文书档案整理的步骤与方法课件.pptx

1、LOGO整理文书档案的整理文书档案的步骤和方法步骤和方法黔江区档案局黔江区档案局 李业宣李业宣黔江区档案局文件材料的收集文件材料的收集 装订分年度分年度分大类分大类划定保管期限划定保管期限步骤步骤黔江区档案局排列排列 盖印归档章编制室编件号编制室编件号编制归档文件目录编制归档文件目录装盒装盒步骤步骤黔江区档案局一一文件材料的收集文件材料的收集v将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件，件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件，没编文号的

2、文件，会议文件等等；所谓完整就没编文号的文件，会议文件等等；所谓完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都收齐。处理签、领导批示等都收齐。黔江区档案局一一文件材料的收集文件材料的收集平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、妥善保管。妥善保管。全面集中收集：第二年整理档案时，在本单位全面集中收集：第二年整理档案时，在本单位领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再进行一次全面集中收集。进行一次全面集中收集。 确定文件材料归档范围：主要是对文件能否转确定文件

3、材料归档范围：主要是对文件能否转化为档案进行化为档案进行“资格审定资格审定”，是对文件价值的，是对文件价值的初步判定。初步判定。 黔江区档案局文件归档文件归档 归档文件的价值鉴定鉴定标准：职能标准鉴定标准：职能标准、来源标准、内容标、来源标准、内容标准、形式特征标准。准、形式特征标准。鉴定原则：历史的观鉴定原则：历史的观点、全面的观点、长点、全面的观点、长远的观点。远的观点。黔江区档案局文件归档文件归档 应归档文件a) 应归档的本机关形成的文件材料应归档的本机关形成的文件材料b) 应归档的外来文件材料应归档的外来文件材料应归档的上级业务主管部门的文件材料应归档的下级机关的文件材料应归档的区委、

4、区政府和同级区级部门以及非隶属机关的文件材料黔江区档案局文件归档文件归档c)c) 重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及人事和民生档案的归档，主要人事和民生文人事和民生档案的归档，主要人事和民生文件材料有：件材料有：A，街道、镇、乡归档的主要人事和民生文件材料:u在新时期各街道、镇、乡要抓好新农村建设、新型农村合作医疗、征地农转非和社会养老保险、小城镇建设、土地征用、承包、流转、农民专业合作社、集体林权制度改革登记、退耕还林、综合种粮直补、换届选举、高山移民、计生（生育证、独子证）、最低生活保障等人事和民生文件材料的收集。黔江区档案局文件归档文件归档u在新

5、时期区级部门要抓好覆盖人民群众的人事档案、医保、社保、低保、就业等民生档案。B，区级部门归档的主要人事和民生文件材料:黔江区档案局文件归档文件归档d)d) 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、声像档案和各种专门档案文件材料的归档。声像档案和各种专门档案文件材料的归档。区上组织的重大活动，各牵头单位要加强对文字、声像资料的收集整理，在活动结束后三个月内必须移交区档案馆保管；重大事项、重要事件、重大灾害、重要人物来黔视察调研等，区委办、区政府办指定的专人或部门进行的摄像、录音

6、、照相和记录等材料，经过整理后，在事后一个月内移交到区档案馆保管。黔江区档案局二二装订装订v一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用线左侧三孔一线进行装订。 黔江区档案局三三分年度分年度v收集的文件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成的文件材料归在一起整理。跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。 黔江区档案局四四分大类分大类v将同一年度的文件按单位内部组织机构分成若干大类。即根据文件的内容和办理文件的内部组织机构，属于哪个内部组织机构职能范围

7、，由哪个内部组织机构办理的文件材料，就分到哪个内部组织机构大类中去。如果单位文件材料很少，内部组织机构的职能又不十分严格，且变动频繁的单位，也可将一年内形成的文件材料按问题分成几个大类（如：行政类、党群类、业务类等）。不管采用哪种分类法，当确定了一种方法后，就不要随意变动。 黔江区档案局五五划定保管期限划定保管期限v根据今后可能产生的不同作用，主要是确定档案的“生存期”，对文件价值作进一步判定而制定文件材料保管期限表。将每一个大类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、集体和公

8、民权益等方面具有长远利用价值的档案，列为永久保管；黔江区档案局五五划定保管期限划定保管期限v凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为30年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用价值的档案，列为10年保管。在某一大类文件材料中，不一定三种保管期限的文件材料都有，大多数情况可能有30年、10年两种或一种保管期限的文件材料。就是说，在划定保管期限时，根据保管期限表规定，该划定什么保管期限，就划定什么保管期限，不能去硬凑三种保管期限。 黔江区档案局六六排列排列v对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材料排列时，应将问题相同

9、或相近的文件材料集中排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限最后。 黔江区档案局七七盖印归档章盖印归档章v归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或其他地方或另加白纸盖印。盖章后填写归档章中的“年度”、“保管期限”和“室编件号”等项目。 全宗号年 度保管期限室编件号 馆编件号图A 归档章式样 6518m（长宽） 黔江区档案局八八编制室编件号编制

10、室编件号v同一年度同一保管期限的归档文件应从“1”开始编制件号。即在盖印的归档章上分别对同一年度内的永久、30年和10年保管期限的文件材料，分三条线从“1”起拉通编制“室编件号”。 黔江区档案局九九编制归档文件目录编制归档文件目录v按永久、30年和10年三条线，把每件文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注项目录入计算机。录入完后，应及时打印出永久、30年和10年三种归档文件目录，在归档目录前加上按内部组织机构或问题大类编制的归档文件目录索引和牛皮纸封面后（封面上盖印“全宗名称”、“年度”和“保管期限”项目），按不同保管期限分别把永久、30年和10年的归档文件目录装订成三本，装入同一文

11、书档案盒内保管，盒脊上盖印“年度”、“保管期限”和“归档文件目录”项目。黔江区档案局九九编制归档文件目录编制归档文件目录件号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注图B 归档文件目录式样归归 档档 文文 件件 目目 录录黔江区档案局九九编制归档文件目录编制归档文件目录图C 归档文件目录封面式样 297210（长宽）归归 档档 文文 件件 目目 录录 全宗名称：全宗名称： 年年 度：度： 保管期限：保管期限：黔江区档案局十十装盒装盒v把整理完毕同一年度、同一保管期限的归档文件装入档案盒中，并按要求盖印档案盒正面的“全宗名称”和脊背上的“年度”、“保管期限”、“室编起止件号”，盒号

12、按三种保管期限，用铅笔各编一个大流水号。每一盒文件材料的后面，应放一张备考表。备考表必须填写整理人、检查人、整理时间。若有要说明的其他问题，也应填写在备考表上。黔江区档案局十十装盒装盒 （全宗名称）全 宗 号:年 度:保 管 期 限:室编起止件号: 馆编起止件号: 310220（长宽） 图D 档案盒封面式样黔江区档案局十十装盒装盒全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限起起止止件件号号室室馆馆盒盒 号号31020、30、40（长宽） 图E 档案盒脊式样黔江区档案局十十装盒装盒盒内文件情况说明：盒内文件情况说明： 整理人整理人 检查人检查人 年年 月月 日日 297210m（长宽)图F 备考表

13、式样备备 考考 表表黔江区档案局说明说明v根据中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（222000）、重庆市机关归档文件整理实施细则（渝档发200934号）和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供参考。v 二0一0年五月一日黔江区档案局LOGO谢谢大家谢谢大家黔江区档案局企业未来的竞争，就是细节的竞争。好的习惯是一笔财富，一旦你拥有它，你就会受益终生。养成立即行动的习惯，你的人生将变得更有意义。22.6.722.6.7兵随将转，无不可用之才。作为一个管理者，你可以不知道下属的短处，却不能不知道下属的长处。人生就像一条河，你趟过去就没

14、有了。人生不是一种享乐，而是一桩十分沉重的工作。三流的点子加一流的执行力，永远比一流的点子加三流的执行力更好。人之所以能，是相信能。12:15:5712:15:5712:15大成功靠团队，小成功靠个人。成功开始于想法，但是，只有这样的想法，却没有付出行动，还是不可能成功的。惟一持久的竞争优势，也许就是比你的竞争对手学习得更快的能力。很多人喜欢拖延，他们对手头的事情不是做不好，而是不去做，这是最大的恶习。管理就是把复杂的问题简单化，混乱的事情规划化。人生伟业的建立，不在能知，乃在能行。22.6.712:15:5712:15人类学会走路，也得学会摔跤，而且只有经过摔跤他才能学会走路。管理阶层的领导

15、能力是刺激员工努力工作的原动力。管理首先是人为达到自己目的而进行的自觉活动。管理职能包括明确地说明目标及获得实现所定目标必需的资源和努力。经理不是只告诉别人怎么干的家伙，而是要激发队伍产生一定报负，并朝目标勇往直前。12:15:5712:15:5712:15奖励什么，就会得到什么。建立目标是一种平衡：在企业成果与遵循人们所相信的原则之间的平衡，在企业当前需要与长远需要之间的平衡，在期望的结果与可用的资源之间的平衡。懒惰象生锈一样，比操劳更能消耗身体;经常用的钥匙，总是亮闪闪的。今天应做的事没有做，明天再早也是耽误了。言行一致是成功的开始。22.6.722.6.712:15:5712:15:57

16、用他，就要信任他；不信任他，就不要用他。赚钱之道很多，但是找不到赚钱的种子，便成不了事业家。恋爱，也就是说，我们不得不接触生活中最甜蜜的事情，不过我们必须不屈服于这些事物。2022年6月7日下午12时15分人的一生，或多或少，总是难免有浮沉。不会永远如旭日东升，也不会永远痛苦潦倒。办企业有如修塔，如果只想往上砌砖，而忘记打牢基础，总有一天塔会倒塌。2022年6月7日星期二下午12时15分57秒涓滴之水终可磨损大石，不是由于它力量大，而是由于昼夜不舍的滴坠。只有勤奋不懈的努力才能够获得那些技巧，因此，我们可以确切地说:说:不积跬步，无以致千里。2022年6月下午12时15分不要把灾难当作公关，不

17、然你的员工会制造更多的灾难。竞争对手就像磨刀石一样，它把我们磨得非常的锋利，然后我们就手起刀落，把竞争对手给砍掉了。2022年6月7日星期二12时15分57秒年轻人欠缺经验，但请不要忘记:年轻是你最大的本钱。不要怕犯错，也不要畏惧挑战，你应该坚持到底，在出人头地的过程中努力再努力。如果你不能战胜对手，就加入到他们中间。为顾客节省每一分钱。下午12时15分57秒下午12时15分当大家都变得聪明起来的时候，我就甘心做个笨人;当大家都尽力包装自己的时候，我就什么都不穿。这是我的策略，质朴示人，真实有力。轻率和疏忽所造成的祸患不相上下。有许多青年人之所以失败，就是败在做事轻率这一点上。22.6.722.6.712:1512:15:5712:15:57一个有真正大才能的人却在工作过程中感到最高度的快乐。获得成功有两个重要的前题:一是坚决，二是忍耐。在劳力上劳心，是一切发明之母。事事在劳力上劳心，变可得事物之真理。2022年6月7日星期二12时15分57秒多数人总想着为了赚钱做点什么，所以赚不到。赚钱是做了什么才赚来了钱。22.6.72022年6月7日星期二12时15分57秒22.6.7谢谢各位！谢谢各位！