会计档案管理与案卷格式规范课件.ppt

1、 会计档案管理与案卷格式规范会计档案管理与案卷格式规范一、概述一、概述二、会计档案的概念、作用二、会计档案的概念、作用三、归档与不归档范围三、归档与不归档范围四、会计档案的分类整理四、会计档案的分类整理五、保管与移交五、保管与移交六、会计档案的鉴定和销毁六、会计档案的鉴定和销毁 一、概述 1984年财政部、国家档案局联合颁发了会计档案管理办法，1986年自治区财政厅、档案局出台了新疆维吾尔自治区会计档案管理实施办法，对会计档案的整理、分类、立卷、归档、移交、接收、鉴定、销毁、利用等做出了具体规定。从而使会计档案逐步走向规范。1998年国家财政部、档案局在总结原会计档案管理办法实施的情况和充分调

2、查研究的基础上，依据会计法和档案法的有关规定，对会计档案管理办法进行了修订，一直执行至现在。2008年6月，为适应会计档案整理需要，进一步规范会计档案案卷格式又出台了行业标准会计档案案卷格式（DA/T39-2008），进一步做出了详细、具体的规定。这里我就会计档案管理和案卷格式规范结合两个标准进行讲解，与大家共同探讨。会计档案案卷格式 注：此办法从注：此办法从20092009年已经开始执行，我县按照年已经开始执行，我县按照玛纳斯县会计档玛纳斯县会计档案案卷格式案案卷格式从从20102010年开始执行，新办法之前的沿用老方法保持年开始执行，新办法之前的沿用老方法保持不变。不变。 二、会计档案的概

3、念、作用 1、概念 会计档案是机关、企业、事业单位或其他组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算材料。 办法第五条规定：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 会计凭证会计凭证：是各单位经费收支的原始记录，是明确经济责任的书面证明，是会计记账的依据。 会计账本：会计账本：是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反应各项经济业务的簿册。 财务报告：财务报告：是总括和反应机关、企事业单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的报告性文件。 2、作用 会计档案是国家档案的重

4、要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在经济活动中有无违法乱纪等行为；为解决债券债务纠纷和民生问题提供依据；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家和地区制定宏观经济政策及单位制定 经营决策提供参考。 三、归档与不归档范围1、归档范围归档范围：凡是在会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他类的会计专业核算材料等，都必须归档。（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证（包括工资表）。（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他

5、会计帐簿。（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报表。（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。注意：注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。 2、不归档范围：不归档范围： 财务预算、计划、制度等文件材料，不属会计档案归档范围，应当归文书档案管理。 四、会计档案的整理 （一）、整理的时间：（一）、整理的时间：各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册

6、（会计档案案卷目录），3月底前完成会计档案整理归档工作。 （二）、会计档案整理（二）、会计档案整理1、会计凭证整理：2、会计账簿整理：3、财务报告整理： （三）会计档案（三）会计档案分类分类、排列、编号、排列、编号 （四）会计档案案卷（四）会计档案案卷目录填写及装订目录填写及装订 1、会计凭证整理、会计凭证整理（1）、立卷和装订：）、立卷和装订：一册为一卷 ；工资表要抽出单独立卷。（2）、 会计凭证封面项目填写：（3）、 装盒： 单 位 统 一 ：mm 会计凭证封面格式会计凭证封面格式 全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号 (2）会计凭证封面项目填写2.2 封面项目的填写方法2.3.1 单位名

7、称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如：“玛纳斯县财政局”、“玛纳斯县经贸委”，不得简称“本局”、“本委”、“本办”等。2.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算内（外）会计凭证”等。2.3.3 起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。2.3.4 册数：填写2.3.3时间界定内会计凭证的册数。2.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。2.3.6 记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。2.3.7 记账凭证数：填写记账凭证的张数。2.3.8 附件数：填写

8、本册会计凭证的附件张数。2.3.9 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。2.3.10 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。2.3.11 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。2.3.12 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。2.3.13 备注：填写该本凭证需要说明的事项。2.5 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。2.6 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。2.7 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内不

9、允许出现重复的案卷号。 （3）、会计凭证盒填写方法 3.2.2 正面项目 3.2.2.1 单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、全宗号、目录号、案卷号，根据会计凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记账凭证封面一致。 3.2.2.2 时间：填写本盒会计凭证所属年月。 3.2.2.3 归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。 3.2.2.4 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。 3.2.2.5 保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的会计档案保管期限表确定填写该案卷的保管期限。会计档案归档范围及保管期限 分 类 方

10、案归 档 范 围保管期限备 注种类类别会 计 文 件 材 料凭证1、各种原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年帐簿1、明细分类、分户帐；日记帐、总帐15年2、银行存款帐、现金出纳帐25年3、固定资产明细帐（固定资产报废后存5年）财务报告1、年度财务报告（决算报表）(包括文字分析、填表说明等)永久2、月报表、季报表5年其它1、会计移交清册15年2、会计档案保管清册、销毁清册永久3、银行对帐单、银行余额调节表5年 2、会计账簿整理 （1） 立卷和装订：立卷和装订：一本为一卷； 特殊情况特殊对待 （2）装订时在会计账簿的首页加账簿启用及接交表和账户目录 。 （3） 会计账簿封面、封底项目填写： （4）

11、会计账簿装盒：一卷或数卷装一盒，装满为止。不同保管期限的档案要分开装盒。 （5）会计档案盒项目填写：单 位 统 一 ：mm （2） 账簿启用及接交表填写方法6.3.1.2.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记账凭证封面上的“单位名称”相同。6.3.1.2.2 账簿名称及编号：填写该账簿所属的类别及其排列顺序号。6.3.1.2.3 账簿页数：填写该账簿中有内容记载的账簿页数(空白账页除外)。6.3.1.2.4 账簿起止时期：填写该账簿启用和终止的年月日。6.3.1.2.5 经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。6.3.1.2.6 接

12、交记录：该账簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。6.3.1.2.7 备注：填写该账簿中需要特别说明的情况。6.3.1.2.8 印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。6.3.1.2.9 档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该账簿的编号。单 位 统 一 ：mm帐簿启用及接交表背面格式帐簿启用及接交表背面格式 (3)会计账簿、报表封面 （3）会计账簿、报表封面项目填写4.2 会计账簿、报表封面项目的填写方法4.2.1 单位名称：与会计凭证封面一致。4.2.2 类别：填写会计档案分类（四大类）所对应的类，账簿类或财务报

13、告类。4.2.3 起止时间：账簿或财务报告的起止时间。4.2.4 保管期限：填写按照会计档案保管期限表规定确定的保管期限。4.2.5 件数：会计档案卷内目录所填写的顺序止号。4.2.6 页数：填写该会计档案的总页数。4.2.7 归档号：与案卷号一致。4.3 会计账簿、报表封底项目4.3.1 会计账簿、报表封底就是会计档案备考表项目。填写方法同后卷内备考表 (5)、会计档案盒项目填写方法5.3.2 正面项目的填写方法（会计账簿、财务报表等）5.3.2.1 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。5.3.2.2 案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案

14、卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“玛纳斯县财政局二九年度(或上半年、下半年、季度)财务报告”、“玛纳斯县发改委二九年行政(或事业、或工会)现金日记账”。文字力求简练、明确。5.3.2.3 起止时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。5.3.2.4 卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。5.3.2.5 保管期限：按照会计档案保管期限表填写该盒会计档案的保管期限。见附表。5.3.2.6 全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。5.3.2.7 案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。5.5

15、.3.2.8 盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒排列后档案盒的编号。 3、财务报告整理： （1）整理装订：一般可以按照月报、季报、年报的种类分别立卷，年度财务决算报告要单独立卷；一般一件（或一年）为一卷（含填表说明、文字分析）；本单位的报表与下属单位的会计报表，应当分开立卷。 （2）封面项目填写：同会计账簿。 （3）卷内目录、备考表填写： （4）装盒：一卷或者数卷装一盒。不同保管期限的不能装在一起。 注：凡是永久、长期保管的会计档案，禁止用不耐久材料制成，否则在整理装订时，必须要进行抢救（复制），原件与复制件同时存档，确保档案的安全保管。 （1）卷内目录填写）卷内目录填写 8.

16、4 卷内目录的填写方法 8.4.1 顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。 8.4.2 责任者：填写档案内容产生的团体和个人，即文件材料的生成部门或个人。 8.4.3 文号：填写文件制发机关的发文字号。 8.4.4 题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。 8.4.5 日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20070619。 8.4.6 页号：填写卷内文件材料所在起页的编号，最后一条条目在填写页号项时，应标明起止页号。 8.4.7 备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中

17、。 （2）备考表的填写 9.3 备考表项目的填写方法 9.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。 9.3.2 立卷人：由负责立卷者签名。 9.3.3 检查人：由案卷质量审查者签名。 9.3.4 立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。 9.3.5 检查时间：填写审查案卷质量的年月日。 9.4 适用范围: 卷内备考表适用于会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类会计档案的整理。（三）会计档案分类、排列、编号 1、分类： 一般情况一般情况（普通机关） （1）种类（凭证、帐簿、财务报告、其它）年度 （2）年度种

18、类 特殊情况特殊情况（财政机关） （3）种类年度组织机构 （4）组织机构种类年度 2、案卷排列编号例例1：一般单位会计档案的排列示意：一般单位会计档案的排列示意 1997 会 1、凭证类 1998 . . 12月 计 1997 银行存款帐、现金日记账 2、帐簿类 1998 . 总帐、分类帐、明细帐、日记帐. 档 1997 年报 3、财务报告类 1998 季报 . 月报 案 4、其他 类 1997 2、案卷排列编号 在最末级类目下每一类按时间先后在最末级类目下每一类按时间先后 顺序、区分顺序、区分保管期限排列，分别编制跨年度的案卷号。保管期限排列，分别编制跨年度的案卷号。 一般情况下，同一年度的

19、凭证按时间先后顺序排列，凭证种类和数量多的单位可先按凭证种类排列，再按月顺序排列 。工资表作为凭证类与凭证分开排列。同一年度的帐簿一般按帐簿种类（依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等）进行排列，不同保管期限的账簿分开排列。本单位年度财务报告与季报、月报分开排列。 档号编制要做到：在一个全宗内目录号不重复；档号编制要做到：在一个全宗内目录号不重复；在一本目录内案卷号不重复；在一个案卷内页号（件）在一本目录内案卷号不重复；在一个案卷内页号（件）不重复。不重复。 例1：会计凭证。1996年会计凭证1月份2本、2月份2本、3月份5本、4月份8本. .12月8本，全年共50本，1997年1月份3

20、本、2月份2本、3月份5本、4月份6本. .12月6本全年为46本。案卷号为： 1997年1月第一本若编为1号，依次类推，案卷号为1-50号 ，1998年接着1996年编号为51-96号。接近4位数时可断开，另从1开始编号。同时，原来所给定的目录号也要随之目录号也要随之变动变动（由综合档案室统一给定）。 例2：会计账簿。1997年有银行存款日记账、现金日记账、总账、分类账、收款明细帐、付款明细帐、往来账。1998年亦如此。案卷号为：1997年25年保管期限帐为1、2, 1998年为3、4。1997年15年保管期限帐为1-5号，1998年为6-10号。不同保管期限的账簿要分开排列编卷号，其他依次

21、排列。 例3：财务决算。每年一本（卷），从1997年开始至2010年，共14本。案卷号为：1-14号。其他类根据材料情况排列编号，有的要放在全宗卷中。 （四）会计档案案卷目录填写及装订（四）会计档案案卷目录填写及装订 1、会计档案案卷目录填写会计档案案卷目录填写7.3 填写方法7.3.1 案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。7.3.2 类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务报告类”等。7.3.3 题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。7.3.4 起止时间；填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉

22、伯数字分两行填写，月日不足2位的在前面补0。 如： 7.3.5 保管期限：根据整理会计档案确定的保管期限填写。7.3.6 卷内页数：指会计凭证总页数、账页总也页数或财务报告的总页数，根据该卷会计档案的具体页数填写。7.3.7 备注：填写记账凭证起止号或其他需要说明的事项。2009012620091230 单 位 统 一 ：mm 图图A 会计档案目录格式会计档案目录格式 2、案卷目录装订、案卷目录装订 会计档案案卷号确定后，编制案卷目录，完成后应用规范的目录夹装订，案卷目录分类别分别装订，当一个目录夹装完后，应从新的年度开始启动新的目录夹（这也就是说案卷号又要从1开始编）。 五、保管与移交：五、

23、保管与移交： 1、保管：、保管： 在会计机构内部指定专人保管会计档案。出纳人员不得兼管会计档案。 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，及时登记会计档案利用情况。 2、移交：移交： 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清单（移交清单格式移交清单格式10.1项），项），向本单位档案部门移交，统一保管；未设立档案机构的，由会计机构内部指定的兼职人员保管。单 位 统 一 ：

24、mm图图A 会计档案移交清单格式会计档案移交清单格式 会计档案移交清单填写 10.3会计档案移交清单填写方法 10.3.1 年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。 10.3.2 移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。 10.3.3 接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。 10.3.4 监交人：由监督办理接交档案手续的人员签名。 10.3.5 移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。 10.3.6 备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。 六、会计档案的鉴定和销毁六、会计档案的鉴定和销毁 （一）

25、会计档案鉴定的依据：（一）会计档案鉴定的依据：会计档案的保管期限，根据其特点分为：永久、定期两种。会计档案保管期限中的永久保存为50年以上。定期保管分为：25年、15 年、10年、5年等几个层次。见会计档案保管期限表，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 （二）会计档案的鉴定（二）会计档案的鉴定 第一步：初步鉴定。是在会计核算材料整理过程中由会计人员完成。 第二步：复查鉴定。档案部门接收会计部门移交的档案后，要定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定。 第三步：销毁鉴定。对保管期满可以销毁的档案，由档案部门提出意见，再由会计部门与档案部门共同鉴定，造具销毁清册，经

26、过批准可以销毁。 （三）会计档案的销毁 会计档案的处置就是对已满一定保管期限的会计档案做出继续保存或剔除销毁决定的一项会计档案管理活动。 1.保管期满但未结清的债务债权的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，继续加以保存，并保管到未了事项完结时为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 2. 正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 3、销毁会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册（或称清单），单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 4、销毁会计档案时，应当由档案机构会同会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。 5、监销人要在销毁会计档案之前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 强调几点： 1、从整理2010年档案开始，会计档案案卷格式项目要按照玛纳斯县会计档案案卷格式填写。 2、档案装具要使用由县档案局监制的统一装具。 3、关于会计档案移交问题。 谢谢大家！ 再见！再见！