工作分析与工作说明书PPT课件.ppt

1、可编辑1工作分析与工作说明书2022-5-15可编辑2z前言前言 - -工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的 z壹、工作分析的意义壹、工作分析的意义 z贰、工作分析的目的贰、工作分析的目的 z参、工作分析之程序参、工作分析之程序 z肆、工作分析的方法肆、工作分析的方法 z伍、工作分析的结果伍、工作分析的结果 2022-5-15可编辑3z陆、工作分析之制定流程陆、工作分析之制定流程z柒、工作分析之执行与成果柒、工作分析之执行与成果 z捌、结论与建议捌、结论与建议 z玖玖 、案例探讨案例探讨z拾拾 、台湾经验谈台湾经验谈z拾拾 壹、壹、Q QA A2022-5-15可编辑4工作分析方案执行

2、之目的工作分析方案执行之目的( (一一) )z一、建立一套完整的职务说明书，作为公一、建立一套完整的职务说明书，作为公 司经营与人力资源规划之基础司经营与人力资源规划之基础 。z二、建立各职位明确之任用条件，达到二、建立各职位明确之任用条件，达到 人才选用之适用性，对招募制度加以人才选用之适用性，对招募制度加以 调整、充补调整、充补 z三、依据工作内容、及考核标准建立公平三、依据工作内容、及考核标准建立公平 性与激励性之薪资制度。性与激励性之薪资制度。 2022-5-15可编辑5z四、配合训练发展与职涯管理制度，使四、配合训练发展与职涯管理制度，使 公司每一位同仁，了解其角色、定位公司每一位同

3、仁，了解其角色、定位 与未来发展路径与条件。与未来发展路径与条件。 z五五、藉由各职位工作分析的过程与结果，、藉由各职位工作分析的过程与结果， 使部属与主管明确知道彼此工作内使部属与主管明确知道彼此工作内 容与目标，作为绩效考核依据之标容与目标，作为绩效考核依据之标 准及修正之基础。准及修正之基础。z六六、藉由工作分析对各部门、职位之、藉由工作分析对各部门、职位之 工作职责进行确认和划分，以奠定工作职责进行确认和划分，以奠定 日后营运之顺畅。日后营运之顺畅。工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的( (二二) )2022-5-15可编辑6壹、工作分析的意义壹、工作分析的意义（一）（一） M

4、ilkovich(1999)Milkovich(1999)认为工作分析(Job analysis)是指有系统地收集相关工作信息的过程。 黄英忠黄英忠(1989)(1989)认为工作分析又称职务分析 ，是将企业中各项工作之内容、责任、性质与员工所应具备的基条件，包括知识、能力等加以研究分析的过程。 2022-5-15可编辑7壹、工作分析的意义壹、工作分析的意义（二）（二）工作分析公式工作分析公式( (job analysis formula)job analysis formula) ：员工为什么要做？(目的；why)员工要做什么？(内容；what)员工如何做？(方法；how)所需技术如何？(程

5、度；skill) 2022-5-15可编辑8GhorpadeGhorpade( (1988)1988)工作分析是一种在组 织内所执行的管理活动，专注于收集 、分析、整合工作相关信息，以提供 组织规划与设计、人力资源管理及其 它管理机能的基础壹、工作分析的意义壹、工作分析的意义（三）（三）2022-5-15可编辑9贰、工作分析的目的贰、工作分析的目的（一）（一）( (一一) ) 工作评价工作评价 工作评价依赖工作分析以说明所有工作之需要条件与其职务，以说明工作间之相互关系；并指出哪一部门应包含何种类型之工作。如缺乏此等决定工作相对价值之事实资料，则评价人员单凭书面之定义，以从事于缜密的评价工作是

6、不可能的。2022-5-15可编辑10贰、工作分析的目的贰、工作分析的目的（二）（二）( (二二) ) 建立标准建立标准 工作分析可提供机构中所有工作之完整资料，对各项工作的描述都有清晰明确的全貌，故可指出错误或重复之工作程序，以发觉其工作程序所需改进之处。所以工作分析可谓为简化工作与改善程序之主要依据。2022-5-15可编辑11贰、工作分析的目的贰、工作分析的目的（三）（三）( (三三) ) 员工选任员工选任 人力资源部门在选拔或任用员工时，需藉工作分析之指导，才能了解那些职位需要哪些知识或技术，以及如何将适当的人才安排于适当的职位上。 2022-5-15可编辑12贰、工作分析的目的贰、工

7、作分析的目的（四）（四）( (四四) ) 训练训练 工作分析之说明，列出所需职务、责任与资格，在指示训练工作上有相当的价值。有效的训练计画需要有关工作的详细资料，它可提供有关准备和训练计画所应安排的资料，诸如训练课程之内容、所需训练之时间、训练人员之遴选等。 2022-5-15可编辑13贰、工作分析的目的贰、工作分析的目的（五）（五）( (五五) ) 绩效评估绩效评估 绩效评估指的是将员工的实际绩效与组织的期望做一比较。而透过工作分析可以决定出绩效标准。 2022-5-15可编辑14贰、工作分析的目的贰、工作分析的目的（六）（六）( (六六) ) 其它其它 工作经过详细分析后，还有许多其它的效

8、用，如有助于工作权责权范围的划定；改善劳资关系，避免员工双方无方因工作内容定义不清晰而产生的抱怨及争议。此外，工作分析亦有助于人力资源研究与管理、工作环境不适、人事经费、转调与升迁等问题都有莫大的助益。 2022-5-15可编辑15参、工作分析之程序参、工作分析之程序 为了使工作分析执行顺畅，及确保分析结果之有效性，许多学者提出在执行工作分析前应先有计划，规划好整个工作分析流程，方能有效获取资料及进行分析。工作分析步骤 2022-5-15可编辑16肆、工作分析的方法肆、工作分析的方法一一 ( (一一) )方法方法观察法观察法(observation method)面谈法面谈法(intervie

9、w method)问卷法问卷法(questionnaire method)工作日志法工作日志法(work diary)计量分析法及综合法计量分析法及综合法(combination method) 2022-5-15可编辑17肆、工作分析的方法肆、工作分析的方法二二 （二）二）工作分析方法之优缺点工作分析方法之优缺点 ( (三三) )方法之适用分析方法之适用分析2022-5-15可编辑18肆、工作分析的方法肆、工作分析的方法（三）（三）（四）四）工作分析之缺点工作分析之缺点1.常常落于缺乏标准化。 2.不只是要花许多时间与金钱等成本，也需 要由具有相当面谈技巧的人来执行。3.可能得到扭曲的信息

10、如：受訪者認為面談可以獲得利益比方說受訪者 認為面談可得到好處(加薪)，受訪者可能會 誇大工作活動的內容或增加工作的複雜性。 2022-5-15可编辑19肆、工作分析的方法肆、工作分析的方法（四）（四）因此工作分析面谈不应该被单独使用为单一的工作分析方法，工作分析面谈的资料可用来发展任务分析清单等，或是用来响应其它分析方法。 2022-5-15可编辑20伍、工作分析的结果伍、工作分析的结果工作说明书工作说明书( (job description)-job description)-模板 在描述工作的内容，针对该工作解释何谓工作、何谓责任、何谓职责，并指出工作条件，例如工作说明书建立日期、工作职

11、称、工作者的职位、直属主管等。 工作规范工作规范( (job specification)job specification) 在说明适任此项工作的工作者所应具备的资格与条件，例如工作者必备的教育程度、体能与技术能力、工作者必备的训练及经验 2022-5-15可编辑21陆、工作分析之制定流程（陆、工作分析之制定流程（一一）（一）确定责任归属（一）确定责任归属（二）确定工作分析目的与背景资料收集（二）确定工作分析目的与背景资料收集 1.分析目的 2.分析前之资料收集 2022-5-15可编辑22陆、工作分析之制定流程（陆、工作分析之制定流程（二二） ( (三三) ) 确定工作分析样本与方法确定工

12、作分析样本与方法 1.工作分析样本选定 2.分析方法之选用 (1)问卷法 (2)面谈法2022-5-15可编辑23陆、工作分析之制定流程（陆、工作分析之制定流程（三三）( (四四) )工作分析问卷之设计工作分析问卷之设计( (五五) )进行工作分析进行工作分析1.在工作分析问卷进行发放前，由人力资源主管于主管会议中提出整体规划之流程与配合事项，在获得高阶主管及各单位之主管认同与支持后，由各单位主管代为发布及协助员工进行配合事项，以便于进行下一阶段之分析工作。 2022-5-15可编辑24陆、工作分析之制定流程（陆、工作分析之制定流程（四四）2.在问卷发放上采渐进方式进行工作分析问卷的填答。由于

13、公司部门单位及职位数很多，加上各单位间工作内容不同，为使工作分析之结果符合公司现状与未来需要，故以单位为基准，采取渐进方式进行。3.在进行工作分析填写之前先向填写者说明此次活动之目的，并说明填写项目之意义与原则，并带领填写者以范例之内容流览一次问卷之全部内容。4.问卷填写时间以二星期为限，填答者须在此二星期内填答完毕并交由主管审核，确定无误后再统一收集交回人力资源部。2022-5-15可编辑25陆、工作分析之制定流程（陆、工作分析之制定流程（五五）( (六六) )资料整合与分析资料整合与分析各单位交回之工作分析之问卷回收后，由工作分析人员进行相关资料与问卷的整理，并检查各项之填写是否完整，若有

14、不清楚之处，再发回重新填写。( (七七) )撰写职务说明书撰写职务说明书由上一步骤之资料整合分析后，撰写成职务说明书初稿 2022-5-15可编辑26陆、工作分析之制定流程（陆、工作分析之制定流程（六六）( (八八) )检讨与修正检讨与修正 职务说明书初稿完成后，由分析人员分别与各部门主管进行面谈，以确定整理之内容维持原意，并对于疑虑之处加以厘清及做进一步之确认，最后进行职务说明书之修正。工作分析之功能图 2022-5-15可编辑27柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（一一） 正式进行工作分析前，考量了各部门之工作内容及可行时间，先行拟定了进行时间表，基本上每个部门皆以二星期为

15、限，若不可行，则可弹性调整。 2022-5-15可编辑28柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（二二）( (一一) )问卷发放问卷发放 进行各部门之工作分析问卷发放时，先集合各部门之各级主管进行半小时之说明，说明内容有工作分析目的、工作分析问卷填答、及问题解答，并清楚告知此次活动之进行不会影响到员工现有权益，确定各主管皆明了如何进行后，由主管辅导下属进行工作分析问卷之填答。2022-5-15可编辑29柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（三三）( (二二) )填答期间填答期间 虽然在工作分析问卷填答前有过详细的说明，也进行了问题解决，但是仍是有许多问题产生，因此，在

16、此期间必须注意各部室之填写状况，并予以协助。2022-5-15可编辑30柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（四四）( (三三) )问卷回收及整理问卷回收及整理 对于回收之资料，首先必须检查是否填写完整，并仔细查看是否有不清楚、重叠或冲突之处，若有，便由工作分析与人力资源主管进行讨论，判断是否对此任职者或其主管进行面谈，以确认资料收集之正确性。2022-5-15可编辑31柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（五五）由于此次工作分析之问卷已设计成半结构式之形式，且与职务说明书格式相同，加上事先已请填写者将内容转换成计算机档案，因此，工作分析员只需以原档案进行修改即可，

17、不需再花费许多时间将问卷内容转换成计算机文书文件，且只要资料确认无误，即可完成职务说明书之撰写。2022-5-15可编辑32柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（六六） ( (四四) )工作分析成果工作分析成果 依据此次工作分析之目的进行所获得的成果即为职务说明书，此职务说明书内容对公司改善方案之助益如下所述:2022-5-15可编辑33柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（七七）1.工作内容、职务上（1）工作职掌、权责： 可提供公司厘清各工作内容是否有无重复、 疏漏的地方以及各职位的工作负荷是否平均 ，并进行重新分配。 （2）人员配置： 可根据工作内容进行现况修正

18、及未来规划 2022-5-15可编辑34柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（八八）（3）考绩 ： 由于职务说明书详细记载了各职位之工作内 容，公司可依此对绩效项目进行评估，并设 计出较客观且具效度的评核项目及水准来 （4）薪资 ： 公司可依工作内容进行进一步之评价，重新 评估各职位相对公司的重要性，并调整薪资 水准，以达到薪资公平。2022-5-15可编辑35柒、工作分析之执行与成果（柒、工作分析之执行与成果（九九）2.职位资格条件（1）招募任用 ： 可帮助公司在招募人员时参考依据，并 搭以 遴选过程之改善，找寻适合的人才。（2）员工晋升 ： 提供明确之资格要求，以防仅使用服务

19、年资 及笔试晋升方式的缺失。（3）训练与发展： 可鼓励员工依自己兴趣，及生涯计划，针对 特定职位所需之资格条件进修，一方面提升 本职位之绩效，另一方面亦有激励的效果。2022-5-15可编辑36捌、结论与建议（捌、结论与建议（一一） 工作分析是人力资源各项功能依据的基础( Schuler & Jackson,1996)。此次工作分析之目的，除了职务说明书之建立外，亦是配合其它改善方案。 2022-5-15可编辑37捌、结论与建议（捌、结论与建议（二二） 以下就工作分析执行中所发现的问题与相关建议列举如下：（一）在职务说明书上 职务说明书并非一成不变，工作内容、责任 和权限、任用条件等均可能因内

20、、外环境改 变而需加以修改，因此，职务说明书应适时 调整，始具有参考和运用之价值，否则只是 一堆历史资料而已。2022-5-15可编辑38捌、结论与建议（捌、结论与建议（三三）（二）在相关改善方案上 职务说明书只是相关改善方案的基础，藉 由此次活动之执行与成果，公司应持续进行 相关改善方案，方能达到最大效益。2022-5-15可编辑39捌、结论与建议（捌、结论与建议（四四）（三）在各单位运作上 各单位或部门主管可藉由此次职位相关资料 之建立，确定单位内各项工作之流程与员工 之工作任务，及不同部门间须做联结的项目 及合作方式，以确保各项计划、方案与工作 都能顺利完成，达到预定目标。说明工作分析、工作说明，与工作评价的关系图