提高会议效率的方法课件.pptx

1、提高会议效率的方法内容1 会议文化造就一流企业2 三星是这样召开会议的3 不开无准备的会议4 会议求同存异5 会议的实行方法6 会议发言与倾听艺术1 会议文化造就一流企业 以最快的速度了解一个公司,方法就是参加几次职员会议 因为，在召开会议的方式和水平中，溶入了该公司的一切记住，会议文化就是企业文化的主宰，能够成为强大有力的竞争武器为了打造实力强大的公司，必须通过精心安排的主题、 简单明了的讨论和彻底的准备来提高会议效果衰落企业频繁的马拉松会议走向衰落的企业的特征之一就是，干脆根本不召开会议或者将会议作为一天的工作错误的会议类型如下：不知道为何召开会议不知道问题是什么没有对策没有结论没有时间概

2、念如同听证会如同教育参加者不知道自己为何到这里来会议令人痛苦吗？冗长枯燥无味吞食时间心情烦闷效率不高常见会议问题：传达事件、信息为目的，习惯性会议多不遵守会议拟定开始、结束时间，会议的认识价值、运作经验不足会议主题、目标、权责不明确，盲目参加有这样一句话：“如果说农夫拥有田地、工人拥有机械，企业家则拥有会议。”经营良好的企业会议交流广场问题解决之所思想之源调整方向之所集体协作的实践之所变化的熔炉商业艺术会议经营良好的企业会议时间、地点、人物、内容、问题、结论、执行等进行记录，并分发相关人员创造高效率、建设性的会议文化，存在几处必须重点考虑的地方：必须使会议参加者明确了解会议议题并对之进行准备在

3、会议结束之后，应当将整理好会议内容经营改革的起点从会议开始 会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利。经营改革的起点从会议开始，会议具有与经营不可分割的关系，进行高效经营，最为重要的是首先使会议效率化。发掘成员强烈热情、精力的强大组织文化，代表性形式就是企业会议文化 在孔子与弟子们讨论修身与处事的论语“卫灵公篇”中，有这样一句话：“可与言而不与之言，失人；不可与言而与之言，失言。智者不失人，亦不失言。”2 三星是这样召开会议的三星会议之根本三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成337原则，让所有子公司的职员熟记并付诸行动。3 wa

4、ys Of Thinking3 Principles7 Rules三星会议之根本要召开计划好的会议，而不是即兴会议三星会议之根本3 ways Of Thinking其一：为了提高会议效率，尽可能不召 开即兴会议 其二：如果一定要召开会议，则最大限度地 减少会议 其三：一旦决定召开会议，是否有能够与其 他会议合并或委托的方法三星会议之根本3 Principles如果是必须召开的会议，就要更加高效率地召开 第一个原则:确定不召开会议的工作日 第二个原则:将会议时间定为l小时，最多 不超过1个半小时第三个原则:将会议录整理成一张纸第一：严格遵守时间 第二：会议材料中写明会议经费，去除不必要的浪费 第

5、三：精选参加会议人员，缩小规模第四：明确会议目的 第五：事先分发会议资料 第六：不做“个人演讲”，积极发言，相互尊重所发表的意见第七：精简会议记录，做好保存和分发 三星会议之根本7 Rules传达会议内容，并能够反映在工作中，制订会后执行细则 召开会议时遵循337原则，将会议内容(Word)向会场外(Window)的相关者传达并反映到工作(Work)中的会议文化，可以称为三星的3元会议文化。会议内容必须联系工作因工作不同而多样化的会议头脑清醒、不拖拖拉拉、效率更高 在有产品的地方召开会议 早起型企业，早间会议 将效率提高两倍 的站立式会议人的大脑最活跃的时间是在站立的状态下减少开会时间、开会次

6、数、提高开会效率、适合开紧急会议 感性充电 蒸气浴会议 人的大脑在放松的状态下可以激发出最优秀的想法因工作不同而多样化的会议会议与其说是工作的延续，不如说是一种文化最大限度地调整好会议气氛会议成功有80%在于准备3 不开无准备的会议筹划会议确定内容方向，准备资料 会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W l H这6条原则进行事先讨论5W1H寻求为什么必须召开这个会议、是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案WhyWhat对议题是否符合会议目的进行检查Where对是否有能够容纳所有人的场所进行确认When对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认Who让适合议题的人出席会议How对如何得出符合

7、议题的结论进行讨论明确会议的目的抓准会议核心，不偏离主题会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的，遵循目的的会议形式问题解决型发现整理问题制订解决对策制订执行计划制订计划或日程并对合并的项目进行整理订立计划型利益调整型调整个人或组织之间利害得失，情绪协调选定参加者让必要的人参加会议仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议对会议参加者进行选择的条件仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议让具有决定权的人参加即便是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加让对会议主题存在强烈疑问的人参加让与会议主题有关的专家参加让能够正确表达自己意见的人参加对会议事先进行公告通知与会人员时间、地点、内容应当记入事前通

8、知的项目：会议名称和目的会议主题、讨论项目及会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开场所主持者姓名参加者名单附加会议资料其他(参加者事前必须准备的资料)做好有目的的开会 事先传达议题、分发资料就有出现优秀意见的保证！事先分发会议资料严格遵守时间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论 有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间严格遵守时间，迟到是不行的要确定要结束的时间并在最后做出结论分配时间明确说明会议费用员工有效工作时间价值体现，提高重视会议力度、效果投入了某种程度的时间和费用的会议，就应当去除不必要的内容或者充实内容通过重视会议时间、去除消磨性的、不必要的内容来改变会议文化。会议费用是将会议参加者

9、和对会议进行准备的职员的薪水、按职员分配的劳务费(参加会议的人数、会议时间)及特别使用费、场所租用费等其他费用加起来计算的。计算出的费用细目在会议开始前事先告知所有参加者。请再次铭记：参加会议需要费用，进行会议准备也需要费用通过会议内容、大小、人数、层次，灵活选择会场、布置环境 准备会场会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一，必须考虑会场环境产生的影响，准备与会议形式相符的场所。会议室保障工作应与安排会议日程的工作同时进行，会议日程一经确定就要迅速予以执行。在会议室与人数相比过大的情况下，气氛容易变僵，会议难以活跃。同时，通过灵活布置座位来对参加者之间的眼神、接触、对话、联系和纽带关系产生影

10、响，将会议的原动力具体化。寻找能够提高聚集效率的会议场所 管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作 会议主持者必须具备的条件成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责会议主持者有两种类型一种是维持火车行驶轨道的人，另一种是指挥管弦乐队使所有乐器能够合奏的人强调主题，防止讨论偏差，调动参与人员讨论情绪了解会议的目的，准备适当的资料，绝对不要迟到，围绕主题积极发表见解参加者必须具备的条件了解会议的目的是什么如果其他企业或新面孔参加会议，则一定要准备名片准备可证明自己意见的资料绝对不要迟到为信守一切诺言而行动不要失去会议方向与会议准备同样重要的是会议的开端4 会议求同存异会议中重要的是结论不要失

11、去会议方向讨论不要流于表面形式 保留合适的资料，去除不合适的资料缩小结果讨论范围，使参加者的注意力集中在一点会议中重要的是结论灌输式传达会议一NO而且，在其中融入讨论文化。形成团队化企业文化的范例就是要求水平而不是垂直关系，自律而不是指示。讨论式会议一Yes引导进行建设性争论这种做法可以营造讨论的环境把办公室改成简易会议室，使职员可以随时交换意见、提出批评、进行争论鼓励思想冲突制止感情冲突鼓励思想冲突鼓励思想冲突不要有含糊不清的表达 在公司中是不可以进行这种含糊不清的表达几乎结束了也许能行基本上没有问题！以对等立场召开会议 促进自由沟通，活跃发言，充分激发员工想象力。 在会议中沉默就是怠工会议

12、应当是双向的，否则的话就无法实现会议目的之一对智慧和想法进行聚积主持会议的人应当自己努力去创造能够相互充分交换意见的气氛和空间。参加会议而不发言就是浪费时间。认同并尊重对方 在会议中必须认同并尊重这样的事实： 对方有发表自己意见的利。即使对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，这时会议气氛才能够活跃起来。在会议中不时做出反应 声音眼神体态以发出等方式传达对与会者讲演的反应。“点头”是表达热忱必不可少的方式。消除陈述意见者对自己谈话是否被很好理解，而感到不安、烦恼情绪。 受到称赞的人为了对别人的关心予以回应，会变得更加意气风发；而欲望强烈的人为了听到更多的称赞，也会变得更加努力。在会议中不

13、时做出反应 小小的称赞可以创造愉快而活跃的工作环境，工作效率也必然会上升会议中想参与意见的人和想远离的人 参与意见人的表现想远离会议的表现会议中间不断进行回顾专心倾听别人谈话说话死板、苛求章法对问题延伸想法事先进行准备、思考再参加会议分析问题思路清晰时而板起脸、时而面色和善地引导会议气氛在没有换气窗的会议室里抽烟一味地坚持自己意见一味地表示否定的人总是爱挑毛病自始至终将“沉默是金”作为会议格言只是谈论与会议无关的话题善于全盘否定持否定性想法、态度和行动 不管怎么优秀的结论，如果不付诸实行，就会最终成为浪费时间和经费的空谈5 会议的实行方法概括重要内容会议主持有必要在会议结束之前，明确指出已确定

14、实行的事项和尚未形成结论的事项写成会议录包括对会议内容摘要和结果进行整理包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈在会议结束之后，应当写成整理有会议内容的会议录召开日期时间：场所：题目：出席者名单：缺席者名单：决定事项：讨论事项：特别事项：利用群件共享信息，根据需要传达所收集的信息并应用在工作中将需要传达的信息通过群件共享传达，并应用到工作中传达会议内容 发挥作用的就是企业的内部系统群件评价会议对会议进行评价的最普遍方法就是由参加者进行评价。评价的最简单方法就是，在会议结束后返回的同时进行反馈。通过这种反馈来完善不足之处，创造能够确立新的战略和战术的机会。会议评价是促成高效型会议的核心会议评

15、价方法在相应数字上打标记是基本 上是不是123会议准时开始会议提出了议案参加者准守基本规章所以人都参加了会议很严肃、具有建设性会议获得了解决问题的办法会议达到了目的领导工作有成效实行决定事项在召开会议时就应当决定好作用分担和责任体制在会议中途进行旨在报告会议结果的协商会后切实整理会场 在使用会议室时，连会后的会场整理都切实做到是一个很好的习惯6 会议发言与倾听的艺术会议追求的是质量，不是数量，与十次豪无进展的会议相比，一次高效的会议不管是在费用上还是在成效上都是强的多学会表达，学会倾听会议是服务于参加者的，会议的所有参加者都应当做优秀的发言着和优秀的倾听者，参加者不进行发言和倾听的会议就如一潭死水会议中表达自己意见的要领 从重要部分说起从肯定性方面说起有逻辑地、简单地表达一句话表达一种想法思考发言提纲使听者能够理解使用切合业务的表达表达要领发挥好倾听作用的要领 真诚地倾听发出倾听的身体语言适当地进行反馈积极接受新信息积极参与决定