办公文书的写作方课件.ppt

1、办公文书的写作方法办公文书的写作方法公司常用办公文书的写作及文本规范2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司2一、前言一、前言?在现代生活中，办公应用文书已经成为国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中处理事务、交流信息的重要载体，它把经济、政治、科学、文化等各个领域和行业像纽带一样连接起来，广泛用于上传下达、发布信息、沟通商洽、交际礼仪等。?作为企业的一名管理人员，每天都要面对大量的文书写作和文书处理工作。毫无疑问，每一个管理人员对于应用文书的概念和应用都要有一定的了解。?但是，我们公司有很大一部分员工还不能准确区分不同事务适应哪种文书，写作时虽然绞尽脑汁，写出来的东西往往不

2、准确、不规范，应用文书写作已成为大部分员工难堪和头疼的事情。?为使广大员工快速理解和掌握常用文书的写作，以提升员工的写作综合技能，今天本人就应用文书的分类、各类文书的基本概念及常用文书的写作方法向大家做简要介绍。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司3二、应用文书的分类（二、应用文书的分类（1）?应用文书的种类繁多，达数百种，目前较为常用的文书格式也有百余种，大致分类如下：?1、法定公文类：有命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要、函、议案、报告、请示等。?2、规约文书类：有条例、章程、制度、规定、办法、细则、规则、公约、守则、规程等。2020/1/24湖南益鑫泰麻

3、业纺织服饰有限公司4二、应用文书的分类（二、应用文书的分类（2）?3、事务文书类：有计划、工作要点、总结、规划、方案、调查报告、统计分析报告、简报、大事记、条据、声明、启事、招标书、投标书、索赔书、理赔书、典型材料等。?4、会议文书类：有会议方案、会议通知、会议提案、会议开（闭）幕词、会议演讲稿、会议工作报告、会议纪要、会议决议、会议简报等。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司5二、应用文书的分类（二、应用文书的分类（3）?5、书信礼仪文书类： 有公开信、辞呈、介绍信、推荐信、证明信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信、祝词、倡议书、决心书、聘书及解聘书、喜报、邀请函、悼词等。?6、经济

4、公文类：有评估报告、审计报告、市场调查报告、经济预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、财务分析报告、产品说明书、意向书、经济合同、协议书等。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司6二、应用文书的分类（二、应用文书的分类（4）?此外，还有法律文书类、宣传文书类等，如起诉书、判决书、答辩书、公证书、广告策划书、媒体文稿等。?每类文书如若细分，还可以分出若干种格式。如经济合同可分为购销、加工、采购、借款、抵押、租赁、运输合同等.方案可分为工作方案、建设方案、发展方案等。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司7三、常用文书的概念及写作方法三、常用文书的概念及写作方法?由于应用

5、公文的种类繁多，若想全面掌握，非一朝一夕之功，今天，只对几种常用的、工作中必需的应用文书进行介绍。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司81 1、通知、通知?（1）通知的概念：?通知多属下行文，用做转发上级机关指示、传达要求下级机关办理的周知事项、执行事项、人事任免，有时也用做同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项的平行文。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司91 1、通知、通知?（2）通知的特点及写作要领：?在下行文中，通知的功能最为丰富。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等。通知的运用十分广泛，大到国家级的党政机关，小到基层的企

6、事业单位，都可以发布通知。需要注意：通知的规格要低于命令、决议、决定、指示等文件，且有明显的时间限制，即在规定时间办理相应事务；通知的内容也很有针对性，目的要求明确、具体。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司101 1、通知、通知?（3）注意不要混淆通知和通告：?通告和通知都属于告知类文书，我们很容易把二者混淆。其实它们有明显的区别：通告的内容大多简明扼要，而通知的内容要求详细具体；规格上通告也比通知要高；告知方式也不尽相同，通告多用张贴、登报或广播电视播发，而通知一般以文件形工印发，仅个别普发性文件由新闻单位公布；通告没的严格的格式，没有文件版头，没有秘密等级、急缓程度等附加标记

7、，而通知的成文必须遵守严格的格式，有的还有文件版头，根据内容划分秘密等级，并标注急缓程度。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司111 1、通知、通知?（4）通知常见的种类：?通知根据性质不同，我们常见的有发布指示性通知、转发批示性通知、具体事项性通知。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司122 2、函、函?（1）函的概念：?函一般用在不相隶属机关之间（不相隶属的平级机关，也是没有直接领导关系的不同级机关），用于相互商洽工作，询问和答复审批事项。要注意除了作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关向下级机关询问有关情况或催办有关事宜，就

8、可以用函，但下级的答复最好用报告。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司132 2、函、函?（2）函的特点及写作要领：?函的用途比较广泛，它广泛运用在各级行政机关、企事业单位。函的格式一般包括标题、发文字号、主送机关、正文、落款。它的标题多是发文机关+事由+文种，也可以是事由+文种。公函要有正规的发文字号，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。正文要说明发函缘由和致函事项。如果是复函，要先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代缘由。正文写作要注意针对性和明确性，如果内容多，可以分条列出，但必须一函一事，这一特点和请示、批复相似。最后常以“特此函商”

9、、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”、“致以敬礼”、“谨致谢枕”、“为盼”、“为敬”等惯用结语结束，落款同样是署名和发文时间。函是平行文，用语要讲究分寸和礼貌。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司142 2、函、函?（3）注意区分函和通知：?函和通知都是用来传达事项的公文，但却不相同。我们要从以下几个方面区分：第一，函是平行文，一般用在不相隶属的机关传达事项，有时也用在上级向下级询问有关情况；而通知是上级向下级传达有关单位共同执行或周知的事项。第二，函注重平等性和沟通性；而通知注重传达性和指导性。第三，函的形式灵活多样：而通知有其固定的格式。第四，函的时效性不及

10、通知。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司152 2、函、函?（4）函常见的种类：?我们常见的函有直发函和答复函我们常见的函有直发函和答复函2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司163 3、报告、报告?（1）报告的概念?报告是下级对上级的上行文，主要用于汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问。它能使上级随时了解、掌握下情，从而进行及时的指导和督促，是上级机关制定方针、政策的依据。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司173 3、报告、报告?（2）报告的特点及写作要领?报告不仅党政军机关可以使用，社会团体、企事业单位也可以使用，它以反映情况为主，使下情上达，不要求

11、上级指示答复。它的标题可以是发文机关+事由+文种的齐全式，也可以省略发文机关，直接事由 +文种或只写明文种。正文要写明制发报告的缘由及报告的具体内容，“特此报告”、“以上当否、请指正”、“如有不妥，请指正”，或者“以上意见如无不妥，请批转有关单位执行”等惯用语作结。落款在正文之后的右下角写明发文机关和日期，也可把日期写在标题下面。由于它是下级对上级的公文，因此写作时语气要谦恭，文字要精确。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司183 3、报告、报告?（3）注意区分报告与请示?报告与请示同属上行文，我们很容易混淆。应该从以下几个方面对报告与请示加以区分：第一，请示对应会有批复；而报告不

12、要求一定有批复。第二，请示是事前行文，请求上级指导或决策；而报告多是事情进展中的及时汇报或事后的总结报告。第三，请示重在对下一步的工作请示指示，而报告重在对现有工作的陈述汇报，不掺杂请示内容。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司193 3、报告、报告?（4）报告常见的种类?报告按涉及的内容不同，我们常见的报告有综合报告和专题报告。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司204 4、请示、请示?（1）请示的概念?请示用于向上级机关请求指示、批准。请示是对有关事项、问题等无权决定，或是对现行方针、政策、法规、制度不甚了解，有待上级明确答复；抑或事关重大，请求上级机关给予明确、及

13、时的指示和批准。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司214 4、请示、请示?（2）请示的特点及写作要领?在批复部分，我们已经提到，批复对应请示，一批一事，相应的，请示也是一文一事，不可将多项内容放在同一个请示里。它的标题可是发文机关 +事由+文种，或是事由 +文种，但不能省略到只写文种“请示”二字。正文一般包含请示的缘由、事项和要求，缘由要写得充分，具有说服力，事项和要求要写得明确、具体。一般用“以上请示当否，请予批复”、“妥否，请批示”、“如何，请审批”来结尾。在正文右下角写明制发请示的机关和日期的落款。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司224 4、请示、请示?（3

14、）请示常见的种类?我们常见的请示有：批复性请示，指示性请示和转批性指示。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司235 5、制度、制度?（1）制度的概念?制度是党政机关、社会团体、企事业单位为加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的规范性公文。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司245 5、制度、制度?（2）制度的特点及写作要领?制度有比较强的针对性，是党政机关、社会团体和企事业单位为确保工作顺利进行，针对具体某事项或某方面的工作而制定的。制度的发布方式也多种多样，除作为文件存在之外，还可以张贴和悬挂在某一岗位和某项工作的现场。它的标题常有制发机关+事由+文种和事

15、由+文种两种形式。制度常有题下标，在标题下正中位置，加括号标明此制度的适用范围、发布机关、发布日期。正文一般要包括制发缘由、具体条文、实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容。制发缘由后一般用“特制定本制度”引起下文，具体条文要写得明确具体。落款注明制发单位和日期，已在标题中或标题下出现的，这里可以省略。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司255 5、制度、制度?（3）注意区分制度与守则?制度和守则都是机关团体为了规范加强工作，而制定的规约性文书。我们要注意，制度是行为规范，本单位人员必须遵守；而守则是道德准则，不具备强制性。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司265

16、5、制度、制度?（4）制度常见的种类?制度按其内容分，我们常见的有岗位性制度和法规性制度。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司276 6、规则、规则?（1）规则的概念?规则是各级行政机关、社会团体、企事业单位，针对某些局部范围，诸如学习、工作、生产、生活等具体活动，进行具体规定的公文，从而保证工作或活动有序地进行。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司286 6、规则、规则?（2）规则的特点及写作要领?规则所规定的，是对局部范围作具体的要求和规定，要以有关法令为根据，内容要具体明确，简便易行。规则的标题是制发机关或适用范围+事宜+文种或者事由+文种，制发依据和时间作为题下

17、标。正文通常先写发文缘由，再写具体内容，内容比较复杂的多采用分章分条列述法，内容简单的分条目陈述即可。落款注明发文机关和日期或时间、单位及形式。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司297 7、规划、规划?（1）规划的概念?规划是各级行政机关较大、较长远、带战略性的发展计划。?（2）规划的特点及写作要领?规划的内容一般事由重大，意义深远，用来统筹全局。规划的标题包括制定机关、事由和文种缺一不可，而且事由要写明时限与范围。正文包括现状分析、规划内容、对策措施，语言要平实简练。落款只签署制发日期即可。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司307 7、规划、规划?（3）规划与方案

18、的区分：?两者密不可分，我们要注意区分。规划是长远性、战略性的发展计划；而方案是针对规划的具体实施方法。?（4）规划的种类：?规划按其内容不同分类，常见的有工作规划、建设规划、发展规划等。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司318 8、方案、方案?（1）方案的概念?我们撰写的方案通常是针对规划所涉及的发展目标，提出比较具体的、有较强的操作性的实施方法。?（2）方案的特点及写作要领?方案的结构形式与规划十分相似，往往在正文中明确提出其直接根据、操作方法等。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司329 9、招标书和投标书、招标书和投标书?（1）招标书和投标书的概念?当兴建工程

19、或者进行大宗商品交易时，招标书与投标书就成为我们广泛采用的一种公开竞争的文书。招标书是招标单位为了征招承包者或合作者而公布标的条件，利用投标者之间的竞争优选投标人，向有关部门提出招标申请和进行招标的一种专门文书。?如果所在单位见到招标书以后，准备参加投标竞争活动，就要写投标书。它是对招标提出的要约的响应或承诺，同时提出具体的标价和有关事宜参加竞标。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司339 9、招标书和投标书、招标书和投标书?（2）招标书和投标书的特点及写作要领?要注意一份完整的招标书应当载明标题、引言、正文、结尾。标题通常由招标单位名称、招标项目和文种三个要素组成。引言应交待出招

20、标单位的简要情况以及招标的目的、依据、项目名称、范围等诸项要素，要写得简明扼要，精练概括。正文用简要语句将招标项目名称、型号、地址、工程总量或者购置物品的品名、数量以及各种条件、要求等如实予以载明，要写得完整、准确、具体。结尾应主要写明招标单位的名称、地址、电话、传真、电子邮箱等，并署上日期，加盖公章。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司349 9、招标书和投标书、招标书和投标书?在撰写投标书时要注意，一份完整的投标书包括标题、致送单位、引言、正文、结尾。标题一般由项目名称和文种组成。致送单位即投标书的致送对象，要写其全称或者规范化简称，以示郑重。引言要用较为概括的语句，简要明确地

21、交代出投标的目的或依据。正文要紧紧围绕招标文件的具体要求进行表述，充分展示出本企业的实力和竞争能力，从而取得竞标成功。正文可以采取表格形式，也可采取分条列项的形式，将有关内容依次陈述清楚即可。结尾部分应当写明投标单位的名称、地址、邮编、联系人姓名和电话以及电子邮箱等，并署上日期，加盖公章。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司359 9、招标书和投标书、招标书和投标书?（3）注意区分招标书和投标书?招标书与投标书是招投标活动都要用到的文书，我们要注意区分。第一、二者发文机关不同。招标书是由招标单位制发；而投标书是由竞标单位制发的。第二，二者内容不同。招标书主要写招标项目要求等情况；而

22、投标书主要写自己优势来争取中标。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司369 9、招标书和投标书、招标书和投标书?（4）招标书和投标书常见的种类?依性质和内容不同划分，常见的招标书有工程建设招标书、大宗商品交易招标生、企业承包招标书、企业租赁招标书以及选聘企业经营者招标书等。?与招标书对应，我们常见的投标书有工程建设项目投标书、大宗商品交易投标书、企业承包投标书、企业租赁投标书、选聘企业经营者投标书和劳务投标书等。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司371010、市场调查报告、市场调查报告?（1）市场调查报告的概念?为了更好地进行生产经营活动，更有效地从事经济管理工作，我

23、们常常运用科学的方法，深入实际，对市场商品供应与需求信息、市场营销活动、消费信息等进行搜集、记录、整理、研究分析，在得出合乎客观事物发展规律的结论之后，写出书面文字材料，这就是市场调查报告。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司381010、市场调查报告、市场调查报告?（2）市场调查报告的特点及写作要领?撰写市场调查报告，都有明确的调查目的和调查对象，有很强的针对性，而且要及时反映市场动态，有很强的时效性。它的格式一般包括标题、目录、正文、落款。标题可以是调查事由+文种，可以是正副标题，还可以是新闻式标题；目录是为了方便读者阅读，要注明标题、章节和页码；正文交代调查目的、调查对象、调

24、查内容，分析研究收集到的材料，得出客观结论，提出科学建议，有些调查报告还需要用附件来做补充；落款注明报告单位或报告人及日期。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司391010、市场调查报告、市场调查报告?（3）市场调查报告常见的种类?按调查范围不同，常见的市场调查报告有综合市场调查报告和专题市场调查报告。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司401111、可行性研究报告、可行性研究报告?（1）可行性研究报告的概念?我们撰写可行性研究报告，是为投资决策提供可靠依据而制订的关于生产、基建、科研计划等的前期报告，对项目实施的可能性进行全面、深入地科学分析论证后，撰写的书面报告。可

25、行性研究报告一般用于投资量较大、周期较长、过程较复杂的经济活动。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司411111、可行性研究报告、可行性研究报告?（2）可行性研报告的特点和写作要领?我们撰写可行性研究报告，要理由充分，分析科学，使其有很强的说服力。它的基本结构包括标题、正文，一般还带附件。它的标题由撰写报告的单位名称和文种两部分构成。正文通常包括总论（前言）、分析、结论。总论（前言）有的写出项目提出的背景，投资的必要性和经济意义，并说明分析的依据和范围；有的简单说明可行性分析工作的依据、开展该项工作的有关上级指示或委托单位的具体要求，现在基础资料情况，研究工作的范围、目的及研究工作

26、的简单经过；有的简述调查分析的几个方面，并概括说明研究结论等。分析主要是写对生产的论证、市场的论证、盈亏的论证和社会影响的论证。结论部分应写出财务评价、市场评价、国民经济评价、最后结论和建议等。通常为了使报告更有说服力，会再加诸如试验数据、论证材料、计算附表、附图等的附件。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司421111、可行性研究报告、可行性研究报告?（3）可行性研究报告的种类：?常用的可行性研究报告有建设项目的可行性研究报告和开发新产品的可行性研究报告。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司4312、统计分析报告、统计分析报告?（1）统计分析报告的概念：?统计分析报告

27、是统计活动的最终成果，是我们在拥有大量数据、情况的基础上，运用科学的统计方法和技术，对统计资料进行的深加工。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司4412、统计分析报告、统计分析报告?（2）统计分析报告的特点及写作要领：?统计分析报告的基础是综合事情总体数量的统计信息，具有明显的数量性特征。结构一般由标题、前言、主体和结尾四个部分组成。标题可以是单位、时限、内容和文种组成的标题，也可以是新闻标题。前言用简洁明晰的文字介绍分析对象的基本情况或者是分析的结论。主体根据统计分析报告的类别，写法多种多样，没有固定的模式。结尾可归结全文，也可补充说明有关问题。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司4512、统计分析报告、统计分析报告?（3）区分统计分析报告与调查报告：?都是对具体情况做出的书面报告，但区分很大：?第一，二者依据不同。统计分析报告是是客观的实际情况和大量的数据；而调查报告依据是典型的问题、事件。?第二，二者侧重点不同。统计分析报告侧重分析；而调查报告侧重调查。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司461212、统计分析报告、统计分析报告?（4）统计分析报告的种类：?根据统计分析报告内容的不同划分，常用的有综合统计分析报告和专题统计分析报告。2020/1/24湖南益鑫泰麻业纺织服饰有限公司47