部门职能梳理与部门职能说明书编制培训PPT课件.ppt

1、部门职能梳理部门职能梳理与与部门职能说明书编制部门职能说明书编制20162016年年4 4月月1111日日版权所有,不得翻印一、公司组织结构设计与部门职能说明书编写的工作一、公司组织结构设计与部门职能说明书编写的工作思路思路二、部门职能梳理工具二、部门职能梳理工具三、部门职能说明书撰写示例三、部门职能说明书撰写示例四、部门职能梳理的时间计划四、部门职能梳理的时间计划五、部门职能梳理提交文件要求五、部门职能梳理提交文件要求目目 录录版权所有,不得翻印公司组织结构设计部门职能说明书编制工作分析各部门岗位设置岗位说明书编制岗位绩效指标设置绩效管理制度岗位价值评估薪酬结构与薪酬水平设计薪酬管理制度员工

2、职业发展通道与培养机制人力资源管理核心流程编制企业人力资源管理体系的建立与优化流程企业人力资源管理体系的建立与优化流程版权所有,不得翻印工工 作作 成成 果果工工 作作 思思 路路一、公司组织结构设计和部门职能说明书编写的工作思路一、公司组织结构设计和部门职能说明书编写的工作思路第1步：通过访谈、资料分析、部门职能梳理等，分析公司目前组织结构中存在的问题。第2步：根据组织结构优化的原则，结合公司战略目标和管控的要求，提出组织结构优化的方案。第3步：与公司高层和相关人员就公司组织结构进行沟通和确认。第4步：根据公司组织结构，编写公司部门职能说明书。第5步：同公司高层和相关人员就部门职能说明书进行

3、沟通和确认。 公司组织结构 公司各部门职能说明书版权所有,不得翻印二、部门职能梳理工具二、部门职能梳理工具1、部门职能梳理的前提和定义2、部门职能梳理的标准和目的3、部门职能梳理的基本要求4、部门职能梳理的方法5、部门职能常见的问题6、部门职能撰写要点7、部门职能撰写的典型错误版权所有,不得翻印1、部门职能梳理的前提和定义、部门职能梳理的前提和定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作杂工作按照工作流程思路按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，尽可能分解成最小的单元，分解成独立分解成独立的、可操作的作业项目，的、

4、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化将部门职能系统化、规范化、清晰化部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）前提前提定义定义版权所有,不得翻印2、部门职能梳理的标准和目的、部门职能梳理的标准和目的 职能梳理的标准职能梳理的标准经过部门职能梳理，部门经过部门职能梳理，部门工作的职能工作的职能是清楚的，在是清楚的，在一系列的清晰、明确和标一系列的清晰、明确和标准面前，复杂的工作被转准面前，复杂的工作被转化成简单的行

5、为化成简单的行为 职能梳理的目的职能梳理的目的 使各项职能具体化，使使各项职能具体化，使之能够执行和落实；之能够执行和落实； 发现职能交叉、职能缺发现职能交叉、职能缺失和职能错位现象失和职能错位现象 为后续的其他组织设计为后续的其他组织设计工作提供前提条件。工作提供前提条件。版权所有,不得翻印3、部门职能梳理的基本要求、部门职能梳理的基本要求业务活动的独立性业务活动的独立性业务活动的操作性业务活动的操作性避免重复避免重复业务活动的连续性业务活动的连续性部门职能梳理部门职能梳理的基本要求的基本要求版权所有,不得翻印4、部门职能常见的问题、部门职能常见的问题甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分甲乙

6、两个属不同层次部门的职能有重叠部分应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责职能交叉职能交叉甲乙甲乙职能重叠职能重叠职职能能错位错位甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分职能空档职能空档流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙职职能能虚位虚位版权所有,不得翻印5、部门职能梳理的方法、部门职能梳理的方法按两个维度进行职能梳理按两个维度进行职能梳理计划计划/规则规则组织组织/实施实施协调协调/配合配合指导指导/监控监控履行该职能需要做哪些计划？需要制定哪些规则？履行该职能需要组织哪些工作？需要承担哪些工作？履行该职能需要进行哪些协调工作？需要如何配

7、合开展工作？履行该职能需要做哪些指导？需要实施怎样的监控？职能模块一职能模块一职能模块二职能模块二职能模块三职能模块三职能模块职能模块部门职能梳理的方法部门职能梳理的方法纵向上纵向上将部门将部门职能分职能分解为彼解为彼此相对此相对独立的独立的职能模职能模块块横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述职能分解职能分解管理功能管理功能版权所有,不得翻印部门职能梳理的维度之一部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解纵向的职能分解 一级职能一级职能 二级职能二级职能 三级职能三级职能部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职部门存在的目的和意义，即组织赋予部门

8、的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能。能，部门承担的主要业务和管理职能。从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）, ,这些这些职能严格讲都是比较宏观的，是某一方面的工作。职能严格讲都是比较宏观的，是某一方面的工作。从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目体的作业项目, ,是可以操作的业务项目。是可以操作的业务项目。版权所有,不得翻印部门职能分解模板部门职能分解模板一级职能一级职能二级职能二级职能三级职能三级职能通常只通常只用名词用名词短语来短语来概括来概括来表达本表达本部门的

9、部门的主要业主要业务和管务和管理职能理职能二级职能描述的二级职能描述的主要是从一级职主要是从一级职能之下分解的若能之下分解的若干项子职能干项子职能, ,这些这些职能严格讲都是职能严格讲都是比较宏观的比较宏观的, ,是某是某一方面的工作一方面的工作, ,它它不具体不具体, ,也很难直也很难直接操作接操作分解二级职能具体业务活动，分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业三级职能都是一些具体的作业项目项目, ,是可以操作的业务项是可以操作的业务项版权所有,不得翻印部门职能梳理（示例）部门职能梳理（示例） 一、二级职能一、二级职能一级职能一级职能二级职能二级职能三级职能三级职能人力人力资源

10、资源管理管理人力资源规划人力资源规划岗位管理岗位管理招聘管理招聘管理薪酬管理薪酬管理绩效管理绩效管理培训管理培训管理员工职业发展员工职业发展员工关系员工关系人事管理人事管理版权所有,不得翻印部门职能梳理的维度之二部门职能梳理的维度之二 管理功能分解为三级职能管理功能分解为三级职能组织组织/ /实施实施协调协调/ /配合配合指导指导/ /监控监控履行该职能履行该职能需要做哪些计划？需要做哪些计划？制定哪些规则？制定哪些规则？履行该职能履行该职能需要组织哪些工作？需要组织哪些工作？需要承担哪些工作需要承担哪些工作履行该职能履行该职能需要进行哪些协调工作？需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？

11、需要如何配合开展工作？履行该职能履行该职能需要做哪些指导？需要做哪些指导？需要实施怎样的监控需要实施怎样的监控计划计划/ /规则规则管理管理功能功能版权所有,不得翻印部门职能梳理示例部门职能梳理示例 三级职能三级职能一级一级职能职能二级二级职能职能三级职能三级职能计划计划/规则规则组织组织/实施实施协调协调/配合配合指导指导/监控监控人力人力资源资源管理管理人力资源人力资源规划规划岗位管理岗位管理招聘管理招聘管理薪酬管理薪酬管理制定与完善公司薪酬福利制度编制公司年度薪资总额计划编制员工薪资、津贴表统计员工月度考勤、奖惩等薪酬资料。办理员工的法定福利办理新进员工、考核结果、人事异动后的薪资调整配

12、合有关外部管理部门提供员工薪酬数据 根据薪资计划，控制各部门人员编制和薪资总额绩效管理绩效管理培训管理培训管理员工职业员工职业发展发展员工关系员工关系人事管理人事管理版权所有,不得翻印部门职能梳理表部门职能梳理表部门职能梳理表部门职能梳理表一级职能一级职能二级职能二级职能三级职能三级职能计划计划/ /规则规则组织组织/ /实施实施协调协调/ /配合配合指导指导/ /监控监控履行该职能：需要做哪些计划？需要制定哪些规则？履行该职能：需要组织哪些工作？需要承担哪些工作？履行该职能：需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？履行该职能：需要做哪些指导？需要实施怎样的监控？1、2、3、1、2、3、1

13、、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、1、2、3、版权所有,不得翻印部门职能梳理问题汇总表部门职能梳理问题汇总表部门职能梳理问题汇总表部门职能梳理问题汇总表问题问题具体描述具体描述本部门应该设置而目前未设置目前未设置的职能1、2、3、本部门应该取消应该取消或不应该本部门承担的职能1、2、3、与本部门职能有交交叉重叠叉重叠的部门及职能1、2、3、与本部门职能划分划分不清晰不清晰的部门及职能1、2、3、部门职能划分存在的其他问题其他问题

14、1、2、3、版权所有,不得翻印6、部门职能撰写要点、部门职能撰写要点一级职能编写要求： 用名词性短语名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能。二级职能编写要求： 用一个名词性短语名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。三级职能编写要求：用一个句子句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词格式：动词+ +事项事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见规范动词表。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。版权所有,不得翻印7、部门职能撰写的典型错误、部门职能撰写的典型错误职能描述不够明细职能描述不够明细

15、典型错误示例典型错误示例 ：某公司销售部部门职能：某公司销售部部门职能修改示意修改示意职责描述过于笼统 1 1）保证按时、按量完成公司下达的销售任务；）保证按时、按量完成公司下达的销售任务；部门职能描述的典型错误部门职能描述的典型错误版权所有,不得翻印7、部门职能撰写的典型错误、部门职能撰写的典型错误部门职能与工作要求混淆部门职能与工作要求混淆典型错误示例：典型错误示例： 部门职能、业务活动与工作要求混淆 版权所有,不得翻印7、部门职能撰写的典型错误、部门职能撰写的典型错误 使用程度副词使用程度副词 典型错误示例：典型错误示例：典型错误示例：典型错误示例： 版权所有,不得翻印7、部门职能撰写的

16、典型错误、部门职能撰写的典型错误-动词使用不当动词使用不当缺少行为动词典型错误示例：典型错误示例： 编写工作职责要使用规范化的动词，避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、等，以明确权责，避免歧义典型错误示例：典型错误示例： 版权所有,不得翻印规范动词表规范动词表针对制度、方案、计划等文件 编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料 调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级） 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、

17、计划直接行动 组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为 批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定管理行为 评估、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为 检查、核对、收集、获得、提交、制作部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：版权所有,不得翻印三、部门职能说明书撰写示例：三、部门职能说明书撰写示例：1 1、总经办职能说明书总经办职能说明书示例示例版权所有,不得翻印四、四、部门职能梳理的部门职能梳理的时间计划时间计划u 4月11日（周一）：部门职能梳

18、理工作的启动与讲解会议；u 4月12日4月20日（周三）：各部门经理/主管填写本部门的部门职能梳理表和部门现有职能存在问题汇总表；u 4月21日（周四）：人事行政部收集各部门填写的部门职能梳理表和部门现有职能存在问题汇总表的电子版发放到总经办（收集时需确认符合填写规范和要求）。版权所有,不得翻印五、五、部门职能梳理提交文件部门职能梳理提交文件要求要求 文件提交方式：1、 提交电子版电子版文件； 2、 每个二级部门编写一份一份部门职能梳理表部门职能梳理表和一份一份部门职能存在问题汇总表部门职能存在问题汇总表，保存保存在一个文件夹内在一个文件夹内，文件夹用部门名称命名文件夹用部门名称命名。 文件命名：1、 日期 “-” “部门职能梳理表” “-” 部门名称 例：“20160418-20160418-部门职能梳理表部门职能梳理表- -人事行政部人事行政部”；2、 日期 “-” “部门职能存在问题汇总表” “-” 部门名称 例：“20160418-20160418-部门职能存在问题汇总表部门职能存在问题汇总表- -人事行政部部人事行政部部”XXX有限责任公司有限责任公司XXX项目项目XXX阶段阶段XXX报告报告谢谢聆听！谢谢聆听！