秘书基础课件.ppt

1、说说你们心目中的秘书形象领略白领风采第一节第一节 秘书工作秘书工作教学目标：教学目标：了解秘书和秘书工作的了解秘书和秘书工作的含义含义理解秘书工作的基本任理解秘书工作的基本任务务一、秘书一、秘书 1.1.汉书汉书. .刘向传，后汉书刘向传，后汉书. .苏竟传所说苏竟传所说“秘秘书书” ” 是指皇是指皇宫禁内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。 2. 2. 东汉时东汉时“秘书秘书”成为一种官职，是指对担任某种成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。例如：东汉恒帝设工作的人的称呼。例如：东汉恒帝设“秘书监秘书监”，曹操，曹操设设“秘书令秘书令”，魏晋南北朝有秘书省，秘书丞等机构或，魏晋南北朝有

2、秘书省，秘书丞等机构或官职。官职。 3. 3.现在现在“秘书秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人，是指直接协助各领导机构和领导人或私人 处理日常工处理日常工作的人员。作的人员。 4. 4.在国际事务中则指一种外交官的职称。在国际事务中则指一种外交官的职称。知识点精讲二、秘书工作二、秘书工作1 1、概念：、概念： 秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。务的辅助性管理活动。2 2、秘书工作的基本属性（辅助性，政治性，服务性）、秘书工作的基本属性（辅助性，政治

3、性，服务性）（1 1）、辅助性）、辅助性从管理层次上看，秘书工作本身是处于从属地位的辅助性管从管理层次上看，秘书工作本身是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务，不仅是领导体力的辅助，理活动，其本质就是为领导服务，不仅是领导体力的辅助，而且是脑力的辅助。而且是脑力的辅助。 （2 2）、政治性）、政治性秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。主要体现在三个方面：主要体现在三个方面： 鲜明地阶级性鲜明地阶级性 明确的政策性明确的政策性 高度的机要性高度的机要性（3 3）服务性）服务性 “ “三服务三服务”宗旨：宗旨： 为领导服务为领导

4、服务 为各部门服务为各部门服务 为人民服务为人民服务2 2、秘书工作的主要任务、秘书工作的主要任务 根据秘书工作的各项具体任务的性质根据秘书工作的各项具体任务的性质政务和事务（俗称政务和事务（俗称“办文办文”“”“办会办会”“”“办事办事”）政务与事务的区别：政务与事务的区别：政务政务决策、指挥类，政治性、全局性；决策、指挥类，政治性、全局性；事务事务具体业务，专业性、技术性，涉及具体业务，专业性、技术性，涉及面小。面小。习题：习题： 1 1、秘书工作者在参谋过程中要做到、秘书工作者在参谋过程中要做到( )( )。 （20082008高考试题）高考试题）A. A. 既谋且断既谋且断 B. B.

5、 只谋不断只谋不断 C. C. 只断不谋只断不谋 D. D. 不谋不断不谋不断2 2、现代公共关系理论的精髓是、现代公共关系理论的精髓是( A )( A )。 （20072007高考题）高考题）A. A. 传播沟通传播沟通 B. B. 管理职能管理职能 C. C. 问一下功能问一下功能 D. D. 协调作用协调作用3 3现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是( )( )时期的时期的( )( ) A A殷商殷商 秘书秘书 B B铜朝铜朝 史官史官 C C、殷商、殷商 巫巫( (贞人贞人) D) D东汉东汉 秘书秘书令令案例分析：案例分析： 秘书的责任秘书的责

6、任 人民日报报道了一则罕见的人民日报报道了一则罕见的“烟叶诈骗案烟叶诈骗案”，某省土特产出，某省土特产出口公司被港商骗子去口公司被港商骗子去XXXXXX万美元。万美元。 案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这次交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批议取消这次交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花明日黄花”。 事后在处理有关领导的渎职时，有几个秘书也被处理。事后在处理有关领导的渎职时，有几个

7、秘书也被处理。试分析：没有审批权力的秘书负的是什么责任？试分析：没有审批权力的秘书负的是什么责任？ 提示：提示： 1 1、该案例中秘书有没有直接责任？、该案例中秘书有没有直接责任？ 2 2、秘书应该怎么做？、秘书应该怎么做？ 分析：秘书无直接的责任。但也有失职之处，四分析：秘书无直接的责任。但也有失职之处，四个月中，个月中， 这份重要的函电经过十多个省级领导之手这份重要的函电经过十多个省级领导之手，也至少从十多位秘书手中，也至少从十多位秘书手中“溜过溜过”。如有一位秘书。如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。可以建

8、议领导下达紧急电话通知，暂成领导的渎职。可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行。等有关领导层层批阅完结，再正式缓此交易的进行。等有关领导层层批阅完结，再正式终止交易。这就可以避免数百万美元的损失。此案例终止交易。这就可以避免数百万美元的损失。此案例充分说明秘书秘书在工作中为领导出谋划策、提建议充分说明秘书秘书在工作中为领导出谋划策、提建议的必要时性。的必要时性。第二节第二节 我国秘书工作的发展趋势我国秘书工作的发展趋势教学目标：了解我国秘书工作的发展趋势参谋职能强化趋势秘书工作管理科学化趋势办公手段现代化趋势一、参谋职能强化趋势一、参谋职能强化趋势两大原因：两大原因：（1 1）飞速发展

9、的经济建设的客观需要）飞速发展的经济建设的客观需要（2 2）领导决策由经验决策向科学决策转变）领导决策由经验决策向科学决策转变的需要的需要二、秘书工作管理科学化趋势二、秘书工作管理科学化趋势1 1、建立一定的工作规范和制度、建立一定的工作规范和制度2 2、“电子政务电子政务”是秘书工作管是秘书工作管理科学化的标志理科学化的标志 三、办公手段现代化趋势三、办公手段现代化趋势1 1、 办公手段现代化的含义办公手段现代化的含义2 2、主要工具和主要技术手段、主要工具和主要技术手段3 3、办公手段现代化的目标、办公手段现代化的目标4 4、实现办公手段现代化的意义、实现办公手段现代化的意义5 5、办公手

10、段现代化的四个阶段、办公手段现代化的四个阶段5 5、办公手段现代化系统的主要设备、办公手段现代化系统的主要设备 秘书职业概述秘书的定义秘书的分类秘书的角色定位秘书素养一、 秘书的定义1. 秘书的含义 讨论交流（1）“秘书”一词的演变u宫中秘藏之书 ：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。u职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。u社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业。（2）秘书的定义 一般来说，秘书是专门从事办公室程序性工作、协调领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员。知识讲解 “秘书是为领导（上司）而设，并为领导（上司）服务的”，请

11、判断这句话是否正确，并说明理由。想一想2. 企业秘书的概念和特点 说说企业秘书在企业中的地位和作用 2 .企业秘书的特点（1）企业领导的助手（2）企业秘书的专业化（3）企业事务管理特别追求效率（4）企业秘书群体的女性化 1.企业秘书的作用（1）为上司安排日程（2）组织会议和会唔服务（3）文书的制作与处理（4）接待与交际（5）管理办公室设备和环境 知识讲解 为什么秘书中绝大部分是女性？想一想二、秘书的分类1.秘书的类别 讨论交流 1.秘书的横向分类（1）根据工作性质划分 （2）根据秘书服务的对象划分（3）根据秘书的业务内容划分知识讲解 2.秘书的纵向分类（1）初级秘书（2）中级秘书（3）高级秘书

12、2. 企业秘书分类 文员、行政秘书与总经理秘书在素质能力方面有何区别？ 讨论交流可编辑 （1）企业秘书分类 文员 行政秘书 总经理秘书 董事会秘书你认同秘书是吃“青春饭”的观点吗？为什么？想一想1.3 秘书的角色定位1.3.1 秘书的角色意识 讨论交流2.秘书角色的多重性代表角色公关角色助理角色保密角色1.秘书的角色意识上司工作的助手上司的脑筋企业的信息枢纽决策（决定）的督办员上司信息的资料库上司公关活动的组织者和随员知识讲解3.秘书角色错位的几种表现（3）在普通职员面前行为失范，见表1-6。1.3.2 秘书角色意识的培养 你认为秘书应该具备哪些意识才能做一个称职的秘书？ 讨论交流 秘书的角色

13、意识知识讲解在秘书的多个角色意识中，你具备了哪些意识？准备如何培养提高哪些角色意识？想一想1.4 秘书素养 你认为一名优秀的秘书应具备什么素养？讨论交流1.4.1秘书知识结构秘书知识结构 基础知识 专业知识 相关知识知识讲解1.4.2秘书能力结构秘书能力结构：秘书能力结构：知识讲解1.4.3秘书职业形象秘书职业形象 仪容 仪表 仪态知识讲解仪容职业女性面部修饰程序： 1.洁面 2.扑化妆水 3.涂润肤露 （抹隔离霜） 4.涂敷粉底 5.描眉 6.眼部：画眼线、 7.涂腮红涂眼影、涂睫毛膏 8.涂口红 9.定妆仪容的基本要求 女士仪容的基本要求（1）面部皮肤的修饰与保养（2）熟悉掌握基本的面部美

14、容化妆知识（3）整体形象不要太过新潮（4）头发应保持整洁、干净男士仪容的基本标准 （1）注意面部整洁、勤洗脸、勤 剃须 （2）头发的清洗与整型 （3）身上不能有异味 （4）不酗酒，不熬夜、精神振作 （5）勤剪指甲 （6）不带多余饰物盘发展示图文欣赏仪表职业装 秘书着装的基本原则 1.着装要与场合相适应 2.着装要明确目的 3.着装要符合自己的社会角色 4.着装要适合自身的条件首饰的佩戴原则 1.首饰的选择要与服装的风格相合 2.首饰佩戴要符合自身的特点图文欣赏 如何塑造良好的秘书职业形象？讨论交流实训： 站姿训练 蹲姿训练1.4.4秘书职业道德秘书职业道德1.忠于职守2.严于律己3.甘于风险4.办事公道5.严守机密6.精诚合作知识讲解 遵守秘书职业道德的必要性？ 想一想可编辑