国际商务英语PPT课件.ppt

1、国际商务英语等级考试国际商务英语等级考试教程（中级）教程（中级）商务部中国对外贸易经济合作企业协会全国外经贸经理人职业资格认证考试中心1商务与贸易商务与贸易m相关专业相关专业：国际经济与贸易、国际商务、商务英语、工商：国际经济与贸易、国际商务、商务英语、工商管理等管理等m商务英语相关课程商务英语相关课程：m国际商务国际商务英语英语m商务英语商务英语谈判谈判m国际贸易国际贸易实务实务m国际商务英语国际商务英语函电函电m国际贸易国际贸易单证单证m（文化、礼仪、法律、营销、物流文化、礼仪、法律、营销、物流等）等）2国际贸易流程国际贸易流程3国际贸易流程国际贸易流程4 国际贸易涉及的当事人国际贸易涉及

2、的当事人mThe exporter/ seller The exporter/ seller （出口商）（出口商）mThe importer/ buyer The importer/ buyer （进口商）（进口商）mThe international bank The international bank （国际银行）（国际银行）mThe freight forwarder/ logistics company The freight forwarder/ logistics company m（货运代理商和运输公司）（货运代理商和运输公司）mThe government regulator

3、y agency The government regulatory agency m（政府监管部门（政府监管部门/ /海关）海关）mThe inspection service The inspection service （检疫检验部门）（检疫检验部门）mThe insurance company The insurance company （保险公司）（保险公司）mThe chamber of commerce The chamber of commerce （商会）（商会）mThe consular office The consular office （领事馆）（领事馆）mThe a

4、ttorney The attorney （律师）（律师）5中国对外贸易的相关工作岗位中国对外贸易的相关工作岗位mWhat are the business jobs in China Foreign What are the business jobs in China Foreign trade? Name them out.trade? Name them out.mInternational business salespersonInternational business salespersonm（外销员（外销员/ /业务员）业务员）mQuality controller/Docu

5、mentary HandlerQuality controller/Documentary Handler（跟单（跟单员）员）mForwarder or agent for forwardingForwarder or agent for forwarding（货代员）（货代员）mPerson for applying for commodity inspectionPerson for applying for commodity inspection（报检员）（报检员）mPerson for applying for the Customs clearancePerson for appl

6、ying for the Customs clearance（报关员）（报关员）m International commercial vouching International commercial vouching clerk/Documents operatorclerk/Documents operator（单证员）（单证员）6国际商务英语函电国际商务英语函电1.1.建立业务关系建立业务关系 (establishment of business relations) (establishment of business relations)2.2.询盘询盘 (enquiry) (enq

7、uiry)3.3.报盘报盘/ /发票发票 (offer) (offer)4.4.还盘还盘 (counter-offer) (counter-offer)5.5.反还盘反还盘 (re-counter offer) (re-counter offer)6.6.订货和签订合同订货和签订合同 (order and contract) (order and contract)7.7.支付（结算）支付（结算）(payment)(payment)8.8.包装包装 (packing) (packing)9.9.投保投保 (insurance) (insurance)10.10.运输运输 (shipment)

8、(shipment)11.11.索赔和仲裁索赔和仲裁 (claims and arbitraction) (claims and arbitraction)7国际商务英语函电国际商务英语函电mLetter, e-mail, faxLetter, e-mail, faxm七个主要组成部分：七个主要组成部分：1.1.Letterhead Letterhead （信头）（信头）2.2.DateDate（日期）（日期）3.3.Inside Name and Address Inside Name and Address （信内地址和姓名）（信内地址和姓名）4.4.SalutationSalutatio

9、n（称谓）（称谓）5.5.Body Body （正文）（正文）6.6.Complementary Close Complementary Close （结束语）（结束语）7.7.Signature Signature （签名）（签名）8国际商务英语函电国际商务英语函电m七个次要组成部分：七个次要组成部分：1.1. The Reference Number The Reference Number （编号）（编号）2.2. The Attention Line The Attention Line（注意项）（注意项）3.3. Subject Subject （主题）（主题）4.4. Enclos

10、ure Enclosure （附件）（附件）5.5. Initial Indentation Initial Indentation （首字母缩写）（首字母缩写）6.6. The Copy Line ( The Copy Line (抄送抄送) )7.7. Postscript ( Postscript (附言附言) )9 Seven Principle Parts ( Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) )m1. Letterhead 1. Letterhead （信头）（信头）m 信头是写信人的地址和姓名。它主要包括写信人的公司信头是写信人的地址和姓名

11、。它主要包括写信人的公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码等，还名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码等，还包括写信人的电话号码，传真号码以及电子邮件地址等信包括写信人的电话号码，传真号码以及电子邮件地址等信息。值得注意的是，息。值得注意的是，英文地址的书写顺序由小往大英文地址的书写顺序由小往大，示例，示例如下：如下：m Jameson & Sons Ltd. Jameson & Sons Ltd. m 34 Madison Square 34 Madison Square m Melbourne E.C.2. Melbourne E.C.2.m Australia Austr

12、aliam Tel: +61-2-70525345 Tel: +61-2-70525345 m Fax: +61-2-70525345 Fax: +61-2-70525345 10Seven Principle Parts (Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) )m2. Date2. Date（日期）（日期）m 每封信都必须标明日期，包括日、月、年。每封信都必须标明日期，包括日、月、年。日和年可用日和年可用阿拉伯数字书写。日期一般有两种写法。如果日期是阿拉伯数字书写。日期一般有两种写法。如果日期是20082008年年8 8月月9 9日，可以写成：日，可以写

13、成： August 9, 2008August 9, 2008，日和年之间最，日和年之间最好用逗号隔开；好用逗号隔开； 还可写为还可写为 ：9 August, 20089 August, 2008。值得注意。值得注意的是月必须用英文书写，不要出现以下的形式：的是月必须用英文书写，不要出现以下的形式：8 8，9 9，20082008；或；或9/8/20089/8/2008，以免混淆。，以免混淆。11Seven Principle Parts (Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) )m3. Inside Name and Address 3. Inside N

14、ame and Address （信内地址和姓名）（信内地址和姓名）m 信内地址和姓名是指收信人的地址和姓名。信内地址和姓名是指收信人的地址和姓名。收信人的收信人的地址和姓名相当的重要，它包括收信人的姓名、收信人的地址和姓名相当的重要，它包括收信人的姓名、收信人的职位或头衔、公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、职位或头衔、公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码等，书写顺序也是由小往大，邮政编码等，书写顺序也是由小往大，但是最好要在姓名但是最好要在姓名前加上头衔或称呼前加上头衔或称呼，如，如: : mMr. Goe Smith Mr. Goe Smith mJameson & So

15、ns Ltd. Jameson & Sons Ltd. m 34 Madison Square 34 Madison Square m Melbourne E.C.2. Melbourne E.C.2.mAustraliaAustralia12Seven Principle Parts (Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) )m4. Salutation4. Salutation（称谓）（称谓）m 称谓一般位于信内地址下面空一行处。称谓一般位于信内地址下面空一行处。如知如知道收信人的姓名或性别，如男性可称道收信人的姓名或性别，如男性可称 Dear Mr.

16、Dear Mr. Goe Smith,Goe Smith,如女性，无论对方婚否，都可称之如女性，无论对方婚否，都可称之 Dear Ms. Mary WhiteDear Ms. Mary White。如不明确收信人的姓名或如不明确收信人的姓名或性别或人数，可称性别或人数，可称Dear Sirs, Dear Ladies and Dear Sirs, Dear Ladies and Gentlemen,Gentlemen,如只知收信人为某一人，可称如只知收信人为某一人，可称Dear Dear Sir or MadamSir or Madam。称呼后用逗号或者冒号。称呼后用逗号或者冒号。13Seve

17、n Principle Parts (Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) )m5. Body 5. Body （正文）（正文）m 内容部分可书写在称谓或主题下面，可包括内容部分可书写在称谓或主题下面，可包括开头语、开头语、正文及结尾正文及结尾等，正文是信函的主体，是写信人给收信人提等，正文是信函的主体，是写信人给收信人提供详尽的信息，表达写信人意愿的部分，供详尽的信息，表达写信人意愿的部分，通常一个段落表通常一个段落表达一个意思。达一个意思。m6. Complementary Close 6. Complementary Close （结束语）（结束语）m

18、 结束语是内容之后的结束语是内容之后的客气话客气话，类似于中文信函的，类似于中文信函的“此此致，敬礼致，敬礼”部分。常见的结束语有部分。常见的结束语有: Sincerely, Sincerely : Sincerely, Sincerely yours, Yours truly, Yours faithfully, Yours, Best yours, Yours truly, Yours faithfully, Yours, Best regards regards 等。等。必须注意的是只有第一字母必须大写。结束必须注意的是只有第一字母必须大写。结束语一般位于内容下面空一行处。语一般位于内容

19、下面空一行处。14Seven Principle Parts (Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) )m7. Signature 7. Signature （签名）（签名）m 常用签名包括四部分，即常用签名包括四部分，即公司名称、写信人的公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的职务或手写签名、写信人的打印签名、写信人的职务或头衔头衔。如：。如：m ABC Co. Ltd.ABC Co. Ltd.m John Smith John Smithm John Smith John Smith m General Manager General Ma

20、nager15Seven Optional Parts (Seven Optional Parts (七个次要部分七个次要部分) )m 次要部分，又称为可选择部分或辅助性部分。因此，写次要部分，又称为可选择部分或辅助性部分。因此，写信人可根据自身的需要，有针对性地选择若干个次要部分信人可根据自身的需要，有针对性地选择若干个次要部分添加在信函中，添加在信函中，目的是使该商务信函更加具体、清晰。目的是使该商务信函更加具体、清晰。这这七个次要部分如下：七个次要部分如下：m1. The Reference Number 1. The Reference Number （编号）（编号）m编号一般可位于信

21、头下面空一行处。编号一般可位于信头下面空一行处。形式可如下形式可如下: :mOur ref. 123Our ref. 123mYour ref. 45Your ref. 45m目的是使写信人和收信人都快速地联想起前几次相关函电。目的是使写信人和收信人都快速地联想起前几次相关函电。16Seven Optional Parts (Seven Optional Parts (七个次要部分七个次要部分) )m2. The Attention Line2. The Attention Line（注意项）（注意项）m注意项是提醒该信函应提交给某特定的人或该公司某部门。注意项是提醒该信函应提交给某特定的人或

22、该公司某部门。形式可如下形式可如下: :mFor the attention of Mr. Joe BrownFor the attention of Mr. Joe BrownmAttention : Mr. Joe BrownAttention : Mr. Joe Brownm3. Subject 3. Subject （主题）（主题）m主题的意义就在于使收信人一目了然明白信件的内容，可主题的意义就在于使收信人一目了然明白信件的内容，可以使以使主题字母全部大写或加下划线主题字母全部大写或加下划线，也可用以下几个词，也可用以下几个词，如：如：mSubject: ORDER NO12; Sub

23、ject: ORDER NO12; mRe: : ORDER NO12; Re: : ORDER NO12; 17Seven Optional Parts (Seven Optional Parts (七个次要部分七个次要部分) )m4. Enclosure 4. Enclosure （附件）（附件）m附件指随信附寄了文件或物品附件指随信附寄了文件或物品, , 可写为可写为: :mEnclosed is my resume. ;Enclosed is my resume. ;m Enclosure: A Resume ; Enclosure: A Resume ; mEnc. : A Resu

24、me. Enc. : A Resume. m如附寄多个文件，则须加上编码如附寄多个文件，则须加上编码, , m如如Enclosure3 ; Enc. 3 ; Encl. 3Enclosure3 ; Enc. 3 ; Encl. 3m1. A Resume 1. A Resume m2. A Picture 2. A Picture m3. A Letter of Reference3. A Letter of Reference18Seven Optional Parts (Seven Optional Parts (七个次要部分七个次要部分) )m5.Initial Indentation

25、5.Initial Indentation （首字母缩写）（首字母缩写）m如果信函的签名人和打印人不是同一人，有必要在信函中如果信函的签名人和打印人不是同一人，有必要在信函中标明的，通常在签名下方直接写上签名人和打印人的姓名标明的，通常在签名下方直接写上签名人和打印人的姓名的首字母缩写。的首字母缩写。m如：经理如：经理Joe BrownJoe Brown为签名人，秘书为签名人，秘书Alice GreenAlice Green为打印人；为打印人；J. B.(sales manager)/ A.G.(typist):J. B.(sales manager)/ A.G.(typist):m6. Th

26、e Copy Line (6. The Copy Line (抄送抄送) )m抄送栏的主要目的是使收信人明白还有其他人收到相同的抄送栏的主要目的是使收信人明白还有其他人收到相同的文件或信函。文件或信函。其形式如下：其形式如下：m C : for copyC : for copym Cc: for carton copy Cc: for carton copy 19Seven Optional Parts (Seven Optional Parts (七个次要部分七个次要部分) )m7. Postscript (7. Postscript (附言附言) )m如在核查信件的正文部分时发现有遗忘而希

27、望表如在核查信件的正文部分时发现有遗忘而希望表达的语句，可以在签名之后加注附言。但是，为达的语句，可以在签名之后加注附言。但是，为了避免混乱，现代函电当中一般不提倡使用附言。了避免混乱，现代函电当中一般不提倡使用附言。其形式如下：其形式如下：mP.S.: The sample will be sent to you on May P.S.: The sample will be sent to you on May 11.11.20m 国际商务英语函电格式国际商务英语函电格式m Layouts of International Business Letters Layouts of Inter

28、national Business LettersmThere are three main layouts of business letters:There are three main layouts of business letters:m一般说来，英文中有三种信函书写格式。一般说来，英文中有三种信函书写格式。m即：缩进式、齐头式和综合式。即：缩进式、齐头式和综合式。21 Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Indented style Indented style （缩进式）（缩进式）Indented sty

29、le is the traditional British practice Indented style is the traditional British practice with the heading usually in the middle and the with the heading usually in the middle and the date on the righthand side. The complimentary date on the righthand side. The complimentary close and signature may

30、be in the center or close and signature may be in the center or commence at the center point. The first line of commence at the center point. The first line of each paragraph should be indented.each paragraph should be indented.缩进式即是一种传统的英式写信格式，它就是缩进式即是一种传统的英式写信格式，它就是信头居信头居中，日期居右，结束语和签名可居于中右中，日期居右，结

31、束语和签名可居于中右，每个自然，每个自然段落首行缩进段落首行缩进4-64-6个字母。个字母。22 Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Indented style Indented style （缩进式）（缩进式）格式如下： (1) Letter Head (1) Letter Head (2) Date (2) Date (3) Inside name and address(3) Inside name and address(4) Salutation(4) Salutation(5) Body(5) Body *

32、 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * (6) Complementary CloseComplementary Close (7) Signature (7) Signature23 Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Example 1： ABC Trading Co. 188 Newton Palace NewYork Tel: Fax: May9, 2013M.J. Marks, manager30 Arlington CambridgeDear Ms. Mark

33、: Thank you for your inquiry in your letter of Apr. 25 for our T-shirts. We are now sending our quotation sheet for your selection. We also enclose a sample and are sure that you will be satisfied with their fine quality. Hope to serve you soon. Yours sincerely, John SmithIndented style Indented sty

34、le （缩进（缩进式）式）24 Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Block style Block style （齐头式）（齐头式） Block style is now the most popular practice of Block style is now the most popular practice of displaying business communications.The letterhead is displaying business communications.The letter

35、head is usually in the middle. Its remarkable feature is that all usually in the middle. Its remarkable feature is that all typing lines, including those for the date, inside name and typing lines, including those for the date, inside name and address, salution, subject ,each paragraph and address,

36、salution, subject ,each paragraph and complimentary close , begin at the left-hand plimentary close , begin at the left-hand margin. 齐头式是一种现代最时尚的的写信格式。它最明显的特征就齐头式是一种现代最时尚的的写信格式。它最明显的特征就是打印格式，即除了信头居中外，所有部分如日期、信内姓名是打印格式，即除了信头居中外，所有部分如日期、信内姓名和地址、称谓、主题、每个段落及结束语等都从左顶格书写。和地址、称谓、主题、每个段落及结束语等都从左顶格书写。 25 Lay

37、outs of Business LettersLayouts of Business Letters Block style Block style （齐头式）（齐头式）格式如下： (1) Letter Head (1) Letter Head (2) Date (2) Date (3) Inside name and address (3) Inside name and address (4) Salutation (4) Salutation (5) Body (5) Body * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *(6) Compl

38、ementary CloseComplementary Close(7) Signature(7) Signature26Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Modified style Modified style （综合式）（综合式） Modified style is the mixture of the above two Modified style is the mixture of the above two styles. The letterhead is usually in the styles.

39、The letterhead is usually in the middle.The first line of a paragraph is lined up middle.The first line of a paragraph is lined up with the left margin, but date, closing and with the left margin, but date, closing and signature are indented.signature are indented. 综合式是以上两种写作格式的混合体。也即是信综合式是以上两种写作格式的

40、混合体。也即是信头居中，每个自然段落的首行都从左顶格书写，但头居中，每个自然段落的首行都从左顶格书写，但日日期，结束语和签名等都要求缩进书写期，结束语和签名等都要求缩进书写。27Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Modified style Modified style （综合式）（综合式）格式如下： (1) Letter Head (1) Letter Head (2) Date (2) Date (3) Inside name and address (3) Inside name and address (4)

41、Salutation (4) Salutation (5) Body (5) Body * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * (6) Complementary CloseComplementary Close (7) Signature (7) Signature28 Layouts of Business LettersLayouts of Business Letters Example 3： ABC Trading Co. 188 Newton Palace NewYork Tel: Fax: May 9, 2013M.J. Mar

42、ks, manager30 Arlington CambridgeDear Ms. MarkThank you for your inquiry in your letter of Apr. 25 for our T-shirts. We are now sending our quotation sheet for your selection. We also enclose a sample and are sure that you will be satisfied with their fine quality.Hope to serve you soon. Yours since

43、rely, John SmithModified style Modified style （综合式）（综合式）29 Envelope Addressing & Email Addressing Envelope Addressing & Email Addressing There are two basic requirements of envelope addressing: accuracy and clearness.信封的写法信封的写法Stamp Senders name and addressReceivers name and addressAirmail30Envelope

44、 Addressing & Email Addressing Envelope Addressing & Email Addressing There are two basic requirements of envelope addressing: accuracy and clearness.信封的写法Stamp China National Chemicals Imp. And Exp. Corp. 318 Qingchun Road, Qingchun MansionHangzhou, ZhejiangChinaPresident John GatesABC Co., ltd.156

45、 Medison Street LondonU.K.Airmail311Correctness正确正确4Concreteness 具体具体7Courtesy 礼貌礼貌2Consideration 体谅体谅5Conciseness简洁简洁3Completeness 完整完整6Clarity 清楚清楚国际商务英语函电写作原则国际商务英语函电写作原则7Cs Principles 7Cs Principles for Business Correspondence for Business Correspondence WritingWriting32Writing Principles of Bus

46、iness LettersWriting Principles of Business Letters 1. 1. Completeness Completeness （完整）（完整）A practical English writing is very successful A practical English writing is very successful and effective well only when if contains all the and effective well only when if contains all the necessary inform

47、ation to the readers and necessary information to the readers and answers all the questions and requirements answers all the questions and requirements put forward by the readers.put forward by the readers.所谓完整就是要在写作中尽可能所谓完整就是要在写作中尽可能包含收信人所需所包含收信人所需所有信息以及回答发信人提出各种问题有信息以及回答发信人提出各种问题， 这样才算这样才算有效而成功的写作

48、。有效而成功的写作。33 Writing Principles of Business LettersWriting Principles of Business Letters 2. 2. Concreteness Concreteness （具体）（具体）A business letter should be specific, definite A business letter should be specific, definite instead of being vague, general and abstract.instead of being vague, general

49、 and abstract.一封商务函电应该具体，而不要模棱两可、泛泛而一封商务函电应该具体，而不要模棱两可、泛泛而谈或者很抽象。谈或者很抽象。e.g.e.g. a). we wish to confirm our fax sent yesterday.a). we wish to confirm our fax sent yesterday. b) b). . We confirm our fax of sep. 10, 2006. We confirm our fax of sep. 10, 2006. 分析：分析：b) b) 句比句比a) a) 句要具体得多。句要具体得多。34 Writ

50、ing Principles of Business LettersWriting Principles of Business Letters 3. 3. Clarity Clarity （清楚）（清楚） It is wise to for a writer to make himself understood It is wise to for a writer to make himself understood well by using clear expressions and simple words.well by using clear expressions and sim