WPS表格的操作技巧.ppt课件.ppt

1、WPS OfficeWPS Office表格表格 特色功能特色功能工具栏工具栏界面介绍界面介绍 1.新建工作簿 启动启动wpswps时，会自动新建一个空白时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：步骤如下： 选择【文件】选择【文件】【新建】命令；【新建】命令； 单击右键单击右键【新建】快捷按钮；【新建】快捷按钮； 2.输入工作表数据 向单元格中输入数据，主要有一下向单元格中输入数据，主要有一下3 3种方法：种方法：a)a)单击单元格，直接输入。会覆盖原有

2、数据。单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。b)b)双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。据。c)c)单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b b。 在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。 3.3.插入符号和特殊字符插入符号和特殊字符 选择选择【插入插入】【符号符号】命令。命令。4.自动填充自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或选定相

3、应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】者选择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令，可在【序列】命令，可在E工作表中快速填充多种类型的数据序列。工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可； 填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖动， wps可自可自动延续此系列数字、日期或时间段等。动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧技巧2 按按Ctrl+D组合键，可向下填充；组合键，可向下填充； 按按Ctrl+R组合键，可向右填充。组合键，可向右填充。自动填充序列自动填充序列技巧技巧 ：分数应

4、使用整数加分数的形式，否则会默认为日分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；期； 如：输入如：输入1/2 1月月2日日 输入输入0空格空格1/2 显示为显示为1/2技巧：技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理， 如如“，”。提示：提示： 在在WPS中，日期和时间均按数字处理；中，日期和时间均按数字处理； 对于输入的数字对于输入的数字WPS可识别时，靠右侧对齐。如可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5； 对于对于WPS不能识别的日期和时间，会被视为文本，不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如左侧对齐。如2006.6.5。4

5、.保存工作簿保存工作簿 a. 直接保存工作簿直接保存工作簿; b. 以新文件名保存工作簿以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿关闭工作簿第二节 编辑和管理工作表一、编辑单元格一、编辑单元格 1. 1. 选定单元格选定单元格 选定一整行或一整列选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号单击需要选定的行或列的行号和列号; ; 选定多行和多列选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号将鼠标指针指向起始行号或列号, ,按住鼠标左键按住鼠标左键, ,拖拖动至末动至末 尾行号或列号尾行号或列号; ; 选定整个工作表的所有单元格选定整个工作表的所有单元格 按按Ctrl+ACtrl+A组合键组合键,

6、 ,或单击或单击“全表选择全表选择”即即0 0行行0 0列。列。 选定连续的单元格区域选定连续的单元格区域 a 使用鼠标选定区域的左上角单元格使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键按住左键,拖动至该区域右下角拖动至该区域右下角,释放按键释放按键; b 可先用鼠标定义区域左上角单元格可先用鼠标定义区域左上角单元格,按按shift键键,再单击区域右下角单元格再单击区域右下角单元格,即被选中即被选中; 选定不连续的单元格区域选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域先选定第一个单元格区域,按住按住ctrl键键,再选第再选第2个单元格区域个单元格区域.2. 编辑和清除单元格内容编辑和清除单元格内

7、容3. 复制和移动单元格复制和移动单元格4. 插入和删除单元格插入和删除单元格 a 右击选定区域右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令选择快捷菜单的【插入】命令; b 选定多行或多列选定多行或多列,单击右键单击右键,选择【插入】选择【插入】,即可插入即可插入相应数量的行或列相应数量的行或列。 删除单元格同插入单元格步骤类似删除单元格同插入单元格步骤类似。5.查找与替换查找与替换 选择【选择【开始】开始】【查找】命令【查找】命令,或按或按ctrl+F组组合键合键； 在【查找内容】下拉列表框中输入查在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容找内容,单击【查找下一个】按钮单击【查找下一个】按钮,光标则

8、移动光标则移动到与待查内容相符的单元格上到与待查内容相符的单元格上.可多次单击可多次单击【查找下一个】按钮【查找下一个】按钮,直到找到所需的单元格直到找到所需的单元格位置位置。 提示提示: 单击【查找全部】按钮单击【查找全部】按钮,可在对话框下方可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息列出所有符合条件的单元格信息. 单击【替换】标签单击【替换】标签,打开【替换】选项卡打开【替换】选项卡,在【查找内容】在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找单击【查找下一个】按钮下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击【替换按单

9、击【替换按钮】钮】,即可快速即可快速替换替换工作表中特定单元格的内容。工作表中特定单元格的内容。 也可直接单击【全部替换】按钮也可直接单击【全部替换】按钮.6. 给单元格加批注给单元格加批注 批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的与其他单元格内容分开的注释。注释。 含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。即会显示其批注。操作步骤如下操作步骤如下:a 选定单元格选定单元格,选择【插入】选择【插入】-【批注】命令【批注】命令;或单击或单击右键右键,选择【插

10、入批注】选择【插入批注】;或按或按shift+F2b 在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;c 输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.二、格式化工作表 1. 1. 设置单元格字体设置单元格字体 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】, ,单击【字体】标签单击【字体】标签 技巧技巧: : 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框复选框, ,可将数字或字母设置为指数。可将数字或字母设置为指数。 2. 2. 设置单元格对齐方式设置单元格对齐方式 单击右键单击右键【设置单元格格式】

11、【设置单元格格式】, ,单击【对齐】标签单击【对齐】标签 或者再工具栏设置（首选）或者再工具栏设置（首选） 3. 3. 设置单元格边框设置单元格边框 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】, ,单击【边框】标签单击【边框】标签 或者再工具栏设置（首选）或者再工具栏设置（首选） 4. 4. 设置单元格数字格式设置单元格数字格式 单击右键单击右键【设置单元格格式】【设置单元格格式】, ,单击【数字】标签单击【数字】标签5. 表格表格样式样式 有设置好的格式，可根据个人的需要选择有设置好的格式，可根据个人的需要选择6.条件格式条件格式 一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别一个

12、工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用标记的。可以利用WPS的条件格式功能。点击【格式】的条件格式功能。点击【格式】 【条件格式】命令，然后进行选择。【条件格式】命令，然后进行选择。 如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。7. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】选择【插入】【图片】，再做选择。【图片】，再做选择。8. 给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色 为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。标签加颜色。 选择【格式】选择【格式】【工作

13、表】命令项【工作表】命令项【工【工作表标签颜色】，在出现的作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。对话框中选择喜爱的颜色。 三、管理工作表 1. 1. 切换工作表切换工作表 2. 2. 新建新建、重命名和删除工作表重命名和删除工作表 3. 3.复制和移动工作表复制和移动工作表 4. 4.隐藏和取消隐藏工作表隐藏和取消隐藏工作表 单击右键单击右键-【隐藏】命令【隐藏】命令, ,即可隐藏工作簿即可隐藏工作簿; ; 单击右键单击右键-【取消隐藏】命令【取消隐藏】命令, ,即可恢复即可恢复。 选择选择 【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【隐藏隐藏】

14、命令命令, ,即即可隐藏工作表可隐藏工作表; ; 选择选择 【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【取消隐藏取消隐藏】命令命令, ,即可恢复工作表即可恢复工作表; ;技巧技巧:1. wps表格表格大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的表格，同时选中需要填充数据的打开需要输入数据的表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下中需要填充的数据，然后再按下“Ctr

15、lEnter”组合键，组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2. 快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格设置单元格格式格式”，从弹出的，从弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”选项；选项；然后从然后从“特殊特殊”列表框中选择列表框中选择“中文大写数字中文大写数字”选项。最后单选项。最后单击击“确定确定”按钮即可按钮即可.3.

16、 wps表格中表格中单元格文字随时换行单元格文字随时换行 在在wps表格表格中，我们有时需要在一个单元格中分成几行中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的单中的“单元格单元格”下下“对齐对齐”的的“自动换行自动换行”复选项，单击复选项，单击“确定确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住时候，只要按住Alt键的同时按

17、下键的同时按下回车键回车键就可以了。就可以了。4. wps表格表格中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。 5. wps表格表格中消除中消除0值值 6. 当单元格计算结果为当单元格计算结果为0时，默认会显示时，默认会显示0，

18、这看，这看起来显然有点碍眼。如果在出现起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为时，单元格显示为空白，可如此操作。打开空白，可如此操作。打开“工具工具选项选项视图视图”，取，取消消“0值值”复选项前的复选项前的，确定后，当前工作表中的值，确定后，当前工作表中的值为为0的单元格将全部显示成空白。的单元格将全部显示成空白。 6. 快速选定快速选定“空白空白”和和“数据数据”单元格单元格 在在wps表格表格中，经常要选定空白单元格，逐个选定比中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑编辑定位定位”，在，在“定位定

19、位”窗口中，按下窗口中，按下“定位条件定位条件”按钮；选按钮；选择择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，再按，再按“确定确定”，空白单元格即，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的法的“定位条件定位条件”窗口中，选择窗口中，选择“常量常量”，再点，再点“确定确定”，含，含有数据的单元格全部选定。有数据的单元格全部选定。 7. 快速得到合适列宽和行高快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头然后把

20、鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时时拖动拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双向箭头时双击双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为为“最适合的列宽最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单，即各

21、列宽度为恰好可以完整显示单元格数据元格数据。 用这个方法也可以得到用这个方法也可以得到“最适合的行高最适合的行高”。只是要双击。只是要双击行标题的下边框行标题的下边框 。8.批量转换日期格式批量转换日期格式 以前在以前在WPS中输入职工出生时间时，为了简单都中输入职工出生时间时，为了简单都输入成输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。定不能每个手工转化。 最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数据数据】

22、【分列分列】，出现，出现【文本分列向导文本分列向导】对话框。对话框。勾选勾选“固定宽度固定宽度”，连续两次点击，连续两次点击【下一步下一步】按钮，在按钮，在步骤三对话框的步骤三对话框的【列数据格式列数据格式】中，选择中，选择“日期日期”，并，并选定选定“YMD”形式，按下形式，按下【完成完成】按钮，以前的文本即按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。转化成了需要的日期了。9. 不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在在WPS表格表格中，如果要选定已选定单元格周围中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节的单元格，可以按

23、上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，省时间，让操作的速度更高， 按下按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格单元格; 同时按下同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧单组合键，可以选定左侧单元格元格; 按下按下“Enter”键，可以选定下方单元格键，可以选定下方单元格; 同时按下组合键同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上方，可以选定上方单元格单元格.10. 让让wps表格表格中人名显示更美观的技巧中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行选中姓名所在的列，执行“编辑

24、编辑替换替换”命令，命令，在在“查找内容查找内容”栏中输入一个空格，在栏中输入一个空格，在“替换为替换为”栏中栏中不填任何内容，单击不填任何内容，单击“全部替换全部替换”命令，确定退出后命令，确定退出后即可即可. b 让姓名左右对齐让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技左右对齐也有技巧巧.选中已删除空格的姓名单元格，单击选中已删除空格的姓名单元格，单击“格式格式单单元格元格”,在打开的在打开的“单元格格式单元格格式”对话框中的水平对齐对话框中的水平对齐方式中选择方式中选择“分散对齐分散对齐”选项，确定退出后即可使学选项，确定退出后即可使学生姓名用字

25、左右对齐。生姓名用字左右对齐。11. wps表格表格数据校验方法之巧用公式审核数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表打开一张学生成绩表,选中数据区域选中数据区域(注意注意:这里的这里的数据区域不包括标题行或列数据区域不包括标题行或列)，单击，单击“数据数据有效性有效性”命令，进入命令，进入“数据有效性数据有效性”对话框。在对话框。在“设置设置”选项卡选项卡中，将中，将“允许允许”项设为项设为“小数小数”，“数据数据”项设为项设为“介于介于”，并在并在“最小值最小值”和和“最大值最大值”中分别输入中分别输入“0”和和“100”，最后单击最后单击“确定确定”退出。退出。 接着，执行接着，执

26、行“视图视图工具栏工具栏公式审核公式审核”命令，打命令，打开开“公式审核公式审核”工具栏。好了，现在直接单击工具栏。好了，现在直接单击“圈释无圈释无效数据效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。无效数据立刻被红圈给圈识出来。 对错误数据进行修正后对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失红圈标记会自动消失 .12. 多个工作表的页眉和页脚同时设置多个工作表的页眉和页脚同时设置 把一个把一个WPS表格表格文件中的多个工作表设置成同样的文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。页眉和页脚，分

27、别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：和页脚同时设置好： 把鼠标移到工作表的名称处把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名如果没有给每张表取名的话，的话，WPS自动设置的名称就是自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选选择全部工作表择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视图】就是针对全部工作表了。选择【视图】【页眉和页

28、【页眉和页脚】。脚】。第三节 数据运算 WPSWPS表格表格的主要功能之一是对数据进行运算，的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用分内容，是熟练使用WPSWPS表格表格进行数据管理的先决条进行数据管理的先决条件。件。一、简单运算一、简单运算 对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、计数、求最大值或最小值运算，可以利用计数、求最大值或最小值运算，可以利用WPS提供

29、的工提供的工具按钮快速完成。具按钮快速完成。 单击用来放置运算结果的单元格；单击用来放置运算结果的单元格； 单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮 右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择【求和】、右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择【求和】、【平均值】、【计数】、【最大值】或【最小值】【平均值】、【计数】、【最大值】或【最小值】选项。选项。 根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按Enter键，即可在结果单元格内得到运算结果。键，即可在结果单元格内得到运算结果。二、使用公式二、使用公式 公式是工作表中的数值进行计算的等

30、式，它是单公式是工作表中的数值进行计算的等式，它是单元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表中的数据进行较为复杂的运算。中的数据进行较为复杂的运算。 1. 公式的语法公式的语法 以等号（以等号（=）开始，用于表明之后的字符为公式。）开始，用于表明之后的字符为公式。等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。操作数之间以运算符分隔。wps将根据公式中运算将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公

31、式。符的特定顺序从左到右计算公式。wps中的运算符 在在WPS中中,每个运算符都有一定的优先级每个运算符都有一定的优先级.优先级从高优先级从高到低分别为到低分别为:冒号、单个空格、逗号、负号、百分号、冒号、单个空格、逗号、负号、百分号、插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较运算符。运算符。 * 若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部分用括号若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部分用括号括起来。括起来。2. 输入公式输入公式a. 单击要输入公式的单元格；单击要输入公式的单元格；b. 输入输入=，然后输入公式表达式；，然后输入公式表达式；c.

32、按按Enter键，或单击编辑栏左侧的输入按钮键，或单击编辑栏左侧的输入按钮 ，即可得到运算结果。即可得到运算结果。3. 编辑公式编辑公式 修改公式；修改公式； 复制公式：复制公式： 可以利用可以利用wps的选择性粘贴功能，选择的选择性粘贴功能，选择 粘贴粘贴内容的属性。内容的属性。 移动公式移动公式 同移动单元格中的数据的方法相同同移动单元格中的数据的方法相同,可以用菜可以用菜单命令单命令,也可以直接用鼠标拖拽也可以直接用鼠标拖拽.三、单元格引用三、单元格引用 是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。 例如：在例如：在B列和第列和第3行交叉处

33、的单元格，其引用形式为行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。 在在wps中，可以在公式和函数中使用单元格引用来表中，可以在公式和函数中使用单元格引用来表示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个公式中可示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个公式中可以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式中使用以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式中使用同一个单元格中的数据。同一个单元格中的数据。1、单元格引用的样式、单元格引用的样式 相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着公式单元格位置的改变而改变。如公式单元格位置的改变而改变。如A2、D5。 绝对引用：指

34、公式和函数中所引用的单元格位置绝对引用：指公式和函数中所引用的单元格位置是固定不变的。如是固定不变的。如$C$3、$F$6。 混合引用：在同一个单元格引用中既有绝对引用混合引用：在同一个单元格引用中既有绝对引用又有相对引用。又有相对引用。 相对列和绝对行，如相对列和绝对行，如C$6; 绝对列和相对行，如绝对列和相对行，如$C6.2、单元格引用的使用、单元格引用的使用 在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被称为内部引用。称为内部引用。 对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引用。用。 外部引用基本样式：外部

35、引用基本样式：工作簿工作簿工作表！单元格引用。工作表！单元格引用。如如Book1Sheet1！D8表示对表示对Book1工作簿第一个工工作簿第一个工作表中的作表中的D8单元格的引用。单元格的引用。四、使用函数四、使用函数 wps内置有大量函数。大多数函数是常用公式的简内置有大量函数。大多数函数是常用公式的简写形式。一个函数一般包括写形式。一个函数一般包括函数名函数名和和参数参数，参数用括，参数用括号括起来。号括起来。 单击【插入】单击【插入】【函数】命令【函数】命令【插入函数】对话【插入函数】对话框，在【或选择类别】列表中列出了所有函数分类。框，在【或选择类别】列表中列出了所有函数分类。选择一

36、种，即可在【选择函数】列表框中列出相应的选择一种，即可在【选择函数】列表框中列出相应的函数集合。单击某个函数名称，可以在下面的显示栏函数集合。单击某个函数名称，可以在下面的显示栏中看到该函数的样式和功能信息。中看到该函数的样式和功能信息。 输入函数，可直接输入，也可通过上述方法插入所输入函数，可直接输入，也可通过上述方法插入所需函数。需函数。第四节 数据排序、筛选与分析一、数据的排序和筛选一、数据的排序和筛选 WPSWPS表格表格通常都是使用数据清单来实现数据管理的。通常都是使用数据清单来实现数据管理的。 数据清单实际上就是数据清单实际上就是WPSWPS表格表格的数据库。的数据库。建立数据清单

37、，建立数据清单， 要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。 WPSWPS表格表格强大的数据排序和筛选功能是通过数据清强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单单 实现的。实现的。 1. 排序工作表数据排序工作表数据 排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。的顺序来排列，使表格数据更有条理。 WPS表格表格中的数据排序有中的数据排序有默认排序默认排序和和自定义排序自定义排序两种。两种。 默认排序默认排序 就是按照就是按照WPS表格表格默认的排序规则排列，通常默认的排序规则

38、排列，通常是进行升序或降序排列。具体操作如下：是进行升序或降序排列。具体操作如下： 单击数据清单中任意一个单元格，然后选择【数单击数据清单中任意一个单元格，然后选择【数据】命令；据】命令； 通过通过【主要关键字主要关键字】下拉列表框，选择排序关键下拉列表框，选择排序关键字，确定右侧字，确定右侧【升序升序】或或【降序降序】单选按钮；单选按钮； 若若【主要关键字主要关键字】所在列有重复关键字，可再通所在列有重复关键字，可再通过过【次要关键字次要关键字】下拉列表框，选择进一步排序的下拉列表框，选择进一步排序的关键字，右侧单选按钮同上；关键字，右侧单选按钮同上； 保持保持【我的数据区域我的数据区域】选

39、项组中默认选中的选项组中默认选中的【有有标题行标题行】按钮，然后单击按钮，然后单击【选项选项】，出现，出现【排序选排序选项项】对话框；对话框；单击单击【确定确定】，返回，返回【排序排序】对话框，再单击对话框，再单击【确定确定】，即可按照指定方式对数据进行排序。，即可按照指定方式对数据进行排序。 自定义排序自定义排序 用户也可以自定义排序规则，按照自己的需用户也可以自定义排序规则，按照自己的需要来排列数据。具体操作如下：要来排列数据。具体操作如下： 选择选择【工具工具】【选项选项】，在，在【选项选项】对话框中，对话框中，单击单击【自定义序列自定义序列】标签，打开选项卡；标签，打开选项卡； 在在【

40、输入序列输入序列】文本框中输入自定义序列，单击文本框中输入自定义序列，单击【添加添加】按钮，再单击按钮，再单击【确定确定】；下面操作步骤同下面操作步骤同，只是在单击只是在单击【选项选项】按钮时，按钮时，打开打开【排序选项排序选项】对话框，在对话框，在【自定义序列次序自定义序列次序】下拉列表框中选择自定义的排序规则。下拉列表框中选择自定义的排序规则。2. 自动筛选自动筛选 WPS表格表格有数据筛选功能，经过筛选后的数据清有数据筛选功能，经过筛选后的数据清单将只列出符合指定条件的数据行。单将只列出符合指定条件的数据行。 筛选方法有两种：筛选方法有两种：自动筛选自动筛选和和高级筛选高级筛选。 自动筛

41、选的具体操作步骤：自动筛选的具体操作步骤：a. 单击需要筛选的数据清单中的任一单元格，然后选单击需要筛选的数据清单中的任一单元格，然后选择【数据】择【数据】【自动筛选】命令，数据清单的列标【自动筛选】命令，数据清单的列标题全部变成下拉列表框；题全部变成下拉列表框；b. 选择需要列，从该下拉列表框中选择需要数据，则选择需要列，从该下拉列表框中选择需要数据，则只显示该数据所在的数据行。只显示该数据所在的数据行。3. 高级筛选高级筛选 使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用于指使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用于指定筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字定筛选条件。条件区域

42、的第一行是所有作为筛选条件的字段名，它们必须与数据清单中的字段名完全一样。段名，它们必须与数据清单中的字段名完全一样。 条件区域和数据清单不能连接，中间至少有一行空行。条件区域和数据清单不能连接，中间至少有一行空行。 具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：p 在需要筛选的数据清单中建立条件区域，然后单击数据在需要筛选的数据清单中建立条件区域，然后单击数据清单中的任一单元格；清单中的任一单元格；p 选择选择【数据数据】【筛选筛选】【高级筛选高级筛选】命令，打开命令，打开【高级筛选高级筛选】对话框；对话框；p 在在【方式方式】选项组中，如果要通过隐藏不符和条件的数选项组中，如果要通过隐藏不符和条件的

43、数据行来筛选数据清单，选中据行来筛选数据清单，选中【在原有区域显示筛选结果在原有区域显示筛选结果】；如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来筛选数据清单，选中筛选数据清单，选中【将筛选结果复制到其他位置将筛选结果复制到其他位置】，接，接着在着在“复制到复制到”编辑中单击鼠标，然后单击粘贴区域的左编辑中单击鼠标，然后单击粘贴区域的左上角；上角；p 在在【条件区域条件区域】编辑框中输入条件区域的引用范围；编辑框中输入条件区域的引用范围；p 单击单击【确定确定】按钮，数据记录按设定的筛选条件筛选并按钮，数据记录按设定的筛选条件筛选并显示在工

44、作表上。显示在工作表上。 恢复为筛选前的显示方式，选择恢复为筛选前的显示方式，选择【数据数据】【筛选筛选】【全部显示全部显示】命令。命令。二、使用图表分析数据二、使用图表分析数据 使用图表，可以形象地显示出表格数据之间的关系。使用图表，可以形象地显示出表格数据之间的关系。1. 利用图表向导创建图表利用图表向导创建图表 选定需要生成图表的单元格区域；选定需要生成图表的单元格区域； 选择选择【插入插入】【图表图表】，或单击常用工具栏上的，或单击常用工具栏上的【图表向导图表向导】按钮，打开对话框；按钮，打开对话框； 选择图表类型。单击选择图表类型。单击【下一步下一步】按钮；按钮； 打开打开【图表源数

45、据图表源数据】对话框的对话框的【数据区域数据区域】选项卡。选项卡。可以重新指定要创建图表的数据区域，以及数据系列可以重新指定要创建图表的数据区域，以及数据系列产生在行还是列；产生在行还是列； 单击单击【系列系列】标签，在此选项卡可添加或删除用标签，在此选项卡可添加或删除用于创建图表的数据系列；于创建图表的数据系列； 单击单击【下一步下一步】按钮，打开按钮，打开【图表选项图表选项】对话对话框，根据需要输入图表标题、分类轴和数值轴的标框，根据需要输入图表标题、分类轴和数值轴的标志。其余选项卡可根据需要进行更改；志。其余选项卡可根据需要进行更改； 单击单击【下一步下一步】按钮，打开按钮，打开【图表位

46、置图表位置】对话对话框，框， 在此选择将图表保存到一张新建的图表单中，在此选择将图表保存到一张新建的图表单中，还是将其作为一个对象插入到当前工作簿的某个工还是将其作为一个对象插入到当前工作簿的某个工作表中；作表中； 单击单击【完成完成】。2. 更改图表类型更改图表类型 单击要修改类型的图表；单击要修改类型的图表； 选择选择【图表图表】【图表类型图表类型】，重新选择；，重新选择； 单击单击【确定确定】按钮即可。按钮即可。3. 复制、移动和删除图表复制、移动和删除图表4. 修改图表中的文字修改图表中的文字5. 修改图表数据源修改图表数据源三、分类显示数据三、分类显示数据1. 创建分类汇总创建分类汇

47、总2. 要插入分类汇总，要先对数据清单进行要插入分类汇总，要先对数据清单进行排序排序，以便将，以便将进行分类汇总的数据行组合在一起。进行分类汇总的数据行组合在一起。 按照需要进行分类汇总的字段排序；按照需要进行分类汇总的字段排序； 单击数据清单中的任一数据单元格，选择单击数据清单中的任一数据单元格，选择【数据数据】【分类汇总分类汇总】命令，打开对话框；命令，打开对话框； 在在【分类字段分类字段】下拉列表框中选择分类汇总的字段名；下拉列表框中选择分类汇总的字段名； 选择汇总方式和汇总项，下方复选框采用默认，点选择汇总方式和汇总项，下方复选框采用默认，点【确确定定】。2. 分级显示数据分级显示数据

48、 在创建分类汇总后，可以分级显示数据清单中的数据。在创建分类汇总后，可以分级显示数据清单中的数据。每一级的数据都被分为若干组。每一级的数据都被分为若干组。 单击代表级数的数字，可指定显示到该级的明细数据。单击代表级数的数字，可指定显示到该级的明细数据。 每一组分类数据的左侧都有一个隐藏（或显示）明细数每一组分类数据的左侧都有一个隐藏（或显示）明细数据按钮。单击隐藏明细数据按钮据按钮。单击隐藏明细数据按钮 ，即可隐藏该组的明细，即可隐藏该组的明细数据；单击显示明细数据按钮数据；单击显示明细数据按钮 ，即可显示。，即可显示。3. 清除分类汇总清除分类汇总 选择选择【数据数据】【分类汇总分类汇总】，

49、打开对话框，单击，打开对话框，单击【全全部删除部删除】即可。即可。技巧技巧:17. 对单元格进行同增同减操作对单元格进行同增同减操作 在在WPS表格表格中，如果要对某一单元格或某一区中，如果要对某一单元格或某一区域中的每个单元格中的数值进行同加、同减、同乘或域中的每个单元格中的数值进行同加、同减、同乘或同除操作时，可以使用同除操作时，可以使用“选择性粘贴选择性粘贴”功能轻松实现。功能轻松实现。 例如：让选定区域中的每个单元格都同乘以例如：让选定区域中的每个单元格都同乘以2，首先在选定区域外的某个单元格中输入首先在选定区域外的某个单元格中输入2，选择这个，选择这个单元格并复制单元格并复制 ;然后

50、选择要进行同乘操作的单元格区然后选择要进行同乘操作的单元格区域，单击域，单击“编辑编辑”菜单，选择菜单，选择“选择性粘贴选择性粘贴”命令，在命令，在“运算运算”栏中选择栏中选择“乘乘”单选项，单击单选项，单击“确定确定”按钮按钮.结果结果显示在了每个单元格中显示在了每个单元格中 。 使用这个功能还可以对单元格进行自身操作，例如使用这个功能还可以对单元格进行自身操作，例如可以进行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除可以进行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除 。18. WPS表格表格快速导入文本文件技巧快速导入文本文件技巧 工作中，经常会遇到需要用工作中，经常会遇到需要用WPS处理的数据是存放在