34章-会展管理信息系统2PPT课件.ppt

1、第三章、展览会现场信息化管理第三章、展览会现场信息化管理2010年本章概要本章概要对现场信息系统的概念、价值、内涵、对现场信息系统的概念、价值、内涵、结构等进行论述；结构等进行论述；具体讨论常见的服务内容、各种服务模具体讨论常见的服务内容、各种服务模式的比较、证件防伪措施等；式的比较、证件防伪措施等；对信息利用、信息管理等有关话题进行对信息利用、信息管理等有关话题进行了分析。了分析。2010年本章学习目标本章学习目标明确展览会现场信息的概念与价值；明确展览会现场信息的概念与价值；掌握展览会现场信息收集与管理的内容掌握展览会现场信息收集与管理的内容与方法；与方法；掌握展览会现场信息服务系统的组成

2、与掌握展览会现场信息服务系统的组成与功能；功能；了解展览会现场信息服务工具的功能与了解展览会现场信息服务工具的功能与使用方法。使用方法。2010年第一节第一节 对展览会信息价值的对展览会信息价值的认识认识观众信息的分类观众信息的分类分为基本信息、需求信息和行为信息。分为基本信息、需求信息和行为信息。基本信息：即以观众的名片信息为主的基本信息：即以观众的名片信息为主的信息，主要是观众的姓名、单位、部门、信息，主要是观众的姓名、单位、部门、职务信息和通过邮寄、电话、传真、职务信息和通过邮寄、电话、传真、EmailEmail、手机等五种方式能联系该观众的、手机等五种方式能联系该观众的必要数据。必要数

3、据。 观众信息分析报告观众信息分析报告 20082008年年 P1520P15202010年需求信息需求信息观众在入口填写的调查表答案大致反应观众在入口填写的调查表答案大致反应了观众的需求信息。了观众的需求信息。观众的需求信息能清楚定义每个观众的观众的需求信息能清楚定义每个观众的参观目的和个人需求，因此，能从此角参观目的和个人需求，因此，能从此角度去查找有价值的观众，如我们希望得度去查找有价值的观众，如我们希望得到到“下次意向参展下次意向参展”的观众名单，就可的观众名单，就可以在调查表查询中选择查找回答了这个以在调查表查询中选择查找回答了这个问题的观众。问题的观众。2010年观众现场行为信息：

4、观众现场行为信息：观众在展览会上进出各场馆、参加研讨会、观众在展览会上进出各场馆、参加研讨会、访问各展台留下的数据是观众的行为信息。访问各展台留下的数据是观众的行为信息。通过这些数据，能得到有用的结果，如希望通过这些数据，能得到有用的结果，如希望知道展会第一天上午来的人有哪些、参加了知道展会第一天上午来的人有哪些、参加了某个会议的观众有哪些、哪些观众在不同的某个会议的观众有哪些、哪些观众在不同的时间单位内多次来参观、参观了那个分场馆时间单位内多次来参观、参观了那个分场馆或展台的观众是谁、展览会每天的高峰期情或展台的观众是谁、展览会每天的高峰期情况、展览会的观众滞留率等等。况、展览会的观众滞留率

5、等等。2010年观众信息的作用观众信息的作用 增加现有参展商的满意度。增加现有参展商的满意度。挖掘潜在的参展商。挖掘潜在的参展商。甄别展会的专业观众，提供更加深入、专业甄别展会的专业观众，提供更加深入、专业的服务。的服务。帮助选择宣传投放媒体和投放比例帮助选择宣传投放媒体和投放比例提供统计分析报表提供统计分析报表为以后招展做准备为以后招展做准备2010年观众信息的作用观众信息的作用开发商务配套服务开发商务配套服务建立行业信息库建立行业信息库提供行业信息服务提供行业信息服务参展商数据库的价值参展商数据库的价值如何收集和管理参展商产品信息如何收集和管理参展商产品信息2010年观众信息的作用观众信息

6、的作用观众与参展商信息的互动（观众与参展商信息的互动（展会现场沟通系统展会现场沟通系统P2730P2730）建立行业买家和服务商的信息中心建立行业买家和服务商的信息中心建立基于互联网的行业信息中心建立基于互联网的行业信息中心2010年第二节第二节 为什么要在展会现场进为什么要在展会现场进 行信息管理行信息管理一 展览行业的价值链分析展览行业的价值链分析 在展览会上，所有的服务最终都要作用于此价值链的顶端，即观众和参展商。他们是展览利润的来源，因此做好他们之间的信息沟通，以及如何更好地与他们取得信息沟通，就显得犹为重要了。2010年二 在展览会上进行信息管理的益处许多信息只能在展会现场表现和收集

7、起来，许多信息只能在展会现场表现和收集起来，如观众行为、展会效果等如观众行为、展会效果等1 1、对信息收集层面的益处。、对信息收集层面的益处。为建立展会买家信息库积累资料为建立展会买家信息库积累资料（scc2009P4-5scc2009P4-5）建立卖家信息库，撮合交易建立卖家信息库，撮合交易调查问卷分析报告能为后续展会提供有调查问卷分析报告能为后续展会提供有价值的参考。价值的参考。2 2、对现场服务层面的益处。、对现场服务层面的益处。使现场服务效率更高、质量更好、更安使现场服务效率更高、质量更好、更安全（避免闲杂人员）。全（避免闲杂人员）。2010年第三节 现场信息系统介绍现场信息系统介绍一

8、 现场信息系统的信息流向结构图二 现场信息系统的结构图（P4446）1、信息中心2、观众登录大厅3、门禁系统4、主办商接口5、相关系统另见：展会现场沟通系统PPT2010年第四节 现场反馈调查现场反馈调查一、现场调查的方式现场调查的方式二、观众入口处调查表二、观众入口处调查表 2010年2010年2010年2010年第五节第五节 现场信息系统的模式比较现场信息系统的模式比较一、从信息采集和处理方面对国内展览会一、从信息采集和处理方面对国内展览会现场的认识现场的认识观众配合不够，自觉性不够观众配合不够，自觉性不够政府官员、企业领导政府官员、企业领导数据处理存在高峰期。数据处理存在高峰期。短时间要

9、求处理大量事务。短时间要求处理大量事务。人力资源方面存在的弊端。人力资源方面存在的弊端。操作环境恶劣。操作环境恶劣。展览会环境要求操作具有移动性。展览会环境要求操作具有移动性。2010年二、对名片自动识别系统之认识二、对名片自动识别系统之认识目前效果不尽人意目前效果不尽人意三、条形码与磁卡方式的比较（另见三、条形码与磁卡方式的比较（另见“二维条二维条码码 百度百度” ” “磁卡磁卡”P6P6）四、观众入场时采集信息与事后采集信息的四、观众入场时采集信息与事后采集信息的比较（比较（P53P53）五、关于观众信息后期处理的模式比较五、关于观众信息后期处理的模式比较2010年第六节第六节 通过信息系

10、统实现展会信息共享通过信息系统实现展会信息共享传统展会模式：传统展会模式：主办方和参展商缺乏交流；主办方和参展商缺乏交流；观众重复提交个人信息；观众重复提交个人信息；展会间没有信息共享；展会间没有信息共享；容易出现错误信息和信息流失；容易出现错误信息和信息流失；信息内容简单而难以挖掘价值。信息内容简单而难以挖掘价值。信息系统：信息系统：信息多方共享和互动；信息多方共享和互动；内容丰富完整；内容丰富完整；为分析报告提供有价值的资料。为分析报告提供有价值的资料。（展会现场沟通系统 ） 注重展台服务注重展台服务观众需求与行为信息观众需求与行为信息2010年第七节 现场信息服务的具体内容现场信息服务的

11、具体内容现场服务的展前阶段工作 网页开发制作和信息发布，例：2011中国（广州）国中国（广州）国际际能源大会能源大会暨暨展展览览会会 高交会高交会 大会指引，活动公告参展商信息收集和整理信息预登记展前观众邀请胸卡设计和制作调查问卷的设计和印刷触摸屏系统设计和制作 另见 亿发亿发 现场导览系统现场导览系统原有观众信息的导入2010年第七节 现场信息服务的具体内容现场信息服务的具体内容现场服务展后阶段工作数据处理展会统计分析报告展后信息管理2010年第八节第八节 展会观众胸卡的防伪技术简介展会观众胸卡的防伪技术简介采用中子致孔防伪条码标签采用中子致孔防伪条码标签 通过联网门禁技术的证件防伪通过联网

12、门禁技术的证件防伪照片卡防伪技术照片卡防伪技术远距离会展门禁系统防伪远距离会展门禁系统防伪 2010年第九节第九节 现场信息系统的有关话题现场信息系统的有关话题一、如何保证观众信息质量一、如何保证观众信息质量P71P71检查与校验检查与校验二、观众信息质量的提高和更新二、观众信息质量的提高和更新三、展会现场怎么进行展商服务三、展会现场怎么进行展商服务四、展览信息的保密话题四、展览信息的保密话题五、展览信息采集的质量保证五、展览信息采集的质量保证六、与专业服务商合作提供展览会现场服务六、与专业服务商合作提供展览会现场服务的必要性的必要性 七、如何选择信息化的实施模式七、如何选择信息化的实施模式八

13、、如何正确选择合作伙伴八、如何正确选择合作伙伴 2010年本章小结本章小结本章重点介绍了有关展览会活动现场信本章重点介绍了有关展览会活动现场信息的价值，使读者对展会现场信息收集息的价值，使读者对展会现场信息收集的必要性有了认识，其中现场信息的种的必要性有了认识，其中现场信息的种类与联系也是本章讨论的重点内容。本类与联系也是本章讨论的重点内容。本章还讨论了展前、展中和展后不同阶段章还讨论了展前、展中和展后不同阶段现场信息收集与管理的内容，并对目前现场信息收集与管理的内容，并对目前现场信息收集管理系统的流程、软件与现场信息收集管理系统的流程、软件与硬件使用做了介绍。硬件使用做了介绍。2010年本章

14、复习思考题本章复习思考题对展览会现场观众和展商的关系你是如何认识的？对展览会现场观众和展商的关系你是如何认识的？现场信息服务有两方面的价值，你能复述其核心内现场信息服务有两方面的价值，你能复述其核心内容吗？容吗？本章列出了哪些现场证件防伪的措施？他们的原理本章列出了哪些现场证件防伪的措施？他们的原理和实用价值如何？和实用价值如何？为什么要选择专业的展会现场服务商来进行现场服为什么要选择专业的展会现场服务商来进行现场服务？务？展会现场信息的保密措施可以通过哪几方面实现？展会现场信息的保密措施可以通过哪几方面实现？中国当前的展览会现场状况如何？中国当前的展览会现场状况如何？展会现场调查分哪几方面？

15、分别如何实施？展会现场调查分哪几方面？分别如何实施？第四章、主办商管理信息系统第四章、主办商管理信息系统2010年本章概要本章概要本章主要是从信息管理的角度对主办商管理系统进行简单的描述，一般来说，主办商管理系统具备典型的CRM系统特征，同时，由于展览会管理的特殊性，一般地CRM项目管理系统不能简单地适用本行业，如动态展位图等。本章不深入讨论一般的CRM系统，而是就行业的特殊性方面进行较多的描述。2010年本章学习目标本章学习目标明确会展主办商管理信息系统的主要功能与流程；掌握主办方展会管理信息化的主要管理模块；了解CRM系统的主要功能。2010年主办商管理信息系统目的目的为展览会的招展工作提

16、供实用的管理系统为展览会的招展工作提供实用的管理系统客户管理、客史管理客户管理、客史管理招展过程管理、联络模板管理、展会函件招展过程管理、联络模板管理、展会函件自动生成管理自动生成管理 展会财务支持系统展会财务支持系统 展会统计分析展会统计分析2010年主办商管理信息系统主办商管理信息系统主要内容A、 CRM丰富的展商信息库方便多样的数据来源全面的数据记录 多次展会之间信息复用跨展会的丰富的查询和报表展商分级别管理2010年B、 CallCenter-多样的展商联络工作 多个联系人 联络方式多样 联络过程全记录联络过程全查询C、 Gis-方便直观的展位管理场馆租赁 展位划分 展位分配 展位查询

17、与统计2010年D D、 灵活机动的招展代理灵活机动的招展代理/ /展团展团/ /合作主办合作主办管理管理E E、 SCM-SCM-包罗万象的服务和服务申请管理包罗万象的服务和服务申请管理F F、 FI-FI-统一灵活的展商费用管理：统一灵活的展商费用管理：G G、 WEB-WEB-提高效率的外网发布和登记提高效率的外网发布和登记外网发布外网发布外网登记外网登记2010年H H、其他基础模块和辅助模块、其他基础模块和辅助模块SYS-SYS-用户授权管理用户授权管理HR-HR-公司部门人员管理公司部门人员管理OA-OA-公共系统公共系统FI-FI-财务系统财务系统OA-OA-数据数据/ /报表系

18、统报表系统OA-OA-个人工具箱个人工具箱灵活多变的展会设置灵活多变的展会设置观众相关模块观众相关模块I I、 海外参展模块海外参展模块 2010年主办商管理信息系统主办商管理信息系统基本任务基本任务利用项目管理工具，管理展览过程中的立项利用项目管理工具，管理展览过程中的立项/策划策划/新闻发布会新闻发布会/高峰会议高峰会议/研讨会等项目运营；研讨会等项目运营；综合管理整个展览项目的收支情况、综合评估盈综合管理整个展览项目的收支情况、综合评估盈利能力；利能力；利用招展管理模块管理展位销售代理、展位销售利用招展管理模块管理展位销售代理、展位销售过程发掘更多的参展商客户，开展展位销售工作；过程发掘

19、更多的参展商客户，开展展位销售工作；利用观众信息管理系统组织专业观众；利用观众信息管理系统组织专业观众；2010年利用项目运营管理部分监督项目运营流程利用项目运营管理部分监督项目运营流程和运营情况；和运营情况；利用领导查询系统随时监控项目的收支数利用领导查询系统随时监控项目的收支数据；据；利用报表生成工具得到各种各样的使用报利用报表生成工具得到各种各样的使用报表，包括联络催款单据；表，包括联络催款单据；利用公共展览服务商信息平台协调展览服利用公共展览服务商信息平台协调展览服务商；务商；利用信息平台收集相关展会信息和参展商利用信息平台收集相关展会信息和参展商信息，辅助展览策划和价格方案制定信息，

20、辅助展览策划和价格方案制定2010年主办商管理系统总框图主办商管理系统总框图2010年第一节第一节 主办商管理系统的功能介绍主办商管理系统的功能介绍一、参展商信息库建设一、参展商信息库建设方便多样的数据来源：方便多样的数据来源：已有资料导入或录入、已有资料导入或录入、参展商或观众注册填写参展商或观众注册填写参展商客户关系管理基础数据库：参展商客户关系管理基础数据库：厂商公司厂商公司信息和联系人数据库、客户原始记录、统计分析信息和联系人数据库、客户原始记录、统计分析资料、企业投入记录、潜在参展商数据挖掘、参资料、企业投入记录、潜在参展商数据挖掘、参展商分类管理、参展商历届参展史管理、优良或展商分

21、类管理、参展商历届参展史管理、优良或不良记录、展商分级管理不良记录、展商分级管理多次展会之间信息复用多次展会之间信息复用展商上次参加展会的信息可以有选择的自动带入本次展展商上次参加展会的信息可以有选择的自动带入本次展会，使输入的工作量达到最少。本次展会可以参考历史会，使输入的工作量达到最少。本次展会可以参考历史以往展会的信息，使工作人员有章可循。跨展会的丰富以往展会的信息，使工作人员有章可循。跨展会的丰富的查询和报表。的查询和报表。2010年二、联络管理二、联络管理实现实现CallCenterCallCenter的核心功能的核心功能，丰富多样的，丰富多样的展商联络工作。展商联络工作。多个联系人

22、多个联系人 联络方式多样联络方式多样联络过程的全面记录联络过程的全面记录 联络过程全查询联络过程全查询三、展位管理三、展位管理场馆租赁场馆租赁展位分配展位分配展位查询与统计展位查询与统计不同查询方式不同查询方式 2010年四、在线展位分配系统又称又称Exhibition Floorplan SystemExhibition Floorplan System。参展商决定参展后，选择合适的展位是需参展商决定参展后，选择合适的展位是需要和主办商多次交流的重要事宜。由于双要和主办商多次交流的重要事宜。由于双方可能不在一个地方，这种沟通需要通过方可能不在一个地方，这种沟通需要通过传真或传真或EMAILE

23、MAIL等方式经历多个回合方可确定，等方式经历多个回合方可确定，费时低效。我们推荐基于互联网在线选择费时低效。我们推荐基于互联网在线选择展台。展台。双方在线选择、修改、观察；双方在线选择、修改、观察；展商了解本展位及邻近展位情况；数据库展商了解本展位及邻近展位情况；数据库即时更新，避免重复销售展位。即时更新，避免重复销售展位。2010年2008 Remax亚太展在线展位图12010年2008 Remax亚太展在线展位图22010年在在线线展位展位实例 香港会展中心（） 广交会数字展馆广交会数字展馆http:/=bn2010年参展商不仅可以通过动态的展位销售图选择自己展台的面积和格局，还能够通过

24、实时的展台销售平面图了解自己的邻近展位，避免与竞争者为邻，选择能够联合促销的伙伴作为邻居，提高展览效率。 2010年五、招展代理管理五、招展代理管理 利用合作单位合作招展能扩大展览会的销售力量，同时也增加了不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度扬长避短。网络协同、外网分享网络协同、外网分享代理付费方式管理：代理付费方式管理：透明、半透明、不透明透明、半透明、不透明招展任务管理：招展任务管理：分阶段、分阶段、按不同代理、按不同代理、按个人按个人招展人员管理招展人员管理 ：个人招展情况管理：个人招展情况管理招展过程管理：招展进展及细节管理招展过程管理：招展进展及细节管理招展收费管理：收费情况

25、查询统计招展收费管理：收费情况查询统计参展商反馈信息管理：现场调查反馈、会参展商反馈信息管理：现场调查反馈、会后回访管理、后回访管理、2010年六、参展费用管理六、参展费用管理 1 1、费用智能计算、费用智能计算展商费用=参展合同费用-招展代理费用+服务合同费用+代理服务费用+/-调整费用参展合同费用=摊位费用*折扣比例+/-调整费用摊位费用=展商所有摊位价格的和+/-调整费用摊位价格=摊位面积单价*摊位面积+/-调整费用招展代理费用=参展合同费用*代理合同佣金比例+/-调整费用服务合同费用=展商所有服务项目单价*服务合同数量*折扣的和+/-调整费用服务项目单价=服务项目价格表 (包括证件服务

26、，广告服务，技术保障服务，)服务代理费用=服务合同费用2 2、付款合同：自动生成、付款合同：自动生成 2010年七、展览服务管理七、展览服务管理统一的服务管理统一的服务管理 广交会展馆数字导航 展览广告招商和管理展览参展商手册管理展览参展商手册管理 2010年八、观众邀请和观众信息管理观众邀请和观众信息管理 观众数据库、信函管理制作及发放管理、退信管理、群发观众数据库、信函管理制作及发放管理、退信管理、群发邮件与传真、观众预登记反馈及处理、观众胸卡制卡、观众邮件与传真、观众预登记反馈及处理、观众胸卡制卡、观众现场登记与门禁、观众调查表、观众信息录入与检查、观众现场登记与门禁、观众调查表、观众信

27、息录入与检查、观众信息规范化处理与分析信息规范化处理与分析九、展览研讨会及高峰会议管理九、展览研讨会及高峰会议管理会议策划与预算、场地管理、人员管理、主题管理、听众邀会议策划与预算、场地管理、人员管理、主题管理、听众邀请、票务管理、服务管理、听众统计、听众调查分析请、票务管理、服务管理、听众统计、听众调查分析十、展览会项目十、展览会项目InternetInternet模块模块1 1、观众网上登记（注册、观众网上登记（注册调查表调查表个人信息个人信息提交、打印）提交、打印）2 2、参展商网上参展、参展商网上参展（广交会展位申请操作说明（广交会展位申请操作说明 ）3 3、服务平台、服务平台酒店等服

28、务2010年十一、其他基础模块和辅助模块会展信息系统 用户授权管理公司部门人员管理数据/报表管理个人工具箱灵活多变的展会设置管理十二、海外参展模块 2010年第二节 主办商管理系统的管理流程主办商管理系统的管理流程一、展前运营管理展览策划及内部项目预算管理展览策划及内部项目预算管理项目管理项目管理及活动安排；提醒功能，重要事件。及活动安排；提醒功能，重要事件。 项目决算管理项目决算管理日常收支，形成报表，分析盈日常收支，形成报表，分析盈亏等亏等展会信息管理展会信息管理增加、修改并发布展会相关信增加、修改并发布展会相关信息；自动网页生成技术，随时更改更新内容息；自动网页生成技术，随时更改更新内容

29、P94P94，4848、9 9图图2010年二、展中运营管理展台销售合同跟踪及尾款收取管理展台销售合同跟踪及尾款收取管理服务项目承办情况查询服务项目承办情况查询展会现场服务展会现场服务展品运输管理展品运输管理由参展商和服务商实施由参展商和服务商实施服务合同管理服务合同管理合同及项目录入管理合同及项目录入管理投诉管理投诉管理投诉受理及处理投诉受理及处理2010年三、展后运营管理1 1、展览会信息的整理、展览会信息的整理分类整理以便后续分类整理以便后续利用利用2 2、参展商服务、观众投诉处理和回复管理、参展商服务、观众投诉处理和回复管理收支情况报表、展会效果综合评价收支情况报表、展会效果综合评价2

30、010年第三节第三节 主办商管理系统的有关话题主办商管理系统的有关话题基于主办商管理系统的观众质量管理不同项目不同展会的数据，如何融合？大型数据库系统的查重管理：查重及人工剔除所有信息统一编号：根据联系方式归类编号并及时更新数据是否有用，信息的准确性有多少？在统一编号的数据库的前提下： 邮寄时对应数据库打印条码，扫描退信 剔除电话联系不上的客户电话号码 清除传真不可抵达的号码 清除退回的电子邮箱地址2010年二、主办管理系统的开发运作方式如果主办商没有现成的开发队伍，我们不建议自己组建开发队伍的方式进行开发，原因是1、这样带来的管理成本和管理风险比较大。如人员招聘成本、人员管理成本、人员工资和

31、福利、人员离开风险、项目管理成本等等。2、技术人员属于特殊技术工种，需要技术管理者来招聘和管理，这个技术管理者如果不是公司的核心人员，同样会导致这些管理问题。2010年二、主办管理系统的开发运作方式如果主办商没有现成的开发队伍，我们不建议自己组建开发队伍的方式进行开发，原因是：3、开发管理，数据库存放、管理、安全保密、备份系统等都会导致费用上升。与外来技术提供商合作也存在如下问题。但如果选择在业内经常提供服务的专业服务商可以使沟通简化、并能提出好的建议。：沟通交流不畅难以进行控制、管理信息泄密的风险高额费用2010年二、主办管理系统的开发运作方式与专业服务商合作，租用其服务器建设动态网站系统需

32、要对数据库进行信息存储以便更新上载或下载。2010年本章小结本章小结本章从会展项目主办方的角度，以展览项目为主要讨论目标，重点介绍了项目运作、管理信息系统运用的诸多方面，同时帮助读者分析信息化管理带给会展项目实施者在管理、运营等方面的便捷与先进性。2010年本章复习思考题本章复习思考题详尽周全的参展商数据库能为我们的招展带来什么好处？请简述动态展位图为我们的招展过程能带来的好处。展览会的外部网站系统怎么能最简单和服务商合作，收集到基于数据库的注册信息？请简述主办商管理系统的观众管理和基于现场的观众管理的区别。p 经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量p Study Constantly, And You Will Know Everything. The More You Know, The More Powerful You Will Be学习总结结束语当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的，所以不要放弃，坚持就是正确的。When You Do Your Best, Failure Is Great, So DonT Give Up, Stick To The End演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日