办公文档的快速操作和处理技巧课件.ppt

1、1办公文档的快速操作和处理技巧2本章主要内容l办公中文档处理的基本流程l简单的文档处理l图文混排的文档处理3第一节、办公中的文档处理的基本流程1. 文档录入：注意录入时的技巧。2. 文本编辑：熟练使用编辑时一些常用快捷键。3. 格式排版：字体和段落的格式排版。4. 页面设置：设置纸型、页边距等。5. 打印预览：单页、多页。6. 打印输出：“打印”对话框的使用。4第二节、简单的文档处理l在工作和学习中，经常要用计算机处理一些基本的文档，如公文、海报、招聘启示、合同等。l本节以制作一份通知来了解简单文档处理的过程。l实例效果如图所示。56操作步骤（1）1.新建一个Word文档并保存 2.通知文本的

2、录入与编辑 1.设置输入法2.录入通知的文本内容3.特殊符号的录入4.通知内容的编辑73.设置通知的字体和段落格式 1.设置字体格式2.设置段落格式3.使用“格式刷”按钮4.通知中的编号设置 选择“格式”“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，在其中进行设置。 操作步骤（2）8主要知识点（1）l自动保存文档 在“选项”对话框中的“保存”选项卡中设置。在“自动保存时间间隔”处打“”并设置自动保存的具体间隔时间，最后确定即可。 l文档保护在“选项”对话框中的“安全性”选项卡设置。在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字符，单击“确定”按钮后再次输入密码

3、进行确认即可。这两个密码可以是相同的，也可以是不同的。 9主要知识点（2）l文本的基本编辑选择文本修改文本复制、移动、删除撤消和恢复l自动更正在“自动更正”对话框里进行设置。可以添加自动更正项。l拼写和语法Word联机校对的功能。10主要知识点（3）l查找和替换查找文本替换文本：都在“查找和替换”文本框里进行设置。l项目符号和编号在文档中，相同级别的段落有时需加一些符号或者编号。项目符号主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。而一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。在“项目符号和编号”对话框中进行设置，如图所示。 11“项目符号和编号”

4、对话框12主要知识点（4）l根据模板创建公文现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。公文都有统一的规定格式。但是如果我们直接去编辑会比较繁琐，Word提供了一系列的模板可以帮助我们来制作公文。 选择“文件”/“新建” 命令，在打开的任务窗格里选择“根据本机模板”，在打开的“新建”对话框里选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标。在该提示向导中，多次单击“下一步”按钮进行制作。结果如图所示。 1314主要知识点（5）l使用制表位标尺法：在标尺最左端的制表符符合要求时，在标尺上单击就可以设置一个制作符了。菜单法选择“格式”/“制表位” 命令，在“制表位”对话框中进行制作符的设置。每次设置完

5、毕后单击“设置”按钮，最后确定即可。15主要知识点（6）l页面设置选择“文件”“页面设置”命令，在打开“页面设置”对话框中对四个选项卡进行一一设置。l打印预览单击工具栏上的“打印预览”按钮，进入打印预览页面进行设置。l打印输出打印一份，直接单击“打印”按钮，打印多份，在“打印”对话框中设置。16第三节、图文混排的文档制作 lWord还有一个强大的功能是图文混排。可以在文档中插入图形、图片、艺术字、文本框、页面边框等，还可以为文档分栏排版，真正做到“图文并茂” 。l本节实例为一篇“荷塘月色”散文的图文混排。l实例效果如图所示。1718操作步骤（1）1.录入文档并进行基本排版 2.设置首字下沉 选

6、择“格式”/“首字下沉” 命令，在打开“首字下沉”对话框设置下沉的行数和下沉文字的格式。3.设置边框和底纹 为段落设置边框和底纹 插入横线 设置页面边框 19操作步骤（2）4.为段落分栏 选中需要分栏的文本，选择“格式”/“分栏” 命令，在打开 “分栏”对话框设置栏数和分隔线，最后单击“确定”按钮即可。 5.插入图片和艺术字插入背景图片。选择“插入”/“图片”/“来自文件” 命令，在打开“插入图片”对话框中选择需要插入的图片。将图片的格式中的版式设置“衬于文字下方”。插入艺术字。20操作步骤（3）1.插入竖排文本框选择“插入”/“文本框”/“竖排” 命令，拖动鼠标，画一个文本框，设置文本框的线

7、条、填充格式，输入文本等。 2.设置页眉页脚 选择“视图”/“页眉和页脚” 命令，进入页眉和页脚的编辑状态，同时打开 “页眉和页脚”工具栏。 使用工具栏上的按钮对页眉和页脚进行设置。21主要知识点（1）l图片在文档中插入图片 ：两个来源：剪贴画和来自文件。调整图片的格式 ：在“图片”工具栏中设置或在“设置图片格式”对话框中设置。设置艺术字的属性 利用“艺术字”工具栏或“艺术字格式”对话框中设置。22主要知识点（2）l图形绘制图形选择“视图”/“工具栏”/“绘图” 命令，打开“绘图”工具栏， 选择任一种图形，拖画即可。为图形添加文字选中图形，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，直接在图形中输入文字即可。 修改图形的叠放次序选中对象，在快捷菜单中设置“叠放次序”即可。23主要知识点（3）组合图形对象选择多个对象，在快捷菜单中选择“组合”即可。制作流程图（六步）绘制图框输入文字图框的分布绘制线条输入分支文字组合图形24主要知识点（4）l分栏设置分栏：选中分栏的内容，在“分栏”对话框中设置。删除分栏调整栏宽强制分栏：插入“分栏符”。l页眉页脚的设置 使用“页眉和页脚”工具栏进行设置。25实训（具体要求和效果图见教材！）l实训一：制作一份委托代征税款协议书 l实训二：利用制表位制作一份菜单 l实训三：制作一个“回忆母校”散文的图文混排文档 l实训四：绘制一个组合图形