会议管理培训PPT课件.ppt

1、1第二章第二章 经验借鉴经验借鉴第三章第三章 会议准备会议准备第四章第四章 会中控制会中控制第五章第五章 会后执行会后执行第六章第六章 总结总结2会议：部门间（内）的各种人员聚集在一起，运用“时间”资源交流信息并作出决定的形式。如果会议不能高效进行，就会产生更为严重的问题！走向衰落企业的特征之一：干脆不召开会议或将会议作为一天的工作。 1 1 会议令人痛苦吗？会议令人痛苦吗？3u 不知道为何召开会议u 不知道问题是什么u 没有对策u 没有结论u 没有时间观念u 如同听政会u 如同教育u 参加者不知道自己为何开会错误的会议类型：错误的会议类型：4l 习惯性的会议过多出现l 不遵守开始时间和结束时

2、间l 以自我设防为主的会议风气蔓延 会议令人厌烦的重要原因：会议令人厌烦的重要原因：5会议就是企业的文化的主宰，能够成为强有力的竞争武器！经营良好的公司将会议作为如下工具：交流广场问题解决之所思想之源调整方向之所集体协作实践之所变化的熔炉商业艺术2 2会议的巨大作用会议的巨大作用6必须使会议者明确了解会议议题并对之进行准备；会议结束之后应当将整理好的会议内容分发参加者及相关人员；对会议确定的决议必须传达执行；3 3改变从会议开始改变从会议开始7第一章第一章 概述概述第三章第三章 会议准备会议准备第四章第四章 会中控制会中控制第五章第五章 会后执行会后执行第六章第六章 总结总结81 13 3 7

3、3 3 7原则原则 3 3种思考种思考3 3个原则个原则7 7条规定条规定9第一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议： l是一定要召开的会议吗？ l 不能由自己决定吗？第二：如果一定要召开会议，则最大限度减少会议规模l 不能减少参加者吗？l 不能减少会议频率、时间和资料吗？不能进行更为妥贴的运作吗？ 第三：如果决定要召开会议，试着摸索能否与其他会议合并或委托的方法；l 不能和其他会议一起召开吗？l 不能通过授权委托来解决吗？l 加入其他会议就不是好的内容吗？3 3 种思考：种思考： 没有更好的方式吗？没有更好的方式吗？10第一：确定不召开会议的工作日第二：将会议时间定为小时，最多不能超过个

4、半小时：第三：将会议记录整理为一张纸个原则个原则11第一：召开会议，最重要的是严格遵守时间；第二：会议材料中写明投入会议的经费，去处不必的浪费；第三：将会议参加者限定为最佳人员及负责人，减少规模；第四：明确会议目的，不要转移主题或者成为闲谈或讨论；第五：事先发放会议材料，在参加会议前进行讨论，以便顺利召开会议；第六：防止以某个特定的人为主进行发言，让每一位参与者进行发言，相互尊重；第七：为了尽量减少会议记录，仅记录决定了的事件。条规定条规定122. 2. 三元会议文化三元会议文化 将会议内容（word） 向场外（Window）的相关者传达，并反映到工作（work）中。133 3会议形式的多样性

5、会议形式的多样性 早起型企业的会议 早会：头脑清醒 不拖拖拉拉 在身体上和精神上不受其他工作影响站立式会议、新鲜感觉的会议如蒸汽浴会、啤酒会、踏青会等14第一章第一章 概述概述第二章第二章 经验借鉴经验借鉴第四章第四章 会中控制会中控制第五章第五章 会后执行会后执行第六章第六章 总结总结15首先：彻底的会议准备（明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等）其次：主持会议领导者的心思和号召力（尊重参加者、引导参加者的意见） 参加者的心思及服从精神（事前讨论资料、积极协助及提出意见等） 会议主持者再会议开始前，应立足于5W1H进行事先讨论：要开成高效的会议要开成高效的会议16确定好会议的目

6、的及类型吗？确定好会议的议题、日期、时间了吗？确定好会议参加者了吗？具备会场及各种备置用品了吗？准备好要分发的材料了吗？充分修饰会议前半部分了吗？会议顺利进行了吗?充分概括出结论了吗？分发会议记录并再会议记录中公布下次会议的主题吗？主持者：主持者：17 充分确认会议目的和议题； 以自身的经验、知识或信息为基础，就议题进行协商； 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么；试着寻求问题的解决对策； 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言人的户动； 自己完成资料的准备和草稿；参加者：参加者：181 1明确会议目的明确会议目的会议必须由明确的目的！信息传达型、问题解决型、订立计划型、利益调整型192 2

7、会议事先公告会议事先公告 想召开会议，必须制定计划！应当在一周前，至少一天之前预先通知。应当记入会议通知的内容：l 会议名称和目的l 会议主题、讨论项目及会议类型l 召开日期，开始时间和结束时间l 召开场所（地址、电话号码、示意图）l 参加者名单l 附加会议资料l 其他（参加者事先必须准备的资料）203 3选定参加者选定参加者 注意“会议时间的增加与参加者人数成正比”，应慎重决定：仅让对实现会议目的不可缺的人员参加会议！案例：足球赛参加者的条件：l具有决定权的人参加l即使是其他部门的人，如果与会议有关，也以应该参加l对会议主题由强烈疑问的人参加l让与会议主题有关的专家参加l让能够正确表达自己意

8、见的人参加214 4事先分发会议材料事先分发会议材料 分发材料的目的：让参加者事先充分认识和讨论；在会议资料中留下空白，便于记录他人意见。 225 5 合理分配时间合理分配时间有效引导会议的秘诀就是“合理分配时间”参加者必须具备“任何时候都要严格遵守时间，迟到是不行的！”想法！结束时间也相同。会议成功与否与会议时间无关，而在于参加者是否充分参与会议！会议的结束前必须作出结论。 236 6公布会议费用公布会议费用 计算会议费用，使员工意识到重视会议时间、去处消磨性、不必要的内容。参加会议需要费用，进行准备同样需要费用！会议费用的记取：年薪10万元，每天工作8小时，一年为365天，除去周六、日 实

9、际工作时间为：261天（未计算法定假期），以年薪10万元计算、每天工作8小时计算，每小时是48元！以今天的会议为例： 会议费是：3.251548=2340元（未计算会议准备、会场使用、参加人员交通等费用）24第一章第一章 概述概述第二章第二章 经验借鉴经验借鉴第三章第三章 会议准备会议准备第五章第五章 会后执行会后执行第六章第六章 总结总结252022-5-11261 1不要失去会议方向不要失去会议方向 关键点：关键点：l 会议主持者要让参加者对想要通过会议获得什么产生同感！拿出珍贵的时间聚集在一起不是为了闲谈！l 会议主持者要预见会议进行方向，以免讨论偏离方向，并进行一连串的设问，保留合适的

10、资料，去除不合适的资料；l 应当将妥当的意见记录在黑板上，依次擦去无意义的内容，使参加者的注意力集中在一处。272 2 必须得出结论必须得出结论关键点：l 会议时间控制不当、准备不足是造成会议无法得出结论的主要因素。l 会议主题很重要，如果选错了主题，参加者当然只能进行抽象的空谈或发表经验之谈。“是因为什么目的而被召集的？如果不对其作出决定，就没有理由召开会议”283 3会议气氛引导会议气氛引导l 会议开始前3分钟，用来对议题自由发表意见，使参与者进展感消失，大脑思维速度加快，而且产生亲切感！l 会议支持要反问自己有无当面斥责？有无打断别人一味发表自己的意见？l 通过提问引导大家参与会议。l

11、会议中安排些“乐事”，使会议另人愉快！l 会议原则：只要来到会场，所有参加者要陈述一句以上的意见。l 以对等的立场召开会议，创造使下属能够自由陈述自己的想法和意见的会议环境的人不是别人，就是上司。l 避免固执己见，别总是抓住别人话里的漏洞。使会议气氛活跃的关键：使会议气氛活跃的关键：29l 会议中争吵绝对不合适，但建设性的争论使必不可少的！建设性争论是为了找到最好的解决方案而交换意见，试图创造令人满意的结果。l 鼓励思想冲突，尽可能获得与主题有关的信息，现在解决分歧比将来成为更大的问题更好！l 比尔.盖茨：“我不让与我有相同想法的人在身边。”l 但对方提出自己从未思考过的问题时，感谢对方，意见

12、分歧可以成为一种能够在产生严重失误之前纠正错误的机会。l 会议中的沉默就是怠工、认同并尊重对方、不时作出反应、用肯定的语言称赞引导建设性讨论：引导建设性讨论：304 4杜绝含糊不清的表达杜绝含糊不清的表达禁用语：基本上 大致 几乎 或许 觉得 一定程度上 努力 尽快如果含糊不清，听者必须推测，会产生误解或理解不充分。315 5会议中的两种人会议中的两种人误区：“大忙人”型、“114接线员”型、“口含糍粑、难开口”型、“时间杀手”型、“一无所知”型、两种人：想参加、想原离326 6、发言及倾听艺术、发言及倾听艺术“可与言而不与之言，失人；不可与之言而与之言，失言。智者不失人，亦不失言。”论语 3

13、3 l首先从重要的部分说起 （避免时间不足、关注力下降） l从肯定性的方面说起 （避免负面影响） l有逻辑地、简单表达 （整体把握发言内容，牢记大体结构，将主要内容概括未关键词；以要点为中心简洁表达、对发言进行准备） l一句话表达一种想法 （限定发言内容，按照易于理解的顺序进行整理；语句进可能简短）发言要领：发言要领：l 思考发言提纲（以发言者的主题或听者的兴趣为基准，对发言的内容的重要性进行排序；记住发言种的重点词语或表达方式，然后发言）l 使听者能够理解（以对方能接受为目的，检查能够支持谈话的论据或背景对听者而言是否明确；练习使用与听者的理解能力相适应的客户语言，并调整谈话内容）l 使用切

14、合业务的表达34l 真诚的倾听（讲1分种，听2分钟，第3步在听的过程种表示肯定；l 发出倾听的身体语言l 适当进行反馈l 积极接受新信息l 积极参与决定倾听要领倾听要领35第一章第一章 概述概述第二章第二章 经验借鉴经验借鉴第三章第三章 会议准备会议准备第四章第四章 会中控制会中控制第六章第六章 总结总结361 1概括重要内容概括重要内容会议主持者，有必要在结束会议前，对所有的会议内容进行概括。目的：对会议信息进行确认，避免误解和错误传达；对下次会议应该解决的议案进行确认；强调会议决定的事项解决问题：开会的目的是什么？达到目的了吗？下一步要做什么？372 2写成会议录（纪要）写成会议录（纪要）

15、会议录要在当天之内整理，最迟要在第二天整理并分发给相关人；会议录要切实记录，不能忘记记录质疑和疑问。会议录的内容：日期、时间、场所参加者名单（缺席者名单）、会议主持会议议案（讨论事先、决定事项、特别事项）383 3传达会议精神传达会议精神对会议录进行封发，迅速传达，高效执行。394 4执行会议决定执行会议决定在召开会议前，就应该决定好作用分担和责任体系；关于老鼠的寓言故事：表示赞同，但无法执行！要杜绝这种请看：“在会议中大量建言，但在真正必须付诸执行时候，却一个人也看不到。”405 5会议评估会议评估会议评估表会议评估表评价项目 是 基本上是 不是会议准时开始 会议提出议案参加者遵守基本规章所

16、有人都参加了会议很严肃、具有建设性会议获得了解决问题的方法会议达到目的会议主持工作成效41第一章第一章 概述概述第二章第二章 经验借鉴经验借鉴第三章第三章 会议准备会议准备第四章第四章 会中控制会中控制第五章第五章 会后执行会后执行42 引言引言 准备开始会议 确认会议目的 简单说明会议主题 说明会议时间安排 确定参加者作用 确定会议的原则 本论本论 促进参加者参与会议 将参加者之间的矛盾引向建设性方向 维持论点 根据会议议案安排时间 按议案整理讨论结果 觉察参加者反应及情感变化并采取适当措施；1 1、会议程序：、会议程序：431 1、会议程序：、会议程序：结论结论 对全部讨论结果进行综合 对

17、照目标确定成果 对协商好的执行事项赋予作用和责任 提出下一阶段计划 对会议进行情况进行评价会后检查：会后检查： 写成会议录并予以分发 监督执行经协商的课题 准备下次会议442 2、自我评估、自我评估你是怎样的会议主持人（参加者）？45对会议支持者的评价对会议支持者的评价 会议开始前：会议开始前：l准备好会议提纲了吗？l设定会议结束时间了吗？l确定会议参加人员了吗？开始会议时：开始会议时： l 提出会议的目的和主要内容了吗？l协商过会议议程和时间安排了吗？ 会议进行中：会议进行中： l给予参加者均等的发扬机会吗？ l在创造使所有参加者能够自由发言的气氛吗？ l在对等立场上顺利交流了吗？ l对部分

18、参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施了吗？ l在切实遵守讨论顺利并进行议案时间控制吗？46对会议支持者的评价对会议支持者的评价 会议结尾时：会议结尾时：l 论是经全体协商得出的吗？ l对会议结果进行概括、说明了吗？ l对会议中决定的事项进行明确的分工了吗？结尾由参加者对会议结果尽心评价了吗？ 会议结束后：会议结束后：为提高所决定事项的实施效率而不断更进了吗？ 47对会议参加者的评价对会议参加者的评价会议开始前：会议开始前：l在参加会议前对议案进行充分的研究和讨论了吗？l在会议开始前5分钟前到达会议室了吗？l无法参加会议时，事先通知会议主管部门了吗？充分准备必要的资料和用品了吗？ 会议进行中：会议进行中：l正在积极听取其他参加者的发言吗？l已事先记住要点并在有逻辑地、简单明了地发言吗？l发言内容没有偏离主题吗？l有积极的参与意识和发言姿态吗？l有无基于个人感情或部门为中心的思考方式？l忽视客观事实吗？ 48对会议参加者的评价对会议参加者的评价会议结束后：会议结束后：l对曾表示过反对但已经决定的事项积极予以执行了吗？l在积极执行分配给自己的决定事项并发挥作用吗？ 49502022-5-1151