会计电算化课件(4).pptx

1、揭阳市博通 第一节电子表格软件概述第一节电子表格软件概述 第二节数据的输入与编辑第二节数据的输入与编辑 第三节公式与函数的应用第三节公式与函数的应用 第四节数据清单及其管理分析第四节数据清单及其管理分析 各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。 本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。 一、常用的电子表格软件一、常用的电子表格软件 Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotu

2、s Notes、FormulaOne等Mac操作系统：Numbers 二、电子表格软件的主要功能二、电子表格软件的主要功能1.建立工作簿2.管理数据3.实现数据网上共享4.制作图表5.开发应用系统 （一）建立工作簿每个工作簿含有一张或多张工作表。单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个个字符。 （二）管理数据用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总检索、排序、筛选、分类、汇总

3、等操作，还可以运用运算公式和内置函数运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和复杂的运算和分析分析。 （三）实现数据网上共享通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。 （四）制作图表散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类类100多种基本图表。 （五）开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。 三、三、Excel软件的启动与退出软件的启

4、动与退出 （一）Excel软件的启动 1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动3.通过“运行”对话框启动4.通过打开已有Excel文件启动 （二）Excel软件的退出 1.通过标题栏的“关闭”按钮退出2.通过任务栏退出3.通过快捷键退出：Alt+F44.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出 四、四、Excel软件的用户界面软件的用户界面 Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状

5、态栏和任务窗格格等要素组成; Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功由功能区、编辑区、工作表区和状态栏能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。 【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。 五、五、Excel文件的管理文件的管理 Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。 一、数据的输入一、数据的输入 （一）数据的手工录入1.在单个单元格中录入数据2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全完全相同的数据：Ctrl+Enter3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据4.在工作组的一个

6、单元格或多个单元格中快速录入相同的数据 （二）单元格数据的快速填充1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用2.序列的填充3.填充序列类型的指定 （三）导入其他数据库的数据EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等外部数据库的数据 二、数据的编辑二、数据的编辑 （一）数据的复制、剪切、粘贴复制，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；剪切，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。 （二）数据的查找和替换1.查找和替换特定数据Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。2.选中包含公式的单元格编辑查找和选择公式3

7、.替换格式点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。 三、数据的保护三、数据的保护 （一）保护工作簿1.限制编辑权限：设置两项保护内容：结构、窗口2.设置工作簿打开权限密码：“另存为”工具常规选项 （二）保护工作表工具保护保护工作表 （三）锁定单元格设置单元格格式保护工作表锁定 一、公式的应用一、公式的应用 （一）公式的概念及其构成例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）包含：=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始） 1.运算体是指能够运算的数据数据或者数据所在单元格的地址数据所在单元格的地址名称名称、函数函数等。上例中68、B2、SUM（C1:C5） 2.运算符是使Excel自动执

8、行特定运算的符号。Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符算符、引用运算符。(P144表4-1) （二）公式的创建与修改1.公式的创建手动输入、移动点击输入编辑栏显示公式 单元格显示计算结果【链接】报表管理模块中公式的录入，需要在“显示公式”或“格式”状态下。2.公式的编辑快捷键：F2 （三）公式的运算次序1.优先级次相同的运算符：从左至右运算2.多个优先级次不同的运算符：从高至低运算 （四）公式运算结果的显示1.查看公式中某步骤的运算结果快捷键：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢复）2.公式默认显示方式的改变快捷

9、键：Ctrl+3.将公式运算结果转换为数值复制选择性粘贴 二、单元格的引用二、单元格的引用 （一）引用的类型1.相对引用相对引用：Excel默认默认使用的单元格引用2.绝对引用绝对引用：例如：$B$23.混合引用混合引用：例如：$B2 （二）输入单元格引用1.在列标和行标前直接输入“$”符号。2.输入完单元格地址以后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。 （三）跨工作表单元格引用工作表名工作表名!数据源所在单元格地址数据源所在单元格地址例如：=68+Sheet1!$B$2 （四）跨工作簿单元格引用工作簿名工作簿名工作表名工作表名!数据源所在单元格地址数据源所在单元格地址例如：=68+Book2

10、Sheet1!$B$2 三、函数的应用三、函数的应用基本格式：函数名（参数序列）函数只能出现在公式中。除中文外都必须使用英文半角字英文半角字符符,参数无大小写之分。【提示】重点把握参数的含义和运用。 （一）常用函数1.统计函数2.文本函数3.逻辑函数IF4.查找与引用函数5.日期与时间函数 1.统计函数（1）MAX（number1,number2,）（2）MIN（number1,number2,）MAX/MIN函数忽略参数中的逻辑值和文本。（3）SUM（number1,number2,）数值、逻辑值、文本数字、单元格和区域的引用地址。例如：=SUM （1,2,TRUE）=4（4）SUMIF（r

11、ange,criteria,sum_range）对于满足条件的单元格求和（5）AVERAGE（number1,number2,）（6）AVERAGEIF（range,criteria,average_range）（7）COUNT（value1,value2,）数字、空单元格、逻辑值、日期或文本数字（8）COUNTIF（range,criteria） 2.文本函数（1）LEN （text）用于返回文本字符串中的字符数。（2）RIGHT（text,num_chars）用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。（3）MID（text,start_num,num_chars）用于返回文本字

12、符串中从指定位置开始的指定数目的字符。（4）LEFT （text,num _chars）用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。 3.逻辑函数IFIF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se）用于判断logical_test内容的真假 4.查找与引用函数（1）LOOKUP用于返回向量或数组中的值，有：向量形式和数组形式。2.INDEX （array,row_num,column_num）用于返回表格或数组中的元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。3. MATCH （lookup_value,lookup_array,match_type

13、）用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。 5. 日期与时间函数（1）YEAR（serial_number）用于返回某日期对应的年份例如：=YEAR（1998/01/30）=1998（2）MONTH （serial_number）用于返回某日期对应的月份（3）DAY （serial_number）用于返回某日期对应的天数4. NOW（）用于返回当前的日期和时间,该函数不需要参数该函数不需要参数。 （二）基本财务函数1.SLN （cost,salvage,life）用于返回某项资产以直线法直线法计提的每一期的折旧值。cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残

14、值;life指固定资产的折旧期数。这三个参数都是必需参数。2.DDB（cost,salvage,life,period,factor）用于使用双倍余额双倍余额递减法或其他递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;period指需要计算折旧值的期间,其单位必须与life相同。必选参数。3. SYD（cost,salvage,life,per）用于返回某项资产按年数总年数总和折旧法和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产

15、的折旧期数;per指第几期,其单位必须与life相同。 一、数据清单的构建一、数据清单的构建 （一） 数据清单的概念Excel中,数据库数据库是通过数据清单或列表数据清单或列表来实现的。数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数每行同列数据的类型和格式完全相同据的类型和格式完全相同的Excel工作表,例如工资表、应付账款等。数据清单中的列列是数据库中的字段字段,数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,数据清单中的每一行行对应数据库中的一条记录一条记录。 （二）构建数据清单的要求为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:1. 列标志应位于数据清单的第一行,作为字

16、段名,用以查找和组织数据、创建报告。2. 同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。3. 避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。 二、记录单的使用二、记录单的使用 （一） 记录单的概念记录单记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单数据清单中相关记录的对话框。【提示】注意把握记录单与数据清单的关系。 （二） 通过记录单处理数据清单的记录1.通过记录单处理记录的优点界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加

17、、查找、修改或删除。2.记录单对话框的打开3.在“记录单”对话框中输入新记录4.利用“记录单”对话框查找特定单元格5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录6.利用“记录单”对话框删除特定记录 【注意】打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。 三、数据的管理与分析三、数据的管理与分析在数据清单下,可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表表和数据透视表等数据管理和分析功能。（一） 数据的排序1.快速排序 2.自定义排序 （二）数据的筛选（数据筛选）1.快速

18、筛选 2.高级筛选 3.清除筛选 （三）数据的分类汇总数据的分类汇总是对相同类别的数据相同类别的数据进行统计汇总。包括求和、计求和、计数、平均值、最大值、最小值数、平均值、最大值、最小值等。 1.创建分类汇总 2.清除分类汇总 （四） 数据透视表的插入数据透视表是根据特定数据源生成的,可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。1.数据透视表的创建Excel2003：数据数据透视表和数据透视图Excel2013：插入数据透视表2.数据透视表的设置（1）重新设计版面布局（2）设置值的汇总依据（3）设置值的显示方式（4）进行数据的筛选（5）设定报表样式 （五） 图表的插入“插入”“图表”1.设置图表类型2.设置图表布局3.设置图表样式4.设置图表位置5.设置图表大小 【考试大纲基本要求】 1.了解常用电子表格软件的种类2.了解电子表格软件的主要功能3.熟悉Exce1软件的用户界面4.熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法5.熟悉Exce1文件管理的常用方法6.熟悉Exce1图表的插入方法7.掌握数据输入与编辑的常用方法8.掌握Exce1的公式及其运用9.掌握Exce1常用函数的使用10.掌握数据清单的设计要求11.掌握记录单的使用方法12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的方法13.掌握数据透视表创建与设置的方法