报表管理系统课件.pptx

1、第 五 单元 . 内容主要包括：报表管理系统的概念、报表管理系统初始化（包括设置报表参数、报表数据来源、报表运算关系）、报表日常管理（包括报表数据处理、报表图形处理）及报表的打印输出功能等。 . .一、会计报表 1.会计报表的概念 会计报表是用于综合反映企业单位某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件，是企业经营活动的缩影。. 通过编制会计报表，有助于帮助政府部门、财税金融部门、企业管理者、债权人、投资者等有关方面了解企业单位的资产状况、权益结构、偿债能力、盈利能力经营成果，帮助企业加强财务管理、提高经济效益。会计报表的编制过程，就是对有关会计信息进行汇总、整理、再加工的

2、过程。.2.会计报表的种类（1）按照编报时间分类 月份报表的、按季度上报的季度报表和年度报表。（2）按照编报单位分类 单位会计报表和汇总会计报表。.（3）按照会计报表的服务对象分类 对内会计报表和对外会计报表。 对内会计报表主要提供给单位经营管理者，为其进行有效的经营管理和制定正确的经济决策服务。对外会计报表主要是提供给企业单位外部的政府主管部门（如财政、税收部门）、银行、投资者、债权人等。. 资产负债表。资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的报表，它是根据“资产=负债+所有者权益”的会计平衡公式编制的。 利润表。利润表是反映企业一定期间内（年度、季度、月份）经营成果（利润或亏损）的报表

3、。. 现金流量表。现金流量表是反映企业一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。 会计报表的相关附表。会计报表的相关附表是反映企业财状况、经营成果和现金流量的补充报表。 会计报表附注。会计报表附注是为了便于会计报表的使用者理解会计报表的内容而对报表的内容及主要项目所作的解释。.二、报表管理系统 1.报表管理系统的概念 在会计电算化工作方式下，要适应不同行业、不同的地区、不同单位、不同时间对会计报表编制的客观要求，就必须将计算机数据处理技术报表的编制方法进行有机的结合，设计出专门用于会计报表数据处理的专用软件，这就是报表管理系统。.2.报表管理系统的种类（1）专用会计报表管理系统 专用会计报

4、表管理系统是把会计报表的种类、格式和编制方法固定在计算机程序中的管理软件，这种系统会计报表的编制格式与内容一旦发生变化，报表管理系统的程序就要由编程人员修改之后才能使用，因此，不利于报表管理系统的推广应用。.（2）通用会计报表管理系统 通用会计报表管理系统是一种能够提供会计报表自定义功能，使得用户在不需要进程序设计的情况下，根据编制会计报表的具体要求，自主定义会计报表的格式和编制方法。.（3）通用财经电子表系统 电子表是一种“纯粹”的报表系统，它是一种专门用来处理表格的字表软件，被广泛地应用于办公自动化领域。.3.报表管理系统的特点 （1）报表管理系统的操作应具有一定的规范性 会计报表编制的内

5、容必须完整。 会计报表的数据必须真实。 会计报表处理与报送必须及时。.（2）报表管理系统具有很强的综合性 报表管理系统是在会计电算化信息系统其他功能模块日常核算的基础上，通过对账务数据进行加工汇总处理，形成一个综合性的账务数据指标体系 。.三、报表管理系统的基本业务处理流程1.手工方式下报表编制的流程（1）根据有关总分类账户或明细分类账户的会计数据直接填入有关报表（2）根据有关总分类账户或明细分类账户的会计数据分析计算机后填入有关报表（3）会计报表计算（4）将其下属单位上报的会计报表进行汇总编制汇总（合并）会计报表.2.会计电算化工作方式下报表管理系统数据处理流程 （1）将会计报表格式或结构的

6、参数输人计算机，形成报表格式文件或结构参数文件（2）将报表数据来源和运算关系输入计算机，并以文件的形式存储于计算机硬盘上.（3）根据报表数据来源的有关规定，从账务处理系统取出账务数据，填入报表的有关栏目内，同时根据需要，通过键盘输入有关数据，经表间运算后形成报表数据文件。（4）根据报表数据文件，输出有关会计报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。. 1.报表管理系统的基本模块结构 报表管理系统包含一系列的功能模块，由这些模块分别完成报表结构、格式设计、报表编辑、报表运算、报表汇总、报表查询、打印输出等功能，会计人员可以调用这些功能模块，根据本单位的实际，设计编辑符合单位实际的会计报表。报表管

7、理系统的基本模块结构如图5.3所示。.2.报表管理系统的基本功能（1）初始化（2）报表编制（3）运算与审核（4）汇总分析（5）报表输出（6）数据处理 . 操作员在编制新会计报表时必须首先进行初始化操作，主要内容是为报表设置参数，根据报表结构设计报表格式，设置报表数据来源及运算关系。. 初始化完成后，即可进行报表日常处理工作，它包括：将数据从机内账簿或用键盘输入，对报表数据进行计算生成所需的报表；根据会计核算要求进行报表汇总、数据审核；将报表进行打印输出。 . . 1.格式状态和数据状态 （1）格式状态 在格式状态下可设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变

8、区等。. 报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用，但在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。.（2）数据状态 在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。 在数据状态下，我们所看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。.2.单元 单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-U表示。（1）数值单元 数值单元是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按扭显示“数据”时）输字

9、符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。.（2）字符单元 字符单元是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。（3）表样单元 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。.3.组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。4.区域 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 .5.表页 表面是由一叠具有相同格式的三

10、维立体报表中一页。6.二维表和三维表 确定某一数据位置的要素称为表，那么这个表就是二维表。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。.7.报表的大小 报表的大小是由以下行数、列数、表页数所决定的： 行数：19999（默认值为50行）； 列数：1255（默认值为7列）； 行高：0160mm（默认值为26mm）； 表页数：199999页（默认值为1页）。.8.固定区与可变区 （1）固定区是组成一个区域的行数和列数是固定的数目 （2）可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的.9.

11、关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以惟一标识一个表页，用于在量表页中快速选择表页。 UFO共提供了以下6种关键字，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。.（1）单位名称：字符型（最大30个字符）（2）单位编号：字符型（最大10个字符）（3）年：数字型（19042100）（4）季：数字型（14）（5）月：数字型（112）（6）日：数字型（131）. 1.UFO报表管理系统启动 在Windows 9X桌面上单击“开始”菜单，在“程序”项下的“用友财务及企业管理软件ERP8.0”菜单下，单击“财务系统”项下的“UFO表”，如图5.5所示。 . 在进入“UFO”主界面

12、后，在“文件”菜单中单击“新建”命令，或者单击新建图标，屏幕显示报表窗口如图5.6所示，图中显示的是系统自动创建的一个名为“ report l”的报表文件。.2.UFO报表管理系统的窗口组成 从图56所显示的界面可以看出，报表管理系统窗口由下面部件组成。. . 报表格式是报表数据录入、处理的基础，因为报表数据只有放入具有一定格式的报表之中，才能用文字说明其意义所在。报表格式设计的主要内容有：设置报表的尺寸、报表的标题、报表表头、表体、表尾、报表内各个单元的属性和风格等。 .1.熟悉报表的结构 会计报表一般都是由标题、表头、表体、表尾4部分组成，如表51所示。不同会计报表间的差异主要体现在报表的

13、四要素上：.（l）标题 标题是用来表示报表的名称。（2）表头 表头主要用来描述报表的编制单位、编制日期、编制计量单位、报表的栏目名称等。其中报表的栏目名称比较重要，有的报表在大的栏目之下设有小的栏目，则最小的栏目就称其为单元，包含有小栏目的上层栏目就称其为组合单元。.（3）表体 表体是一张会计报表的核心，它是报表数据的主要表现区域，是报表的主体部分。表体在纵向由若干行组成，这些行被称为表行；表体在横向由若干栏目组成，这些栏目被称为表列。（4）表尾 表尾是表体以下用来进行辅助说明的部分。通常说明报表的编制人、审核人及对报表内容的附加编制说明等。.2.报表格式的设计操作流程 报表的格式是在格式状态

14、下设计的，报表格式设计完成后，对整个报表都有效，报表格式的设计操作流程如下： 第1步启动UFO，建立报表；. 第2步设置表尺寸，即设定报表的行数和列数； 第3步画表格线； 第4步设置单元属性：把报表的固定内容单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等设定为表样单元；把需要输入数字的单元设定为数值单元；把需要输入字符的单元设定为字符单元；. 第5步设置单元风格：设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案等； 第6步定义组合单元：即把几个单元作为一个单元使用； 第7步设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小； 第8步设置关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。. 设计好报表的格式之后，

15、可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。另外，如果需要一个标准的财务报表如资产负债表、利润表等，可以利用UFO提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表，也可以选用与报表要求相近的11种套用格式，再进行一些必要的修改即可。.3.设置一个固定表格（1）确定表尺寸 确定表尺寸即定义报表的大小。.（2）定义表头和关键字 表头也称表首，用来表示报表的标题与横栏项目，横栏项目的文字又称“关键字”。.（3） 制作报表表体 报表表体是指报表的主体部分，包括表体字符（即报表项目）与数据，这里主要是输入表体字符并确定其位置。.（4）定义公式 报表系统对在格式状态下录入的单元都默认

16、为表样。. .（5）制作表尾 表尾是指报表底部的附加说明部分。 .（6）保存样板 通过上述操作，一个利润表的样板就基本上建立起来了，这个样板应及时加以保存。 .（7）关闭文件 单击“文件”菜单下的“关闭”，报表文件“SYB.reP”将被关闭。（8）数据处理 在完成利润表的表样设计后，我们即可利用所制作的报表样板进行数据处理。 例51中原机械厂1998年11月份、12月份的利润表资料如表53所示。.4.设计一个可变表 资产负债表、利润表、现金流量表等，要根据会计准则的要求进行编制，其内容格式相对固定。 单位用于内部管理的内部报表则大部分是可变表，其格式可根据需要灵活加以调整，可变表是指行数和列数

17、不固定，随工作需要可随时调整的报表，如单位的各种资金报表、管理日报表等。. 可变表的设计方法与固定表基本相同，所不同的是可变表要在报表中定义可变，其操作方法是：在“ UFO表”主界面，单击“格式”菜单下的“可变区”下的“设置”，屏幕显示“设置可变区”窗口如图 5.19所示。.5.报表格式设计的其他功能（1）套用格式（2）报表模板 UFO表提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含使用单位自定义的模板。我们可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。.例5.2 使用现金流量表模板编制单位的现金流量表，其操作步骤如下：在“ UFO表”主界面，单击“格

18、式数据”按钮，进入格式状态。.单击“格式”菜单，在下拉菜单中单击“报表模板”，将弹出“报表模板”对话框。在其中选取“行业”为“工业”，选择“财务报表名”为“现金流量表”。选择完毕，单击“确认”按钮后，生成一张空的标准现金流量表如图520所示。 注意：当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。.（3）自定义模板 我们可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。其操作方法包括定制行业和定制模板。 定制行业。 定制模板。 . 在UFO表中，由于各种报表间存在着密切的数据间的逻辑关系，各种报表数据的采

19、集和运算要用到大量的公式，这些公式主要包括计算公式、审核公式、舍位平衡公式等。 .1.编辑计算公式 运用计算公式既可以取本表页、其他表页的数据，也可以取其他报表的数据，还可以从其他系统中提取数据，常用的计算公式按报表数据来源主要有：分表页内部的统计公式、本表他页取数公式、他表取数公式。.2.编辑审核公式 在会计工作中，为确保报表数据的准确性，经常要用报表之间或报表各项目之间的勾稽关系进行数据检查。为此，报表管理系统提供了在“格式”状态下的审核公式的编辑功能，在“数据”状态下执行审核公式的运算功能。.3.编辑舍位平衡公式 报表数据在进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“

20、万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。 . . 当我们在日常使用报表时发现格式设计有误或某些报表表格需要变动时，可以通过以下方法修改模板。1.在固定区中插入行（列）2.插入可变行3.追加行（列）4.交换行5.删除行（列）. 1.插入表页和追加表页 向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，插入表页即在当前表页前面增加新的表页。追加表页即在最后一张表页之后增加新的表页。 2.交换表页 交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换。 .3.删除表页 删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数则相应减少。 4.表页排序 UFO提供表页排序

21、功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。 .5.查找和定位 查找分为查找表页和查找可变区，定位是利用“定位”命令，可以在大量表页中快速找到指定单元，使它成为当前单元，并使定位单元位于报表窗口的左上角。 . 1.透视 在UFO中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。 2.数据汇总 报表的数据汇总是报表数据不同形式的叠加。 . 1.图表功能概述 （1） UFO的图表 UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图 4大类共 10种格式的图表。.图

22、表与报表的关系。图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表存在着紧密的联系，当报表中的源数据发生变化时，图表也随之变化。图表的存在方式。图表以图表窗口的形式存在。 .图表的操作。图表可以命名，可以选择图表名打开图表，可以修改图表，保存或删除图表。 （2）图表的组成 图表有直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式，但不同格式的图表组成是类似的。. .1.页面设置 利用“页面设置”可以设置报表的页边距、缩放比例、负首和页尾。 2.打印设置 打印设置包括设置打印机、打印纸、打印质等。 .3.打印预览 利用打印预览可以随时观看报表或图表的实际打印效果。4.打印 当我们完成打印设置并进行预览后，即可打印输出报表 .