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1、目录n第一部分 PPT制作原则n第二部分 PPT应用技巧n第三部分 Word文档格式应用技巧2第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程4目标听众一个PPT只对一类人服务，不要试图在一个PPT里面既讲管理又讲技术场合演讲PPT的场合非常重要，是一对一？或是一对多？或是公开演讲目的你的PPT永远为观众服务，设计的时候千万不要以自我为中心内容你的PPT只讲一个重点，不要试图在某个PPT中面面俱到5第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程6逻辑-逻辑关系nPPT的结构逻辑要清晰、简明n常见的逻辑关系有并列、综合、递进、层级、冲突、包含、对比、关联、交叉、组织、扩

2、散、强调、联动、循环等n最好只用“并列并列”“递进递进”两类逻辑关系并列关系递进关系7逻辑-逻辑关系层级关系包含关系对比关系交叉关系综合关系8逻辑-层次结构n通过不同层次的标题，标明PPT的结构关系n但最好不要超过三层纵深 第一层级XXXXXXX第二层级XXXXXXXo第三层级XXXXXX 第四层级XXXXXXv示例示例9过渡n每个章节之间插入空白的幻灯片或者标题幻灯片逻辑顺序演示n顺序演示播放n尽量避免回翻、跳略，混淆观众的思路标示内容大纲n一定要标示内容大纲n如果PPT演示的内容比较长，则以大纲页做串场是必须的n帮助听众掌握进度10第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过

3、程11风格风格要与主题对应风格要与主题对应n所有风格中，最重要的是“简明”的风格，不会抢主题文字的风头n留白天地宽，母版背景切忌用图片等，而只用空白或是很淡的底，以凸显其上图文n尽量少的文字，尽可能多的图表与简洁的数字保证画面简洁n通过几个简单的颜色搭配，加上简单的渐变就可以达到非常清爽的效果n用标准的、已被成功应用的各类图表工具，不要自造12模板举例n如果做企业内部报告，应该用企业的模板n如果做学校的答辩，可以用带学校Logo，比较传统的模板n如果是做学术报告，可以使用白底色模板n除非是特殊的场合，比如婚庆，生日宴会，不要用花哨的模板13模板举例12314模板举例456715风格选择PPT模

4、板四大戒律戒律一：画面太花n画面太花两种表现：-一种是单页画面过乱，各种颜色、各种元素、各种风格，就乱到了极致-另一种是背景变化过多。你能想像一套PPT每张背景都不一样，而且相互之间毫无关系是什么样子吗？ 16风格选择PPT模板四大戒律戒律二：喧宾夺主n模板永远只是一种装饰，永远是为内容服而不能盖过内容n颜色过亮、面积过大、或者位置过突出，是PPT模板分量太重的三个主要表现，往往容易分散观众视线，从而弱化演示内容17风格选择PPT模板四大戒律戒律三：动画过乱n动画功能的意义在于“强调之强调”n动画最恰当的应用有三处：-一是对于文字需要逐行提示出现时-二是图表的元素逐项显示时-三是需要突出某个要

5、点时n不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换下面的飘带在PPT的每一页都是循环动画显示，会产生什么效果呢？观众总是不自觉把视线集中到那里，从而影响了对内容的把握n正式场合慎用音效18风格选择PPT模板四大戒律戒律四：缺乏过渡nPPT内容各部分之间最好有一个过渡页相区隔n过渡页的版式与内页版式类似，但应简洁、醒目，容易引起观众注意19第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程20布局布局-结构化你的PPT单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片，体现你的逻辑性整个PPT最好不要超过30页面完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不

6、协调的地方21布局布局Magic Seven法则（7士259）n每张幻灯片传达5个概念效果最好n 7个概念人脑恰恰好可以处理n超过9个概念负担太重了，请重新组织Tips:Tips:做PPT内容才是根本，只有对内容熟悉，才能做到精简22布局布局10/20/30法则n演示文件不超过10页n演讲时间不超过20分钟n演示使用的字体不小于30号(30 point)n只是约数，没有这么认真，尽可能而不是绝对 不管你的想法是否能够颠覆世界，你必须要在有限的时间里，用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。 Guy Kawasaki23布局布局12字真言：字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字能用图，不

7、用表；能用表，不用字”n图表也依赖于你对内容的理解，你理解了，就可以找出对比，有对比，有就图表存在的可能n几种常用的以图表形式显示数据的方法圆饼图：圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目用于显示比例。将分割块的数目限制在限制在4-64-6块，用颜色或碎化的方式突出块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。最重要的块。条形图：条形图：用来比较数量。例如，比较公用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。司四个部门的销售额。24布局布局柱状图：柱状图：用来显示用来显示一段时间一段时间内数量的内数量的变化情况。变化情况。将竖条的将竖条的数目限制数目限制在在4-84-8条最条最佳佳曲线图：曲线图：用用于说

8、明趋势。于说明趋势。例如，说明例如，说明公司公司销售在销售在逐年增长。逐年增长。增长趋势良增长趋势良好。最后的好。最后的箭头强调一箭头强调一个问题：我个问题：我们将来的发们将来的发展似乎不错展似乎不错表格表格：最适于比较并行数据最适于比较并行数据资料资料，但是表格可能缺乏视但是表格可能缺乏视觉效果觉效果25第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程26配色一般颜色可分为两类：冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)n冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意n暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本)，因为它可造成扑面而来的效果n如果在暗室(如大厅)中进行演示，使用深色背景(深蓝

9、、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果n灯光明亮的房间内，白色背景配上深色文字处理会更好地维持视觉效果27PPT配色原则整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的不要自造颜色，而应用“屏幕取色器”，去“扒”已经成功应用的颜色完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方28调色板233.233.233228.224.234216.229.241227.239.212227.239.212255.228.201247.229.189229.27.46169.171.175186.151.212134.192.24117

10、6.202.145245.190.30251.135.43230.187.132152.15.5781.82.8661.29.6345.83.12985.128.23199.139.8156.75.085.70.570.0.0255.255.255浅中深29注意事项注意事项1234n一些颜色有其惯用的含义，例如红色表示警告，而绿色表示认可n可使用这些相关颜色表达您的观点，但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义，请谨慎使用n根据不同的调查显示，5% 至 8% 的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数n因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容n具有不同颜色的相同信息可能表达不同

11、的含义n例如，使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含义，而使用蓝色文字，则该单词的含义就会被弱化n避免仅依靠颜色来表示信息内容n应做到让所有用户，包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息30第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程31过程过程行动的PPT演讲结构：开展白、主体演讲、结束语1最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT照本宣科地念上面的文字KISS (Keep It Simple and Stupid)原则，人才是主角，不能让PPT代替你的存在，深入浅出才代表你对知识的真正掌握主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用暂停使演讲平滑过渡不要试图去用

12、PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简明的事物善用比喻和象征，善于调动听者参与互动，但谨慎地使用幽默2345632注意事项3. 确定设备音频和视频功能，注意室内光线，要明确如果发生什么事情可以给谁打电话2. 提前到达现场，与设备人员共同进行演示准备工作5. 准备备用图像资料4. 过渡时间较长或回答听众问题时，建议保持空屏保障听众把注意力集中到你身上而不是屏幕上 注意事项1. 在演示前练习、练习、再练习，演示时再练习就太晚了33PPT制作经验分享！制作经验分享！34交流说明Power Point使用方法交流介绍基于PowerPoint 2003，但大部分功能在2007同样适用学会使用“

13、帮助” (通过帮助可以灵活的掌握OFFICE的各种用法）脱机帮助网上帮助36第二部分 PPT应用技巧nPPT基本功能nPPT新建与编辑n其他注意事项37常用快捷键OFFICE家族通用nPPT专有F5: 放映SHIFT+F5: 从当前页开始放映ESC: 取消放映SHIFT+F9: 显示或隐藏网格 ALT+F9: 显示或隐藏参考线 ALT+SHIFT+ :升级ALT+SHIFT+ :降级ctrl+:放大文字ctrl+:缩小文字 Ctrl-C: 复制Ctrl-X: 剪切Ctrl-V: 粘贴Ctrl-S: 保存Ctrl-A: 全选Ctrl-Z: 撤销上一动作Ctrl-Y: 恢复上一动作Ctrl-Alt

14、-C:复制格式38常用键nCtrl-上下左右键：可微移图像n按住Ctrl键，拖动图像可以复制图像n按住shift键可水平垂直拖动图像nCtrl+shift在水平竖直方向复制n画直线时按住shift键39工具栏n内置工具栏(选择视图工具栏自定义）n自定义工具栏40第二部分 PPT应用技巧nPPT基本功能nPPT新建与编辑n其他注意事项41在制作之前预先考虑好整张图的布局在制作一张幻灯片之前，你必须考虑好的事情：这张幻灯片里你想要传递多少信息？以何种次序？因此您就知道在一张幻灯片中把对象物体置于何处？这张幻灯片里我准备放置多少张图、表、照片？因此我就将对于对象物体的尺寸了然于心。当你变成一个熟练的

15、幻灯片使用者之后，你就会在构思好整个幻灯片的结构的同时，对于其中每一个对象物体的大小也很明白。如果一张幻灯片中有太多的对象物体，那么建议做成两张，请看下面的例子。画草图是一种非常好的工具42复制与移动复制一个目标对象需要多长的时间？注意：要求原型和新对象必须对齐方法方法 1方法方法 2选中对象按下“”复制和“粘贴”键将复制了的对象从原型对象边移开使用“绘图”菜单中的“对齐”命令完成时间估计完成时间估计: 16秒钟秒钟选中对象在按下shift和ctrl键的同时将对象移动到想要移到的位置完成时间估计完成时间估计: 2秒钟秒钟n看出差别了嘛？ 14秒钟！n在幻灯片的绘制中，复制操作是一个非常普遍的操

16、作，通常我们估计一张中等复杂度的幻灯片的绘制中可能会产生20次或者更多的这种操作。因此14秒钟的差距就意味着一张幻灯片280秒钟的的差距，一份100页的报告那就是28000秒钟的差距，换算一下就是接近8个小时。并且这只是众多操作中的一种类型而已VS43对齐与平均分布怎样才能得到下面的结果？44组合图形的画法怎样得到这样的结果？45组合图形的画法n画好每一种图形后再进行对齐调整吗？这是浪费时间，正确的做法：先画一组排列整齐的同种形状的图形，大概用时30秒就可以完成选择你想改变形状的图形，采用编辑图形的功能进行“变形”46文本录入插入文本框选择添加水平或者竖直文本使用层级、编号、项目符号大小 （用

17、标尺调整bullet)字体设置（阴影、字体替换、中文、西文、艺术字不同设置）使用选择性粘贴与格式刷SAMPLE样例样例样例样例47文本格式的调整12上面的三角控制着段落第一行的缩进下面的三角控制着段落第二行和第二行以后行的缩进这些三角控制二级文本表格标示当您编辑文本框的时候，水平的标尺可能象下面一样表格标示控制1212n未调整的粗体点未调整的粗体点（bullet)使得文本就象这样对齐n调整过的粗体点(bullet)使得文本象这样完美地左对齐n这里的三角都是用来调整粗体点(bullet)，就是为了让位于左边的粗体点能够对齐n注意！千万不要试图用空格来对齐文本，这种方法不仅不可行并且是浪费时间，并

18、且这种方法会给以后调整文本格式带来种种的麻烦48导入导入（使用“插入”命令）从WORD中导入从其他PPT （导入、粘贴和选择性粘贴）把需要演示的excel和word文档导入PPT中（单击插入对象选择由文件创建浏览本机选择要插入的文档12349自选图形插入改变形状和大小设置阴影和颜色渐变插入文本填充同时设置多个对象使用格式刷复制格式50充分利用自选图形来丰富PPT的内容巧克力巧克力充分利用自选图形充分利用自选图形51举例 培训使用 系统配置实施详细设计初步方案 业务分析研究软件项目阶段阶段工作内容n根据PICASO应用方案分析文档，下周与各业务部门开始共同讨论决策形成最终初步设计方案n根据确定的

19、实施方案开展项目实施工作n仔细查阅了APS、MES访谈纪要，并对计划经营处，塑料厂计划科，塑料厂调度科进行了补充调研和数据分析n结合软件功能，编写完成PICASO应用方案分析文档业务与软件的充分结合4月6日4月13日52图片和剪贴画插入图片选择性粘贴为图片点击右键选择显示图片工具栏，对图片进行编辑MES53插入地图54连接线用法样例2314567855叠放次序样例n点击图片右键选择叠放次序56插入表格日登陆样品量日登陆样品量日审批样品量日审批样品量完成率完成率化二23223199%化肥13111790%腈纶20820699%原材料9778%塑料29528496%炼油63159995%化一535

20、3100%n把表格粘贴后选择撤销自动套用格式n右键选择边框和填充，对表格的颜色、字体、文本框进行调整n更新元素时运用选择性粘贴无文本粘贴方式57添加其他OFFICE对象可以在PPT中插入VISIO流程图和图表n点击图形右键可以对图形属性、数据进行编辑58做好一套PPT后，应检查和注意的事项PPT的大标题，页眉页脚日期是否正确每张PPT的标题是否正确PPT整体的协调性，包括每张PPT的字体，BULLET的大小、颜色和行距，多个图形是否对齐整篇PPT的颜色是否协调，不要用过于鲜艳的色彩文字、图片整体的摆放是否居中，最好不要把整张PPT充满运用的模板与PPT是否符合逻辑和结构 当遇到细致，多元素的P

21、PT时，最好以150的显示比例进行制作和检查59第二部分 PPT应用技巧nPPT基本功能nPPT新建与编辑n其他注意事项60利用画笔来做标记在打开的演示文稿中单击鼠标右键依次选择“指针选项绘图” ，即可调出画笔在幻灯片上做标记用完后按ESC键便可退出61PPT编辑放映两不误n按住Ctrl，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”n幻灯片演示窗口缩小至屏幕左上角n修改幻灯片时，演示窗口会最小化n修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应效果放映窗口编辑窗口62打印清晰可读的PPT文档点击“工具选项”命令，单击“打印”选项卡“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”在“颜色/灰度”框中选择

22、“灰度”模式，是黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式在“颜色/灰度”框中选择“纯黑白”模式，将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义灰度模式效果纯黑白模式效果63建立自己的资料库Office自带网上下载平时收集64收藏一些不规则图形XXXXXXXXX65收藏一些不规则图形66PPT使用技巧分享！使用技巧分享！67第三部分 Word文档格式应用技巧n格式与样式使用方法n分节符、分页符的使用方法n粘贴（Paste）技巧nWord“智能”带来的困扰及解决方法69点击进入样式与格式点击进入样式与格式样式与格式样式与格式70对选定样对选定样式进行操式进行操作作可进行的

23、可进行的总体调整总体调整内容内容调整样式调整样式的格式的格式71格式中常用的段落格式中常用的段落格式调整格式调整缩近调整缩近调整行距调整行距调整预览功能预览功能72第三部分 Word文档格式应用技巧n格式与样式使用方法n分节符、分页符的使用方法n粘贴（Paste）技巧nWord“智能”带来的困扰及解决方法73n分页符是新建一页，新建页的格式不变n分节符重新划分一节，可以对页面设置，数字编号等重新定义n要将下一页变横板只有插入分节符才行分节符、分页符的使用方法74选择插入分隔符选择插入分隔符分页符类型分页符类型分节符类型分节符类型分节符的主要意义：分节符的主要意义：Word中文档的中文档的“页面

24、页面设置设置”以节为单位进行分隔以节为单位进行分隔75第三部分 Word文档格式应用技巧n格式与样式使用方法n分节符、分页符的使用方法n粘贴（Paste）技巧nWord“智能”带来的困扰及解决方法76Word 2003新新增加了粘贴选择增加了粘贴选择功能，在合并文功能，在合并文档或拷贝外来文档或拷贝外来文档时特别有效档时特别有效77在粘贴一些对象在粘贴一些对象时使用，可以选时使用，可以选用用Paste Special功能对功能对粘贴对象的形式粘贴对象的形式进行选择进行选择78第三部分 Word文档格式应用技巧n格式与样式使用方法n分节符、分页符的使用方法n粘贴（Paste）技巧nWord“智能

25、”带来的困扰及解决方法79选定修改选定修改内容内容修改目标：将目标段改成红色修改目标：将目标段改成红色80点击字体点击字体颜色颜色结果全部变成红色了结果全部变成红色了WordWord使用了使用了“智能智能”的自动套用格式功能替的自动套用格式功能替我们做了修改，我们在下两页中把它改回来我们做了修改，我们在下两页中把它改回来81可以看到，我们只进行可以看到，我们只进行了一步操作，了一步操作，Word实实际上进行了两步际上进行了两步这样只要撤销一步便可以保持选定的段落不这样只要撤销一步便可以保持选定的段落不变而将其它段落改回去，我们在下一页中完变而将其它段落改回去，我们在下一页中完成这项操作成这项操作82点击点击撤销撤销结果满足了我们对格式的结果满足了我们对格式的要求要求Success我们还可以使用：我们还可以使用：CTRL+Z进行撤销进行撤销83