Excel在会计与财务管理中的应用第一章课件.ppt

1、Excel在会计与财务在会计与财务管理中的应用管理中的应用主讲人：主讲人：ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用1教学大纲教学大纲第一章第一章 Excel基础知识基础知识第二章第二章 常见财务单据和统计表常见财务单据和统计表第三章第三章 账务处理账务处理第四章第四章 进销存管理及往来账务进销存管理及往来账务第五章第五章 工资管理工资管理第六章第六章 固定资产管理固定资产管理第七章第七章 会计报表管理会计报表管理第八章第八章 会计报表分析会计报表分析ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用2第一章第一章 Excel基础知识基础知识学习目标

2、：学习目标： Excel的工作界面，菜单类型以及基本操作的工作界面，菜单类型以及基本操作 Excel中数据的编辑和工作表的修饰中数据的编辑和工作表的修饰 Excel的公式和常用函数的公式和常用函数 Excel中数据的管理与分析中数据的管理与分析 Excel的图表功能的图表功能ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用3 1.1 Excel的基本操作的基本操作 1、启动、启动 从开始菜单启动。单击从开始菜单启动。单击“开始开始程序程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003”命令启动。命令启动。 双击桌面上双击桌面上Exc

3、el快捷方式启动。快捷方式启动。 右击桌面空白处，单击右击桌面空白处，单击“新建新建 Microsoft Excel工作表工作表”命令启动。命令启动。 双击已有的某双击已有的某Excel文件文件“*.xls”图标启图标启动。动。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用42、退出、退出 单击窗口右上角的关闭按钮。单击窗口右上角的关闭按钮。 单击菜单栏单击菜单栏“文件文件退出退出”命令。命令。 同时按下同时按下Alt+F4组合键。组合键。 双击双击Excel窗口标题栏左上角图标。窗口标题栏左上角图标。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用5

4、3、工作界面、工作界面ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用6 标题栏：显示当前窗口标题栏：显示当前窗口Excel工作簿文件工作簿文件的名称，若是新建一个文件时，系统自的名称，若是新建一个文件时，系统自动以动以Book1、Book2这样的名称为工作这样的名称为工作簿命名。簿命名。 菜单栏：包括多个菜单分组，每个菜单菜单栏：包括多个菜单分组，每个菜单分组下又包含多个或多级子菜单。分组下又包含多个或多级子菜单。 工具栏：用图标代表常用的命令，可鼠工具栏：用图标代表常用的命令，可鼠标单击快速执行。通常显示常用工具栏标单击快速执行。通常显示常用工具栏和格式工具栏。和格式工

5、具栏。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用7 编辑栏：显示当前选中单元格正在编辑编辑栏：显示当前选中单元格正在编辑的内容，也可选中单元格后直接在此进的内容，也可选中单元格后直接在此进行输入和编辑。行输入和编辑。 单元格区域：由暗灰线组成的表格区域。单元格区域：由暗灰线组成的表格区域。组成表格的最小单位称为组成表格的最小单位称为“单元格单元格” 。 状态栏：对当前操作状态的提示。状态栏：对当前操作状态的提示。 滚动条：单击上下左右箭头或单击滚动滚动条：单击上下左右箭头或单击滚动条上下左右拖动，便于在窗口中查看整条上下左右拖动，便于在窗口中查看整个工作表的内容。个工

6、作表的内容。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用8 1.2 工作簿和工作表工作簿和工作表 在一个在一个Excel文件中有多个工作表，就像有文件中有多个工作表，就像有着多页纸的活页簿，因此，着多页纸的活页簿，因此，Excel文档被称文档被称为工作簿。其文件名后缀为为工作簿。其文件名后缀为“.xls”。新建的。新建的工作簿会被自动命名为工作簿会被自动命名为Book1，直到用户为，直到用户为其重命名。其重命名。 工作表也称电子表格。工作表是工作表也称电子表格。工作表是Excel存储存储和处理数据的最重要部分，其中包含排列和处理数据的最重要部分，其中包含排列成行和列的单

7、元格。新建的工作簿中默认成行和列的单元格。新建的工作簿中默认包含包含3张工作表，其工作表名称分别为张工作表，其工作表名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3，称为工作表标签。，称为工作表标签。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用9一、一、 工作表管理工作表管理1/ 插入新工作表：右击插入位置右边的工插入新工作表：右击插入位置右边的工作表标签，选择作表标签，选择“插入插入”命令，将出现命令，将出现“插入插入”对话框，选定对话框，选定“工作表工作表”后单后单击击“确定确定”按钮。按钮。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用10

8、2/ 重命名工作表：右击要重命名的工作表重命名工作表：右击要重命名的工作表标签，选择快捷菜单中的标签，选择快捷菜单中的“重命名重命名”命命令。令。3/ 删除工作表：右击要删除的工作表标签，删除工作表：右击要删除的工作表标签，选择快捷菜单中的选择快捷菜单中的“删除删除”命令。命令。4/ 移动或复制工作表：单击工作表标签选移动或复制工作表：单击工作表标签选择工作表，拖动鼠标到目标位置即可。择工作表，拖动鼠标到目标位置即可。如果复制工作表，则拖动鼠标的同时按如果复制工作表，则拖动鼠标的同时按住住Ctrl键。键。 使用右击快捷菜单中的使用右击快捷菜单中的“移动或复制工移动或复制工作表作表”命令。命令。

9、ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用115/ 隐藏工作表：选定需要隐藏的工作表标隐藏工作表：选定需要隐藏的工作表标签，单击菜单中的签，单击菜单中的“格式格式工作表工作表隐藏隐藏”命令即可隐藏工作表。命令即可隐藏工作表。 若要取消隐藏，单击若要取消隐藏，单击“格式格式工作表工作表取取消隐藏消隐藏”命令，选中需要取消隐藏的工命令，选中需要取消隐藏的工作表名称。作表名称。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用12二、二、 编辑工作表编辑工作表1/ 选定工作区域：选定工作区域： 单击单元格可选中某个单元格；单击单元格可选中某个单元格； 单击

10、行号、列标可选择一行或一列；单击行号、列标可选择一行或一列； 单击鼠标左键拖动可选定相邻的区域；单击鼠标左键拖动可选定相邻的区域； 按住按住Ctrl键单击单元格或行号、列表键单击单元格或行号、列表可选择不连续的区域；可选择不连续的区域； 全选为全选为Ctrl+A。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用13 插入与删除单元格：选定想要插入与删除的单插入与删除单元格：选定想要插入与删除的单元格位置，单击右键选择元格位置，单击右键选择“插入插入”或或“删除删除”可执行插入或删除单元格命令。可执行插入或删除单元格命令。 插入与删除行和列：选定想要插入或删除行和插入与删除

11、行和列：选定想要插入或删除行和列的位置，单击右键，选择列的位置，单击右键，选择“插入插入”命令或命令或“删除删除”命令，可以插入或删除一行或一列。命令，可以插入或删除一行或一列。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用14合并单元格：选定想要合并的单元格区合并单元格：选定想要合并的单元格区域，单击右键，选择域，单击右键，选择“设置单元格格设置单元格格式式”，打开对话框后选择，打开对话框后选择“对齐对齐”选项选项卡中的卡中的“合并单元格合并单元格”完成合并。完成合并。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用15 1.3 Excel中数据的

12、编辑中数据的编辑 要创建工作表，就必须在单元格中输入数据。在要创建工作表，就必须在单元格中输入数据。在工作表的单元格中，可以使用工作表的单元格中，可以使用2种基本的数据格式：种基本的数据格式：即常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时即常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，而公式则指包含间等数据，而公式则指包含“=”号的函数、宏命号的函数、宏命令等。令等。 单元格中数据的输入方法有以下单元格中数据的输入方法有以下3种：种：单击目标单元格，直接输入。单击目标单元格，直接输入。双击目标单元格，在闪烁的光标后进行输入。双击目标单元格，在闪烁的光标后进行输入。单击目标单元格，在编辑栏中进行

13、输入。单击目标单元格，在编辑栏中进行输入。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用161、输入文本、输入文本文本包括汉字、英文字母、具有文本性文本包括汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能输入的质的数字、空格以及其他键盘能输入的符号。符号。 默认情况下，文本沿单元格左侧对齐，默认情况下，文本沿单元格左侧对齐，如果相邻的单元格中没有数据，如果相邻的单元格中没有数据，Excel允允许长文本覆盖在其右边相邻的单元格中，许长文本覆盖在其右边相邻的单元格中，否则只显示开头部分。否则只显示开头部分。在输入文本的过程中，文本会同时出现在输入文本的过程中，文本会同时

14、出现在活动单元格和编辑栏中。在活动单元格和编辑栏中。 Backspace可删除光标左边字符，可删除光标左边字符，Delete可删除光标右边字符。可删除光标右边字符。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用17 如果需要将某一段数字作为文本来处理如果需要将某一段数字作为文本来处理（例如身份证号、电话号码等），只要（例如身份证号、电话号码等），只要在输入数据时先输入一个半角字符的单在输入数据时先输入一个半角字符的单引号【引号【】，】，Excel就会自动把该数字作就会自动把该数字作为文本处理，将沿单元格左侧对齐。为文本处理，将沿单元格左侧对齐。 ExcelExcel在会

15、计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用18 如果要在单元格中如果要在单元格中输入硬回车，可按输入硬回车，可按Alt+Enter键。键。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用192、输入数字、输入数字 在单元格中输入数字时，与文本不同的在单元格中输入数字时，与文本不同的是，默认状态下数字在单元格中右对齐。是，默认状态下数字在单元格中右对齐。 在在Excel中，可作为数字使用的字符有：中，可作为数字使用的字符有： 0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、-、（、）、.、e、E、，、/、$、￥、%。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的

16、应用20（1）输入分数）输入分数在工作表中，分式常以斜杠在工作表中，分式常以斜杠“/”来分界来分界分子和分母，其格式为分子和分母，其格式为“分子分子/分母分母”，但日期的输入也是以斜杠来分隔年月日，但日期的输入也是以斜杠来分隔年月日，这就可能造成在输入分数时系统会自动这就可能造成在输入分数时系统会自动将分数当成日期的错误。将分数当成日期的错误。为了避免发生这种情况，为了避免发生这种情况，Excel规定：在规定：在输入分数时，需在分数前输入输入分数时，需在分数前输入0表示区别，表示区别，并且并且0和分子之间用空格隔开。和分子之间用空格隔开。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财

17、务管理中的应用21 例如，要输入分数例如，要输入分数2/3，需输入，需输入0 2/3。如。如果没有输入果没有输入0和一个空格，和一个空格，Excel会把该会把该数据作为日期处理，认为输入的是数据作为日期处理，认为输入的是“2月月3日日” ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用22（2）输入负数）输入负数在输入负数时，有以下在输入负数时，有以下2种方式：种方式： 直接在负数前输入减号直接在负数前输入减号“”作为标识作为标识. 将负数的数字至于括号将负数的数字至于括号“（）（）”中，例中，例如，在选定的单元格中输入如，在选定的单元格中输入(1)，再按，再按Enter键

18、，即显示为键，即显示为“1”。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用23 3、输入日期和时间、输入日期和时间 日期和时间在日期和时间在Excel中有其特定的格中有其特定的格式，式，Excel能够识别绝大多数用普通表示能够识别绝大多数用普通表示方法输入的日期和时间格式，并显示为方法输入的日期和时间格式，并显示为某种默认的格式。某种默认的格式。 （1）输入日期）输入日期 用户可以使用多种格式来输入一个用户可以使用多种格式来输入一个日期，常用日期，常用“/”或或“-”来分隔日期的年、来分隔日期的年、月和日。月和日。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务

19、管理中的应用24 例如，在单元格中例如，在单元格中输入输入12/05/20或或12-05-20并按并按Enter键键后，后，Excel会自动会自动转换为默认的日期转换为默认的日期格式格式2012-05-20。右图的日期显示只是右图的日期显示只是多种日期格式中的一多种日期格式中的一种。种。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用25 若要设置日期的其他格式，步骤为：选若要设置日期的其他格式，步骤为：选定目标单元格定目标单元格“格式格式”“单元格单元格”“数数字字”选项卡选项卡“日期日期”，选择所需格式。，选择所需格式。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计

20、与财务管理中的应用26（2）输入时间）输入时间 在单元格中输入时间的方式有在单元格中输入时间的方式有2种，其中时、种，其中时、分、秒之间用半角字符分、秒之间用半角字符“:”隔开。隔开。 按按12小时制输入：需要在时间数字后加一小时制输入：需要在时间数字后加一空格，然后输入空格，然后输入a（AM）或）或p（PM），），字母字母a表示上午，表示上午，p表示下午。例如下午表示下午。例如下午3时时25分分20秒的输入格式为秒的输入格式为“3:25:20 p”。 按按24小时制输入：直接输入时间即可。例小时制输入：直接输入时间即可。例如下午如下午3时时25分分20秒的输入格式为秒的输入格式为“15:25

21、:20”。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用27小技巧：小技巧： 要输入当前日期，可使用要输入当前日期，可使用“Ctrl+;”快捷快捷键；键； 要输入当前时间，可使用要输入当前时间，可使用“Ctrl+Shift+;”快捷键。快捷键。 注意日期和时间都为当前系统设置时间。注意日期和时间都为当前系统设置时间。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用28（4）输入公式和函数）输入公式和函数 Excel最强大的功能之一是计算。用最强大的功能之一是计算。用户可以在单元格中输入公式，用于对工户可以在单元格中输入公式，用于对工作表中的数据进行计算

22、。公式指一个等作表中的数据进行计算。公式指一个等式，利用它可以从已有的值计算出一个式，利用它可以从已有的值计算出一个新值。公式中可以包含数值、算术运算新值。公式中可以包含数值、算术运算符、单元格引用和函数等。符、单元格引用和函数等。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用29（1）输入公式）输入公式 在在Excel中，所有公式都以等号中，所有公式都以等号“=”开始，等号标志着数学计算的开始，等号标志着数学计算的开始，等号后面是参与计算的元素开始，等号后面是参与计算的元素（运算数）。（运算数）。 Excel从等号（从等号（=）开始从左到右）开始从左到右执行计算（根据

23、运算符优先次序），执行计算（根据运算符优先次序），可以使用括号组合来控制计算的顺序。可以使用括号组合来控制计算的顺序。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用30Excel中的运算符分为以下四类：中的运算符分为以下四类：1）算术运算符：包括（加号）、）算术运算符：包括（加号）、（减号或负号）、（减号或负号）、*（乘号）、（乘号）、/（除（除号）、号）、%（百分比）、（百分比）、（求幂）。完（求幂）。完成基本的数学运算，返回值为数值。成基本的数学运算，返回值为数值。2）比较运算符：用于比较两个值，其结）比较运算符：用于比较两个值，其结果是一个逻辑值，不是果是一个逻辑值

24、，不是True就是就是False。常见的比较运算符有常见的比较运算符有=（等于）、（等于）、（大于）、（大于）、=（大于等于）、（大于等于）、（不等（不等于）。于）。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用313）文本运算符：使用）文本运算符：使用&（和号）可以将（和号）可以将文本连接起来。文本连接起来。4）引用运算符：）引用运算符：（冒号）范围运算符：指向两个单元（冒号）范围运算符：指向两个单元格之间所有的单元格引用；格之间所有的单元格引用；，（逗号）联合运算符：合并多个单元（逗号）联合运算符：合并多个单元格引用到一个引用中。格引用到一个引用中。 （空格）交叉运算

25、符：用于产生多个（空格）交叉运算符：用于产生多个单元格的一个引用。单元格的一个引用。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用32（2）单元格的引用）单元格的引用在财务工作中应用在财务工作中应用Excel时，会涉及大量时，会涉及大量的引用和公式计算。引用的作用就是指明的引用和公式计算。引用的作用就是指明公式使用数据所在的位置，即单元格的行公式使用数据所在的位置，即单元格的行标和列标。标和列标。一般情况下进行单元格引用时，不需手动一般情况下进行单元格引用时，不需手动输入，只需要使用鼠标单击即可。输入，只需要使用鼠标单击即可。需重点注意的是，不管公式中被引用的单需重点注意

26、的是，不管公式中被引用的单元格或单元格区域的内容如何变化，引用元格或单元格区域的内容如何变化，引用都可以自动进行更新，公式的计算结果也都可以自动进行更新，公式的计算结果也将自动更新。将自动更新。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用33 在实际工作中，常常需要对公式进行在实际工作中，常常需要对公式进行复制操作。当复制公式时，不同的引复制操作。当复制公式时，不同的引用将会对公式产生不同的影响，从而用将会对公式产生不同的影响，从而对计算结果产生不同的影响。对计算结果产生不同的影响。 引用的类型有以下引用的类型有以下3种：种： 相对引用相对引用 绝对引用绝对引用 混合引

27、用混合引用小技巧：光标移至单元格地址引用处，按小技巧：光标移至单元格地址引用处，按F4键可进行引用类型快速切换。键可进行引用类型快速切换。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用341）相对引用：把公式复制到其他单元格中）相对引用：把公式复制到其他单元格中时，行和列的引用都会改变。时，行和列的引用都会改变。例如，在单元格例如，在单元格E2中输入公式中输入公式 E2=B2+C2-D2 ，当向下自动填充公式时，公式中引，当向下自动填充公式时，公式中引用的单元格地址也会发生相应变化用的单元格地址也会发生相应变化ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中

28、的应用352）绝对引用：把公式复制到其他单元格时，）绝对引用：把公式复制到其他单元格时，行和列的引用都不会改变，需要在行标或行和列的引用都不会改变，需要在行标或列标前加列标前加“$”符号。符号。 例如，在单元格例如，在单元格E2中输入公式中输入公式E2=$B$2+$C$2-$D$2 ，当向下自动填充公，当向下自动填充公式时，公式中引用的单元格地址不会发生式时，公式中引用的单元格地址不会发生相应变化，还是计算相应变化，还是计算B2+C2-D2的结果。的结果。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用363）混合引用：指在一个单元格地址引用中，）混合引用：指在一个单元格

29、地址引用中，既有相对地址引用，也有绝对地址引用。既有相对地址引用，也有绝对地址引用。例如，在单元格例如，在单元格E2中输入公式中输入公式 E2=B$2+C2-D2 ，当向下自动填充公式时，由于第一个，当向下自动填充公式时，由于第一个加数是对行的绝对引用，所以复制公式后，加数是对行的绝对引用，所以复制公式后，第第1个参数始终不变，后面的参数随单元格个参数始终不变，后面的参数随单元格地址发生变化。地址发生变化。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用37（3）输入函数）输入函数 函数是函数是Excel中预定义的一些公式，属于中预定义的一些公式，属于公式的一种，用户只能

30、通过改变函数参公式的一种，用户只能通过改变函数参数的取值来更改函数的计算结果。数的取值来更改函数的计算结果。 函数的一般结构是：函数的一般结构是： 函数名（参数函数名（参数1，参数，参数2，） 其中函数名是函数的名称，每一个函其中函数名是函数的名称，每一个函数都有其唯一可被识别的名称。函数中数都有其唯一可被识别的名称。函数中的参数可以是名称、单元格（或单元格的参数可以是名称、单元格（或单元格区域）、文字值、表达式、其他函数或区域）、文字值、表达式、其他函数或数组等。数组等。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用38在工作表中输入函数通常有在工作表中输入函数通常有

31、2种方法：种方法：1）手工输入：当用户对函数非常熟悉时。）手工输入：当用户对函数非常熟悉时。 步骤为：选中单元格，输入步骤为：选中单元格，输入“=”号，然号，然后按照函数的语法直接键入。在手工输后按照函数的语法直接键入。在手工输入函数的同时入函数的同时Excel会有语法提示框弹出。会有语法提示框弹出。例如，在单元格例如，在单元格B6中输入中输入 “=SUM()”ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用39 此时会在输入点下面出现一列提示框，此时会在输入点下面出现一列提示框，用来引导用户正确输入函数的参数。用来引导用户正确输入函数的参数。ExcelExcel在会计与财

32、务管理中的应用在会计与财务管理中的应用402）使用）使用“插入函数插入函数”对话框对话框“插入函数插入函数”对话框可以辅助用户使用半手工对话框可以辅助用户使用半手工的方式输入函数及其参数。具体步骤如下：的方式输入函数及其参数。具体步骤如下：步骤步骤1：选中单元格。：选中单元格。步骤步骤2：单击菜单栏：单击菜单栏“插入插入函数函数”，或者，或者直接单击编辑栏左直接单击编辑栏左侧侧“插入函数插入函数” 按钮。按钮。弹出弹出“插入函数插入函数”对对话框。话框。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用41 步骤步骤3：选中或搜索选中需要的函数后，：选中或搜索选中需要的函数后

33、，单击单击“确定确定”按钮，弹出按钮，弹出“函数参数函数参数”对对话框。用户既可以直接在相应的文本框中话框。用户既可以直接在相应的文本框中输入参数，也可以使用折叠按钮选择需要输入参数，也可以使用折叠按钮选择需要引用的单元格。引用的单元格。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用42 步骤步骤4：设置好参数后，单击：设置好参数后，单击“确定确定”按按钮，完成函数的输入，得到运算结果。钮，完成函数的输入，得到运算结果。函数也可拖动填充复制公式。函数也可拖动填充复制公式。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用431.4 数据管理与分析数据管理

34、与分析 Excel在管理数据方面提供了强大功能。在管理数据方面提供了强大功能。1、数据清单、数据清单 所谓数据清单，就是包含有关数据的一系列工所谓数据清单，就是包含有关数据的一系列工作表数据行。当对工作表中的数据进行排序、作表数据行。当对工作表中的数据进行排序、分类汇总时，分类汇总时，Excel会将数据清单看成是数据会将数据清单看成是数据库来处理。库来处理。 数据清单中的行被当成数据库中的记录，数据数据清单中的行被当成数据库中的记录，数据清单中的列被看作对应数据库的字段，数据清清单中的列被看作对应数据库的字段，数据清单中的列名称作为数据库中的字段名称。单中的列名称作为数据库中的字段名称。Exc

35、elExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用44（1）使用记录单）使用记录单记录单可以提供简捷的方法在数据清单记录单可以提供简捷的方法在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行，中一次输入或显示一个完整的信息行，即记录。在使用记录单向新数据清单添即记录。在使用记录单向新数据清单添加记录时，这个数据清单在每一列的最加记录时，这个数据清单在每一列的最上面必须有标志。上面必须有标志。Excel使用这些标志使用这些标志来生成记录单上的字段。来生成记录单上的字段。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用45 如下图所示，使用记录单在数据清单中如下图所示，使用

36、记录单在数据清单中添加数据。添加数据。 单击需要向其中添加记录的数据清单中的单击需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。任一单元格。 单击单击“数据数据记录单记录单”命令，将弹出命令，将弹出“记记录单录单”对话框。对话框。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用46 单击单击“新建新建”按钮。按钮。 输入新记录所包输入新记录所包含的信息；如果要移含的信息；如果要移到下一字段按到下一字段按Tab键，如果要移到上一键，如果要移到上一字段按字段按Shift+Tab键；键；完成数据输入后，按完成数据输入后，按Enter键继续添加记录。键继续添加记录。ExcelExce

37、l在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用47 完成记录添加后，单击完成记录添加后，单击“关闭关闭”按钮完按钮完成新纪录的添加并关闭记录单。成新纪录的添加并关闭记录单。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用48（2）建立数据清单的准则）建立数据清单的准则Excel提供了一系列功能，可以很容易提供了一系列功能，可以很容易地在数据清单中处理和分析数据。在运地在数据清单中处理和分析数据。在运用这些功能时，必须按照下述准则在数用这些功能时，必须按照下述准则在数据清单中输入数据。据清单中输入数据。 避免在一个工作表上建立多个数据清单。避免在一个工作表上建立多个数据

38、清单。 在工作表的数据清单与其他数据间至少在工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列和一个空白行。留出一个空白列和一个空白行。 避免在数据清单中放置空白行和列。避免在数据清单中放置空白行和列。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用49 避免将关键数据放到数据清单左右两侧。避免将关键数据放到数据清单左右两侧。 在数据清单的第一行里创建列标志。在数据清单的第一行里创建列标志。 使用带格式的列标。使用带格式的列标。 在单元格的开始处不要插入多余的空格。在单元格的开始处不要插入多余的空格。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用50（3）

39、数据清单排序）数据清单排序在工作表或者数据清单中输入数据以后，在工作表或者数据清单中输入数据以后，经常要进行排序，以便更加直观地对比经常要进行排序，以便更加直观地对比各个记录。各个记录。1）单列排序：根据某一列的内容对行数据）单列排序：根据某一列的内容对行数据排序。步骤如下：排序。步骤如下： 在待排序数据列中单击任一单元格，或在待排序数据列中单击任一单元格，或者直接点击列标选中该列。者直接点击列标选中该列。 单击常用工具栏中的单击常用工具栏中的“升序升序” 或者或者“降序降序” 按钮。按钮。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用51 例如下图所示的数据清单，对例如

40、下图所示的数据清单，对“语文语文”这一列进行升序排序。这一列进行升序排序。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用522）多列排序：在根据单列数据对工作表中）多列排序：在根据单列数据对工作表中的数据进行排序时，如果这一列的某些的数据进行排序时，如果这一列的某些数据完全相同，则要选择多列排序解决数据完全相同，则要选择多列排序解决排序问题。步骤如下：排序问题。步骤如下： 在需要排序的数据清在需要排序的数据清单中，单击任一单元格。单中，单击任一单元格。 单击单击“数据数据排序排序”命令，命令，弹出弹出“排序排序”对话框。对话框。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用

41、在会计与财务管理中的应用53 在该对话框中，分别单击选择在该对话框中，分别单击选择“主要关主要关键字键字”和和“次要关键字次要关键字”以及以及“第三关第三关键字键字”下拉列表框的下拉箭头，设定好下拉列表框的下拉箭头，设定好排序列的排序顺序。排序列的排序顺序。例如下图所示，是主要按照语文成绩，例如下图所示，是主要按照语文成绩，其次按照数学成绩，第三按照物理成绩其次按照数学成绩，第三按照物理成绩排序的特殊成绩单。排序的特殊成绩单。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用542、数据筛选、数据筛选所谓筛选，就是从数据中找出满足给定所谓筛选，就是从数据中找出满足给定条件的数

42、据。条件的数据。（1）自动筛选：一次只能对工作表中的一个）自动筛选：一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令。步骤如下：数据清单使用筛选命令。步骤如下： 单击需要筛选的数据清单中的任一单元单击需要筛选的数据清单中的任一单元格或任一列。格或任一列。 单击单击“数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选”命令。命令。 单击待筛选的数据列上端的下拉箭头。单击待筛选的数据列上端的下拉箭头。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用55 单击需要显示的数值，则筛选的结果显单击需要显示的数值，则筛选的结果显示，其他数据暂时隐藏。如果要全部显示，其他数据暂时隐藏。如果要全部显示，则单击下

43、拉箭头里的示，则单击下拉箭头里的“全部全部”。 再次单击再次单击“数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选”来关来关闭自动筛选。闭自动筛选。例如下图，筛选数学成绩例如下图，筛选数学成绩85分的学生。分的学生。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用56（2）自定义自动筛选：筛选的条件为比较）自定义自动筛选：筛选的条件为比较运算符而不是简单的等于。步骤如下：运算符而不是简单的等于。步骤如下： 单击需要筛选的数据清单中的任一单元格单击需要筛选的数据清单中的任一单元格或任一列。或任一列。 单击单击“数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选”命令。命令。 单击待筛选的数据列上端的下拉箭头

44、。单击待筛选的数据列上端的下拉箭头。 单击单击“自定义自定义”，弹出，弹出“自定义自动筛选自定义自动筛选方式方式”对话框。对话框。 在对话框里选择和输入筛选条件完成筛选。在对话框里选择和输入筛选条件完成筛选。自定义筛选可以定义两个条件。自定义筛选可以定义两个条件。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用57 例如下图例如下图1所示，筛选物理成绩高于所示，筛选物理成绩高于60分分的学生。得到如图的学生。得到如图2所示的筛选结果。所示的筛选结果。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用58（3）高级筛选：可以对工作表和数据清单）高级筛选：可以

45、对工作表和数据清单进行更复杂的筛选操作。进行更复杂的筛选操作。 如果要进行高级筛选，必须在工作表的如果要进行高级筛选，必须在工作表的数据清单上方，至少留出数据清单上方，至少留出3个能被用作条个能被用作条件区域的空行，并将含有带筛选值的数件区域的空行，并将含有带筛选值的数据列的列标志复制到该条件区域的第一据列的列标志复制到该条件区域的第一个空行中。个空行中。 因此，进行高级筛选的数据清单必须有因此，进行高级筛选的数据清单必须有列标志，而且要设置条件区域。列标志，而且要设置条件区域。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用59 例如在以下数据清单中进行高级筛选。例如在以

46、下数据清单中进行高级筛选。已将筛选值放置在数据清单上方，如图已将筛选值放置在数据清单上方，如图所示。所示。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用60步骤如下：步骤如下： 单击需要筛选的数据清单中的任一单元单击需要筛选的数据清单中的任一单元格。格。 单击单击“数据数据筛选筛选高级筛选高级筛选”命令，弹出命令，弹出“高级筛选高级筛选”对话框，对话框，如图所示。如图所示。 ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用61 在该对话框中的在该对话框中的“列表区域列表区域”和和“条件条件区域区域”文本框中，单击折叠按钮，在工文本框中，单击折叠按钮，

47、在工作表中选定相应区域。单击作表中选定相应区域。单击“确定确定”完完成筛选。如图所示。成筛选。如图所示。 若要取消筛选，步骤为若要取消筛选，步骤为“数据数据筛选筛选全部显示全部显示”。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用623、数据的分类汇总、数据的分类汇总分类汇总是在数据清单中快捷轻松地汇分类汇总是在数据清单中快捷轻松地汇总数据的方法，用总数据的方法，用Excel的分类汇总命的分类汇总命令可以自动地创建公式、插入分类汇总令可以自动地创建公式、插入分类汇总与总和的行并且自动分级显示数据。与总和的行并且自动分级显示数据。为让分类汇总正确工作，需要在标志列为让分类汇

48、总正确工作，需要在标志列中组织数据。中组织数据。Excel使用列标志去决定使用列标志去决定如何创建数据组以及如何计算总和。还如何创建数据组以及如何计算总和。还需要在待分类汇总的组里排序数据。需要在待分类汇总的组里排序数据。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用63分类汇总步骤为：分类汇总步骤为： 单击需要分类汇总的数据清单中的任一单单击需要分类汇总的数据清单中的任一单元格。元格。 单击单击“数据数据分类汇分类汇总总”命令，弹出分类汇命令，弹出分类汇总对话框，如图所示。总对话框，如图所示。 单击单击“分类字段分类字段”下下拉列表，选择需要分拉列表，选择需要分类汇总的

49、数据列。类汇总的数据列。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应用64 单击单击“汇总方式汇总方式”下拉列表，选择所需下拉列表，选择所需用于计算分类汇总的函数。用于计算分类汇总的函数。 在在“选定汇总项选定汇总项”列表框中，选定与需列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框，要对其汇总计算的数值列对应的复选框，可多选。单击可多选。单击“确定确定”完成分类汇总。完成分类汇总。 若要删除分类汇总，则单击若要删除分类汇总，则单击“分类汇总分类汇总”对话框里的对话框里的“全部删除全部删除”按钮。按钮。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管理中的应

50、用654、数据透视表、数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。根据需要显示区域中的明细数据。数据透视表由数据透视表由7个部分组成：页字段、个部分组成：页字段、页字段项、数据字段、数据项、行字段、页字段项、数据字段、数据项、行字段、列字段和数据区域。列字段和数据区域。ExcelExcel在会计与财务管理中的应用在会计与财务管