新《公文处理办法》变化和公文格式规范问题课件.ppt

1、新新公文处理办法公文处理办法主要变化主要变化 2013年6月15日中铁一局集团有限公司公文处理办法正式启用，发文和会议纪要不再需要标注“主题词”。（一）删除“主题词”。 （一）删除“主题词”。有主题词的情况： （一）删除“主题词”。取消主题词的情况：新公文处理办法第二章第十条第（四点）联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。 （二）联合发文。新公文处理办法第三章 公文格式第十条（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。建议：上行文、对外发文一定坚持此原则，下行文因与红头上行文、对外发文一定坚持此原则，下行文因与红头配合，或印发件中本身含有发文单位名称的，可

2、以考虑标题配合，或印发件中本身含有发文单位名称的，可以考虑标题中可省略发文单位名称。中可省略发文单位名称。 （三）标题。标题使用小标宋体：由于文件、函、纪要、电报等标题都改用小标宋体等，需要给使用OA人员电脑统一安装“小标宋体简体”字库。 （三）标题。发文“紧急程度”由原来的4项改2项“ 特急”“加急”。 （四）发文“紧急程度”。（五） “网络电报”增加了“紧急程度”。 “网络电报”增加了“紧急程度”可选择4项：“特提”“特急”“加急”“平急”。 依照“24小时”、“3天”、“5天”、“7天”的办理时限要求，对应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （六） “会议纪要”的改动。 “会议

3、纪要”后的标注改“出席人员”为“出席”，增列“请假”、“列席”2栏。 （七）需要将所有“文件”“函”“纪要”“电报”“发文拟稿纸”格式按新办法进行调整。 1.发文机关标识：上边缘至版心上边缘为35mm。红色小标宋，字号36。 2.文件版头部分发文单位标识上方需要空三行（原模板是空二行）。（七）需要将所有“文件”“函”“纪要”“电报”“发文拟稿纸”格式按新办法进行调整。 （七）需要将所有“文件”“函”“纪要”“电报”“发文拟稿纸”格式按新办法进行调整。 （八）上行文与下行文版头一致，不再留白。 3.其中上行文格式版头不再留白（与下行文一致），但文号居左空一字，并设有“签发人”（居右空一字）。（八

4、）上行文与下行文版头一致，不再留白。 （九）字体使用。4.文件、函、纪要标题字号改为2号小标宋体，正文3号仿宋字； 电报标题字号改为3号小标宋体，正文4号仿宋字。（十）网络电报版头部分变化 5.网络电报版头部分内容按顺序变更为：电报编号、紧急程度、总页数、主办部门、拟稿人、电话。删除“报文：”。 （十）网络电报版头部分变化（十一）附件说明 在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 （十一）附件说明 公文处理老办法，是不空行。新办法保持与国标的统一和一致。 （十二）版记部分。 6.文件版记部分取消主题词，使用4号仿宋字； 函式文件版记不加印发机关、印发日期、分隔线。 （十

5、三）会议纪要的格式变动。 7.会议纪要正文后“出席：”“请假：”“列席：”“记录：”为3号黑体字标注。版记部分为“分送”。 （十四）成文日期的变化。8.“文件”“函”“纪要”“电报”的成文日期都需改为阿拉伯数字。网络电报文件不需要发文单位署名。 （十五）发文单位署名的变化。发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。集团公司上行文为“中铁一局”，下行文为“集团公司”。（十六）附件问题。中铁一局集团有限公司公文格式7.3.7 附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题

6、应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 五 、2个小问题新公文处理办法第一章总则第六条第六条 集团公司办公室、党委办公室主管集团公司的公文处理工作，并对本部各部门、各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。新公文处理办法第八章附则第五十九条第五十九条 集团公司董办、纪委、工会、团委的公文处理工作，参照本办法执行。格式规范问题格式规范问题一、公文为什么设定格式公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，从而保证公文质量，提高公文

7、办理效率，确保党政单位制发的公文得以顺利贯彻执行。二、公文格式的18要素公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成，从18个方面规范了公文格式各要素。三、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志记载历史 服务当代 启迪未来1.公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标注份号有利于加强公文的管理，便于掌握公文的去向。按照条例规定，公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数的文件共20号，则从

8、0001号开始编码，一直编排到0020号；如果是四位数的文件共2012号，则从000001号开始编码，一直编排到002012号。记载历史 服务当代 启迪未来2.密级和保密期限标注要规范。高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来不便，因此要本着实事求是、利于保密的原则，合理把握和确定密级和保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如:秘密1年、机密3年、绝密长期。3.紧急程度标注要规范。 这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为“急件”。现在有些部门上报或下发的公文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标

9、注过高，给上级领导单位增加了压力，带来了不必要的麻烦。 4发文单位标志要规范。 这是由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，此类文件是单位或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件；文件头也可以使用发文单位全称或者规范化简称，文号编在版头下方红线以下，一般用函类公文较多。要取消一些部门“发文单位名称加括号并标注文种”的文件标题格式，例如:公司（通知）、公司（批复）等，统一采用发文单位全称加“文件”二字或者发文单位规范化简称形式，再根据文件内容确定使用的文种。 5发文字号标注要规范。 发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办单位发文字号。现在一些部门发文时

10、常出现以下问题：有的是发文单位代字概括不准确，要么单位代字太长，要么提炼概括不够准确；有的是发文字号标注不规范，要么年份标注不正确，如，将2013年标注为13，要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要么发文顺序号编虚位，如将“20139号”误写成“2013009号”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如将“20139号”误写成“字2013第9号”；有的是发文字号的标注位置错误，上行文的发文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格书写，等等，这些都是不规范的。四、签发人、标题、主送单位、正文 6签发人标注要规范。 上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发人不同。如果是以党委

11、文件形式上报党委的公文，签发人就是党委书记；如果是以行政上报上级行政的公文，签发人就是行政主要领导。现在经常出现签发人不规范的现象:有的是上报公文不标注签发人；有的是签发人标注不规范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。 7公文标题标注要规范。 公文标题由发文单位名称、事由和文种组成，不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精练，通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号，除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。 8主送单位标注要规范。 主送单位就是公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型

12、单位统称。 9正文表述要规范。 正文是公文的主体和核心部分，用来表述公文的内容。公文首页应当显示公文的正文。特别是有的联合行文公文标题很长，占据了公文首页的大部分篇幅，这样就要调整标题内容，必要时可以缩减标题字数，把公文首页留出一些空间来写正文内容，避免出现公文首页只有标题没有正文的情况。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 9正文表述要规范。 公文正文表述中需要把握几个重点。一是上报的请示、报告类公文，“请示”要严格遵守

13、一文一事的原则，一次请求上级单位给予解决一个主要问题即可，不能在一个请示中向上级单位提出多个不相关联的事项；“报告”中不能夹带请示事项，以报告情况、答复问题为主，严格与“请示”的内容分开。 9正文表述要规范。 二是下发的公文，要严格按照隶属关系行文，同级单位不能用通知、批复的文种向对方行文，除了上级单位授权外，不能向同级单位下发人事任免、编制批复、项目审批、资金拨付等通知或批复类公文。各级党政部门除其办公室外的内设处室不允许对外下达指令性公文，各级党政单位和部门都应自觉遵守。五、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件10附件说明表述要规范。 附件说明是公文附件的顺序号和名称。在正文

14、之下空一行左空两字位置编排“附件”二字，后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。无论是上报公文还是下发公文，经常出现的问题有:一是公文中带有附件，却漏标附件说明；二是附件说明标注不规范，如有的附件顺序号用汉字标注（应用阿拉伯数字），有的虽然用阿拉伯数字标注但后面用顿号分隔，有的附件名称后加句号（附件名称后面不加标点符号），有的附件名称较长转行后顶格排列（应与上行附件名称的首字对齐）。 11发文单位署名标注要规范。 发文单位署名要用单位全称或规范化简称。现在有些上报公文或下发公文没有按照公文处理办法要求标注发文单位署名，有的发文单位署名与发文单位标志、标题中的发文单位名

15、称不一致、不规范，有的只盖部门公章不署名，有的成文日期用汉字标注（应为阿拉伯数字）。如某单位上报公文的标题用全称，而发文单位署名却用简称；某单位下发的文件标题是“关于工作的通知”，署名却是某单位办公室。上述这些单位关署名不规范的问题，均应予以纠正。 12成文日期标注要规范。 公文的成文日期要署会议通过或者发文单位负责人签发的日期，联合发文要署最后签发单位负责人签发的日期。这里要把握好两点:一是没有主送单位和发文单位署名的公文，成文日期加括号标注在标题下方（纪要格式）；二是有主送单位和发文单位署名的公文，标注在发文单位署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字标注。标注的年、月、

16、日均用全称，年、月、日不编虚位，不简称。如2013年6月6日”，不能写成“13年06月06日”。 13印章加盖要规范。 公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。各级单位在印章使用方面不规范的现象较为普遍:有的用印位置比较随意，不居中、不端正、不清楚、不规范；有的联合行文用印时，印章相交或相切；有的联合行文只盖主办部门的印章而不盖协办部门的印章；有的印章与发文单位标志不符。 13印章加盖要规范。 对于加盖印章的公文，单一单位行文时，成文日期右空四字编排，发文单位署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居

17、印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。联合行文时，应将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并论坛将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。 14附注标注要规范。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。上报公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级单位在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。 15附件标注要规范。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，

18、如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。六、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等 16抄送单位标注要规范。抄送单位是指除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。抄送单位可以是上级、平级、下级和不相隶属单位。抄送单位的排列顺序一般按单位性质和隶属关系确定。具体排列上，依照先上级单位、再平级单位、后下级单位的次序。抄送单位一般不写领导单位或部门负责同志个人。 17.印发机关和印发日期要规范。这里是指公文的送印单位和送印日期。制发公文的部门印发单位一般写其单位办公室，而不写其部门，

19、印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。 18页码标注要规范。 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 刚才给大家讲了公文格式中18个要素的规范，下面再讲讲几种特定公文的格式。1.信函格式发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，上边缘到上页边为30mm，红色小标宋体字。发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细

20、下粗），线长均为170mm，居中排布。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。版记不加发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后面版心内最下方。2.纪要格式纪要标志由会议形式加“纪要”组成，居中排布，格式与文件一致。标志下空1行标纪要序号，用黑体阿拉伯数字，圆括号括起，居中排布。纪要序号下空1行标识印发单位、印发日期；印发单位左侧顶格；印发日期右侧顶格，用阿拉伯数字。印发单位和印发日期下放一条反线，与版心同宽，与标志同色。反线下空1行标识纪要标题；标题下空1行编排正文。标志出席、请假、列席、记录前面已经讲过。纪要用分送，标识方法同“抄送”。3.部门信函格式用于集团公司办公室、党委

21、办公室以外的本部各部门，在职权范围内与集团公司外部单位和集团公司下属单位的部门联系工作、询问和答复问题，向集团公司下属单位的部门布置、指导业务工作。发函部门标志由“中铁一局集团有限公司”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为30mm，红色小标宋体字。发函部门标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），线长170mm，居中排布。下页边处不需要红色双线。不需要编发函字号，标题居中编排，与上红色双线相距二行。首页不显示页码。对外或向下属单位部门发函，均应署名并加盖部门印章。4.情况通报格式用于印发领导讲话或通报情况。标志上边缘距版心上边缘20mm，居中排布，用红色小标宋体字，字号酌定。标志下空1行标期号，期号用黑体阿拉伯数字，标为“第期”，居中排布。期号下空1行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期右侧顶格，用阿拉伯数字。主办部门和印发日期下放一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行排布标题。讲话标题下标讲话人姓名，用楷体，居中排布。讲话人姓名下标讲话日期，用阿拉伯数字，楷体，圆括号括起，居中排布。如有按语，在讲话标题之上空1行左空2字标识，用楷体。正文可根据篇幅长短选用3号或4号字。用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。谢谢大家