会场安排策划-PPT课件.ppt

1、1会场安排策划会场安排策划2常见会场类型常见会场类型3课桌式（教室式）课桌式（教室式）l有桌有椅，适合讲座、培训等4剧场式剧场式l只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的5U U型台型台lU型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会6鱼骨式鱼骨式l像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会7圆桌形圆桌形圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议8其他种类其他种类l 会议的形式不是固定不变的，有时会有多种会议类型混用，如双U，就是把U型和课桌式结合一起；按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。910签字仪式签字仪式l较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种

2、。11会见式会见式l是由贵宾接见而来，档次较高会场布置会场布置12会场布置会场布置13会场布置要点会场布置要点l1、确定会场主题、氛围。l2、设计会场座次格局l3、主席台、讲台布置l4、座位安排l5、会场装饰、摆设l6、指示标志l7、视听设备14确定会场主题、氛围确定会场主题、氛围l 会议是否能圆满举办成功，会场的布置也是其中很重要的一个环节，对于不同性质的会议，会场布置也要有所不同：工作会议会场要严肃；研讨会议会场要功能完善；公司年会、奖励会就可布置得轻松活跃等。15设计会场座次格局设计会场座次格局l一、会场总体座位格局的类型（一）上下相对式（二）全围式（三）半围式（四）分散式（五）并列式下

3、一页16上下相对式上下相对式主 席 台上下相对式：突出主席台位置，会场气氛显得比较严肃和庄重。适合召开大中型报告会、总结表彰会、代表大会等。17l全围式：不设专门主席台，容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神。适用于召开小型会议及座谈性、协商性会议。18全围式全围式会会议议桌桌会会议议桌桌全围式全围式多边形多边形全围式全围式椭圆形椭圆形19全围式全围式全围式全围式圆形圆形全围式全围式八角形八角形20半围式半围式主席台半围式半围式桥型桥型半围式半围式出字型出字型半围式：既突出主席台的位置又增加了融洽的气氛，适用于中小型的工作会议。21分散式：既在一定程度上突出主桌的地位和作用，又给与

4、会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会。22分散式分散式门门分散式分散式v字形字形分散式分散式圆桌形圆桌形23l并列式：体现与会双方平等的关系，适用于双边会见和会谈。24并列式并列式记录员记录员门25主席台和讲台主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边讲台位于主席台的中心或右边26设计会场座次格局设计会场座次格局l二、主席台座位格局主席台后排主席台前排讲台讲台沙发沙发沙发格局一格局一格局二格局二返回27主席台座位安排主席台座位安排l依职务高低和选举结果安排座次，职务最高者居中，然后按照先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中

5、，列席代表在后居侧。l 为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就坐。28排列座位与划分座区排列座位与划分座区l一、排列座位（一）桌次：桌位的高低次序，表明各桌就座人员的身份。排桌次首先要确定主桌。安排桌次掌握一下几点：1、中心为上。以面向正门方向或以主人的朝向为准。2、近主为上。当次桌数量较多时，越靠近主桌，桌次越高。3、以右为上。以面向正门方向或以主人的朝向为准。主桌右侧的桌次高，左侧的桌次低。29案例案例桌次桌次132正门30案例案例桌次桌次思考：如果只设两桌该如何安排桌次？思考：如果只设两桌该如何安排桌次？正 门31案例案例桌次桌次思考：如果只设两桌该如何安排

6、桌次？思考：如果只设两桌该如何安排桌次？21正 门32案例案例桌次桌次正门33案例案例桌次桌次21正门34案例案例桌次桌次35案例案例桌次桌次1276543门36安排座次与划分座区安排座次与划分座区（二）席位：同一桌中座次高低。（二）席位：同一桌中座次高低。席位安排原则：一般情况下，主人面朝正门和所有与会者席位安排原则：一般情况下，主人面朝正门和所有与会者居中而坐。其他席位高低以离主人的席位远近而定。距离居中而坐。其他席位高低以离主人的席位远近而定。距离相等时，右高左低。相等时，右高左低。37案例案例席位席位主人主宾第二主宾123456789正门38会场装饰、摆设会场装饰、摆设l一、会标、会徽

7、（背景、气球、横幅）一、会标、会徽（背景、气球、横幅）l二、花饰、摆设、灯光（气球、彩带、霓二、花饰、摆设、灯光（气球、彩带、霓虹灯、布艺、鲜花、水果、糖果、烟、水虹灯、布艺、鲜花、水果、糖果、烟、水等）等）l三、会场整体色彩与色调三、会场整体色彩与色调3940414243444546474849505152535455565758596061指示标志指示标志l 签到处：协助主办方提供签到或咨询以及办理入住手续；签到处：协助主办方提供签到或咨询以及办理入住手续；l 指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与

8、会者更能体会到服务的要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的周到，指示牌也要注意统一整个会议的VIVI标识；标识；l 胸牌：设备统一胸牌：设备统一VIVI的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；场人员的身份，更加容易识别和协调人员；l 桌签、座次图桌签、座次图62视听设备视听设备l音响：有线话筒、扩音器、音箱l照明、灯光l录音、摄影器材l多媒体（显示设备、大屏幕）63一、会前n与会议主办方洽谈与会议主办方洽谈n提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、

9、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方预案书给会议方 n派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。n确定方案，签订合同，预付定金确定方案，签订合同，预付定金64二、会中（会议实务）l会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。l会前准备：准备好会议所

10、需要的会议资料，会议会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。用品，会议演讲稿等会议相关物品。l会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。音响、茶饮等。l会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。特殊要求。65l会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。人（回民）的确认。l会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。否增加景点等确认。l会议娱乐：娱乐消费形式、

11、消费标准、娱会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。乐地点的确认。l会议服务：会议代表合影留念、为代表提会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。供文秘服务及相关服务。66l会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。人（回民）的确认。l会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。否增加景点等确认。l会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。乐地点的确认。l会议服务：会议代表合影留念、为代表提会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。供文秘服务及相关服务。67会中（会议展开）会中（会议展开）l按照会议议程来掌握：按照会议议程来掌握：l会中的服务（话筒的传递，音响的调试等）会中的服务（话筒的传递，音响的调试等）l突发事件的处理突发事件的处理68三、会后三、会后l结账：提供会议过程中的详细费用发生明结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。细及说明，专人与客户进行核对并结账。 l资料：会议后的资料收集，根据客户要求资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。制作会议通讯录或花名册。l