复，等等”； 记住：记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄当回件答复问题的时候，最好把相关

7、的问题抄到到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。免再反复交流，浪费资源。 3 3、回复不得、回复不得少于少于1010个字个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的是的”、“对对”、“谢谢谢谢”、“已知道已知道”等字眼，这是非常不等字眼，这是非常不礼貌的。礼貌的。3、签名、签名字体规格字体规格 2 2、进行针、进行针对性回复对性回复4 4、不要就、不要就同一问题多同一问题多次回复讨论次回复讨论，不

8、要盖高，不要盖高楼楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过如果收发双方就同一问题的交流回复超过3 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越复，发表看法，把邮件越RERE越高，这将导越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。4 4、不要就、不要就同一问题多同一问题多次回复讨论次回复讨论，不要盖高，不要盖高楼楼5 5、要区分单、要区分单个回复和全个回

9、复和全部回复部回复(1)(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；个人就行了；(2)(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；成这件事情；(3)(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的不停的RERE来来RERE去，与发件人讨论。你们讨论好了

10、再去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。件。 点击点击“回复全部回复全部”前，请三思而后行！前，请三思而后行！ 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：上以下语句：“全部办妥全部办妥”、“无需行无需行动动”、“仅供参考，无需回复仅供参考，无需回复”。 6. 6. 主动控主动控制邮件的来制邮件的来往往召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？l在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道情况的人员。l尽可能把抄送人降至最少。l 抄送人一般是上级领导。顺序 ：l按职位逐次顺延l同级以邮件内容对其重要性排序l其他部门的经理在前抄送抄送注意事项注意事项初始状态若干日月年后。(1836)(1836)SO对邮件进行分类文件夹管理定期手动清理收件箱对通讯录进行管理只发有必要的邮件只发有必要的邮件! !让邮件为你的工作让邮件为你的工作带来价值带来价值! !