常用工作文书与公文写作培训课件.ppt

1、第一章：公文与文书的职场意义与写作新思维构建1.1公文的沿革1.2公文与文书的职场意义1.3职场人的写作新思维构建 公文文书写作基本修养何谓公文？公文：是指国家规范的，各机关、企事业单位、社会团体为了办理公务而形成的并发布的具有法定效力和规范体式的公务文件何谓文书？文书：是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料，也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。1.1公文的沿革公文的沿革回顾原始社会：结绳记事；原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；商代后期：甲骨文书；秦汉：秦汉： “ “书书”、“奏奏”；封建时代：制、诏、策、册、敕、教、

2、令、谕等；封建时代：制、诏、策、册、敕、教、令、谕等；民国时间：令、咨、呈、示、状、公函、布告；民国时间：令、咨、呈、示、状、公函、布告；中华人民共和国时代中华人民共和国时代1 1、命令（令）、命令（令） 2. 2.议案议案 3. 3.决议决议 4. 4.指示指示 5. 5.公告、通告公告、通告 6 6通知通知 7. 7.通报通报 8. 8.报请报请 9. 9.请请示示 10. 10.批复批复 11. 11.函函 12. 12.会议记要会议记要 13. 13.意见意见 14.14.公报公报 15. 15.报告报告 16. 16.条例条例 17. 17.规定规定1993年国务院国家行政机关公文处

3、理办法1996年中央中国共产党机关公文处理条例1.2公文与文书写作的职场意义公文是一种时代特有的文化！是一种社会沟通模式！也是一种职场沟通工具！更是一种职场沟通文化！公文和文书，是一个人职场上的“第三张脸。公文和文书写作是一种文理与法理的融合艺术，是企业文化理念的传播与演绎1.3职场人的写作新思维构建公文写作的基本修养 公文写作是一项政治性、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。1.政策素质/职业素养： 明确的方向、立场； 敏锐的洞察力和鉴别力； 保密纪律/操守； 专业修养；2.政策制度水平： 执行、理解、表达政策/制度的水平

4、；3.熟悉业务和工作情况4.有较宽的知识面5.有较好的文字功底第二章：公文与文书的写作规范 2.1公文的分类与文种规范 2.2公文写作的行文规范 2.3公文一般格式规范 【案例分享】：国家最新公文规范解读2.1公文的分类与文件的规范 2.1.1公文的文种分类规范： 1）按来源分）按来源分：对外文件收来文件内部文件 2）按行文关系分）按行文关系分：上行文（请示、扫告、总结、议案）下行文（决议、决定、命令）令）、指示、公报、公告、通告、通知、批复、纪要）平行文（函、通知、通告） 3）按秘密程度）按秘密程度：秘密文件普通文件公布文件 4）发文单位性质）发文单位性质：法规文件行政文件党的文件业务文件

5、5）按公文内容性质：）按公文内容性质：指挥性公文规范性公文报请性公文知照性公文记录性公文2.1.2公文的名称规范：文种规范 文种文种 ：公文名称统称文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。党政机关公文处理工作条例（中办发 201214号）(7月1日起实施） 1.决议 2.决定 3.命令（令）；指示 4.公报； 5.公告； 6.通告； 7.意见；8.通知； 9.通报；10.报告；11.请示 12.批复 ；13.议案；14.函 ；15.纪要 。共15种。2.2公文写作的行文规范1-行 文 方 式1.下行文下行文：指上级对所属下级

6、部门的行文。 1)逐级下行文。2)多级下行文。3)直达基层下行文。2.上行文上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。 1）逐级上行文。）2）多级上行文。）3）越级上行文。3.平行平行文:指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行文。1.按职权范围和授权范围行文,不越级行文；2.正确主送和抄送；3.联合行文必是同级；4.“请示”必须一文一事；5.公开发布，视为正式，依照执行。2- 行 文 规 则层序格式要素规范内容规范要求眉眉首首1份号份号印制份数的顺序号涉密公文应当标注份号。涉密公文应当标注份号。2密级和保密期限密级和保密期限秘密等级及保密时间按保密法要求在文件字头左上方标明按保密法要求

7、在文件字头左上方标明“绝密绝密”“”“机密机密”“”“秘密秘密”和保密期限，和保密期限，3紧急程度紧急程度承办的紧急程度对需两天内签发的标对需两天内签发的标“急急”；当天签发的标；当天签发的标“特急特急”或或 “ “加急加急”4发文机关标志发文机关标志发文单位+文件发文单位全称或规范化简称套红印刷，文头与正文之间用红线隔开发文单位全称或规范化简称套红印刷，文头与正文之间用红线隔开5发文字号发文字号公文编号单位代字、年号、顺序号。年号用公元全称。联合发文只标主办机关文号。单位代字、年号、顺序号。年号用公元全称。联合发文只标主办机关文号。6签发人签发人公文签发责任人在文头红线上方右侧打印签发人姓名

8、，以示负责在文头红线上方右侧打印签发人姓名，以示负责主主体体7标题标题公文标题事由事由+ +文种文种8主送机关主送机关收文单位上行文只有一个主送；下行文可多个上行文只有一个主送；下行文可多个9正文正文公文正式内容发文原因发文原因+ +主旨内容主旨内容+ +要求要求+ +礼貌语；如层次结构分条的标识方法：第一级用礼貌语；如层次结构分条的标识方法：第一级用“一、一、二、三二、三”；第二级用；第二级用“（一）、（二）、（三）（一）、（二）、（三）”；第三级用；第三级用“1 1、2 2、3”3”；第四级用；第四级用“（1 1）、（）、（2 2）、（）、（3 3）”10附件说明附件说明附件顺序号和名称附

9、件顺序号附件顺序号+ +附件名称（加书名号）；不能只写附件名称（加书名号）；不能只写“附件如文附件如文”11署名署名发文机关名称单位全称或规范简称单位全称或规范简称12成文日期成文日期负责人批准签发日期以签发日为准；联合发文以最后签发日；会议通过的以通过日为准。公元年月日以签发日为准；联合发文以最后签发日；会议通过的以通过日为准。公元年月日13印章印章发文单位公章除会议纪要外，一律盖章，印齐年压月，联合发文，主办印章排前。除会议纪要外，一律盖章，印齐年压月，联合发文，主办印章排前。14附注附注印发范围等说明在成文日期下一行，左边空两格起在成文日期下一行，左边空两格起15附件附件正文补充或参考资

10、料附件原件附件原件版版记记16抄送机关抄送机关抄送的单位名称按上行、平行、下行次序排列。单位全称或规范简称按上行、平行、下行次序排列。单位全称或规范简称中办发中办发 201214号文号文1717项规范：项规范：第三章：公文与文书写作步骤及语言逻辑技巧 3.1公文与文书的写作基本步骤 3.2现代公文与工作文书的语言逻辑技巧【案例分享】：述职报告案例3.1公文与文书的写作基本步骤第一部曲： 写作准备明确目标！写给谁？写什么？为什么？明确文种！选择使用什么文种？明确要解决的问题。第二部曲：写作过程整理写作思路，组织公文内容；遵循格式规范，安排正文结构层次；运用语言技巧，正确表达内容，实现公文目的。第

11、三部曲： 检查定稿 是否表述准确。 是否有不适当的描述。 有否文法、文字上的错误。有否无关的和重复的内容。公文写作的过程要决整理写作思路组织文书内容一气呵成写完重读大胆删减检查细节确认无误八要与八不要目的要明确 随意开始信息要全面 写写停停行文要简短 被动句使用短句 双重否定强调最重要的 长句段落分明 无关信息总结和结论 错别字尽量生动 过长3.2现代公文与工作文书的语言逻辑技巧1） 语言表达技巧1）叙述：是将人物的经历和事件发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙） 2）说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（

12、定义、注释、比较、数字、举例、分类） 3）议论：就是议事说理。是作者对客观事物或问题分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点（要证明什么？）、论据（用什么证明）、论证（如何证明）2） 语言特点的运用技巧准确准确：是用字、词、句、意、义和标点符号正确、精准。简明简明：用最少的文字表达尽可能多的重点内容。庄重庄重：用语必须讲究庄严、郑重。效应效应：语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使读者产生与行文目的一致的心理效应心理效应。第四章：通知的写作4.1通知的文种属性、特点、作用、格式规范4.2通知的

13、类型及其用途4.3通知的写作要领与技巧【案例分享】：实例；4.1通知的文种属性、特点、作用、格式规范定义: 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。文种属性: 属于“指挥性”和“知照性”公文.如:政策性通知;知照性通知特点: 1）常用性；2）周知性；3）应用广泛性；4）执行性；作用作用: : 适用于发布法规制度，传达上级指示，转发上级或不相隶属单位公文，批转下级单位的公文，人事任免、发布要求下级办理或相关单位共同执行或周知的事项。格式规范: a.标题:”事由+文种”即：“关于xxxx的通知” b.抬头:收文单位名称、 c.正文：通知的原因，通知的事项、要求。 d.

14、结束语:“特此通知” e.落款:行文单位名称、日期；4.2通知的类型及其用途 1 发布性通知：用于发布本单位所制定的各种规章制度及业务标准、流程等，让有关单位和人员执行。 2批转性通知：用于批转下级单位的公文，给所属人员，让他们参考或执行。 3转发性通知：用于转发上级和不相隶属单位的公文,给所属单位（部门）和人员，让其周知和执行。 4指示性通知：用于指示下级单位（部门）开展工作和提出工作指令和要求，让其周知并遵照执行。 5任免性通知：用于任免和聘用人员（干部）并发布、传达给相关单位和人员，让其周知并执行。 6事务性通知：用于处理日常事务，把有关信息或要求传达给有关单位、部门和人员，让其周知或执

15、行。4.3 通知的写作要领与技巧1、标题标题：“发文单位+文种”或“事由+文种”两种形式。2、正文正文：不同类型有不同写法和要领。 1）发布性通知：正文简短，写明发布什么规章，加上“请按照执行。” 2）批转性、转发性通知：简单写明批转转发的文件，加上“请贯彻执行。” 3）指示性通知：正文三层结构，写清原因、指示内容、要求，加上“请遵照执行。”第一层：写清楚发通知的原由（原因）。第二层：写清楚；指示的工作内容和工作要求，内容分条列清楚。第三层，对受文单位提出的要求和希望。4）任免性通知：写明什么机构任命或免去什么人什么职务什么职责就行。5）事务性通知：只要把需要周知或执行的事项内容写清楚就行。3

16、、结束语、结束语：“特此通知”第五章：通报与通告的写作5.1 通报的特点、文种、分类、格式规范5.2 通报的写作规范与要领5.3 通告的特点、文种、分类、格式规范5.4 通告与通报的区别5.5 通告的写作规范与要领【案例分享】：通报、通告案例分享5.1通报的特点、文种、格式规范定义：通报是通过书面的形式，是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性公文。属下行文或平行文。特点： 1)告谕性；2）惩戒性 ；3) 教育性 ；4）内部性 。文种：属于“知照性”公文。类型：根据通报承担的任务和目的、内容，可以分为三类： 1)表彰先进型： 2)批评错误型： 3)传达事项型:格式规范:a.标题:“事

17、由+文种”即：“关于xxx的通报”b.抬头:收文单位名称、c.正文：通报的原因，通报的事项、要求。d.结束语:“特此通报”e.落款:行文单位名称、日期6.1报告的定义、文种、特点、格式规范定义:报告是下级向上级汇报情况、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问的陈述性公文。文种:属于“报请性”和“陈述性”公文.如:关于“安全隐患”情况检查的报告 特点：特点： 1)陈述性陈述性 2)有主见有主见作用作用: 适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议或答复上级询问。格式规范格式规范：a.标题:“事由“+文种”即：“关于xxxxxx的报告”b.抬头:上级单位名称c.正文：表达报告的内容，即汇报的

18、情况及问题表述，以及工作或改进建议。d.结束语:特此呈报e.落款:行文单位名称、日期；6.2 报告的类型1)按照内容涉及的范围分： a.综合报告； b.专题报告。2)按照行文目的的不同分： a.呈报性报告； b.呈转性报告。是直接向上级单位汇报工作、反映情况的报告，根据具体内容和范围又分为综合与专题报告。如：关于2013年第三季度经济活动分析的报告向上级汇报工作、提出意见或建议，并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告叫呈转性报告。相同点：相同点：都属于上行文 都具有反映情况、提出建议的功用。不同点：1内容要求不同：请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。 2侧重点不同。：

19、请示侧重于提出问题和请求指示、批准；报告侧重于汇报工作，陈述意见或建议。3行文目的不同：请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况便于及时指导。 4行文时间不同：请示必须事情行为；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。 5报送要求不同：请示一般只写一个主送单位；受双重领导的单位报其上级的请示，应根据请示的内容注明主报和抄报单位，主报单位答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。 6篇幅不同：请示一般比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。 7标题写作不同：请示标题中不写报告二字，就是“关于XX的请示”；报告标题中不写请示二字，就是“关于XX的报告”。 8结束用语不同：请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求，结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等；报告的结尾一般不写需要上级必须予以答复的词语，多用“特此报告”等。9处理结果不同：请示属于“办件”，指上级应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级一般以批转形式予以答复，但也没必要件件答复。