《有效时间管理》PPT课件.ppt

1、1 2l充分认识时间管理的重要性充分认识时间管理的重要性l把握时间管理的原则与方法把握时间管理的原则与方法l学会如何应付时间杀手学会如何应付时间杀手3依赖依赖独立独立互赖互赖沟通沟通集思广集思广益益双赢双赢不断完善不断完善不断完善不断完善自身效能自身效能人际效能人际效能目标目标导向导向 积极积极主动主动优先优先次序次序4l积极心态积极心态l目标管理目标管理l要事管理要事管理l双赢思维双赢思维l知彼解己知彼解己l团队合作团队合作l不断更新不断更新567“时间是不能控制的，计划赶不上变化时间是不能控制的，计划赶不上变化”“时间掌握在别人手中时间掌握在别人手中”“时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事

2、时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事”“时间管理各人有各人的习惯，时间管理各人有各人的习惯， 按部就班就行了按部就班就行了”不能管理不能管理 / / 不值得管理不值得管理你是否同意这样的说法？8时间是时间是?时间对任何人都是时间对任何人都是?人人都拥有时间资源人人都拥有时间资源既是有限的既是有限的, 也是公平的也是公平的但人们对时间的感觉却大不相同但人们对时间的感觉却大不相同?对时间的不同看待对时间的不同看待/使用及结果使用及结果时间是什么?9你平时怎样看待时间？视时间为视时间为 主宰主宰- 严格遵循时间严格遵循时间, 恪守固定时间办事恪守固定时间办事. 重形式而重形式而不重内容不重内容视时间

3、为视时间为 奴隶奴隶- 无视时间的存在无视时间的存在, 随意使用随意使用, 任意延长工作时任意延长工作时间间视时间为视时间为 无限无限- 时间还多时间还多 ,可以明天做可以明天做 拖到最后一刻拖到最后一刻视时间为视时间为 朋友朋友- 尊重尊重, 珍惜珍惜, 善待善待, 享有享有 (充分利用充分利用) 110时间时间特征特征不变性不变性不可取代不可取代不可储存不可储存不可伸缩性不可伸缩性11按每周工作按每周工作5 5天，每天天，每天7 7小时，每年小时，每年251251个工作日计算个工作日计算你是否意识你的时间成本？年薪年薪 （人工成本）（人工成本）每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值

4、每分钟价值￥30,00030,000￥119.52119.52￥17.0817.08￥0.380.38￥60,00060,000￥239.04239.04￥34.1534.15￥0.570.57￥70,00070,000￥278.88278.88￥39.8439.84￥0.660.66￥80,00080,000￥318.73318.73￥45.5345.53￥0.760.76￥90,00090,000￥358.57358.57￥51.2251.22￥0.850.85￥100,000100,000￥398.41398.41￥57.9257.92￥0.950.95￥110,000110,000￥4

5、38.25438.25￥62.6162.61￥1.041.04￥120,000120,000￥478.09478.09￥68.3068.30￥1.141.14￥130,000130,000￥517.93517.93￥73.9973.99￥1.231.2312v金钱是通过时间金钱是通过时间 ( (每分钟每分钟/ /每小时每小时/ /每天的每天的工作中工作中) )创造出来的创造出来的v每天浪费一小时，意味着单位时间成本利每天浪费一小时，意味着单位时间成本利润率的下降，或润率的下降，或当天当天其它其它单位单位时间的挣钱时间的挣钱效率需提高效率需提高15%15%v可怕的是这种情况随时可能发生可怕的是这

6、种情况随时可能发生时间价值的启示13l在同等的时间创造更大的价值在同等的时间创造更大的价值 l增加工作时间量增加工作时间量 14l瓶颈理论认为瓶颈理论认为, 改善绩效的最佳方法不是改进改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步骤每个环节步骤, 而是改进瓶颈而是改进瓶颈 (最大的约束因最大的约束因素素). 因为系统的整体绩效取决于瓶颈因为系统的整体绩效取决于瓶颈l时间正是管理人员的最大的约束因素时间正是管理人员的最大的约束因素. 失去时失去时间间, 人们会变得无能人们会变得无能l时间管理的重要性至少等同于战略时间管理的重要性至少等同于战略, 创新创新, 领领导力这些看似更为眩目的管理议题导力这些看似更

7、为眩目的管理议题, 甚至更为甚至更为重要重要15l主要做的事及用时间主要做的事及用时间l时间时间/ /工作清单分析工作清单分析l有多少是有计划的？有多少是有计划的？l有多少时段记不起做什么？有多少时段记不起做什么？l超时超时/ /浪费多少浪费多少 （总和（总和/ /各项）？各项）？l时间利用率？时间利用率？= = 工作用时之和工作用时之和 / / 法定工作时数法定工作时数什么原因？什么原因？16 B C D 重要重要紧急紧急不重要不重要不紧急不紧急17小李做销售很有经验小李做销售很有经验, 业绩突出业绩突出, 提升为销提升为销售经理后售经理后, 工作更加努力工作更加努力, 心中常想心中常想:

8、“以往的销以往的销售业绩已成为过去售业绩已成为过去, 今后我如何将工作做得更今后我如何将工作做得更好好”. 行动中也以此为行动中也以此为激励激励. 老板肯定了他的工老板肯定了他的工作态度作态度, 另方面却说另方面却说:“你这样下去可不行你这样下去可不行”老板的意思是老板的意思是?管理者最常见的错误莫过于管理者最常见的错误莫过于我我如何将工作做如何将工作做好好而不是而不是如何让我的如何让我的团队团队去做好去做好518l永远应先做最重要的事永远应先做最重要的事第二象限法则第二象限法则l避免平均分配时间和精力避免平均分配时间和精力帕雷托帕雷托80/20法则法则l避免避免事事都想做完事事都想做完, 学

9、会取舍学会取舍工作工作ABC法则法则19l 20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%的价值的价值l集中集中80%的精力做此的精力做此20%的工作的工作l投入投入20%的精力做另外的精力做另外80%的工作的工作20 许多琐碎的事许多琐碎的事少却关键的工作少却关键的工作工作工作/事情的种类事情的种类工作的价值工作的价值100%100%80%20%0021一般做法一般做法l接听所有电话接听所有电话l出席所有会议出席所有会议l听取所有建议听取所有建议l阅读所有文件阅读所有文件l会见所有客户会见所有客户l每天要做完所有的事每天要做完所有的事结果：忙碌结果：忙碌按按80/20原则原则22市场部提议对公

10、司现有产品进行改型市场部提议对公司现有产品进行改型, 考虑涉及到考虑涉及到追加投资追加投资, 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的演示关市场需求方面有影响力的演示.为完成好任务为完成好任务, 市场部认市场部认为要做的事包括为要做的事包括: 做个较为广泛的市场问卷调查做个较为广泛的市场问卷调查, 与主要客与主要客户座谈户座谈, 针对性的收集竞争对手最新信息针对性的收集竞争对手最新信息, 从研发和生产部从研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势门提炼本公司在此方面的竞争优势, 对调查及座谈结果进对调查及座谈结果进行分析行分析,

11、确定演示内容并制作幻灯片确定演示内容并制作幻灯片, 利用创意的手段创造利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力最佳演示效果以增强影响力. 但市场部经理在估算人力及时间之后但市场部经理在估算人力及时间之后, 发现市场部发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事根本无法在股东会前完成上述所有的事, 但在股东会上做但在股东会上做好演示是要保证的好演示是要保证的为实现此目的你如何对这些事的重要为实现此目的你如何对这些事的重要性排序性排序? 如果由于时间有限最终有三件事不能做如果由于时间有限最终有三件事不能做, 你会舍弃你会舍弃哪些哪些?623A - 在特定阶段的头等在特定阶段的头等/主要工作主要工

12、作 B 围绕围绕A的的/增强增强/指导性的工作指导性的工作C 其它次相关其它次相关/具体具体/零散零散/的事的事24将工作分为三类：将工作分为三类： A 必须要做的必须要做的 (关键的关键的) B 应该做应该做 (对于提高对于提高/增强是重要的增强是重要的) C 最好做最好做 (是否做是否做/必须要做它们吗必须要做它们吗?)25第四象限第四象限不紧急且不重要不紧急且不重要第三象限第三象限 紧急但不重要紧急但不重要第二象限第二象限 不紧急但重要不紧急但重要第一象限第一象限 紧急而重要紧急而重要重要重要 不重要不重要 紧急紧急 不紧急不紧急26第四象限第四象限繁琐的工作繁琐的工作某些信件某些信件某

13、些电话某些电话浪费时间之事浪费时间之事有趣的活动有趣的活动第三象限第三象限不速之客不速之客某些电话某些电话某些信件与报告某些信件与报告某些会议某些会议必要而不重要的问题必要而不重要的问题受欢迎的活动受欢迎的活动第二象限第二象限第一象限第一象限危机危机急迫的问题急迫的问题有期限压力的计划有期限压力的计划重要 不重要紧急 不紧急27第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限第一象限第一象限结果结果l压力压力l精疲力竭精疲力竭l危机处理危机处理l忙于收拾残局忙于收拾残局重要重要 不重要不重要紧急紧急 不紧急不紧急28第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限结果：结果：有远见，有理想有远

14、见，有理想平衡平衡纪律纪律自制自制少有危机少有危机第一象限第一象限重要重要 不重要不重要紧急紧急 不紧急不紧急29 第四象限第四象限第三象限第三象限结果：结果：全无责任感全无责任感工作不保工作不保依赖他人和社会机构维生依赖他人和社会机构维生第二象限第二象限第一象限第一象限重要重要 不重要不重要紧急紧急 不紧急不紧急30lWhat 什么占据了我的时间什么占据了我的时间lWhen 何时工作效率最高何时工作效率最高lWhere 哪里还能挤出时间哪里还能挤出时间lWhy 我的时间使用率为什么会这样我的时间使用率为什么会这样lWhat if 如果如果怎样怎样31l识别干扰因素识别干扰因素l排除干扰方法排

15、除干扰方法32“管理者最稀缺的资源是时间管理者最稀缺的资源是时间”, 但管但管理者的时间一般容易理者的时间一般容易“属于别人属于别人”找出尽可能多的对你的找出尽可能多的对你的时间干扰时间干扰的方面的方面- - 来自你个人的有哪些来自你个人的有哪些? ? - 来自他人的有哪些来自他人的有哪些? ? 你是如何应对的你是如何应对的? ? 有什么困难有什么困难/ /问题问题? ?1733由于自己原因产生的由于自己原因产生的无序，乱无序，乱 (桌面桌面, 文档文档, 开始开始& 结束结束)l随时更新文档随时更新文档/文件存档文件存档l下班时按下班时按完成完成/未完未完/尚未开始尚未开始 等项整理文件等项

16、整理文件/桌桌面面条理不清（没有轻重缓急，抓住什么做什么）条理不清（没有轻重缓急，抓住什么做什么）l每周每周/日开始时花时间思考安排工作的顺序日开始时花时间思考安排工作的顺序随意无拘束的方式随意无拘束的方式 l给自己规定各项工作结束时间给自己规定各项工作结束时间l拒绝拖延拒绝拖延34由于自己原因产生的由于自己原因产生的l经常忙于救火经常忙于救火 (所有的事都应急处理所有的事都应急处理)保证时间完成重要的工作保证时间完成重要的工作做事考虑后果，不盲目处理做事考虑后果，不盲目处理加强沟通加强沟通l想干的事太多（过于自信，对工作缺乏时间概想干的事太多（过于自信，对工作缺乏时间概念）念）预测各项工作所

17、需的完成时间预测各项工作所需的完成时间授权，授权， 相信相信/指导他人指导他人l不注意沟通不注意沟通提前与有关人员沟通提前与有关人员沟通35由于自己原因产生的由于自己原因产生的l没有情绪没有情绪/兴趣开始兴趣开始 (枯燥枯燥, 困难困难, 不愉快不愉快)一开始先做不愿做的事一开始先做不愿做的事安排他人检查安排他人检查/公布于众公布于众建立奖励自己的方法建立奖励自己的方法 l不会拒绝（不会拒绝（say No，接受的比你能完成的多，接受的比你能完成的多)告知适当的原因告知适当的原因/阐明重要性阐明重要性/目前从事工作的紧目前从事工作的紧迫性迫性提出建议提出建议/其他适当的选择方案其他适当的选择方案

18、36环境环境 l来访者来访者 (太多太多, 突然到来突然到来, 过长的谈话过长的谈话)访问他们，而不是被访访问他们，而不是被访建议其它时间建议其它时间站着谈话站着谈话 / 提示性动作（暗示谈话结束）提示性动作（暗示谈话结束）l电话电话 (不断的干扰不断的干扰)直接切入主题，迅速提出解决方案直接切入主题，迅速提出解决方案不要开始闲聊的话题不要开始闲聊的话题话音表明你很忙话音表明你很忙 37环境环境 接收的电子邮件接收的电子邮件 (太多，内容多样太多，内容多样)l浏览题目，选择重要的浏览题目，选择重要的l对于急需回复的，立即行动对于急需回复的，立即行动 (只做一次只做一次)l对于提供信息的对于提供

19、信息的, 有时间时阅读它们有时间时阅读它们 等待等待 / 会议会议l阅读提供信息的电子邮件阅读提供信息的电子邮件, 打打/回复电话回复电话l清理议程清理议程/准备问题准备问题/聚焦讨论聚焦讨论紧急不重要的事紧急不重要的事l事后想想紧急的原因事后想想紧急的原因, 找到避免的方法找到避免的方法l有计划的主动授权有计划的主动授权38提醒自己提醒自己l自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？l自己是否给他人发放太多的备忘录？自己是否给他人发放太多的备忘录？l自己是否准时赴会自己是否准时赴会/约？约？l自己是否经常干扰他人？自己是否经常干扰他人？l找他人谈话找他人

20、谈话/汇报汇报/开会时自己是否已做好准备？开会时自己是否已做好准备？l自己说话是否切中主题自己说话是否切中主题/简明扼要？简明扼要？l自己每次占用了他人多少时间自己每次占用了他人多少时间?391、事先周详的计划、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标、设定长短程目标4、订定每日工作计划、订定每日工作计划5、挑战效率最高点、挑战效率最高点6、学习分配工作、学习分配工作7、今日事今日毕、今日事今日毕8、避免分散注意力、避免分散注意力9、将阻碍减到最低、将阻碍减到最低10、培养说、培养说“不不”的能的能力力11、应付突发状况、应付突发状况12、随时检视、随时检视40课程回顾1 1、培训内容、培训内容2 2、你印象、你印象/ /感受最深的点感受最深的点3 3、准备改进的地方、准备改进的地方41l高效能人士的七个习惯，柯维，中国高效能人士的七个习惯，柯维，中国青年出版社，青年出版社，2002 l目标目标,博恩博恩.崔西崔西,电子工业出版社电子工业出版社,2005