财务人员必备的基本技能ppt课件.pptx

1、财务人员需要具备的EXCEL 技能2019-1财务管理咨询资深讲师上海财大高级国际财务管理师SIFM复旦会计专业硕士MPACC 培 训 导 师2019-2Excel用户水平的5个层次刚刚开始接触 基本掌握常用功能 熟练使用常用功能+数据透视表+公式 +数组公式+VBA简单编程 Excel技能+专业知识+行业经验 新手 初级用户 中级用户 高级用户 专家 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-3VBA编程VBA编程透视表透视表函数、图表函数、图表基本操作基本操作EXCEL 有些是什么？ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-4知识结构Excel数据处理与操作Excel函数与公式Exc

2、el图表与图形Excel VBA与宏Excel 数据分析 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-5烦恼工作中天天用到Excel,但除了简单的操作,其他技巧怎么也掌握不了.重复的操作耗费大量的时间、精力！困惑Excel中如此多的功能、菜单、函数、图表类型、VBA代码，如何做到灵活运用？疑问我对Excel很感兴趣、可不知从何学起？有没有一套有效的、快速的学习Excel技能的方法？ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-6心态方法坚持No.1 积极的心态“兴趣是最好的老师、压力是前进的动力”No.2 正确的方法循序渐进善用资源、学以致用阅读与实践的结合No.3持之以恒的努力，每天进步一点

3、点 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-7 财务人员需要掌握的EXCEL 技能会用EXCEL 偷懒，也是职场的杀手锏布局合理； 结构清晰; 数据规范！规范的EXCEL 表格要做到简洁干净； 美观大方！2019-8 财务人员需要掌握的EXCEL 技能偷懒，首先从规范表格做起！ 下表是来访表的一部分，有问题吗2019-9第一宗罪日期录入不规范 日期该如何录入？格式统一就行吗？ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-10“点”型以“.”为分隔符录入的日期。比如：2011.1.10；13.05.08。“空格”型以“ ”为分隔符录入的日期。比如：2011 1 10；13 05 08。 日期

4、常见的错误录入方式日期常见的正确录入方式“减号”型以“-”为分隔符录入的日期。比如：2011-1-10；2013-5-8。“正斜杠”型以“/”为分隔符录入的日期。比如：2011/1/10；2013/5/8。 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-11第二宗罪合并单元格严重破坏了数据结构 合并单元格很工整，有什么问题吗？ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-12问题1：无法使用的排序 合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。 所以排序时，会提示错误。 财务人员需要掌握的EXCEL 技能 技巧2019-13 技巧C问题2：筛选会出错 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-

5、14 技巧为什么会出错是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。如右图，看起来F5：F6的数据内容是“ * ”。但其实只有F5有数据，F6对于Excel来说，值为空。所以，筛选所有售价为空白的数据明细，能得到三条记录。 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-15 技巧小技巧“合并及居中”何时使用？主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。整改方案取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。整改过程整改结果 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-16 技巧第三宗罪数据残缺有空白 单元格没数据就不填写，不行吗？ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-

6、17 技巧真空白VS假空白单元格有真空白和假空白之分。真空白是这个单元格“真没有”数据：该单元格从未被填写过曾经填写的数据已经被完全删除真空白会影响数据分析结果，尤其是做计数统计。 假空白是这个单元格“可以有”数据。假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它再看编辑栏，却会发现编辑栏里有数据， 内容为=“”（英文的双引号）。 这是一种空文本的概念。 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-18 技巧空文本在Excel看来也是数据。而在我们眼中，它是空白。这和0值一样。当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据， 只不过数值为0罢了。 即：不管什么数值，只要有值就是“非空

7、单元格”。空文本与0值在数值部分的空白单元格里填写0值在文本部分的空白单元格里填写相应的文本数据，“无”或“空”等 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-19 技巧整改结果 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-20 技巧第四宗罪多余的表头 该表头占了2行，有什么问题吗？ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-21 技巧第四宗罪多余的表头 该表头占了2行，有什么问题吗？ 奇葩的筛选！ 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-22 技巧整改结果 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-23 技巧制表规范正确的数据表应满足以下条件：一个标题行；无合并单元格；数据录入统一、

8、规范；数据区域中无空白单元格。 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2019-24 财务人员需要掌握的EXCEL 技能1. EXCEL 表格的设计原则 目 录u【数据管理原则】u【一致性原则】u【规范性原则】u【安全性原则】2019-25 财务人员需要掌握的EXCEL 技能1.1 要有良好的数据管理理念要有良好的数据管理理念，理清数据处理的四大步骤，区分三类表格。根据所处的EXCEL 数据处理的流程环节以及表格的性质，可以将Excel表格分为：清单型，报表型，过渡型三大类型；根据表格的用途确定表格的类型，然后再确定各类表格的整体机构，布局。2019-261.2 要养成一致性原则的习惯 财务人员需

9、要掌握的EXCEL 技能 【EXCEL 表格设计的一致性原则】同物同名称（名称一致）： 也就是说某对象只能有一个名称，同一对象的名称在任何表格，任何人员，任何部门里都要保持一致，以便数据引用。同表同格式: 相同的表格其格式必须保持相同，以便统计汇总数据。同一类工作簿/工作表的名称也保持一致的格式以方便表格翻新时批量修改公式。2019-27 财务人员需要掌握的EXCEL 技能1.3 遵循表格机构和数据的规范性原则 【EXCEL 表格设计的规范性原则】数据规范（格式规范）： 表格中的各类数据使用规范的格式，如数字就使用常规或数值型的格式，日期型数据不能输入20170501,2017.5.1等不规范

10、的格式。结构规范: 必须从管理的角度，考虑表格结构应该如何设计，如何对表格结构进行布局，比如合并单元格，多行标题，斜线标题。结论：EXCEL表格的标准化与规范化，是数据处理分析的基础。2019-28 财务人员需要掌握的EXCEL 技能1.4 提高安全性原则的技巧校验机制： 数据输入时可使用数据有效性校验输入数据。保护机制: 要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。备份习惯：重要数据即时备份，定期备份表格，副本操作等。可以看出：EXCEL 表格的安全性和保护功能，是数据处理分

11、析的必备技巧。 【EXCEL 表格设计的安全性原则】2019-29 财务人员需要掌握的EXCEL 技能2. 使用EXCEL 常犯的错误及其纠正 目 录u【错误的来源】u【表结构的错误】u【数据的错误】u【表格存在的问题及纠错】2019-302.1 EXCEL 表格容易出现的错误 财务人员需要掌握的EXCEL 技能 【EXCEL 表格设计的一致性原则】 错误的来源： 手工设计表格不规范 系统导入数据不规范 表结构的错误：多头标题;多列标题; 合并单元格；不同类型数据放一个单元格；空行；小计数据的错误：文本有空行；非法日期；文本型数字；数据中有特殊字符；数据格式不统一2019-31 财务人员需要掌

12、握的EXCEL 技能2.2 案例：表格存在问题及纠错2019-32 财务人员需要掌握的EXCEL 技能 目 录u【基础常识方面的专业素养】u【数据分析方面的专业素养】u【安全保护方面的专业素养】u【表格美化方面的专业素养】3. 使用EXCEL 表格的专业素养2019-33 财务人员需要掌握的EXCEL 技能3.1 使用EXCEL表格基础常识方面的专业素养规范的表格体现你精益求精的工作态度2.同一类型的工作表放在同一个工作薄，同一类工作薄放置在同一文件夹子；3.不要通过插入空格来排版（姓名间有空格或以空格换行）；4.各记录间不能有空行空列，不能有小计，合计行；5.尽量不要使用合并单元格，清单型表

13、格中禁止使用；6.不要使用中国传统的斜线标题，避免使用多行表头；7.有列标题，列标题名不重复，列标题为非数字；8. 同一列为同一数据类型，且要保证各列数据格式的规范性；1.同一类数据要在同一工作表，不要分表保存；2019-34 财务人员需要掌握的EXCEL 技能3.2 使用EXCEL表格数据分析方面的专业素养规范的表格体现你的专业素养2.其他表已有的数据要通过公式引用的表格；3.不要大范围使用数据有效性，条件格式和数组公式；4.效用最大化原则; 选用最快捷，最高效的方法进行数据加工5.实用性原则：灵活使用辅助单元格，化繁为简；6.注意保护工作表，防止误操作破坏公式与数据；7.表格名称应规范，有

14、规律；8. 单元格引用时应正确使用相对引用，绝对引用，以便使用鼠标填充公式。1.需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，而不是直接填列结果；2019-35 财务人员需要掌握的EXCEL 技能3.3 使用EXCEL表格安全保护方面的专业素养规范的表格体现你的职业素养2.数据加工时注意要勾稽，对比，以检验数据是否完整准确；3.数据录入要有校验机制，确保数据正确；4.定期保存工作簿，重要操作后随时保存;5.定期进行数据备份，临时性的操作最好在复制的副本上进行；6.设计标准的表格模板，让别人按照你的要求填写数据；7.不让别人看到公式和修改公式，只允许在指定的区域进行操作；1.表格分发时要保护工作表，

15、限定允许修改的范围；2019-36后面内容直接删除就行资料可以编辑修改使用资料可以编辑修改使用资料仅供参考，实际情况实际分析The user can demonstrate on a projector or computer, or print the presentation and make it into a film to be used in a wider field 财务人员需要掌握的EXCEL 技能3.4 使用EXCEL表格表格美化方面的专业素养打造自己的职场竞争力1.考虑公司的高管要求2.考虑表格的用途3.结构合理，层次清晰，重点突出，排版美观，方便阅读与打印；4.报表要准确表达信息使用者需要的信息;5.表格排版适当考虑使用者的习惯；6.要有自己的风格；2019-39