增强档案管理意识做好公司档案工作课件.ppt

1、 增强档案管理意识增强档案管理意识 做好公司档案工作做好公司档案工作 2016年被确定为股份公司低成本发展年，公年被确定为股份公司低成本发展年，公司要走低成本发展的道路。为此，要认真做好加司要走低成本发展的道路。为此，要认真做好加强基础管理工作，全面深入挖掘潜力，深化精益强基础管理工作，全面深入挖掘潜力，深化精益管理，实现企业持续、健康、快速发展。档案管管理，实现企业持续、健康、快速发展。档案管理工作是公司基础管理工作的重要组成部分，做理工作是公司基础管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条

2、件，是维提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作对于不断提升企业在市尺度。做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。场经济中竞争力具有重要意义。 根据集团、股份公司对档案管理工作目标管理考核标根据集团、股份公司对档案管理工作目标管理考核标准要求及准要求及 公司生产经营的不断发展，档案工作显得尤为重公司生产经营的不断发展，档案工作显得尤为重要，档案管理工作是公司基础管理工作重要的组成部

3、分。要，档案管理工作是公司基础管理工作重要的组成部分。他是延续和记录公司生产经营和发展的轨迹。做好档案工他是延续和记录公司生产经营和发展的轨迹。做好档案工作势在必行。作势在必行。 下面下面 分三个内容与大家一起探讨和学习。通过第一讲分三个内容与大家一起探讨和学习。通过第一讲系统学习，会使大家对我国档案工作发展概况、集团、股系统学习，会使大家对我国档案工作发展概况、集团、股份对档案管理目标考核标准，档案的定义、作用，档案管份对档案管理目标考核标准，档案的定义、作用，档案管理的原则、档案管理工作中有哪些违法行为等诸多问题有理的原则、档案管理工作中有哪些违法行为等诸多问题有一个大致了解。通过档案利用

4、实例举证、让大家对档案工一个大致了解。通过档案利用实例举证、让大家对档案工作的重要性有一个全新的认识。作的重要性有一个全新的认识。 通过第二讲的介绍，让大家对档案的收集、整理、鉴通过第二讲的介绍，让大家对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研等八个环节的工作有定、保管、利用、统计、检索、编研等八个环节的工作有个初步了解，使大家在日常工作中能关心、支持、主动关个初步了解，使大家在日常工作中能关心、支持、主动关注档案工作。不仅主动收集、移交归档文件材料，又能很注档案工作。不仅主动收集、移交归档文件材料，又能很好地利用好室藏档案为企业各项工作服务，最大限度地挖好地利用好室藏档案为企业各

5、项工作服务，最大限度地挖掘档案潜在的社会价值和经济价值，充分发挥档案的功能掘档案潜在的社会价值和经济价值，充分发挥档案的功能作用，使档案工作为企业持续、健康发展作出应有的贡献。作用，使档案工作为企业持续、健康发展作出应有的贡献。 第三讲：公司档案的结构第三讲：公司档案的结构 第一讲第一讲 对档案对档案 管理工作管理工作的认识的认识6/2/2022一、对档案及档案工作的认识一、对档案及档案工作的认识 档案及档案工作的重要性对从事档案管理档案及档案工作的重要性对从事档案管理工作的专兼职人员和分管领导来说，并不难回工作的专兼职人员和分管领导来说，并不难回答，它的重要性可以说是不言而喻。有人曾说答，它

6、的重要性可以说是不言而喻。有人曾说“ “一个国家如果没有档案一个国家如果没有档案,它将失去历史而变成它将失去历史而变成传说传说” ”。也有人把档案工作简单概括为。也有人把档案工作简单概括为“ “存史、存史、资政、惠民资政、惠民” ”的重要工作。我们还可以说它是一的重要工作。我们还可以说它是一项项“ “功在当代，利在千秋功在当代，利在千秋” ”的伟大事业。的伟大事业。6/2/2022 （一）我国档案发展概况（一）我国档案发展概况 1、中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法颁布实施颁布实施 国家档案局于国家档案局于1980年初正式组织人员开始了起草工年初正式组织人员开始了起草工作，历时七年，先后

7、经作，历时七年，先后经30稿，形成了一个比较成熟的草稿，形成了一个比较成熟的草案。案。 1987年年9月月5日，中华人民共和国主席颁布主席令，日，中华人民共和国主席颁布主席令，正式公布正式公布中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法(简称简称档案法档案法)，自自1988年年1月月1日起施行。日起施行。 中华人民共和国档案法（最新）根据中华人民共和国档案法（最新）根据1996年年7月月5日日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关关于修改于修改中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法的决定的决定修正修正) 6/2/2022 它是我国国家最高权它是

8、我国国家最高权力机关颁布的力机关颁布的关于档案事关于档案事业的第一部法律，业的第一部法律，是协调是协调国家机关、企事业单位、国家机关、企事业单位、集体单位和公民三者集体单位和公民三者在档在档案关系方面的法律准绳案关系方面的法律准绳 。标志着档案和档案工作标志着档案和档案工作从从此进入了法制管理的轨道此进入了法制管理的轨道。6/2/2022 （二）全国全国档案事业档案事业得到蓬勃发展的具体体现：得到蓬勃发展的具体体现： 1、领导重视，档案工作外部环境持续改善。、领导重视，档案工作外部环境持续改善。 2、围绕中心，服务大局，档案工作服务能力、围绕中心，服务大局，档案工作服务能力显著提高。显著提高。

9、 3、突出重点，创新思路，档案工作呈现新亮、突出重点，创新思路，档案工作呈现新亮点。点。 4、统筹兼顾，协调发展，各项业务建设稳步、统筹兼顾，协调发展，各项业务建设稳步推进。推进。6/2/2022 （三）国家档案局（三）国家档案局1010号令号令颁布颁布 2010 2010年，国家档案局着手研究起草并于年，国家档案局着手研究起草并于20122012年年1212月月1717日颁布了第日颁布了第1010号令号令企业文件材料归档范围和档案保管企业文件材料归档范围和档案保管期限表规定期限表规定，以下简称，以下简称“规定规定”，以适应市场经济体制，以适应市场经济体制完善、完善、WTOWTO法规一致要求，

10、进一步规范国有、民营及外商法规一致要求，进一步规范国有、民营及外商投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表，投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表，使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础，有效地服务企业各项活动的凭证参考需要，经营的基础，有效地服务企业各项活动的凭证参考需要，并满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要并满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要求。求。6/2/2022 为便于正确界定企业文件材料归档范围，为便于正确界定企业文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经

11、营准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据和规范管理，根据中华人民共和国档案中华人民共和国档案法法、中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法，国家档案局于国家档案局于20122012年年1212月月1717日以日以1010号令颁布号令颁布了了 企业文件材料归档范围及档案保管期限企业文件材料归档范围及档案保管期限的规定的规定亦称亦称1010号令，自号令，自20132013年年2 2月月1 1日起施日起施行。行。6/2/2022 国家档案局颁发国家档案局颁发1010号令内容的新意号令内容的新意 1 1、第一部专门规范企业文件材料归档范围和档、第一部专门规范企业文件材料

12、归档范围和档案保管期限的行政规章。案保管期限的行政规章。 2 2、第一次在行政规章中明确了各级档案行政管、第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材料理部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材料归档范围和档案保管期限表的审查责任。归档范围和档案保管期限表的审查责任。 3 3、第一次在企业档案工作的行政规章中，对无、第一次在企业档案工作的行政规章中，对无纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。6/2/2022 要求：各企业编制文件材料归档范围和档案要求：各企业编制文件材料归档范围和档案保管期限表要结合企业实际保

13、管期限表要结合企业实际 编制文件材料归档范围和档案保管期限表，编制文件材料归档范围和档案保管期限表，应全面分析和鉴别本单位形成文件材料的现实应全面分析和鉴别本单位形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。料的归档范围和划分档案保管期限。 编制工作要全面统筹考虑，不能顾此失彼编制工作要全面统筹考虑，不能顾此失彼 。6/2/2022保管期限的设定保管期限的设定 各公司对定期的保管期限标定时，应以各公司对定期的保管期限标定时，应以10

14、号令给出的时限号令给出的时限为原则进行设定，即为原则进行设定，即永久、永久、30年、年、10年（这是标时保管的最低年（这是标时保管的最低时限），允许各企业根据需要稍做调整。时限），允许各企业根据需要稍做调整。 企业文件材料企业文件材料 定义定义：企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 档案管理的原则档案管理的原则 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向向本企业本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不

15、得据为己有或档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。管理原则明确了单位各部门、项目参建单位及有关拒绝归档。管理原则明确了单位各部门、项目参建单位及有关人员职责范围内文件材料移交归档的责任。人员职责范围内文件材料移交归档的责任。6/2/2022 各公司依据各公司依据国家档案局颁发的国家档案局颁发的1010号令及号令及企企业档案管理工作规范，结合产业公司生产经营业档案管理工作规范，结合产业公司生产经营和管理实际情况，以所产生的全部档案为对象，和管理实际情况，以所产生的全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点点 ，进行

16、了分类设置。，进行了分类设置。 国家档案局规定档案管理实行双轨制，在移国家档案局规定档案管理实行双轨制，在移交纸质文件材料的同时移交电子版文件材料，同交纸质文件材料的同时移交电子版文件材料，同时归档保管。时归档保管。6/2/2022（四）集团、股份公司对档案管理工作的规定要求（四）集团、股份公司对档案管理工作的规定要求 20142014年年1111月月2828日股份公司党委书记孙凤元在日股份公司党委书记孙凤元在广汇能源股份有限广汇能源股份有限公司档案管理培训公司档案管理培训班上的讲话：班上的讲话：认清形势认清形势 ，明确标准明确标准 ，把档案管把档案管理工作抓起来理工作抓起来。做好档案管理工作

17、做好档案管理工作，为广汇能源长远发展奠定坚实为广汇能源长远发展奠定坚实基础基础。 1 1、认清形势，切实增强做好档案管理工作的紧迫感、认清形势，切实增强做好档案管理工作的紧迫感。 各产业各产业公司的档案管理工作还存在着许多问题。一是全员档公司的档案管理工作还存在着许多问题。一是全员档案意识不强，尤其是部分单位的领导，思想上对档案工作重视不够，案意识不强，尤其是部分单位的领导，思想上对档案工作重视不够，对档案工作的认识还停留在企业初创阶段的水平和层次。对档案工作的认识还停留在企业初创阶段的水平和层次。 二是二是多数单位的档案工作人员频繁变动，加之业务培训跟不多数单位的档案工作人员频繁变动，加之业

18、务培训跟不上，档案管理的规范化、标准化程度较底，使档案长期处于非专业上，档案管理的规范化、标准化程度较底，使档案长期处于非专业化管理状态。化管理状态。 三是三是项目建设档案、合同档案、设备档案等资料归档不及时、项目建设档案、合同档案、设备档案等资料归档不及时、不完整，导致后续的生产经营和管理工作处于被动，甚至给企业造不完整，导致后续的生产经营和管理工作处于被动，甚至给企业造成严重经济损失。成严重经济损失。6/2/2022 四是四是 档案基础设施建设滞后，影响了档案管理工作的正常开档案基础设施建设滞后，影响了档案管理工作的正常开展。展。 五是五是档案管理人员责任心不强，自身业务素质较低，又不注档

19、案管理人员责任心不强，自身业务素质较低，又不注重学习，导致档案管理混乱。部分档案整理不符合规范要求，重学习，导致档案管理混乱。部分档案整理不符合规范要求，影响了档案管理工作的质量。影响了档案管理工作的质量。 六是六是档案管理工作规章制度不健全，工作不严密，档案借阅档案管理工作规章制度不健全，工作不严密，档案借阅存在安全漏洞，有的单位简化档案利用登记手续，导致档案资存在安全漏洞，有的单位简化档案利用登记手续，导致档案资料人为损失。料人为损失。 七是各产业七是各产业公司档案管理信息化建设尚未开展。公司档案管理信息化建设尚未开展。 上述七个方面的问题。这些问题务必引起我们各级领导的高上述七个方面的问

20、题。这些问题务必引起我们各级领导的高度重视，我们要下大功夫，化大力气加大对档案工作存在问题度重视，我们要下大功夫，化大力气加大对档案工作存在问题的整改力度，促进公司档案管理工作快速发展。的整改力度，促进公司档案管理工作快速发展。6/2/2022 2、统一思想，进一步提高对档案工作重要性的认识、统一思想，进一步提高对档案工作重要性的认识。 档案是经济、政治和社会发展的历史记录，它承载着人类社会档案是经济、政治和社会发展的历史记录，它承载着人类社会文明与发展的优秀成果，是维护历史真实面貌、服务现实的重要文明与发展的优秀成果，是维护历史真实面貌、服务现实的重要信息资源。档案是企业生产经营和管理不可或

21、缺的原始资料，它信息资源。档案是企业生产经营和管理不可或缺的原始资料，它对企业的持续发展起着有力的支撑作用。从这个意义上讲，我们对企业的持续发展起着有力的支撑作用。从这个意义上讲，我们档案工作者现在所从事的每一项工作，都是在书写和记录我们企档案工作者现在所从事的每一项工作，都是在书写和记录我们企业的奋斗历史。业的奋斗历史。 集团从战略高度明确提出了打造百年广汇的战略目标，要实现集团从战略高度明确提出了打造百年广汇的战略目标，要实现这个目标，我们所能依靠的只有持续和稳健的发展。而持续和稳这个目标，我们所能依靠的只有持续和稳健的发展。而持续和稳健的发展离不开档案工作的有力支持。健的发展离不开档案工

22、作的有力支持。 从目前股份公司建设和发展的实际来看，从股份公司档案管理从目前股份公司建设和发展的实际来看，从股份公司档案管理工作的现实来看，抓好档案的规范化管理势在必行，刻不容缓。工作的现实来看，抓好档案的规范化管理势在必行，刻不容缓。6/2/2022 3、加强领导，切实做好档案管理工作加强领导，切实做好档案管理工作。 做好档案管理工作，领导重视是关键，队伍建设是保证。做好档案管理工作，领导重视是关键，队伍建设是保证。 各各产业产业管管理理档案工作的领导，自觉承担起档案管理的领导档案工作的领导，自觉承担起档案管理的领导责任，要实实在在帮助解决档案管理工作中的难点问题。首先，责任，要实实在在帮助

23、解决档案管理工作中的难点问题。首先，要尽快组建档案管理机构。档案法和企业档案管理规范要尽快组建档案管理机构。档案法和企业档案管理规范都要求企业设立档案管理机构或专职档案员都要求企业设立档案管理机构或专职档案员。 要尽快建立一支精通档案工作业务的专职档案管理团队，要尽快建立一支精通档案工作业务的专职档案管理团队，有效提升档案管理水平。各单位要根据各自的实际，选拔一批有效提升档案管理水平。各单位要根据各自的实际，选拔一批热热爱爱广汇能源档案事业，责任心强，善于学习，实际工作能力广汇能源档案事业，责任心强，善于学习，实际工作能力强的年轻同志充实到档案管理队伍中来。通过岗位培训和工作强的年轻同志充实到

24、档案管理队伍中来。通过岗位培训和工作实践，使档案工作人员都能够独立有效地开展工作。实践，使档案工作人员都能够独立有效地开展工作。 6/2/2022 各各产业产业领导同志必须高度关注档案管理人员队伍建设，关领导同志必须高度关注档案管理人员队伍建设，关心档案管理人员的工作和生活，及时帮助他们解决工作及待遇心档案管理人员的工作和生活，及时帮助他们解决工作及待遇方面的实际问题，引导并保护好大家的工作积极性。方面的实际问题，引导并保护好大家的工作积极性。 还要加强档案信息化建设，运用先进技术手段管理档案，要还要加强档案信息化建设，运用先进技术手段管理档案，要结合我们的实际，引进档案计算机管理系统，实现档

25、案信息化结合我们的实际，引进档案计算机管理系统，实现档案信息化资源共享，全面提升档案管理工作的整体水平。资源共享，全面提升档案管理工作的整体水平。 按照集团公司档案管理工作要求，股份公司把按照集团公司档案管理工作要求，股份公司把20152015年定为年定为档案管理工作规范年，档案管理工作规范年，20162016年是档案管理工作提升年。与各产年是档案管理工作提升年。与各产业书记签订了档案管理工作目标责任书和档案管理考核标准。业书记签订了档案管理工作目标责任书和档案管理考核标准。五、股份公司五、股份公司20162016年档案管理工作目标责任书及考核年档案管理工作目标责任书及考核 标准：标准：（一）

26、组织、制度建设（一）组织、制度建设 1、明确档案管理工作各岗位职责、明确档案管理工作各岗位职责 （1）明确档案工作分管、主管领导的岗位职责，成立档案工作）明确档案工作分管、主管领导的岗位职责，成立档案工作领导小组。领导小组。 （2）依据公司性质和产业规模，设立综合档案室。）依据公司性质和产业规模，设立综合档案室。 （3）各单位配备与公司生产经营、行政管理等相适应的专、兼）各单位配备与公司生产经营、行政管理等相适应的专、兼职管理人员。职管理人员。 （4）明确）明确“三责三责”，并严格执行。，并严格执行。 2、建立档案管理工作各项工作制度、建立档案管理工作各项工作制度 建立本公司档案管理工作的各项

27、管理制度，制定本公司文件材建立本公司档案管理工作的各项管理制度，制定本公司文件材料收集、移交、整理等各项管理制度、办法并严格执行料收集、移交、整理等各项管理制度、办法并严格执行。6/2/20223、本单位档案管理工作安排、本单位档案管理工作安排（1）档案管理工作列入公司重要议事日程。）档案管理工作列入公司重要议事日程。（2）对档案工作有部署、有检查、有总结，分管领导能）对档案工作有部署、有检查、有总结，分管领导能及时研究解决档案管理工作中的困难问题。及时研究解决档案管理工作中的困难问题。（3）利用会议、培训等增强全员档案意识，组织学习、）利用会议、培训等增强全员档案意识，组织学习、宣传档案法及

28、档案工作法规条例，不断强化员工档案管宣传档案法及档案工作法规条例，不断强化员工档案管理意识和主动收集归档的自觉性，做好档案工作。理意识和主动收集归档的自觉性，做好档案工作。（4）监督、指导本公司各部门档案业务工作。）监督、指导本公司各部门档案业务工作。（5）贯彻执行股份公司档案业务标准和规范。）贯彻执行股份公司档案业务标准和规范。 6/2/2022（二）档案基础业务（二）档案基础业务 1 1、制定本公司文件、制定本公司文件“归档范围与保管期限归档范围与保管期限”。归档文件材料。归档文件材料收集齐全、完整、准确。收集齐全、完整、准确。 （1 1）按照国家档案管理有关规定和集团、股份公司的具体要求

29、）按照国家档案管理有关规定和集团、股份公司的具体要求，制定本公司，制定本公司“文件归档范围与保管期限表文件归档范围与保管期限表”并以此为标准，整并以此为标准，整理归档文件资料。理归档文件资料。 （2 2）归档范围和保管期限划分基本准确。）归档范围和保管期限划分基本准确。 （3 3）文书档案、科技档案、合同、照片、特殊载体归档率达）文书档案、科技档案、合同、照片、特殊载体归档率达98%98%以上。以上。 2 2、案卷质量符合要求、案卷质量符合要求 （1 1）采用）采用企业档案工作规范企业档案工作规范整理档案，文件分类科学。整理档案，文件分类科学。 （2 2）文书档案以）文书档案以 “ “件件”为

30、单位的组卷方式整理档案。为单位的组卷方式整理档案。 （3 3）科技档案以）科技档案以“卷卷”为单位的组卷方式整理档案。为单位的组卷方式整理档案。6/2/2022 3 3、档案和资料的移交有严格的登记、审批手续、档案和资料的移交有严格的登记、审批手续 建立档案借（查）阅、移交、接收登记本，建立档案借（查）阅、移交、接收登记本，移交手续严格按照制度执行。移交资料清单也属归移交手续严格按照制度执行。移交资料清单也属归档内容。档内容。 4 4、文书档案归档要求、文书档案归档要求 （1） 反映本企业在研发、生产、服务、经营反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各、管

31、理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。价值的文件材料。 （2 2）以件为单位（一份文件为一件，一册报表）以件为单位（一份文件为一件，一册报表、名册、图册等为一件）、名册、图册等为一件）6/2/2022 5 5、科技档案归档要求、科技档案归档要求（1 1）根据生产经营实际制定档案管理工作程序，建立工程、）根据生产经营实际制定档案管理工作程序，建立工程、设备、科研成果等文件资料归档范围，并严格执行。设备、科研成果等文件资料归档范围，并严格执行。（2 2）公司对口职能部室、车间把工作逐一细化列入

32、职责范围）公司对口职能部室、车间把工作逐一细化列入职责范围，工程技术人员负责收集，整理后移交档案室。，工程技术人员负责收集，整理后移交档案室。（3 3）基建工程资料由负责工程施工现场的技术人员收集施工）基建工程资料由负责工程施工现场的技术人员收集施工现场产生的文件资料。监督、审核施工方和监理方交付的竣现场产生的文件资料。监督、审核施工方和监理方交付的竣工资料。工资料。（4 4）新购仪器设备开箱验收、安装施工通知档案人员到现场）新购仪器设备开箱验收、安装施工通知档案人员到现场，参与设备资料收集工作。建立设备运行档案，设备安装施，参与设备资料收集工作。建立设备运行档案，设备安装施工、变更、大修、检

33、修、技改报备档案员，并将相关资料交工、变更、大修、检修、技改报备档案员，并将相关资料交档案室。档案室。 6/2/2022（5 5）产品档案，公司召开产品鉴定会、科研课题审定会、引进项）产品档案，公司召开产品鉴定会、科研课题审定会、引进项目接收会等通知档案员参加。产品标准报审资料有负责人配合档案目接收会等通知档案员参加。产品标准报审资料有负责人配合档案员收集、整理。员收集、整理。 （6 6）合同档案，严格执行合同档案的管理制度，合同签订完毕后）合同档案，严格执行合同档案的管理制度，合同签订完毕后1515个工作日后由合同签订负责人移交档案室。个工作日后由合同签订负责人移交档案室。 5 5、专业档案

34、的归档要求、专业档案的归档要求 （1 1）特殊载体档案：（包括：照片、影像、奖杯、奖牌、荣誉、）特殊载体档案：（包括：照片、影像、奖杯、奖牌、荣誉、印章、赠品、资格证书、字画、其他等）按规定收集、整理，有目印章、赠品、资格证书、字画、其他等）按规定收集、整理，有目录登记，并妥善保管。录登记，并妥善保管。 本单位职能活动和重要工作成果的照片、本单位职能活动和重要工作成果的照片、影像（公司领导或著名人物参加与本公司有关的重大公务活动、记影像（公司领导或著名人物参加与本公司有关的重大公务活动、记录本公司地理概貌、项目建设、重点工程、记录本公司重大事件、录本公司地理概貌、项目建设、重点工程、记录本公司

35、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况等）重大事故、重大自然灾害及其他异常情况等） 6/2/2022 （3 3）会计档案：当年产生资料凭证、帐薄、报表，次年在本）会计档案：当年产生资料凭证、帐薄、报表，次年在本部门保管一年后移交档案室。部门保管一年后移交档案室。 财务管理性资料财务管理性资料在次年在次年1 1月底之前移交档案室整理归档。月底之前移交档案室整理归档。（借借款、担保、抵押（质押）、资产处置类的书面报告及批复、内控款、担保、抵押（质押）、资产处置类的书面报告及批复、内控管理制度、年度预算资料、财务报告、审计报告、会计凭证、免管理制度、年度预算资料、财务报告、审计报告、会计凭证

36、、免税证明、验资报告、项目评估报告等文件材料。审计公司各专项税证明、验资报告、项目评估报告等文件材料。审计公司各专项审计报告、公司人员离、历任审计调查评估报告、审计报告的批审计报告、公司人员离、历任审计调查评估报告、审计报告的批复等资料复等资料）（4 4）人事档案：员工入职后三个工作日内建立员工个人档案）人事档案：员工入职后三个工作日内建立员工个人档案（简称人头档案）简称人头档案）由人力资源部，按照由人力资源部，按照企业职工档案管理工作规企业职工档案管理工作规定定的要求随时收集、整理、归档。的要求随时收集、整理、归档。员工个人档案由人力资源部员工个人档案由人力资源部保管，将档案目录移交档案室统

37、一管理保管，将档案目录移交档案室统一管理。 （1 1、履历材料、履历材料 2 2、自、自传材料传材料 3 3、鉴定考核考察材料、鉴定考核考察材料 4 4、评定岗位技能和学历材料、评定岗位技能和学历材料 5 5、政审材料政审材料 6 6、加入党团组织材料。、加入党团组织材料。7 7、奖励、处分材料。、奖励、处分材料。8 8、任免、任免、工资材料。、工资材料。9 9、其他有保存价值的材料、其他有保存价值的材料 6/2/2022 （有残疾证明材料）（有残疾证明材料）1010、个人的劳动合同、个人的劳动合同、调动、任用、调动、任用、离职、复转退伍、伤残鉴定、工资、社保福利待遇、出国离职、复转退伍、伤残

38、鉴定、工资、社保福利待遇、出国、退休（职）等文字材料。、退休（职）等文字材料。1111、解除或终止劳动关系的证、解除或终止劳动关系的证明书。明书。1212、人事档案转递台账、人事档案转递台账 1313、退休职工档案材料。、退休职工档案材料。1414、离岗职工档案材料。、离岗职工档案材料。1515死亡职工档案材料。）死亡职工档案材料。）人力资源人力资源管理性文件材料移交档案室集中统一管理。管理性文件材料移交档案室集中统一管理。 （劳动人事方（劳动人事方面的规章制度、办法、报告、决定、计划、规划、总结录面的规章制度、办法、报告、决定、计划、规划、总结录用、转正、任免、调资、奖惩、解除劳动关系、社保

39、、名用、转正、任免、调资、奖惩、解除劳动关系、社保、名册、统计报表、后勤福利、保险、工伤、劳动工作引起的册、统计报表、后勤福利、保险、工伤、劳动工作引起的纠纷、伤亡及先进、处分、教育培训、医疗卫生等）纠纷、伤亡及先进、处分、教育培训、医疗卫生等）6/2/2022（三）档案的开发利用（三）档案的开发利用1、编制各类档案的检索目录与归档文件资料相匹配。、编制各类档案的检索目录与归档文件资料相匹配。2、编辑公司文件汇编。、编辑公司文件汇编。3、建立各类档案借（查）阅、资料移交登记台账、填写档案利、建立各类档案借（查）阅、资料移交登记台账、填写档案利用结果登记。用结果登记。（四）档案安全管理（四）档案

40、安全管理1、设立档案专用库房。办公室、阅览室及库房分开设立。、设立档案专用库房。办公室、阅览室及库房分开设立。2、档案库房要求，配有防盗门，铁窗、铁柜、灭火器和防、档案库房要求，配有防盗门，铁窗、铁柜、灭火器和防火、火、防防盗、盗、防防潮、防鼠、防虫、防尘潮、防鼠、防虫、防尘、防水等八防措施。有温湿度计、防水等八防措施。有温湿度计和记录。和记录。3、档案装具符合国家标准，使用无酸卷盒。、档案装具符合国家标准，使用无酸卷盒。（五）档案队伍的建设（五）档案队伍的建设1、配有专职档案员，具有档案专业技术能力。、配有专职档案员，具有档案专业技术能力。2、学习档案管理工作规定标准，按照集团要求对年度归档

41、文件、学习档案管理工作规定标准，按照集团要求对年度归档文件及时、整理、归档。积极参加档案工作会议和培训活动。及时、整理、归档。积极参加档案工作会议和培训活动。6/2/20226/2/2022三、企业档案及作用三、企业档案及作用 （一）（一）企业档案企业档案是指企业从事生产、经营、管理活动中形成是指企业从事生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、资料等，它是一个企业正常发展的具有一定保存价值的文件、资料等，它是一个企业正常发展不可替代的不可替代的资产财富资产财富，是企业内部运行过程中形成的原始记录，是企业内部运行过程中形成的原始记录，它客观、真实地记录了企业在生产、经营、管理活动等各

42、方面它客观、真实地记录了企业在生产、经营、管理活动等各方面过程和成果。过程和成果。 （二）（二）作用：作用：凭证作用凭证作用，参考作用参考作用， 具体体现在几方面：具体体现在几方面： 1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 3、档案是我们积累和传播知识重要载体。档案是我们积累和传播知识重要载体。 4、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。建立企业文化有不可替代的

43、作用。是不可再生的，全面记录和是不可再生的，全面记录和延续经营、发展的轨迹。延续经营、发展的轨迹。6/2/2022四、四、档案工作的原则：档案工作的原则： 统一领导、集中统一管理统一领导、集中统一管理。 档案法档案法第五条档案工作实行统一领导管理的原则，维第五条档案工作实行统一领导管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 档案法档案法第十条第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不

44、得据为己有。集中管理，任何个人不得据为己有。五五、档案工作的性质、档案工作的性质 专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。标准、工作规范。 服务性：为企业各项工作服务。服务性：为企业各项工作服务。 机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。6/2/2022六、文件转化为档案的基本条件六、文件转化为档案的基本条件 （1 1）文件必须处理完毕，即完）文件必须处理完毕，即完成了文书处理程序；成了文书处理程序； （2 2）文件对日后实际工作和科）文件对日后实

45、际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价学研究等活动具有一定查考利用价值；值； （3 3）文件需按照一定的规律集）文件需按照一定的规律集中保管起来。中保管起来。 七、七、 档案工作须贯彻落实档案工作须贯彻落实“三纳入三纳入”、“四参加四参加”、“四同步四同步”制度制度 （1 1）、）、“三纳入三纳入”制度制度 各种载体文件材料的形成、积累、整理和归档工作各种载体文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入生产、技术、经营等管理程序。各部门工作流程要，纳入生产、技术、经营等管理程序。各部门工作流程要有文件材料归档的要求有文件材料归档的要求; ; 档案工作纳入企业各项工作计划；档案工作所需经档案工作

46、纳入企业各项工作计划；档案工作所需经费要有费要有“资金资金”作保障，。作保障，。 档案工作纳入公司分管领导、各职能部门相关人员档案工作纳入公司分管领导、各职能部门相关人员、档案专职人员的岗位职责。（全员担责）、档案专职人员的岗位职责。（全员担责）6/2/2022 （2）“四参加四参加”制度制度 档案部门或档案人员参加公司重大活动、重要档案部门或档案人员参加公司重大活动、重要会会 议，专门盯控应归档文件材料的收集、归档工作；议，专门盯控应归档文件材料的收集、归档工作； 档案部门或档案人员参加企业科研课题、设计档案部门或档案人员参加企业科研课题、设计项目以及产品的评审、监定会；项目以及产品的评审、

47、监定会； 档案部门或档案人员参加企业基建工程竣工验档案部门或档案人员参加企业基建工程竣工验收工作；收工作； 档案部门或档案人员参加仪器设备开箱验收工档案部门或档案人员参加仪器设备开箱验收工作作。 6/2/2022 (3)(3)“四同步四同步”制度制度 档案工作与科研、生产经营、产品研发、销售等各项活动档案工作与科研、生产经营、产品研发、销售等各项活动实行实行“四同步四同步”管理：管理： 下达计划任务，同时提出文件材料的归档要求；下达计划任务，同时提出文件材料的归档要求； 检查计划进度，同时检查归档文件材料形成情况；检查计划进度，同时检查归档文件材料形成情况； 评审、鉴定科研成果，同时验收鉴定档

48、案材料的完整、准评审、鉴定科研成果，同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；确、系统情况； 上报登记和评审奖励科技成果，同时须档案部门出具文件上报登记和评审奖励科技成果，同时须档案部门出具文件材料归档情况证明材料材料归档情况证明材料6/2/2022 （4 4） 实施实施“三纳入三纳入”、“四参加四参加”、“四同步四同步”制制度的要求度的要求 1、产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，、产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，归归档文件材料不齐全、不准确、不系统，不能组织鉴定、验收档文件材料不齐全、不准确、不系统，不能组织鉴定、验收；施施工单位移交的档案资料不符合归档要求，工单

49、位移交的档案资料不符合归档要求，档案部门不签字，工程档案部门不签字，工程经费不得结算。经费不得结算。 2、产品和工程创优、科研成果评奖、产品和工程创优、科研成果评奖、归档文件材料不完整，归档文件材料不完整，档案部门不签署意见，不得申报。档案部门不签署意见，不得申报。 3、档案部门或档案员参加上述活动中，及时收回应归档的、档案部门或档案员参加上述活动中，及时收回应归档的全部文件材料；全部文件材料； 4、贯彻、贯彻“ “三纳入三纳入” ”、“ “四参加四参加” ”、“ “四同步四同步” ”制度，关键要制度，关键要抓落实。抓落实。要建立责任追究制度，谁违反规定，造成档案流失、损毁，追究要建立责任追究

50、制度，谁违反规定，造成档案流失、损毁，追究相关部门领导及相关责任人的责任，并与经济考核挂钩。相关部门领导及相关责任人的责任，并与经济考核挂钩。6/2/2022 档案法档案法规定：下列行为之一的，由县级以上规定：下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； （二）擅自提供、抄录、公布、销毁