三大办公软件培训课件.ppt

1、2015-9-22祝建生忠良中学5/18/2022接下来的学习会比较枯燥，但也非常重要希望你们不要变成这样！5/18/2022wordpptexcel5/18/2022 文档基本编辑技术 文档版面编排 文档高级编排技术5/18/2022三、文档的基本编辑方法三、文档的基本编辑方法1. 文本的输入第一步：启动Word第二步：选择输入法：用鼠标点击任务栏右端的输入法状态图标，在弹出菜单中用鼠标点击“智能ABC”或其它中文输入法或英文输入；第三步：用鼠标在白色输入区内任意地方点击一下，出现闪动的黑色竖杠光标“|”；第四步：开始输入文本；第五步：当本行打满后，光标将自动转到下一行的开头位置，可继续输入

2、；第六步：本段输入完毕后，在键盘上敲击一下“Enter”键，即可开始新的段落的输入，直至输入全部文本内容。“插入”菜单丨“文件”命令丨选择目标文件5/18/2022三、文档的基本编辑方法三、文档的基本编辑方法1. 文本的输入n 中文，英文，标点符号n 大小写切换：caps lockn 特殊符号：shift+数字键n 特殊文字：插入/符号或特殊符号快捷方式介绍：n 键盘方向键：上下左右移动n Page Up:插入点上移一页n Page Down:插入点下移一页n Home:从当前位置移动到本行首n End:从当前位置移动到本行末n Ctrl+Home：从当前位置移动到文档首n Ctrl+End：

3、从当前位置移动到文档末5/18/2022三、文档的基本编辑方法三、文档的基本编辑方法1. 移动和复制文本移动和复制文本主要是利用工具栏中的“剪贴”、“复制”、“粘贴”三种工具按扭4. 保存文档n使用工具栏中“保存”按钮n使用文件菜单中的“另存为”命令5/18/20222. 查找与替换 第一步：选中要替换的内容 第二步：“编辑”菜单丨“替换”命令丨“查找和替换” 对话框 第三步：“替换为”文本框输入要替换的内容 第四步：可利用“高级”按钮替换的内容设置格式 第五步：单击“全部替换”按钮 第六步：单击“取消”按钮5/18/2022四、设置字符格式四、设置字符格式2. 利用对话框设置字符格式1. 利

4、用工具栏设置字符格式字体选择框字号选拔框l选中内容后，“格式”菜单丨“字体”命令，打开对话框l选中内容后，单击鼠标右键， “字体”命令，打开对话框5/18/2022五、设置段落格式五、设置段落格式l选中内容后，“格式”菜单丨“段落”命令，打开对话框l选中内容后，单击鼠标右键，“段落”命令，打开对话框注：段落格式对话框中的“缩进和间距”选项卡如图所示，大多数的段落操作都在这里进行。“换行和分页”及“中文版式”选项卡建议保持默认值，不要进行修改5/18/2022悬挂缩进悬挂缩进首行首行缩进缩进右缩右缩进进左缩进左缩进首行缩进：控制段落中第一行第一个字的起始位悬挂缩进：控制段落中首行以外的其他行的起

5、始位左缩进：控制段落左边界缩进的位置右缩进：控制段落右边界缩进的位置五、设置段落格式五、设置段落格式5/18/2022六、设置项目符号和编号六、设置项目符号和编号第一步：选中要创建项目符号和编号的段落第二步：“格式”菜单丨“项目符号和编号”命令，打开对话框 （单击鼠标右键， “项目符号和编号”命令，打开对话框）第三步：选定所需的项目符号（编号）第四步：单击“确定”按钮。5/18/2022七、设置边框和底纹七、设置边框和底纹第一步：选中要添加边框或底纹的段落或文本第二步：“格式”菜单丨“边框和底纹”命令，打开对话框第三步：在对话框中进行相应的设置第四步：在“应用于”文本框中选择应用范围第五步：单

6、击“确定”按钮5/18/2022 一、文档的页面设置 二、图文混合排版 三、特殊版面设置 四、设置页码 五、添加页眉页脚 六、插入脚注和尾注 七、为文档添加批注 八、表格的应用5/18/2022一、文档的页面设置一、文档的页面设置1. 设置纸张大小第一步：“文件”丨“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸张”选项卡第二步：“纸张大小”的下拉列表框中选择打印纸型第三步：“纸张来源”区域内定制打印机的送纸方式（一般不需要改变）第四步：“应用于”文本框中设置纸张设置的应用范围第五步：单击“确定”按钮5/18/2022一、文档的页面设置一、文档的页面设置2. 设置页面编剧第一步：“文件”丨“

7、页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡第二步：在“页边距”区域的“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入页边距数值。第三步：在“方向”区域选择“纵向”、“横向”决定文档页面的方向第四步：“应用于”文本框中设置设置的应用范围第五步：单击“确定”按钮5/18/2022二、图文混合排版二、图文混合排版1. 在文档中插入图片（1）插入剪切画单击“插入”/“图片”/“剪切画”出现（2）插入图片文件第一步：将插入点定位在文档中要插入图片的位置第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“来自文件”命令，打开插入图片对话框第三步：“查找范围”列表中选中要插入的图片所在的位置，在文件列表中选择需要

8、插入的图片第四步：单击“插入”按钮5/18/2022二、图文混合排版二、图文混合排版2. 编辑图片双击插入的图片，打开“设置图片格式”对话框，可以修改“图片大小”、“图片版式”单击插入的图片，鼠标指向图片并按下鼠标左键，出现虚线框时开始拖动，将插入点移到目标位之后，松开鼠标，图片移到新位置。5/18/2022二、图文混合排版二、图文混合排版3. 插入艺术字第一步：把插入点移到要插入艺术字的位置第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框第三步：从对话框中选择一种艺术字样式第四步：在“文字”文本框中输入要编辑的艺术字文字第五步：单击“确定”按钮5/18/2022二、图文

9、混合排版二、图文混合排版4. 编辑艺术字单击插入的艺术字，右击鼠标，打开“设置艺术字格式”对话框，修改“颜色与线条”、“版式”5/18/2022二、图文混合排版二、图文混合排版5. 应用文本框文本框是独立的对象，可以在页面上任意调整位置，根据文本框中文本的排列方向，分为“竖排”和“横排”两种。横排横排竖排竖排5/18/2022三、特殊版面设置三、特殊版面设置1. 设置分栏版式第一步：选中要分栏的文本第二步：“格式”菜单丨“分栏”命令，打开“分栏”对话框第三步：在“预设”区域选择分栏方式；也可以在“栏数”文本框自定义要分的栏数第四步：如选中“分隔线”复选框，可以在各栏间显示分隔线第五步：单击“确

10、定”按钮5/18/2022三、特殊版面设置三、特殊版面设置2. 设置首字下沉第一步：将鼠标定位在要首字下沉的段落中第二步：“格式”菜单丨“首字下沉”命令，打开对话框第三步：在“位置”区域选中一种样式第四步：在“字体”下拉列表中选择下沉文字的字体第五步：在“下沉行数”文本框中选择或输入要下沉的行数第六步：单击“确定”按钮5/18/2022四、设置页码四、设置页码第一步：将插入点置于要插入页码的文档第二步：“插入”菜单丨“页码”命令，打开对话框第三步：在“位置”下拉列表中，选定页码的位置第四步：在“对齐方式”下拉列表中，选定页码的对齐方式第五步：“首页显示页码”复选框的选择第六步：单击“确定”按钮

11、5/18/2022五、添加页眉页脚五、添加页眉页脚第一步：将插入点定位在文档中的任意位置第二步：“视图”菜单丨“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑模式，同时打开“页眉和页脚”工具栏第三步：在页眉区域输入文本，并可以选中文本修改格式第四步：单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮， 切换到页脚区，完成页脚区的编辑。第五步：编辑完毕，在“页眉和页脚”工具栏中单击“关闭”按钮5/18/2022六、插入脚注和尾注六、插入脚注和尾注第一步：将插入点置于要插入尾注的段落最后第二步：“插入”菜单丨“引用”丨“脚注和尾注”命令，打开对话框第三步：在“位置”下区域，选中“尾注”，并在其后的下拉菜

12、单中选择“文档结尾”选项第四步：在“格式”区域的“编号格式”下拉列表中选中一种编号格式，在“起始编号”文本框选择起始编号的数值，在“编号方式”下来列表中选择“连续”第五步：单击“插入”按钮，输入内容即可5/18/2022七、为文档添加批注七、为文档添加批注第一步：选定要添加批注的文本第二步：“插入”菜单丨“批注”命令第三步：在批注区域输入注释文字，编辑完毕后在文档任意位置单击鼠标。5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用1. 创建表格第一步：将插入点移到要插入表格的位置第二步：“表格”菜单丨“插入”命令，打开对话框第三步：在“列数”和“行数”文本框中输入表格的列数值或行数值第四步：单击“

13、确定”按钮5/18/20222. 表格基本操作选定一个单元格：字的左方出现黑色倾斜的箭头选定一整行：左方空白区域选定一整列：最上方字的空白区域选定整个表格：左上角选定多个单元格：选中一个之后，Ctrl+黑色箭头选所需要的八、表格的应用八、表格的应用5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用3. 编辑表格（1）插入行或列（2）插入单元格（3）删除行或列（4）删除单元格（5）合并单元格“表格”菜单丨“插入”命令“表格”菜单丨“删除”命令“表格”菜单丨“合并单元格”命令5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用3. 编辑表格（6）调整行高与列宽第一步：选定要调整的行或列第二步：单击鼠标右键，

14、打开“表格属性”对话框第三步：在“行”或“列”选项卡中进行设置第四步：单击“确定”按钮5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用4. 表格的格式化（1）设置边框和底纹第一步：选定要设置边框和底纹的单元格或整个表格第二步：“视图”菜单丨“工具栏”命令丨选择“表格和边框”选项（即在选项前面打“”）第三步：找到“表格和边框”工具栏，进行设置。5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用4. 表格的格式化（2）表格的对齐第一步：选中整个表格第二步：单击鼠标右键，找到“表格属性”命令，打开对话框第三步：“表格”选项卡，设置对齐方式5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用4. 表格的格式化（3

15、）单元格中文本的对齐方式第一步：选定单元格或整个表格第二步：右击鼠标右键，找到“单元格对齐方式”命令第三步：在二级菜单中进行选择5/18/2022八、表格的应用八、表格的应用4. 表格的格式化（4）单元格中文本的格式设置第一步：选中单元格或整个表格第二步：在“格式”菜单丨“文字”命令对话框中进行设置5/18/2022一、应用样式一、应用样式二、制作文档目录二、制作文档目录三、设置文档背景三、设置文档背景5/18/2022一、应用样式一、应用样式第一步：“格式”菜单丨“样式和格式”命令，打开任务窗格第二步：选中要应用样式的文字或段落第三步：在“请选择要应用的格式”区域选择所需样式5/18/202

16、2二、制作文档目录二、制作文档目录第一步：将插入点定位在要插入目录的位置第二步：“插入”菜单丨“应用”丨“索引和目录”命令，打开对话框第三步：在“格式”下拉列表中选择一种目录格式第四步：在“显示级别”文本框中选择目录显示级别第五步：选中“显示页码”复选框第六步：选中“页码右对齐”复选框第七步：在“制表符前导符”下拉列表框中指定分隔符第八步：选中“使用超链接而不使用页码复选框”，则提取的目录以超链接的形式显示第九步：单击“确定”按钮5/18/2022三、设置文档背景三、设置文档背景1. 设置图片水印第一步：将插入点定位在文档中第二步：“格式”菜单丨“背景”丨“水印”命令，打开对话框第三步：在对话

17、框中单击“选择图片”按钮，打开对话框第四步：在“查找范围”下拉列表中选择图片的位置，单击“插入”按钮第五步：在“缩放”下拉列表中选择水印图片的缩放大小第六步：单击“确定”按钮5/18/2022三、设置文档背景三、设置文档背景1. 设置文字水印第一步：将插入点定位在文档中第二步：“格式”菜单丨“背景”丨“水印”命令，打开对话框第三步：在“文字”文本框中输入要显示的文字；在“字体”下拉列表中选择一种字体；在“尺寸”下拉列表中选择一种尺寸；在“颜色”下拉列表中选择一种颜色；在“版式”下拉列表中选择一种版式第四步：单击“确定”按钮5/18/2022Office 2003 PowerPoint 操作培训

18、操作培训5/18/2022课程内容：一文件操作二幻灯片基本操作三编辑幻灯片四使用图形库五使用模板六动作设计七辅助功能介绍5/18/2022第一章:文件操作 系统启动 新建文件/利用模板/向导新建 打开及保存已有文件 文件列印/板面设计 关闭文件/退出系统 文件权限设计及文件保护5/18/2022新建文件方式 模板新建文件法5/18/2022幻灯片基本操作-新建幻灯片n菜单方式新建幻灯片n快捷访方式n鼠标右键,下拉菜单n幻灯片版式应用幻灯片跳至25页5/18/2022幻灯片基本操作-位置变动n 幻灯片位置移动n 幻灯片的复制n 幻灯片的删除n 视图操作菜单视图操作方式视图大小比例选择快捷键视图操

19、作方式5/18/2022编辑幻灯片-背景设置-单张设置 在非编辑处点鼠标右键 点背景-对单张幻灯片背景设置5/18/2022编辑幻灯片-背景设置-全部统一格式选择菜单-视图-任务窗格选择配色方案若已有模板,则选择设计模板.根据模板定色5/18/2022选择确定-幻灯版文字版式内容版式文字内容版式文字版式其它版式5/18/2022文字编辑 文字输入 文字设置5/18/2022文字编辑 文字排列 项目符号文字版式5/18/2022文字编辑 艺术字体的输入选择字体选择字号选择艺术字库选择按钮选择按钮选择按钮5/18/2022各环境下的文本编辑及设置提示窗体,窗体文件格式设置确定年终图年终图5/18/

20、2022图片插入及编辑 使用内容版式接入图片5/18/2022图片插入及编辑 使用按钮插入已有格式图片5/18/2022其他图表的插入 统计图表的插入 自选图形插入5/18/2022图形自行绘制 图形编辑 各类图形参考5/18/2022图形设置o 过年啦!5/18/2022设置幻灯片切换效果任务窗体中选择幻灯片切换幻灯片切换形式切换速度-慢速中速快速声音切换方式5/18/2022动画动作设计选择任务窗体-动画片设计-动画方案5/18/2022动画动作举例 自由路线动作5/18/2022动作设计举例 自定义动作路径5/18/2022动画顺序及动作的配合_举例 动作设计的几个要素 动作轨迹 动作速

21、度 动作顺序 动作激活5/18/2022在幻灯片中插入声音 插入声音文件剪辑管理器中的声音文件中的声音5/18/2022与某一动作的声音配合 同志们开会啦!5/18/2022插入影片 在幻灯片中接入影片别烦我!5/18/2022演示文稿的打印 l PPT文件的列印设置 页面设置打印设置5/18/20222、页面设置 页面设置决定了打印出的幻灯片、备注、讲义以及大纲的尺寸和方向（横向或纵向）。操作步骤： （1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令； （2）设置幻灯片大小、尺寸、起始编号和方向； （3）单击“确定” ，完成设置。5/18/2022页眉页脚的设置及应用 页面的设置5/18/2022

22、excel基础操作基础操作5/18/2022u 目的：探讨EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率 。常用菜单命令的使用常用菜单命令的使用 1常用函数的常用函数的使用使用方法方法 233 53 46掌握并熟练运用掌握并熟练运用ExcelExcel常用技巧常用技巧数据透视表的应用数据透视表的应用图表的应用图表的应用5/18/2022 1. 文件菜单 1.1 页面设置 2. 编辑菜单 2.1选择性粘贴 2.2. 定位 3. 插入菜单 4. 格式菜单 4.1 隐藏工作表 4.2 条件格式 4.3 表格样式5/18/2022 大量的数据输入是一件比

23、较繁琐的工作，除了提高输入的速度外，还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法：1、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。5/18/20223、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE函数。=CONCATENATE(B2,C2)4、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列

24、），方法二：LEFT、RIGHT函数。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3)5、格式：自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。5/18/20226、单元格错误信息函数处理：错误信息注释#DIV/0在公式中出现了除以0的错误。#N/A在公式中引用的一些数据不可用。#NAME?公式中的文字，系统不能识别。#NULL!指定的相交并没有发生。#NUM!参数输入值不正确。#REF!单元格引用无效。#VALUE!提供的参数没有使用系统期望的数值类型。 5/18/20227、数字、

25、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：VALUE(TEXT) ）。8、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。5/18/202210、避开EXCEL误差：1、利用Round函数对中间值四舍五入2、正确设置Excel选项来避开“误差”。上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的工具菜单选项重新计算，在“工作簿选项”处勾选“以显示精

26、度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况下这个小选项是没有被勾选的5/18/2022在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、发票号码之类的数据。但是我应该如何做才能确保不会输入重复一样的数据呢？ 【答】：为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域（这里假设为A1:A10），依次单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式”中输入“=countif($A$1:$A$10,$A1)=1”（不包括引号）。接着，单击切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“

27、停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。5/18/2022所谓制作图表就是把在Excel文件中的数据用图形表示出来，使之更直观醒目。制作出来的图表可以是柱形图、条形图、饼图、圆柱图、散点图、折线图甚至三维图等。在Excel中把图表做好后，就可以把它们复制到Word文档中去。制作图表也有专用的图表工具，在Excel窗口可以用“视图”“工具栏”的命令调出“图表”工具。但是，如果不是经常作图表，最好利用“图表向

28、导”来操作，只需四步操作即可完成一个图表。方法如下：5/18/20221.首先要在Excel窗口输入拟建立图表的数据（见下图，这是职工文化水平的数据，是我杜撰的），并选定它；2.用“插入”“图表”命令调出“图表向导 4步骤之1_图表类型”。本例选得是“柱形图”，而且还按下了“按下不放可查看示例”按钮，因此，在图中立刻就把数据变成图表的样子，供你参考了。“下一步”；5/18/20225/18/20223.进入“图表向导 4步骤之2_图表源数据”。在“系列产生在”选项中选择一个你中意的后，“下一步”；5/18/20224. .进入“图表向导 4步骤之3_图表选项”。有“标题”、“网格线”等。可以根

29、据需要做出选择。本例选择没有网格线，“下一步”；5/18/20225. 进入“图表向导 4步骤之4_图表位置”，即你打算把这个图表往哪里插，本例选择了“作为新工作表插入”。选定后即按“完成”钮，这样图表就完成了。5/18/2022 什么是数据透视表 可以把可以把ExcelExcel想象成一个很大的工具箱，它包含我们要想象成一个很大的工具箱，它包含我们要使用的各种工具。数据透视表本质上是使用的各种工具。数据透视表本质上是ExcelExcel工具箱中工具箱中的一个工具。的一个工具。 通过数据透视表查看数据集时，有可能看到之前没有通过数据透视表查看数据集时，有可能看到之前没有注意到的数据细节，此外还

30、可以旋转数据透视表，以注意到的数据细节，此外还可以旋转数据透视表，以便从不同的透视角度查看数据。便从不同的透视角度查看数据。 使用数据透视表能够建立数据集的交互视图。我们称使用数据透视表能够建立数据集的交互视图。我们称这个视图为数据透视报表，从而我们可以方便地将数这个视图为数据透视报表，从而我们可以方便地将数据分组，汇总大量的数据形成有用的信息，在很很短据分组，汇总大量的数据形成有用的信息，在很很短的时间内进行各种计算。的时间内进行各种计算。5/18/2022 何时应该使用数据透视表 有大量交易数据，已很难通过有意义的方式分析和汇总有大量交易数据，已很难通过有意义的方式分析和汇总 需要找出数据

31、内部的关系并分组需要找出数据内部的关系并分组 需要找出数据中某一字段的一系列特定值需要找出数据中某一字段的一系列特定值 需要利用各种时间周期找出数据趋势需要利用各种时间周期找出数据趋势 预期要频繁地查询数据分析的变化预期要频繁地查询数据分析的变化 需要创建常常包含新增加部分数据的分类汇总需要创建常常包含新增加部分数据的分类汇总 需要将数据组织成易于制成图表的格式需要将数据组织成易于制成图表的格式5/18/2022 为数据透视表报表准备数据 确保数据以表格形式布局确保数据以表格形式布局 避免在分节标题中存储数据避免在分节标题中存储数据 消除数据源中的空白和空单元格消除数据源中的空白和空单元格 有效的数据源设计要点 数据源的第一行由字段标签或者各列信息的标题组成数据源的第一行由字段标签或者各列信息的标题组成 数据源中的每一列表示惟一一类数据数据源中的每一列表示惟一一类数据 数据源中的每一行表示各列中的单独一项数据源中的每一行表示各列中的单独一项5/18/2022