《Access数据库实用教程》第三章课件.ppt

1、3.1 表的创建 表的创建是对数据库操作及录入数据的必要步骤，要用表来存储数据首先是创建一个表，本节将主要讲解如何创建一个表以及创建表后的基本操作。 3.1.1 Access 数据类型 3.1.2 创建表结构 Access中表有结构和数据两部分构成，所以从结构和数据两方面考虑主要有3种方法创建表：利用向导创建表、利用设计视图创建表、利用数据表视图直接创建表。 1利用向导创建表 利用向导创建表可以从Access预先定义的表中选择字段，然后再根据向导提示逐步完成表的创建，这是快速建表的一种方式。 （1）启动Access2003应用程序，打开要创建表的数据库“学生管理”。 （2）在“学生管理”数据库

2、窗口的“对象”栏中单击“表”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建表”对话框，在右侧列表中显示了各种类型的表，并且在选中某种类型的表时，在对话的左侧显示所选类型的在单击“表向导”选项，然后单击“确定”按钮，如图3-3所示。 （4）弹出“表向导”对话框，在“商务”和“个人”单选框中选择需要的类型，本例选中“个人”单选框。 在右侧的“示例表”中显示了各种类型的表，用户可以根据需要进行选择。 在选中某种类型的表时，在对话框中间的“示例字段”列表中显示了和所选表相关的字段。本例选择“示例表”中的“地址”选项，则在“示例字段”列表中显示了“地址ID”、“名字”、“姓氏”等相关的字

3、段。 根据需要进行字段的选择，然后单击最上面的向左按钮，则该字段添加到“新表中的字段”列表框中，如图3-4所示。 （5）按（4）中步骤进行操作，将需要的字段依次添加到“新表中的字段”列表框中。将需要重命名的所有字段都重命名后，然后单击“下一步”按钮。 （6）弹出“表向导”对话框，在“指定表的名称”文本框中输入建立的表的名称，此处输入“学生档案”，在“请确定是否用向导设置主键”栏中按需要选中单选框，此处选中“是，帮我设置一个主键”单选框，如图3-7所示。然后单击“下一步”按钮。 （7）弹出“请选择向导创建完表之后的动作”的“表向导”对话框，根据需要进行选择，此处选中“直接向表中输入数据”单选框，

4、如图3-9所示，然后单击“完成”按钮。 （8）弹出创建的数据表“学生档案”，在其中显示了设置的字段，直接向表中输入数据，或直接创建空的数据表，以后再向里输入数据。 然后单击菜单栏上的“文件”“保存”选项，或直接单击工具栏上的“保存”按钮，将表进行保存，此时数据库“学生管理”窗口中显示了已创建的表“学生档案”，如图3-11所示。 2利用表设计器创建表 （1）启动Access2003应用程序，打开要创建表的数据库“学生管理”。 （2）在数据库“学生管理”窗口的“对象”栏中单击“表”选项，单击数据库工具栏上的“新建”按钮，在弹出的“新建表”对话框中单击“设计”视图选项，然后单击“确定”按钮，或单击“

5、使用设计器创建表”标签，然后单击工具栏上“设计”或“打开”按钮，也可以直接双击“使用设计器创建表”。 （3）弹出表设计器，如图3-14所示，在“字段名称”下面的单元格中输入字段名称，并在“数据类型”栏中进行类型的设定，在“说明”栏中输入信息进行字段的注释。 （4）在输入完字段名称和类型后选中其中的一个字段，然后单击工具栏上的数值主键按钮，将该字段设置为主键。每个表都应该有一个主键。 （5）在表设计器中输入字段并设置数据类型后，单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入要创建的表名称“学生档案”，然后单击“确定”按钮。 3使用数据表视图创建表 （1）启动Acces

6、s2003应用程序，打开要创建表的数据库“学生管理”。 （2）在数据库“学生管理”窗口的“对象”栏中单击“表”选项，单击右侧列表框中的“通过输入数据创建表”选项，然后单击工具栏上的“打开”按钮或直接双击“通过输入数据创建表”，也可以单击工具栏上的“新建”按钮，在弹出的“新建表”对话框中选择“数据表视图”选项，单击确定按钮。 （3）弹出数据表，字段名称一行分别显示“字段1”、“字段2”等，这时可以重命名字段。 右击要重命名的字段，弹出的下拉菜单，如图3-18所示，单击“重命名列”选项，这时就可以输入要重命名后的名称，依次对字段重命名后再向其中输入数据，也可以直接双击字段名，然后直接输入重命名的文

7、字。 然后单击菜单栏上的“文件”“保存”选项，或单击工具栏上的“保存”按钮，将创建的数据表进行保存，以后操作类似利用表设计器创建表时的操作。3.1.3 设置字段属性 字段属性包括 “常规”和“查询”两类，常用的属性主要是“常规”中的字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值等。 1字段大小 文本、数字，自动编号等类型的字段可以指定字段大小、字符个数或数值范围。对于文本类型的字段，最大值为255个字符，默认设置为50个字符。用户可以在表设计视图下面的“字段属性”栏中“字段大小”右边的下拉菜单中进行设置，如图3-19所示。 说明：在设定“字段大小”属性时，为使处理速度越快，占用内存越小，尽量使用小的类

8、型。对于已有数据的文本字段，减小字段大小可能会丢失数据，因为Access会截去炒出新限制的字符。 2格式 “格式”属性可以指定字段数据的显示或输入格式，在窗体中显示的数据可以和输入的数据形式不同，格式的设置只改变数据的显示，而不影响数据的输入和存储，不同类型的数据格式也不同。 3输入掩码 “输入掩码”也叫“输入模板”，用于设置字段、文本框、以及组合框的数据格式，并对允许输入的数据类型进行控制，从而可以保证输入数据格式标准的一致，同时能检查输入时的错误。 可以使用的掩码字符及说明参见表3-6。 4标题 字段的“标题”属性是设置在窗体或报表中显示的用于描述字段的标签，最多为255个字符，若没有设置

9、标题则以字段名称为标签，所以字段名称应简单明了，直接在“标题”右侧的文本框中输入就可以进行设置。 5默认值 字段的“默认值”是指在在表格中增加新纪录时，Access自动显示的值字段，它可以是与字段数据类型相匹配的任何值，用户可在数据输入时修改默认值，默认值可以是常量或表达式，可以直接输入“默认值”也可以通过向导完成“默认值”的设定。 6有效性规则 字段的“有效性规则”就是输入数据时必须遵守的规则，防止错误的数据输入，从而提高数据输入的有效性。 可以使用有效性规则控制数据在字段中的输入方式。有效性规则的形式及设置目的根据字段的数据类型不同而不同，除“自动编号”和“OLE对象”类型外，其他类型的字

10、段都有此属性。 有效性规则有算术运算符、逻辑运算符、比较运算符和数据组成等。 7有效性文本 字段的“有效性文本”属性是指当输入数据不满足有效性规则时给用户的提示信息。设置“有效性文本”属性时可以使用户对输入的数据更加清楚。 8索引 如果字段设置了“索引”属性，则可对字段建立索引，从而能够迅速对字段进行查询，同时还能加速排序和分组操作。索引有三个取值：无索引、有索引（有重复）、有索引（无重复）。 9必填字段 字段的“必填字段”属性是指指定该字段的值是否必须要填写，除了“自动编号”和“查阅向导”两个类型的字段外，其他类型的字段都有此属性。此属性有“是”、“否”两个取值， 3.1.4 向表中输入数据

11、 1直接向表中输入 “自动编号”类型的字段在添加新记录时自动完成。“文本”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“备注”及“是/否”等数据类型的记录数据可以直接在数据表中输入。“OLE对象”类型的记录数据输入方法比较特殊。 （1）在数据库窗口的左边单击“表”对象，然后在左边的数据库表的列表中双击“学生档案”表，打开数据表视图。 （2）从第一个记录开始按照字段名称一个个输入数据，每输入完一个字段按Enter键或按Tab键转至下一个字段。 （3）向“照片”字段中输入数据时，首先将鼠标定位到要输入数据的单元格，然后单击菜单栏上“插入”“对象”选项，如图3-33所示，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中

12、选择“插入对象”命令。 （4）弹出“Microsoft Office Access”对话框，在其中可选择创建新的OLE对象或由原来磁盘中存的文件创建OLE对象。 若选中“新建”单选按钮，则在“对象类型”列表框中单击选中需要创建的OLE对象，然后单击“确定”按钮，此时会打开所选类型的程序来创建对象。 若选中“有文件创建”单选按钮，则单击“浏览”按钮，选择对象所在的位置，然后单击“确定”按钮，这样对象就插入到表中了。 2通过窗体输入 （1）打开要输入数据的数据表“学生档案”，单击工具栏上的“自动窗体”组合按钮，在下拉菜单中单击“自动窗体”选项，如图3-36所示。 （2）弹出“Microsoft O

13、ffice Access”提示对话框，提示对表是否进行保存，单击“是”按钮。 （3）弹出“自动窗体”窗口，如图3-38所示，里面显示了设置的字段，对窗口中的数据按设定的字段由前到后进行填写和修改。 （4）对窗口中的数据按设定的字段由前到后进行填写和修改完后，按“Enter”键或“Tab”键，或单击窗体底栏上的按钮，则可以自动切换到下一条记录，然后对新记录进行数据的输入。 （5）所有数据输入完毕后，单击工具栏上的“保存”按钮，然后关闭窗体，弹出“Microsoft Office Access”提示对话框，由于仅仅是输入数据而对窗体的外观没有更改，所以单击“否”按钮，这样就完成了数据输入并对数据进

14、行了保存。 3通过导入外部数据输入 如果在创建数据表时，所需要的表已经由其他如Excel等工具创建完成，那么只需要将其导入即可。这样既可以简化操作、节省时间，又可以充分利用已有资源，并防止再次输入时产生错误。 （1）打开数据库窗口，在菜单栏上执行“文件”“获取外部数据”“导入”命令，如图3-40所示。 （2）在弹出的“导入”对话框中的“文件类型”组合框中选择“Micrsoft Excel(*.xls)”文件类型，在“查找范围”框中找到要导入文件的位置。 （3）单击“导入”按钮，弹出“导入数据表向导”的第一个对话框，如图3-42所示。在这个对话框中列出了所要导入表的内容。 （4）单击“下一步”按

15、钮，弹出“导入数据表向导”的第二个对话框，此时应选中“第一行包含列标题”选项，如图3-43所示。 （5）单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第三个对话框，在这个对话框中可以选择将该Excel数据表导入到哪个数据库表中。如果要将其放到一个新表中，单击“新表中”选项；如果要将其导入到当前数据库的已存在的表中，则单击“现有的表中”选项，然后在后面的组合框中选择将该表导入到哪个数据库表中。这里选择“新表中”选项，如图3-44所示。 （6）单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第四个对话框，如图3-45所示，在该对话框中可以选中字段并对其进行一些必要的修改。 （7）单击“下一步”按钮，弹出

16、“导入数据表向导”的第五个对话框，在这里可以设置表的主键。 单击“让Access添加主键”选项，则会由Access添加一个自动编号的字段作为主关键字；单击“自行选择主键”选项可以在右侧的组合框中选择一个字段作为主关键字；如果不设置主关键字，可以单击“不要主键”选项。 这里选择“我自己选择主键”选项，然后将“学号”设为主键，如图3-46所示。 （8）单击“下一步”按钮，在弹出的对话框的“导入到表”文本框中设置导入表的名称，这里设置为“导入的学生档案”，如图3-47所示。 （9）单击“完成”按钮，弹出一个提示框表示数据导入已经完成，如图3-48所示，单击“确定”按钮完成数据表的导入工作。 3.1.

17、5 建立表间关系 在Access中，每个表都是数据库中的一个独立的部分，具有各自的功能，但它们又不是完全独立的，表与表之间可能存在着联系。通过匹配两个数据表之间的公共字段中的数据，可以创建表之间的关系。 1创建“一对一关系” （1）打开要建立表间关系的数据库“学生管理”，单击“工具”“关系”选项，如图3-49所示，也可以直接单击工具栏上的“关系”按钮。 （2）弹出空白的“关系”窗口及“显示表”对话框，若没有弹出“显示表”对话框，则在窗口空白处右击，如图3-50所示，在弹出的快捷菜单中单击“显示表”选项。 （3）弹出的“显示表”对话框如图3-51所示，其中有3个选项卡：“表”、“查询”和“两者都

18、有”，在表选项卡下选择要添加到“关系”窗口中的表名称，然后单击“添加”按钮，则选中的表被添加到“关系”窗口中，依次进行这样的操作把需要建立关系的表全部添加到“关系”窗口中。 （4）此时“学生成绩”和“学生选课”两个表出现在“关系”窗口中，如图3-52所示，其中表中加粗的字段“课程编号”是表“学生成绩”和“学生选课”的主键字段。 （5）在“学生选课”表的主键字段“课程编号”处按住鼠标将其拖至“学生成绩”表的“课程编号”主键字段，如图3-53所示。 （6）弹出“编辑关系”对话框，其中显示了创建关系的两个表的名称和主键字段的名称，并且在对话框下方的“关系类型”栏中显示了要创建的表间关系为“一对一”，

19、如图3-54所示，然后单击“创建”按钮。 （7）此时可以看到“关系”窗口中两个表之间多了一条连接线，如图3-56所示，关闭“关系”窗口，弹出“是否保存对关系布局的更改？”提示对话框，由于未对布局作更改所以单击“是”或“否”按钮均可。此时两表之间的“一对一关系”已创建完成。 此时可以查看建立关系的表，打开数据表“学生成绩”，看到表的最左边多了一列加号“+”，单击“+”则会弹出“学生选课”中和此课程相关的信息如图3-58所示。 2创建“一对多关系” 当两个表中的相关字段只有一个是主键或惟一索引时，则创建“一对多关系”，这是数据库中最常见的一种关系。 创建时，前面操作与创建“一对一关系”时的操作相同

20、，只是（4）中将“学生档案”表中的主键字段“学号”拖至“学生成绩”表的相关字段“学号”，此时注意两字段的数据类型是否相同。关系创建完成后，打开“学生成绩”表如图3-59所示效果。 3创建“多对多关系” 如果表1和表2都能与一个中间表表3建立一对多关系，表3的主键包含两个字段，这两个字段来源于表1和表2的外部关键字，则创建“多对多关系”。创建过程与创建“一对多关系”大致相同，只是添加了一个表，多了一次创建“一对多关系”的操作。3.2 表的维护 在创建了数据表后，由于种种原因，表的结构设计可能不符合要求，或内容不能满足实际需要。这时，为了更好的应用数据表，还要对数据表进行基本的维护，包括修改表结构

21、、编辑表内容、调整表格式等。3.2.1 打开和关闭表 1打开数据表 Access主要提供了3种方式打开表：以“数据表视图”打开、以“设计”视图打开、以“自动窗体视图”打开。 1）以“数据表视图”打开 （1）打开“学生管理”数据库，单击“对象”栏上的“表”选项。 （2）在右侧列表框中单击要打开的“学生档案”数据表，然后单击数据库工具栏上的“打开”按钮，或右击，在弹出的下拉菜单中单击“打开”选项，或直接双击“学生档案”数据表，均可以数据视图打开表。 2）以“设计”视图打开 （1）打开“学生管理”数据库，单击“对象”栏上的“表”选项。 （2）在右侧列表框中单击要打开的“学生档案”数据表，然后单击数据

22、库工具栏上的“设计”按钮，或右击，在弹出的下拉菜单中单击“设计”视图选项，均可以设计视图打开表。 3）以“自动窗体视图”打开 （1）打开“学生管理”数据库，单击“对象”栏上的“表”选项。 （2）在右侧列表框中单击要打开的“学生档案”数据表，然后单击Access工具栏上的“自动窗体”按钮组中的“自动窗体”按钮，即可以自动窗体视图打开表。 2关闭数据表 不论表是以什么方式打开的，都可以按下面的2种方法进行关闭。 （1）单击已打开的数据表右上角的“关闭”按钮进行关闭，此方法最为简单。 （2）单击已打开的数据表左上角的Office图标，在弹出的下拉菜单中单击“关闭”选项即可关闭。3.2.2 修改表结构

23、 修改表结构是指修改字段名称、数据类型、字段属性以及重新设置主键等。修改表结构只能在“设计”视图下完成。 1复制字段 （1）以设计视图打开“学生档案”数据表。 （2）在“学生档案”数据表的设计视图下将鼠标指针定位在要复制的字段的行选定器位置，鼠标指针变为右箭头时单击鼠标，则此行已选中，如图3-65所示。 （3）单击菜单栏中的“编辑”“复制”选项，或右击在弹出的下拉菜单中单击“复制”选项，也可使用Ctrl+C组合键或单击工具栏上的“复制”按钮。 （4）将鼠标指针移至要复制的位置，此处选择最后一行，单击菜单栏中的“编辑”“粘贴”选项，或右击在弹出的下拉菜单中单击“粘贴”选项，也可使用Ctrl+V组

24、合键或单击工具栏上的“粘贴”按钮。此时复制的字段已出现在粘贴的位置，如图3-66所示。 2移动字段 以设计视图打开数据表，选中要移动的“年龄”字段，拖动鼠标至要移动后的位置字段的后面，然后释放鼠标，此时移动的字段已出现在相应的位置。 3插入字段 （1）以“设计”视图打开数据表，选中要插入字段位置的后面的字段，如要在“年龄”字段前面插入的新字段，则选中“年龄”字段。 （2）单击菜单栏上的“插入”“行”选项，或右击在弹出的下拉菜单中单击“插入行”选项，也可单击工具栏上的“插入行”按钮，此时在“年龄”字段前面出现一个空的字段，用户可根据需要输入字段名称及属性。 4删除字段 （1）以“设计”视图方式打

25、开数据表，选中要删除的字段。 （2）单击菜单栏上的“编辑”“删除”选项，或右击在弹出的下拉菜单中单击“删除行”选项，也可单击工具栏上的“删除行”按钮或直接按“Delete”键。 （3）弹出提示框，单击“是”按钮，删除所选字段。 上述步骤只能删除一个字段，而在表“设计”视图中可一次删除多个字段，操作步骤如下： （1）在“设计”视图窗口中单击选中要删除的字段选定器，然后按下Ctrl键不放，再用鼠标单击选中其他需要删除字段的字段选定器。 （2）单击工具栏上的“删除行”按钮，弹出提示框，同样单击“是”按钮即可删除所选定的字段。 5重新设置逐渐 如果原先定义的主键不符合要求，可以重新设置。具体操作步骤如

26、下： （1）用“设计”视图的方式打开要重新设置主键的数据表。 （2）单击主关键字的字段选择定器，然后单击工具栏上的“主关键字”按钮，取消原先设定的主关键字。 （3）单击要设为主关键字的字段选定器，然后单击工具栏上的“主关键字”按钮，这时该字段的字段选定器上显示一个“主关键字”图标，表明该字段已经被设定为主关键字。3.2.3 编辑表内容 对数据表输入数据后还要对其中的内容进行编辑，编辑表内容包括定位记录、选择记录、添加记录、修改记录和复制记录等操作。一般情况是在表的数据视图下编辑表内容。 1定位记录 对表中记录的定位通常有2种方法，分别是使用记录号定位和利用快捷键定位。 1）使用记录号定位 以数

27、据视图打开“学生档案”数据表，在数据表下面的“记录”编号框中输入要定为的字段的行号，然后按“Enter”键，则可以看到所选字段的字段选定器上有一个黑色的三角，表示该字段被选中。 2）利用快捷键定位 使用快捷键定位的优点是快速定位，缺点是只能定位特殊位置，即与鼠标当前所在位置有关的位置，如相邻、同行等，常用的快捷键参见表3-5。 2选择记录 在数据表视图下对记录的选择有2种方法，分别是使用鼠标和使用键盘。一般常用的是使用鼠标，下面根据不同情况分别介绍使用鼠标选择记录的方法： 选择一条记录，单击该字段行选定器 选择一列记录，单击该列的字段选定器即单击字段名 选择多条相邻记录，单击待选择的第一个记录

28、的行选定器，然后按住鼠标移动到最后一条记录处释放鼠标即可。 选择单字段中部分数据，单击字段开始处，拖动鼠标至结尾处，释放鼠标即可。 3添加记录 （1）以数据视图打开“学生档案”数据表。 （2）单击Access工具栏上的“新记录”按钮，或数据表下面“记录”栏中的“添加新记录”按钮，此时光标移至最后一行，用户向里输入数据即可。 4删除记录 （1）以数据视图打开“学生档案”数据表。 （2）单击要删除的记录的行选定器，然后单击Access菜单栏上的“编辑”“删除”选项，或直接按“Delete”键。 （3）弹出“您正准备删除1条记录”提示对话框，单击“是”按钮，此时该记录已从数据表中删除。 5修改及复制

29、数据 修改数据时可以将光标移至需要修改数据的位置直接修改，即删除原来数据，输入新数据即可，可以修改整个数据也可以修改部分数据。 当数据重复出现或相似的多次出现时，采用复制方式可以大大提高工作效率。具体操作与复制记录操作相似。3.2.4 调整表格式 1设置字体 设置字体包括设置字体、字形、字号、颜色等 （1）以数据视图打开要设置字体的“学生档案”数据表，单击菜单栏上的“格式”“字体”选项。 （2）弹出“字体”对话框如图3-72所示，根据需要进行选择，此处在“字体”列表框中选择“宋体”，在“字形”列表框中选择“粗体”，在“字号”列表框中选择“小五”，在“颜色”下拉列表框中选择“黑色”。 （3）单击

30、“确定”按钮，此时“学生档案”数据表中的数据以设置的字体显示，如图3-73所示。 2调整表的行高和列宽 调整表的行高和列宽均有2种方法：使用鼠标调整和使用菜单命令调整。 1）使用鼠标调整 将鼠标放在表中要调整列宽的字段选定器之间，待鼠标变为双箭头后按住鼠标左右移动鼠标进行调整，例如“性别”字段列中均是一个字可以使列宽变窄点，只需将鼠标放在“性别”和“年龄”字段选定器之间，待鼠标变为双箭头后按住鼠标向左移动鼠标进行调整。 2）使用菜单命令调整 （1）以数据表视图打开 “学生档案”数据表，单击要调整列宽的“性别”字段列中的任一单元格，然后单击菜单栏上的“格式”“列宽”选项，或选中整个“性别”字段列

31、，然后右击在弹出的下拉菜单中单击“列宽”选项。 （2）弹出“列宽”对话框，在“列宽”文本框中输入想要的列宽值，或可以选中“标准列宽”复选框，也可以单击“最佳匹配”按钮，系统会根据此列的内容设置最佳匹配列宽。 （3）单击“确定”按钮。此处选择最佳匹配列宽，设置后的表如图3-76所示，可以看到“性别”字段列宽明显变小。 3隐藏和显示字段 （1）以数据表视图打开“学生档案”数据表，将光标放在要隐藏的字段列“年龄”的任一单元格。 （2）单击菜单栏上的“格式”“隐藏列”选项，或选中整个“年龄”字段列，然后右击在弹出的下拉菜单中单击“隐藏列”选项，如图3-77所示。 如果需要将已经被隐藏的“年龄”字段列显

32、示出来，执行以下操作： （1）单击菜单栏上的“格式”“取消隐藏列”选项，或右击数据表标题栏，在弹出的菜单中单击“取消隐藏列”选项，如图3-79所示。 （2）弹出“取消隐藏列”对话框，如图3-80所示，在“列”列表框中选中“年龄”复选框，然后单击“关闭”按钮，或单击菜单栏右边的关闭按钮图标。此时“年龄”字段列在数据表中显示出来。 4冻结字段 当数据表中存储了大量数据时，有一部分数据需要经常使用，为使用方便这时可通过冻结字段将这部分经常使用的字段冻结，即使其始终显示在窗口中。 （1）以数据表视图打开“学生档案”数据表，当拖动窗口下面的滚动条向右，由于窗口不够大，“学号”字段不能显示。 （2）将鼠标

33、放在“学号”字段列的任一单元格，然后单击菜单栏上的“格式”“冻结列”选项，或选中“学号”字段列，右击，在弹出的菜单中单击“冻结列”选项。此时“学号”列已经被冻结起来。 （3）再次拖动窗口下面的滚动条，“学号”字段始终在窗口中显示 如果需要取消已经被冻结的“学号”字段列，只需单击菜单栏上的“格式”“取消对所有列的冻结”选项，或选中“学号”字段列，右击，在弹出的菜单中单击“取消对所有列的冻结”选项即可。 5调整字段次序 数据表中字段的次序默认与数据表中数据输入的次序相同，但有时需要移动某些字段来满足查看数据的要求。 （1）以数据表视图打开“学生档案”数据表，选中“政治面貌”字段列。 （2）按住鼠标

34、将该字段拖动至“出生日期”字段的前面，然后释放鼠标，此时“政治面貌”字段列已经移至“出生日期”字段列前。 6设置数据表格式 在表的数据表视图下，Access提供了丰富的数据表格式，通过设置数据表的格式可以更改表的背景颜色、网格显示及边框和线条样式等。具体操作步骤如下。 （1）以数据表视图打开数据表，单击菜单栏上的“格式”“数据表”选项，或右击数据表标题栏，在弹出的菜单中单击“数据表”选项。 （2）弹出“设置数据表格式”对话框，其中显示了“单元格效果”、“网格线显示方式”、“背景色”、“网格线颜色”等，用户可根据需要在对话框中进行设置，如图3-84所示。 （3）单击“确定”按钮，此时数据表已经按

35、设置的表格式显示，效果图如图3-85所示。 （4）单击“文件”“保存”或单击工具栏上的“保存”按钮，数据表按上面的格式设置进行保存。 3.3 表的管理 在创建完表并且向其中输入数据后，为更好地对表中的数据进行管理，还需要对表中的数据进行、替换、排序、筛选等操作。 3.3.1 查找和替换数据 1查找数据 查找特定内容的方法比较简单，具体操作步骤如下。 （1）以数据表视图打开要查找数据的“学生档案”数据表，单击要查找数据的字段列，然后单击菜单栏上的“编辑”“查找”选项，或单击工具栏上的“查找”按钮。 （2）弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入需要查找的内容。然后单击“查找下一个”按

36、钮。 （3）此时数据表中显示第一个查找的内容，然后再单击“查找下一个”按钮，逐个显示要查找的内容。 （4）单击“取消”按钮，结束查找。 2替换数据 替换操作也是一个比较常用的操作，因为在数据表中可能有一个多次出现的内容需要替换成另一个相同的内容，此时一个个进行修改比较麻烦，而且容易出现遗漏，而使用替换功能则可以准确迅速地解决问题。具体操作步骤如下。 （1）以数据表视图打开要替换数据的数据表，单击要替换数据的字段列，然后单击菜单栏上的“编辑”“替换”选项，或单击工具栏上的查找按钮，然后在弹出“查找和替换”对话框中单击“替换”选项卡。 （2）在弹出对话框的“替换”选项卡的“查找内容”文本框中输入需

37、要替换的数据，在“替换为”文本框中输入替换后的数据，在“查找范围”下拉列表框中选择查找的字段。然后单击对话框右侧的“替换”按钮。 （3）此时第一个“优秀”已被替换为“良好”，然后依次单击“查找下一个”按钮再单击“替换”按钮，则替换内容“优秀”依次被替换为“良好” ，然后关闭“查找和替换”对话框。3.3.2 排序数据排序数据 1通过单个字段排序 （1）以数据表视图打开数据表，选中要进行排序的字段列，如需要按成绩进行排序，则选中“成绩”列。 （2）单击菜单栏上的“记录”“排序”“降序排列”选项，如图3-92所示，或单击工具栏上的“降序排列”按钮，也可以右击选中的字段列，在弹出的快捷菜单中选择“降序

38、排列”命令。 （3）此时数据表以选定的字段进行排列，效果如图3-93所示。 2通过多个字段排序 当数据表需要按照多个字段排序时，首先根据第1个字段指定的顺序进行单字段排序，当第1个字段具有相同的值时，再根据第2个字段指定的顺序进行单字段排序，依次类推，直到最后一个字段。 （1）以数据表视图打开数据表，选中要进行升序排序的字段列。 （2）单击菜单栏上的“记录”“筛选”“高级筛选/排序”选项，如图3-94所示。 （3）弹出“筛选”窗口，在“字段”下拉列表中选中要排序的多个字段，在“排序”下拉列表中均选中“升序”或“降序”，然后在窗口的任一位置右击，在弹出的菜单中单击“应用筛选/排序”选项，如图3-

39、95所示。3.3.3 筛选数据 对于存储了大量数据的数据表，有时只需要其中的一部分数据，这时可以根据需要把其中需要的数据筛选出来，即把表中需要的数据显示出来，把不需要的数据暂时隐藏起来。Access主要有4种筛选方法：按选定内容筛选、按窗体筛选、按内容排除筛选和高级筛选。 1按选定内容筛选 （1）以数据表视图打开“学生档案”数据表，在“政治面貌”字段列选中筛选值“党员” 。 （2）单击菜单栏上的“记录”“筛选”“按选定内容筛选”选项，如图3-98所示，或单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮。 （3）此时数据表中显示全部政治面貌为“党员”的学生记录，如图3-99所示。 2按窗体筛选 （1）以数据

40、表视图打开“学生档案”数据表。 （2）单击菜单栏上的“记录”“筛选”“按窗体筛选”选项，或单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮。 （3）弹出“按窗体筛选”窗口，单击要筛选字段“政治面貌”右侧的向下箭头，在下拉列表中单击“党员”选项。 （4）单击工具栏上的“应用筛选”按钮，或在“按窗体筛选”窗口的任何位置右击，在弹出的菜单中单击“应用筛选”选项，此时数据表中显示全部政治面貌为“党员”的学生记录。 3按内容排除筛选 （1）以数据表视图打开“学生档案”数据表，在“政治面貌”字段中选中任何一个“团员”数据。 （2）单击菜单栏上的“记录”“筛选”“内容排除筛选”选项。 （3）此时数据表中显示全部政治面貌为“党员”的学生记录。 4高级筛选 （1）以数据表视图打开“学生档案”数据表，单击菜单栏上的“记录”“筛选”“高级筛选/排序”选项。 （2）弹出“筛选”窗口，在“字段”下拉列表中选中“政治面貌”字段，在“排序”下拉列表中选中“升序”排序方式，在“条件”单元格中输入筛选值“党员”，如图3-101所示。 （3）然后在“筛选”窗口的任一位置右击，在弹出的菜单中单击“应用筛选/排序”选项，或单击工具栏上的“应用筛选”按钮，此时同样出现如图3-99所示显示全部政治面貌为“党员”的学生记录的数据表。