Excel-表格创建与美化课件.ppt.ppt

1、Excel 2010 表格创建与美化表格创建与美化任务任务1 1 创建员工信息表创建员工信息表1任务任务2 2 美化员工信息表美化员工信息表24.1.1 4.1.1 任务描述任务描述4.1.2 4.1.2 任务分析任务分析 （1 1）新建工作簿文件，命名为）新建工作簿文件，命名为“宏发公司宏发公司员工信息表员工信息表. .xlsxxlsx”。 （2 2）在）在Sheet1Sheet1工作表中输入员工信息（包工作表中输入员工信息（包括文本信息、数值信息、日期信息等）。括文本信息、数值信息、日期信息等）。 （3 3）为指定单元格添加批注）为指定单元格添加批注“董事董事”。 （4 4）将）将Shee

2、t1Sheet1工作表标签改为工作表标签改为“宏发公司宏发公司员工信息表员工信息表”。4.1.3 4.1.3 任务实现任务实现1.1.创建新工作簿文件并保存创建新工作簿文件并保存 启动Excel 2010后，系统将新建一个空白工作簿，默认名称为“工作簿1”，单击快速访问工具栏的“保存”按钮，将其以“员工信息表.xlsx”为名保存在桌面上。2.2.输入报表标题输入报表标题单击A1单元格，直接输入数据报表的标题内容“宏发公司员工信息表”，输入完毕后按Enter键。3.3.输入数据报表的标题行输入数据报表的标题行 数据报表中的标题行是指由报表数据的列标题构成的一行信息，也称为表头行。列标题是数据列的

3、名称，经常参与数据的统计与分析。 参照图41，从A2到J2单元格依次输入“工号”、“姓名”、“性别”、“出生日期”、“学历”、“身份证号”、“部门”、“职务”、“基本工资”、“电话号码”10列数据的列标题。4.4.输入报表中的各项数据输入报表中的各项数据输入工号数据输入工号数据拖动填充柄拖动填充柄1 1）工号列数据的输入）工号列数据的输入自动填充数据自动填充数据1 1）工号列数据的输入）工号列数据的输入输入姓名输入姓名2 2）姓名列数据的输入）姓名列数据的输入连续单元格区域填充相同数据连续单元格区域填充相同数据选中不连续的单元格区域选中不连续的单元格区域3 3）“性别性别”列、列、“学历学历”

4、列和列和“职务职务”列数据的输入列数据的输入自动填充数据自动填充数据4 4）部门列数据的输入）部门列数据的输入输入输入“出生日期出生日期”列数据列数据5 5）“出生日期出生日期”列数据的输入列数据的输入6 6）“身份证号身份证号”列数据的输入列数据的输入 身份证号由身份证号由1818个数字字符构成，在个数字字符构成，在ExcelExcel中，系统中，系统默认数字字符序列为数值型数据，而且超过默认数字字符序列为数值型数据，而且超过1111位将以科位将以科学计数法形式显示。为了使学计数法形式显示。为了使“身份证号身份证号”列数据以文本格列数据以文本格式输入，采用以英文单引号式输入，采用以英文单引号

5、“”为前导符，再输入数字为前导符，再输入数字字符的方法完成该列数据的输入。字符的方法完成该列数据的输入。 具体操作方法是：选中具体操作方法是：选中F3F3单元格，先输入英文单引单元格，先输入英文单引号，再输入对应员工的身份证号码，按号，再输入对应员工的身份证号码，按EnterEnter键确认即键确认即可。依照此方法完成所有员工的身份证号码的输入。可。依照此方法完成所有员工的身份证号码的输入。7 7）“电话号码电话号码”列数据的输入列数据的输入8 8）“基本工资基本工资”列数据的输入列数据的输入选中I3：I13单元格区域，单击“开始”选项卡的“数字”组中的“数字格式”下拉按钮，在其下拉列表中选择

6、“数字”选项。从I3单元格开始依次输入员工的基本工资数据，系统默认在小数点后设置两位小数。可以通过单击“开始”选项卡的“数字”组中的“增加小数位数”按钮或者“减少小数位数”按钮增加或者减少小数位数。“数字格式数字格式”下拉列表下拉列表5.5.插入批注插入批注右击工作表Sheet1的标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，输入工作表的新名称“宏发公司员工信息表”，按Enter键即可，修改后的效果如图所示。修改后的工作表标签修改后的工作表标签6.6.修改工作表标签修改工作表标签4.1.4 4.1.4 必备知识必备知识1.1.工作表的基本操作工作表的基本操作1 1）工作表的选择和插入）工作表的选

7、择和插入2 2）工作表的移动和删除）工作表的移动和删除 在工作簿中，不仅可以插入工作表，也可以调整工作表在工在工作簿中，不仅可以插入工作表，也可以调整工作表在工作簿中的位置，或将不需要的工作表删除等。例如，在作簿中的位置，或将不需要的工作表删除等。例如，在“员工信息员工信息表表.xlsx.xlsx”工作簿文件中，选中工作簿文件中，选中“宏发公司员工信息表宏发公司员工信息表”标签并向右标签并向右拖动，拖到拖动，拖到Sheet3Sheet3的右侧释放鼠标后该工作表即被移至最后。的右侧释放鼠标后该工作表即被移至最后。 右击右击Sheet2Sheet2工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择工作表标签，在弹

8、出的快捷菜单中选择“删除删除”命命令，即可将令，即可将Sheet2Sheet2工作表删除。需要注意的是，工作表被删除后工作表删除。需要注意的是，工作表被删除后不可恢复。不可恢复。 删除工作表的另一种方法是：选中要删除的工作表，然后在删除工作表的另一种方法是：选中要删除的工作表，然后在“开始开始”选项卡的选项卡的“单元格单元格”组中单击组中单击“删除删除”下拉按钮，在其下拉列下拉按钮，在其下拉列表中选择表中选择“删除工作表删除工作表”选项，则可以删除所选中的工作表选项，则可以删除所选中的工作表。3 3）工作表的重命名）工作表的重命名 （1 1）右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择）右击工作表标

9、签，在弹出的快捷菜单中选择“重重命名命名”命令，输入新的工作表名称。命令，输入新的工作表名称。 （2 2）在）在“开始开始”选项卡的选项卡的“单元格单元格”组中单击组中单击“格式格式”下拉下拉按钮，在其下拉列表中选择按钮，在其下拉列表中选择“重命名工作表重命名工作表”命令，输入新命令，输入新的工作表名称。的工作表名称。 （3 3）双击工作表标签，在标签位置处输入新的工作表）双击工作表标签，在标签位置处输入新的工作表标签名称。标签名称。4 4）工作表的复制）工作表的复制 工作表的复制是通过工作表的复制是通过“移动或复制工作表移动或复制工作表”对话框来实现的。例对话框来实现的。例如，在如，在“员工

10、信息表员工信息表.xlsx.xlsx”工作簿文件中，要对工作表工作簿文件中，要对工作表“宏发公司员宏发公司员工信息表工信息表”进行复制，可以右击进行复制，可以右击“宏发公司员工信息表宏发公司员工信息表”标签，在弹标签，在弹出的快捷菜单中选择出的快捷菜单中选择“移动或复制移动或复制”命令，打开命令，打开“移动或复制工作表移动或复制工作表”对话框。在此对话框中，在对话框。在此对话框中，在“将选定工作表移至下列选定工作表之将选定工作表移至下列选定工作表之前前”列表框中选择列表框中选择Sheet3Sheet3选项，再选中选项，再选中“建立副本建立副本”复选框，单击复选框，单击“确确定定”按钮返回工作表

11、。此时已复制一份按钮返回工作表。此时已复制一份“宏发公司员工信息表宏发公司员工信息表”在在Sheet3Sheet3工作表之前，显示的工作表名称为工作表之前，显示的工作表名称为“宏发公司员工信息表宏发公司员工信息表（2 2）”。 在在“移动或复制工作表移动或复制工作表”对话框中，如果取消选中对话框中，如果取消选中“建立副本建立副本”复选框，就是移动工作表复选框，就是移动工作表。5 5）工作表的保护）工作表的保护1.1.单元格的基本操作单元格的基本操作（1）选中单元格（2）选择单元格区域（3）选中整行（4）选中整列（5）选中整张工作表1）选中单元格、行或列（2 2）插入行）插入行（3 3）插入列）

12、插入列（1 1）插入单元格插入单元格2）插入单元格、行或列（2 2）快速删除行）快速删除行（3 3）快速删除列）快速删除列（1 1）删除单元格删除单元格3）删除单元格、行或列4 4）移动和复制单元格）移动和复制单元格 移动单元格是指将单元格中的数据移到目的单元格移动单元格是指将单元格中的数据移到目的单元格中，原有位置留下空白单元格。复制单元格是指将单元中，原有位置留下空白单元格。复制单元格是指将单元格中的数据复制到目的单元格中，原有位置的数据仍然格中的数据复制到目的单元格中，原有位置的数据仍然存在存在。 移动和复制单元格的方法基本相同，首先选定要移移动和复制单元格的方法基本相同，首先选定要移动

13、或复制数据的单元格，然后在动或复制数据的单元格，然后在“开始开始”选项卡的选项卡的“剪贴板剪贴板”组中单击组中单击“剪切剪切”按钮或按钮或“复制复制”按钮，再选中目标位置处按钮，再选中目标位置处的单元格，最后单击的单元格，最后单击“剪贴板剪贴板”组中的组中的“粘贴粘贴”按钮，即可按钮，即可将单元格的数据移动或复制到目标单元格中将单元格的数据移动或复制到目标单元格中。5 5）清除单元格）清除单元格“清除清除”下拉列表下拉列表3.3.数据输入与编辑数据输入与编辑 1）向单元格）向单元格输入数据的方法输入数据的方法 2 2）不同类型数据）不同类型数据的输入的输入4.4.自动填充数据自动填充数据1）用

14、鼠）用鼠标标拖拖动实现数动实现数据的自据的自动填动填充充 选中一个单元格或单元格区域，选中一个单元格或单元格区域，指向填充柄，当鼠标指针变成黑色指向填充柄，当鼠标指针变成黑色十字形状时按住鼠标左键不放，向十字形状时按住鼠标左键不放，向上、下、左、右上、下、左、右4 4个方向进行拖动，个方向进行拖动，实现数据的填充。另外，按住实现数据的填充。另外，按住CtrlCtrl键的同时拖动鼠标，也可以实现数键的同时拖动鼠标，也可以实现数据的有序填充。据的有序填充。 拖动完成后，在结果区域的右拖动完成后，在结果区域的右下角会有下角会有“自动填充选项自动填充选项”按钮，按钮，单击此按钮，在打开的下拉菜单中单击

15、此按钮，在打开的下拉菜单中可以选择各种填充方式。可以选择各种填充方式。4.4.自动填充数据自动填充数据2 2）用）用“填充序列填充序列”对话框实现数据填充对话框实现数据填充 选中一个单元格或单元格区域，选中一个单元格或单元格区域，指向填充柄，当鼠标指针变成黑色指向填充柄，当鼠标指针变成黑色十字形状时按住鼠标左键不放，向十字形状时按住鼠标左键不放，向上、下、左、右上、下、左、右4 4个方向进行拖动，个方向进行拖动，实现数据的填充。另外，按住实现数据的填充。另外，按住CtrlCtrl键的同时拖动鼠标，也可以实现数键的同时拖动鼠标，也可以实现数据的有序填充。据的有序填充。 拖动完成后，在结果区域的右

16、拖动完成后，在结果区域的右下角会有下角会有“自动填充选项自动填充选项”按钮，按钮，单击此按钮，在打开的下拉菜单中单击此按钮，在打开的下拉菜单中可以选择各种填充方式。可以选择各种填充方式。（1）（2）（3）（4）（5）快速填充任意的等差数列快速填充相同快速填充相同的数值的数值快速填充步长值快速填充步长值为为1 1的等差数列的等差数列日期序列填充时间数据填充3）数字序列的填充5.5.数据表查看数据表查看1 1）拆分窗口）拆分窗口2）冻结窗口3 3）调整工作表调整工作表显示比例显示比例4.1.5 4.1.5 训练任务训练任务学生信息表学生信息表4.2.1 4.2.1 任务描述任务描述4.2.2 4.

17、2.2 任务分析任务分析 （1 1）打开工作簿文件。）打开工作簿文件。 （2 2）设置报表标题格式。）设置报表标题格式。 （3 3）编辑报表中数据的格式，以方便更直观地查）编辑报表中数据的格式，以方便更直观地查看和分析数据。看和分析数据。 （4 4）添加分隔线，将表标题和数据主体内容分开，）添加分隔线，将表标题和数据主体内容分开，增强报表的层次感。增强报表的层次感。 （5 5）添加页眉和页脚。）添加页眉和页脚。4.2.3 4.2.3 任务实现任务实现1.1.打开工作薄打开工作薄 启动Excel 2010，单击“文件”按钮，在其下拉菜单中选择“打开”命令，在“打开”对话框中指定“宏发公司员工信息

18、表.xlsx”文件，单击“确定”按钮打开该工作簿文件。2 2. .设置报表标题格式设置报表标题格式3.3.编辑报表中数据的格式编辑报表中数据的格式1 1）设置报表列标题（表头行）的格式）设置报表列标题（表头行）的格式2 2）为列标题套用单元格样式）为列标题套用单元格样式选中选中A2:J2A2:J2单元格区域（列标题区域），在单元格区域（列标题区域），在“开始开始”选项卡的选项卡的“样式样式”组中单击组中单击“单元格样式单元格样式”下拉按钮，打开下拉按钮，打开Excel 2010Excel 2010内置的单元格样式库，此时套用内置的单元格样式库，此时套用“强调文字颜色强调文字颜色1 1”样式，如

19、图样式，如图所示。所示。2 2）为列标题套用单元格样式）为列标题套用单元格样式 选中选中A3:J13A3:J13单元格区域，在单元格区域，在“开始开始”选项卡选项卡的的“单元格单元格”组中单击组中单击“格式格式”下拉按钮，在其下拉按钮，在其下拉列表中选择下拉列表中选择“设置单元格格式设置单元格格式”命令，打开命令，打开“设置单元格格式设置单元格格式”对话框，设置字符格式为楷对话框，设置字符格式为楷体，体，1212磅，文本对齐方式为磅，文本对齐方式为“水平对齐：居中，水平对齐：居中，垂直对齐：居中垂直对齐：居中”。4 4）为报表其他数据行套用表格样式）为报表其他数据行套用表格样式表格样式库表格样

20、式库5 5）调整报表的行高）调整报表的行高 选中选中2 21313行并右击，在行并右击，在弹出的快捷菜单中选择弹出的快捷菜单中选择“行高行高”命令，打开命令，打开“行行高高”对话框，设置行高为对话框，设置行高为1818。6 6）调整报表列宽调整报表列宽 选中选中A:JA:J列区域，在列区域，在“开始开始”选项选项卡的卡的“单元格单元格”组中单击组中单击“格式格式”下下拉按扭，在其下拉列表中选择拉按扭，在其下拉列表中选择“自动自动调整列宽调整列宽”命令，由计算机根据单元命令，由计算机根据单元格中字符的多少自动调整列宽。格中字符的多少自动调整列宽。 也可以自行设置数据列的列宽。也可以自行设置数据列

21、的列宽。操作步骤如下：按住操作步骤如下：按住CtrlCtrl键同时，依键同时，依次选中以上次选中以上6 6列并右击，在弹出的快列并右击，在弹出的快捷菜单中选择捷菜单中选择“列宽列宽”命令，打开命令，打开“列宽列宽”对话框，设置列宽为对话框，设置列宽为8 8，单，单击击“确定确定”按钮即可。按钮即可。4.4.用条件格式表现数据用条件格式表现数据 1）利用）利用“突突出显示单元格规则出显示单元格规则”设置设置“学历学历”列列 2 2）利用）利用“数据条数据条”设置设置“基本工资基本工资”列列5.5.制作分隔线制作分隔线1）2）3）添加边框4）在报表标题与列标题之间插入两个空行设置底纹调整行高6.6

22、.插入文本框插入文本框7.7.添加页眉和页脚添加页眉和页脚1 1）添加页眉）添加页眉2 2）添加页脚）添加页脚3 3）退出页眉页脚视图）退出页眉页脚视图 在在“视图视图”选项卡的选项卡的“工作簿视图工作簿视图”组中单击组中单击“普通普通”按钮，即可从页眉页按钮，即可从页眉页脚视图切换到普通视图。脚视图切换到普通视图。4.2.4 4.2.4 必备知识必备知识1.1.单元格格式设置单元格格式设置 单元格格式设置在单元格格式设置在“设置单元格格式设置单元格格式”对话框中完成。在对话框中完成。在“开始开始”选项选项卡中单击卡中单击“字体字体”组的组按钮即可打开组的组按钮即可打开“设置单元格格式设置单元

23、格格式”对话框，该对话对话框，该对话框包含以下框包含以下6 6个选项卡。个选项卡。 “数字数字”选项卡：设置单元格中数据的类型。选项卡：设置单元格中数据的类型。 “对齐对齐”选项卡：可以对选中单元格或单元格区域中的文本和数字进行定选项卡：可以对选中单元格或单元格区域中的文本和数字进行定位、更改方向并指定文本控制功能。位、更改方向并指定文本控制功能。 “字体字体”选项卡：可以设置选中单元格或单元格区域中文字的字符格式，选项卡：可以设置选中单元格或单元格区域中文字的字符格式，包括字体、字号、字形、下划线、颜色和特殊效果等选项。包括字体、字号、字形、下划线、颜色和特殊效果等选项。 “边框边框”选项卡

24、：可以为选定单元格或单元格区域添加边框，还可以设置选项卡：可以为选定单元格或单元格区域添加边框，还可以设置边框的线条样式、线条粗细和线条颜色。边框的线条样式、线条粗细和线条颜色。 “填充填充”选项卡：为选定的单元格或单元格区域设置背景色，其中使用选项卡：为选定的单元格或单元格区域设置背景色，其中使用“图案颜色图案颜色”和和“图案样式图案样式”选项可以对单元格背景应用双色图案或底纹，选项可以对单元格背景应用双色图案或底纹，使用使用“填充效果填充效果”选项可以对单元格的背景应用渐变填充。选项可以对单元格的背景应用渐变填充。 “保护保护”选项卡：用来保护工作表数据和公式的设置。选项卡：用来保护工作表

25、数据和公式的设置。2.2.页面设置页面设置3.3.打印设置打印设置 1）设置打印区）设置打印区域和取消打印区域域和取消打印区域 2 2）设置打印标题）设置打印标题4.4.使用条件格式使用条件格式（1 1）快速格式化）快速格式化（2 2）高级格式化）高级格式化1 1）使用双色刻度设置所有单元格的格式）使用双色刻度设置所有单元格的格式1 1）使用双色刻度设置所有单元格的格式）使用双色刻度设置所有单元格的格式1 1）使用双色刻度设置所有单元格的格式）使用双色刻度设置所有单元格的格式1 1）使用双色刻度设置所有单元格的格式）使用双色刻度设置所有单元格的格式 三色刻度使用3种颜色的深浅程度来比较某个区域

26、的单元格。颜色的深浅表示值的高、中、低。例如，在绿色、黄色和红色的三色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色为绿色，中间值单元格的颜色为黄色，而较低值单元格的颜色为红色。3）数据条可查看某个单元格相对于其他单元格的值）数据条可查看某个单元格相对于其他单元格的值 数据条的长度代表单元格中的值，数据条的长度代表单元格中的值，数据条越长表示值越大，数据条越短数据条越长表示值越大，数据条越短表示值越小。在观察大量数据中的较表示值越小。在观察大量数据中的较大值和较小值时，数据条尤其有用。大值和较小值时，数据条尤其有用。5.5.自动备份工作簿自动备份工作簿 （1）启动Excel 2010，打开需要备份的工作簿

27、文件。 （2）单击“文件”按钮，在其下拉菜单中选择“另存为”命令，打开“另存为”对话框，单击左下角的“工具”下拉按钮，在其下拉列表中选择“常规选项”命令，打开“常规选项”对话框。 （3）在该对话框中，选中“生成备份文件”复选框，单击“确定”按钮返回。 以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。6.6.单元格换行单元格换行 （1）在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按Alt+Enter组合键即可输入第二行内容，再按Alt+Enter组合键可输入第三行内容，依此类推。 （2）选定单元格，在“开始”选项卡的“对齐方式”组中单击“自动换行”按钮，则此单元格中的文本内容超出单元格宽度就会自动换行。