雅居乐物业档案管理培训课件.ppt

1、雅居乐地产置业有限公司雅居乐地产置业有限公司行政中心行政中心20222022年年5 5月月9 9日日档案管理学习档案管理学习雅居乐地产置业有限公司档案管理学习雅居乐地产置业有限公司档案管理学习三个基本问题三个基本问题 什么是档案什么是档案123第一章第一章 什么是档案什么是档案档案：是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料。1.1、档案的定义、档案的定义 是文件材料是文件材料 是使用完毕或告是使用完毕或告一段落的文件材料一段落的文件材料 是具有保存价值是具有保存价值的文件材料的文件材料123 是保存备查的文是保存备查的文件材料件材料4第一章第一章 什么是档案什么是档案文

2、件：公司在各项工作和活动中直接产生和形 是信息记录材料是信息记录材料载体形式多样载体形式多样原生性和相关性原生性和相关性内容极其丰富内容极其丰富实质是信息实质是信息 是各种载体形式的是各种载体形式的 是公司直接产生和形成的是公司直接产生和形成的 是各项工作和活动中形成的是各项工作和活动中形成的1.2、文件的定义、文件的定义成的各种载体形式的信息记录材料。第一章第一章 什么是档案什么是档案1.3、文件与档案的关系、文件与档案的关系文文件件档档案案整理归档整理归档具有保存价值具有保存价值使用完毕或告一段落使用完毕或告一段落半现行文件半现行文件非现行文件非现行文件现行文件现行文件文件生命周期文件生命

3、周期形成者形成者部门资料室部门资料室项目档案室项目档案室100%1070%310%第一章第一章 什么是档案什么是档案1.4、对档案定义的理解、对档案定义的理解形形式式依依附附载载体体保管保管！电子时代面临的挑战电子时代面临的挑战信息与实体分离信息与实体分离前端控制前端控制包包含含信信息息内内容容保密保密过程管理过程管理方方式式变变革革第一章第一章 什么是档案什么是档案1.5、档案基本分类、档案基本分类行政管理行政管理财务管理财务管理综合管理类综合管理类其它类其它类档档 案案 基基 本本 分分 类类经营管理经营管理营销管理营销管理多种经营多种经营技术类技术类物业管理物业管理基建工程基建工程设备仪

4、器设备仪器特殊载体特殊载体第二章第二章 为什么要管好档案为什么要管好档案2.1、档案的直接作用、档案的直接作用 记录公司历史记录公司历史 著录公司资产著录公司资产 维系公司正常运维系公司正常运转转 保护公司合法权保护公司合法权益益1234凭证作用凭证作用参考作用参考作用第二章第二章 为什么要管好档案为什么要管好档案2.2、档案在管理活动中的价值体现、档案在管理活动中的价值体现决策决策计划计划组织组织领导领导创新创新控制控制伦理伦理文化文化信息信息档档案案P(plan)D(do)C(check)A(again)第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.0.1档案管理的基本原则档案管理的基本原则 集中统

5、一管理本公司全部档案集中统一管理本公司全部档案 维护档案完整与安全维护档案完整与安全 便于各项工作的利用便于各项工作的利用123第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.0.2档案工作结构展开图档案工作结构展开图部门部门文员文员DAGL人员人员指导监督检查指导监督检查档案工作档案工作第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.1.1档案管理体系和机构档案管理体系和机构集团综合集团综合DAS项目综合项目综合DAS区域综合区域综合DAS部门部门ZLS部门部门ZLS集团行政中心集团行政中心区域行政中心区域行政中心项目行政人事部项目行政人事部部部 门门部部 门门三层架构双线管理三层架构双线管理工程工程ZLS工程部工

6、程部 表示领导表示领导 表示指导表示指导 表示虚拟表示虚拟 机构机构第三章 怎样管好档案怎样管好档案 主管领导主管领导 行政管理部门行政管理部门 档案主管档案主管3.1.2档案管理岗位和职责档案管理岗位和职责 档案管理员档案管理员工程资料员工程资料员部门文员部门文员纳入规划纳入规划解决关键解决关键协调发展协调发展拟订规划拟订规划提供条件提供条件创造环境创造环境制定计划制定计划树立标准树立标准检查指导检查指导提升业务提升业务抓住头尾抓住头尾控制过程控制过程图纸管理图纸管理竣工验收竣工验收贯彻标准贯彻标准开展业务开展业务基层指导基层指导执行制度执行制度整理文件整理文件保管保密保管保密第三章 怎样管

7、好档案怎样管好档案3.1.3档案行政工作职能档案行政工作职能统筹档案事务，规划目标和发展方向统筹档案事务，规划目标和发展方向制度、标准、规范的制定、维护、实施制度、标准、规范的制定、维护、实施施加外部压力（职责考核）施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）激发内部动力（示范）以目标为导向的过程控制（报表巡查）以目标为导向的过程控制（报表巡查）标准指引和行为修正（培训总结咨询）标准指引和行为修正（培训总结咨询）第三章 怎样管好档案怎样管好档案销毁销毁清退清退暂存暂存归档归档无保存价值无保存价值有保存价值有保存价值有清退要求有清退要求文文件件处处理理方方式式超过保管期限超过保管期限有参考价值

8、有参考价值重份文件重份文件3.2.1文件处理方式文件处理方式视视情情况况酌酌定定二次利用需二次利用需判断保密性判断保密性权威性（红权威性（红头红章）用头红章）用途（报批对途（报批对外）等因素外）等因素二次利用二次利用出卖出卖积累收集整理积累收集整理积累收集清理积累收集清理回复及外单位回复及外单位重份文件重份文件第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.2文件管理工作要点文件管理工作要点要素要素 责任者责任者时间时间要要 求求标准标准/ /范围范围积累积累 形成者形成者随时随时及时及时 完整完整工作范围内形成的工作范围内形成的所有文件所有文件收集收集文员文员定时定时及时及时 齐全齐全 完整完整 系

9、统系统整理整理文员文员随时随时+ +定时定时齐全齐全 完整完整 准确准确 系统系统 规范规范综合类整理规范综合类整理规范技术类整理规范技术类整理规范归档归档文员文员随时随时+ +定时定时及时及时 完整完整归档办法归档办法第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.3综合类文件整理综述综合类文件整理综述按件整理，按卷装盒按件整理，按卷装盒 整理时间、地点方便灵活整理时间、地点方便灵活 方式简洁，减少工作量方式简洁，减少工作量 便于利用，有利保密便于利用，有利保密123优优点点有保存价值，属归档范围有保存价值，属归档范围 件：具有完件：具有完整、独立意思整、独立意思表达的文件基表达的文件基本整理单位本

10、整理单位 卷：具有内卷：具有内在逻辑联系的在逻辑联系的件的集合及基件的集合及基本保管单位本保管单位第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.4综合类文件整理程序综合类文件整理程序定件定件装订装订分类分类排列排列编号编号编目编目装盒装盒自然件自然件组合件组合件（规格）（规格）原装原装订装订装线装线装粘装粘装年年 度度（大）（大）问题问题保管期限保管期限问问 题题时时 间间全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限件件 号号问问 题题件件 号号责任者责任者文文 号号题题 名名日日 期期页页 数数备备 注注封封 面面盒盒 脊脊备考表备考表第三章 怎样管好档案怎样管好档案全宗号全宗号年度年度室编件号室编

11、件号机构或问题机构或问题保管期限保管期限馆编件号馆编件号3.2.5归档章填写示例归档章填写示例A200710.1.011第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.6归档文件目录填写示例归档文件目录填写示例件号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注1地产置业雅集行中20072号关于“推选2006年度优秀经理候选人”事宜 200701122含附件第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例档案盒封面脊背及备考表填写示例全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起起止止件件号号室室馆馆盒号盒号 本卷为2007年营业执照变更资料，共10件，

12、10页。A200710.1.01起止件号1-1001盒内文件情况说明盒内文件情况说明整理人：欧莹整理人：欧莹（手签）2007年年3月月20日日检查人：郭杰检查人：郭杰（手签）第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.8工程类文件整理概览工程类文件整理概览阶段阶段工程前期文件工程前期文件工程竣工文件工程竣工文件工程竣工验工程竣工验收文件收文件立项审批立项审批勘测勘测设计设计施工施工竣工图竣工图监理监理责任者责任者 建设单位建设单位勘测勘测 单位单位设计设计 单位单位施工单位施工单位监理监理 单位单位建设单位建设单位职能职能全过程全过程收集、整理、归档收集、整理、归档全过程全过程标准标准 1.遵照所

13、在地城建档案规范遵照所在地城建档案规范 2.结合相关专业标准结合相关专业标准 3.参考公司参考公司工程文件归档管理规定工程文件归档管理规定 4.图纸依据图纸依据技术制图复制图的折叠方法技术制图复制图的折叠方法第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.9技术类文件整理程序技术类文件整理程序组卷组卷排列排列编目编目装订装订原则原则要求要求方法方法卷内卷内案卷案卷页号页号封面封面目录目录备考表备考表皮装皮装盒装盒装夹装夹装第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.2.10文件归档办法文件归档办法要素要素目标目标方法方法/ /措施措施归档范围归档范围齐全：数量而言整个公司完整流程完整：每一份归档文件内容完整了

14、解流程熟悉范围归档时间归档时间定时限时随时熟悉计划把握重点归档份数归档份数一份/多份价值性实用性结合质量审核质量审核准确：最终版本签字盖章手续完备清晰：表面清洁字迹线条清晰规范：经过系统整理耐久：载体书写材料金属物过程控制培训示范第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.3.1档案分类办法档案分类办法分类原则：分类原则： 以全部档案为对象以全部档案为对象 依据管理职能依据管理职能 结合内容及形成特点结合内容及形成特点 保持有机联系保持有机联系 便于管理和开发利用便于管理和开发利用基基于于核核心心业业务务的的职职能能分分类类第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.3.2档案编号办法档案编号办法全宗号全宗号

15、+分类号（一级类目分类号（一级类目+二级类目二级类目+三级类目）三级类目）+件号件号/卷号卷号档号构成：档号构成：从从1开始开始编流水号编流水号两位数字两位数字从从0199八分制先八分制先18再再9198十进位制十进位制从从09大写英文大写英文字母表示字母表示 注：综合注：综合管理类、特管理类、特殊载体类档殊载体类档案用以表示案用以表示件号，技术件号，技术类用以表示类用以表示卷号卷号第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.3.3档案编号示例档案编号示例A.0.1.011件号件号表示第表示第1件件三级类目三级类目表示机构管理表示机构管理二级类目二级类目表示行政综合表示行政综合一级类目一级类目表示行政

16、管理表示行政管理全宗号全宗号表示集团本部表示集团本部 综合管理综合管理类特殊载体类类特殊载体类档号需与年度档号需与年度及保管期限结及保管期限结合使用合使用第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.4.1档案库房管理办法档案库房管理办法原原 则则以防为主，防治结合，严格日常管理要要 求求防盗放火防潮防虫防鼠措措 施施门窗紧固 库房严入 严禁明火安全用电置灭火器禁水冲地 置除湿机放置药品禁堆杂物 勤关门窗要要 求求防尘防高温防强光防辐射防有害气体措措 施施清洁扫除 门窗紧固置空调器 置温湿度计外窗遮阳远辐射源 置防磁柜远离污染源装具布置装具布置与墙间隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法排架方法从里到外

17、、从左到右、从上到下温湿度温湿度温度14-24，湿度45%-60% ，日记年结第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.4.2档案库房布置示意图档案库房布置示意图门门窗窗表示不小表示不小于于60cm60cm库房要求：库房要求： 功能分区，轻重有别，标识清晰； 新建房宜等三个月，装修房宜等一个月后搬入； 选择干燥楼层，不宜设在地下室、顶层或平房； 远易燃易爆物和污染源1234第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.5.1档案鉴定销毁办法档案鉴定销毁办法直接价值鉴定法直接价值鉴定法方法方法5-105-10年一次年一次频率频率申请鉴定申请鉴定成立鉴定小组成立鉴定小组 价值鉴定价值鉴定形成鉴定报告形成鉴定报告

18、销毁销毁审批同意审批同意审批同意审批同意留存留存1-21-2年年鉴定销毁程序鉴定销毁程序后续工作后续工作内容内容来源来源完整程度完整程度载体形式载体形式第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.6.1档案统计指标体系档案统计指标体系方案方案 调查调查 整理整理 分析分析程序程序第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.6.2档案统计指标分析档案统计指标分析U=（U1+V1）/（U2+V2）100% 第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.7.1档案利用概述档案利用概述树立服务意识树立服务意识利用前提利用前提配备服务设施配备服务设施建立检索体系建立检索体系主动性主动性利用要求利用要求针对性针对性及时性及时性多元

19、化多元化保密性保密性熟悉馆藏，了解需求熟悉馆藏，了解需求用户分类，需求分析用户分类，需求分析熟悉流程，前端介入熟悉流程，前端介入方式多元，内容多元方式多元，内容多元用户分类，秘密分级用户分类，秘密分级在恰当的时间，以恰当的方式，在恰当的时间，以恰当的方式，将恰当的档案提供给恰当的用户将恰当的档案提供给恰当的用户利用宗旨利用宗旨第三章 怎样管好档案怎样管好档案利用方式利用方式提供原始档案提供原始档案提供一次信息提供一次信息提供二次信息提供二次信息阅览阅览出借出借复制供应复制供应电话查档电话查档网络查询网络查询咨询咨询编研编研3.7.2档案利用方式档案利用方式第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.7

20、.3档案利用需求分析档案利用需求分析利用人员利用人员决策人员中基层管理人员工程技术人员利用范围利用范围综合性、可靠性强，涉及面广具体详尽实用性强的信息针对性强内容具体利用内容利用内容政策性和分析论证文件，决策方案决策依据反馈意见等工作关联度高的内部信息项目专业信息、标准化文件、专利等利用时间利用时间紧急（针对性强筛选加工信息密度高）综合迅速及时利用方式利用方式委托（适合主动上门服务）综合综合第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.7.4档案利用审批程序档案利用审批程序要素要素部门负责人部门负责人行政负责人行政负责人 主管副总裁（区域主管副总裁（区域/项目负责人）项目负责人）普通普通 秘密秘密 机密

21、绝密机密绝密 内部利用内部利用要素要素对口部门负责人对口部门负责人行政负责人行政负责人 主管副总裁（区域主管副总裁（区域/项目负责人）项目负责人）普通普通 秘密秘密 （集团（集团 行政中心负责人）行政中心负责人） 机密绝密机密绝密 外部利用外部利用第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.8.1档案保密办法档案保密办法整理整理按件整理，便于利用按件整理，便于利用保管保管严守库房严守库房、重点监控重点监控、专题索引专题索引、调整密级调整密级利用利用利用审批利用审批、勤于监督勤于监督、出借谨慎出借谨慎、及时归还及时归还过过程程保保密密人员保密人员保密树立保密意识树立保密意识牢记保密要务（牢记保密要务（4

22、22422）签定保密协议签定保密协议泄密必将追究泄密必将追究把好门、守住口、记于心把好门、守住口、记于心第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.9.1设备档案管理概览设备档案管理概览范围范围原则原则整理整理归档时间归档时间 归档份数归档份数1.满足固定资产额度 2 .购置安装调试使用维护改造报废全过程资料四同步： 1.申报与预立卷同步 2.开箱与随机资料归档同步 3.验收与安装资料归档同步 4.改造与补充资料归档同步1.按设备单体组卷 2.一次性购大量同类设备且价值不高可合并组卷 3.以技术类文件整理规范为整理标准随时归档一般为一份原件第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.9.2设备档案管理职责设备

23、档案管理职责额度责任部门职 责购置开箱安装调试阶段使用维护报废阶段2千使用部门酌情保存2千 1万使用部门将购置及开箱资料与安装调试资料整理后一并归档由使用部门 负责使用维 护报废资料 的整理归档仓库仓库代存档案室按月接收1万档案室开箱即归档使用部门需使用的先出借后与安装调试资料一并整理归档第三章 怎样管好档案怎样管好档案3.10.1声像档案管理办法声像档案管理办法1.1.声像档案分类声像档案分类第三章 怎样管好档案怎样管好档案2.2.归档要求归档要求3.10.2声像档案归档及整理声像档案归档及整理及时归档、材料齐全、归前检查、价值鉴定3.3.整理及保管要求整理及保管要求第三章 怎样管好档案怎样

24、管好档案1.定义： 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。2.电子文件管理要点：收集齐全、本末不漏、脱机保存、适时检测、有效标识、及时归档3.电子档案管理要点：按件（张）整理、目录完整、妥善保管、小心利用3.11.1电子档案管理办法电子档案管理办法第三章 怎样管好档案怎样管好档案1.实物档案分类2.实物档案管理要点：次年归档、按件整理、参见互联、标识明了、专柜保存3.12.1实物档案管理办法实物档案管理办法信心信心对档案工作充满信心对档案工作充满信心