全院图书馆Millennium采购模组教育训练讲义课件.ppt

1、1Millennium採購模組採購模組新增訂單新增訂單、列印發送訂單、列印發送訂單、驗收作業驗收作業、擬購清單擬購清單July 09 2007July 09 2007 經濟所經濟所 林美吟林美吟資料參考來源：計算中心資料參考來源：計算中心 唐其慶唐其慶2 登錄前的準備工作：下載Millennium應用程式，並安裝在個人電腦上：http:/www.sinica.edu.tw/libserv/aslib/librarian/milup142_08.exe 登錄方式：輸入館內採購模組之login name與password，(需向中心申請，申請表請見附件一,相關權限請見附件二)。登錄3登錄後的畫面：

2、 進入後請選輔助下之關於，可查看此次登錄之相關資料，並請記下伺服器PID，作業中如遇當機時告知系統館員PID之號碼以便進行Restart PC作業。登錄4選擇列印方式 點選檔案選擇印表機（一般選擇標準印表機，催缺可選表格印表機）選擇列印方式。 如有需列印資料時，點選畫面上之列印按鈕即可。Local Printer：自個人電腦預設之印表機印出。Email printer：將資料送至輸入之email address。5設定個人工作環境 點選管理設定（依個人工作需要勾選選項）：是否只鍵.b書目，或同時要鍵 .b、 .i、.o、.c 記錄點選進入可設定各種記錄的個人喜好預設6INNOPAC與Mille

3、nnium採購模組功能比對7INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能功能INNOPACMillennium新增訂單OK左側採訪(O)催缺/取消訂單OC左側催缺/取消(C)EXAMINE the order file to find overdue orders and/or review themOCE左側催缺/取消(C) 多筆(上方工具查詢記錄範圍)找出記錄PRINT letters to vendors for overdue orders and update order file OCP左側催缺/取消(C)多筆(上方工具查詢記錄範圍)找出記錄左側傳送(S)列印催缺傳送函

4、DELETE unreviewed-claims fileOCD左側傳送(S)Print ClaimsCLEAR claim-letters-awaiting-print fileOCC左側傳送(S)Print Claims8INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能功能INNOPACMillennium列印訂單OP左側傳送(S)列印傳送訂單快速驗收作業OR左側快速驗收發票處理OI左側發票(I)應書商通知取消訂單OL左側催缺/取消(C)多筆(上方工具查詢記錄範圍)找出記錄上方工具功能經書商取消(Ctrl+B)更新訂單OU左側採訪(O)查詢Edit列印驗證單OW仍在INNOPAC上

5、作業(Release 2006 MMW)經費控制OAF左側經費9INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能功能INNOPACMillennium維護經費檔OAFMF左側經費目前經費點選單筆經費經費左側經費層級點選組別下單一經費可直接更新經費報表歸類OAFMG左側經費層級點選組別放入更改舊經費帳目檔項目OAFMO左側經費舊經費檔自舊經費帳目檔列印報表OAFMP左側經費舊經費檔轉換訂單至不同經費OAFMT左側FISCAL CLOSERE-COMPUTE EPRICE based on changes in foreign currency ratesOAFMR左側FISCAL CLO

6、SE重新調整經費檔OAFMI左側Fiscal Colse調整經費OAFA左側經費目前經費點選單筆經費調整10INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能功能INNOPACMillennium發票與預支款項之過帳作業OAFP左側發票(I)顯示經費使用狀況OAFD左側經費目前經費點選單筆經費Report左側經費層級點選組別下單一經費Report列印日常財務報表OAFF左側經費目前經費點選單筆經費活動左側經費層級點選組別下單一經費活動輸出帳目明細提交會計單位OAFV左側Output VouchersFTP 輸出帳目明細OAFS左側Output VouchersUSETAX tableOA

7、FU上方管理ParametersAcquisitionsUse Tax Rate11INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能功能INNOPACMillennium維護書商檔OAV左側書商顯示書商資料OAVD左側書商現用書商找到所需書商後可查看其資料維護書商記錄OAVM左側書商現用書商找到所需書商後可更新其資料書商績效評估OAVS左側書商統計催缺週期代碼OAVC上方管理ParametersAcquisitionsClaim Cycle Values標準書商地址代碼OAVV可直接在書商記錄(.v)中作業12INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能功能INNOPACM

8、illennium外幣轉換對照表OAFC左側Foreigh Curr.撤消歸屬書商發票OAVR可直接在書商記錄(.v)中作業轉移連結記錄OAT左側採訪(O)找到來源書目上方編輯Transfer attached處理書商傳檔資料OAP左側Import invoices mode擬購資料之下訂單作業OAP左側擬購清單改變預估價格左側改變預估價格資料檔ML左側資料檔統計MS(產生統計報表)左側統計期刊控制OSMillennium期刊模組13(採訪O)：新增訂單記錄 新增書目新增書目查詢書目 無書目 點選New新增書目。14(採訪O)：新增訂單記錄 新增書目新增書目 完成書目：選擇書目預設值，逐項輸入

9、各欄位內容後，建立新訂購記錄。 ( 若在一開始設定功能，未勾選同時連結.o記錄，則按Save先產生書目記錄，再點選Summary，連結新的.o記錄）15(採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記錄連結新訂購記錄連結新的訂單16(採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記錄連結新訂購記錄 視情況勾選以下問題，完成後請按確定： Use Todays as ORDER date(請問是否使用今天為訂購日期)？ Use Todays date as Received date(請問是否使用今天為驗收日期)？ Queue Purchase Orders for records(請問是否將記錄放入訂單隊列)？17(

10、採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記錄連結新訂購記錄建立新訂單選擇建檔欄位預設值18(採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記錄連結新訂購記錄如一次購買不止一本時，可分別輸入各複本之館藏地及支用經費來源。（可利用增加群組協助作業）設定功能說明見投影片22-2519(採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記錄連結新訂購記錄 輸入預估金額時，如選擇外幣，系統將自動換算其臺幣金額。 輸入日期時，可直接輸入T表示用當日日期，C則可叫出日曆，B則讓日期預設值變為空白。20(採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記錄連結新訂購記錄完成輸入後，可按檢視財務查看經費、預支的情況。21(採訪O)：新增訂單記錄 連結新訂購記

11、錄連結新訂購記錄 完成訂單建立確定資料皆無誤後，按SAVE儲存記錄。22(採訪O)：新增訂單記錄 增加群組設定增加群組設定 增加群組功能可處理多種經費或一筆.o記錄有多館分擔經費。 設定群組點選管理 Parameters Acquisitions Multiselection Groups設定。23(採訪O)：新增訂單記錄 增加群組設定增加群組設定 新增群組點選NewGroup後，輸入群組名稱。 輸入群組資料：輸入館藏地、經費別、複本數資料後,按Save再按關閉。 Insert可建立同一群組內含有多筆館藏地或不同經費檔資料。24(採訪O)：新增訂單記錄 增加群組設定增加群組設定 群組資料建立儲

12、存完畢，再點選上方工具列管理設定 Multiselection Groups，將置於Other Group之群組移至Preferred Groups。25(採訪O)：新增訂單記錄 增加群組設定增加群組設定 群組設定完成，在建立訂單記錄時，點選增加群組即會出現加入Preferred Group之群組資料。（建立之群組會存放於Other Group為為永久性資料，但移至Preferred Group之群組則只為暫存性資料，離線後即會回至Other Group）。26(傳送S)：列印 & 發送訂單點選左側傳送(也可點選上方工具列執行(G)，再選擇傳送(S) 。27(傳送S) :列印 & 發送訂單顯示

13、顯示Queue清單清單 螢幕上會顯示待列印的訂單清單。28(傳送S) :列印 & 發送訂單設限設限 如欲列印/發送之訂單不只一筆，可點選以書商設限或以館藏地設限來選擇所需之訂單記錄。29(傳送S) :列印 & 發送訂單全部排序全部排序點選全部排序全部排序 (Sort All)(Sort All) 可依自己需求排列待列印檔中之的所有資料。30(傳送S) :列印 & 發送訂單欄目排序欄目排序 可點選欄目標題欄目標題 (Column headers)(Column headers) 排列顯示的順序。 31(傳送S) :列印 & 發送訂單修改訂單記錄修改訂單記錄 可按滑鼠右鍵並從選單中選擇修改項目修改

14、項目 (Modify Entry)(Modify Entry) 或使用右上方EditEdit圖示修改編輯一筆訂單記錄。32(傳送S) :列印 & 發送訂單刪除訂單記錄刪除訂單記錄 從即將發送/列印的訂單中選擇一項以刪除一筆訂單記錄。按滑鼠右鍵的選單中選擇刪除項目，或點選刪除按鈕。33(傳送S) :列印 & 發送訂單列印如要列印訂單，選擇列印列印 (Print) (Print) 按鈕。列印 (Print) 對話框將會出現，可依需要選擇相關設定。34(傳送S) :列印 & 發送訂單列印 檢查列印結果是否 OKOK ，並回答 Y Y (清除列印檔案) 或 N N（重新列印）。35驗收 驗收訂單並同時

15、新增館藏記錄將一個驗收日期 (RDATE) 增加至訂單記錄中，並可同時建立館藏記錄，稍後再處理發票。 只執行驗收使用快速驗收快速驗收的快速更新快速更新功能 。36驗收 驗收訂單並新增館藏記錄驗收訂單並新增館藏記錄 在採訪( (Orders) )功能下，以查詢方式找到欲驗收之資料。 或點選左側快速驗收選擇驗收後，查詢欲驗收之資料。37驗收驗收訂單並新增館藏記錄驗收訂單並新增館藏記錄 點選Receive標籤。38驗收驗收訂單並新增館藏記錄驗收訂單並新增館藏記錄如果一次需驗收所有本數，勾選選擇全部選擇全部 (Select (Select all) all) ；或僅勾選擬驗收之本數。(如為部份驗收，請

16、勿更新 RDATERDATE；有驗收日期表示已收到整個訂單。)39驗收驗收訂單並新增館藏記錄驗收訂單並新增館藏記錄輸入驗收日期後點選收到，並可視情況將價格複製到館藏記錄中。將價格複製到館藏記錄40驗收驗收訂單並新增館藏記錄驗收訂單並新增館藏記錄新增館藏選擇適當之館藏欄位預設值，完成輸入後點選儲存。41驗收驗收訂單並新增館藏記錄驗收訂單並新增館藏記錄新增館藏新增館藏記錄後，系統會產生“增加館藏報表(Add Items Reports)”視窗，顯示此次驗收共產生多少筆館藏記錄、館藏地、條碼和題名，可選擇關閉記錄並報告、關閉報表、列印報表。 42快速驗收快速更新快速更新 可更新個別記錄或多筆記錄。

17、可更改定長欄位的值。 輸入欲查詢之欄位及其內容，並可建立一指令清單。 指令清單可應用於不同的記錄或不同組合的記錄。 可保留指令清單，但被設為暫時不啟動。 可編輯或清除指令。 可插入新的非 MARC 變長欄位。 利用快速更新 (Rapid Update) 來更新記錄時，不得更新預估價格 (EPRICE)、經費 (FUND)、本數 (COPIES) 或狀態 (STATUS) 欄位。是否只在Review File才有,或需另開權限才有?是否只在Review File才有?(待查)需有權限43快速驗收快速更新快速更新點選左側快速驗收後點選快速更新。 選擇驗收/更新單筆記錄或多筆記錄。44快速驗收快速更

18、新快速更新( (單筆）單筆）如更新單筆記錄，點選更新單筆記錄並確認下方選項後按確定 更新單筆記錄時，對於是否要顯示含有多個館藏地及經費檔、特別驗收行動(RACTION)代碼、特殊狀態(STATUS)驗收日期(RDATE)的記錄的問題回答為“是”時，則會提示每一筆訂單記錄相關狀態。45快速驗收快速更新快速更新( (單筆）單筆）以輸入記錄號碼的方式找到欲更新之記錄。提示此訂單記錄有特別驗收行動(RACTION)代碼。46快速驗收快速更新快速更新( (單筆）單筆）更改定長欄值輸入欲更新欄位及更新後內容(如前一問題回答No)，按下提出即可。47快速驗收快速更新快速更新( (多筆）多筆） 使用工具快速更

19、新選項切換更新多筆或單筆記錄。48快速驗收快速更新快速更新( (多筆多筆/ /批次）批次）點選更新多筆記錄並確認下方選項後按確定。如更新多筆記錄，更新時記錄內容將不會被顯示。49快速驗收快速更新快速更新( (多筆多筆/ /批次）批次）可透過資料檔、記錄範圍或索引，批次更新多筆記錄。50快速驗收快速更新快速更新( (多筆多筆/ /批次）批次）輸入欲更新欄位及更新後內容，點選右上方開始鍵。51快速驗收快速更新快速更新( (多筆多筆/ /批次）批次）輸入欲更新欄位及更新後內容，點選右上方開始鍵。52擬購清單 本功能之主要目的乃針對建立訂單時status=1之擬訂購記錄，現在因確定訂購，故欲將該擬購記

20、錄改為訂購中(status=o)狀態。53擬購清單查詢擬購訂單查詢擬購訂單 從Review File、索引、或記錄範圍查詢，找出status=1之訂購記錄。54擬購清單館藏地設限館藏地設限可透過館藏地作limit。55擬購清單增刪修改擬購記錄增刪修改擬購記錄 建立訂單時，訂購記錄status=1者，查看該筆.o的擬購清單(Selection List)標籤，可點選增加增加其複本數及其他經費來源；點選刪除可刪除訂單；點選Edit Box可編輯其經費及複本狀況。56擬購清單增刪修改擬購記錄增刪修改擬購記錄點選擬購清單(Selection List)的Edit Box可編輯修改該筆訂購記錄之館藏地、

21、經費及複本狀況。57擬購清單編輯擬購書目編輯擬購書目 點選右上方Edit可以對該訂購記錄的書目資料進行編輯修改。 書目記錄編輯完畢按Save後，點選Summary回到該擬購清單記錄。58擬購清單修改處理狀態修改處理狀態 確定訂單記錄無誤，點選關閉，回到記錄清單，勾選確定要訂購之記錄，決定是否放入Queue PO,修改訂購日期後，再點選On Order。59擬購清單修改處理狀態修改處理狀態點選On Order後，該筆記錄即會從list上移除。60擬購清單完成清單修改完成清單修改 確定完成，點選關閉跳出該功能，系統會show出方才操作之擬購清單工作報表。61擬購清單查看清單狀態查看清單狀態查看訂購

22、記錄可發現其處理狀態已改為o ON ORDERE。62【附件一】Millennium 各模組各項權限申請表所別： 館員姓名：聯絡電話：E-mail：館長主任簽名：欲申請之Millennium權限（請填入附件二所列各項權限之號碼） ：編目模組：採購/期刊模組：流通/管理模組：63【附件二-1】Millennium採購模組相關權限070 Add orders073 Newrec ACQ074 Claim075 Print PO076 Rapidup ACQ077 Ser Checkin078 Invoices/Financial functions079 Cancel080 Update ACQ0

23、81 Print Worksh082 Vendor Maint085 Fund Maint084 Electr Inv083 Routing64【附件二-2】 Millennium採購模組相關權限086 Fund Reports087 Vendor Repor101 View bibliographic records089 Bind serials102 Create bibliographic records104 Update bibliographic records121 View item records122 Create item records124 Update item

24、records131 View order records132 Create order records134 Update order records135 Delete order records148 Claim/cancel orders65【附件二-3】 Millennium採購模組相關權限149 Send claims151 View summary list153 View item summary (WindowCat)155 View order summary (WindowCat)178 Post Invoices181 Access review files183 R

25、apid updating (WindowCat)197 Selection lists full approval199 Allow Z39.50 searches (WindowCat)274 View templates291 Send email405 Fiscal Close407 Output Vouchers408 Print Vouchers411 View Vendor Records66【附件二-4】 Millennium採購模組相關權限412 Create Vendor Records414 Update Vendor Records415 Delete Vendor R

26、ecords651 View System Parameters652 Edit Branches653 Edit Country Codes661 Edit Claim Cycle Values662 Edit External Fund Codes663 Edit Foreign Currency Codes and R664 Edit RLOC-BLOC Addresses665 Edit Vendor SAN file666 Edit Use Tax Rates667 View Special Field Codes668 Edit Branch Addresses669 Edit Special Field Defaults