公文处理与档案管理培训课件.ppt

1、公文处理 与档案管理 May 31, 2022第二届青年奥林匹克运动会组织委员会1公文处理文件的生命周期理论发文处理收文处理概念区分May 31, 20222文件的产生发文文件的运转办文暂时 保存 归档永久保存/销毁1. 文件的生命周期1940年，美国档案学者菲利普布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。May 31, 202232. 发文处理May 31, 20224拟文：拟文： 拟稿人拟稿人核稿：核稿： 发文单位、内容、文种、格式发文单位、内容、文种、格式签发：签发： 部门领导部门领导组委会领导组委会领导登记：登记： 发文字号发文字号缮印：缮印： 复核：发文手续、附件等复核：发文手续、附件

2、等 发文处理拟稿纸文头纸May 31, 20225May 31, 20226第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件青奥组委0117号 青奥组委20117号 签发人：委20117号关于的请示 中国奥委会： 经* * *。 附： 二 二一一年六月九日二月十一日二第二届青年奥林匹克运动会组织委员会 青奥组委函20117号关于 的函 ： 一 、 小标宋或黑体 （ 一）3号楷体 1. 3号仿宋 （ 1 ） 二一一年七月四日 第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件 青奥组委20117号 签发人：组委会领导1、青奥组委的决定、意见、通知、通报；2、青奥组委给国务院及其部门的报告、请示；3、青奥组委与其它单位

3、联合发文；4、青奥组委各部门部级以下领导职务的任免；5、以青奥组委名义批转组委会各部门的文件； 6、经委领导同意的其它文件。2.1 组委会行文May 31, 202272.1 组委会行文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会1、函件 青奥组委函20117号2、批复 青奥组委复20118号May 31, 202282.2 青奥办行文南京市青奥会工作领导小组办公室文件宁青奥办发20112号给市委、市政府的请示、报告；给市委、市政府的请示、报告；与市有关部门联合发文；与市有关部门联合发文；给市有关部门及各区县青奥办的通知、意见等；给市有关部门及各区县青奥办的通知、意见等；其他需要发文的事项其他需要发文的

4、事项南京市青奥会工作领导小组办公室与市有关部门商洽工作的函件与市有关部门商洽工作的函件 宁青奥办函 20112号青奥办的批复青奥办的批复 宁青奥办复 20112号May 31, 202292.3 部门行文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会部（厅）文件 青奥厅201117号 签发人：部门领导1、青奥组委各部门的请示、报告、决定、通知等2、两个以上部门联合发文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会部（厅）1、函件 青奥策函20117号2、批复 青奥宣复20118号May 31, 2022103. 收文处理签收 登记、填写办文单或传阅单审核 是否受理、文种、办理意见送阅 组委会领导审批转办 转交各部办理

5、催办催办 3个工作日内处理，并报告办理结果May 31, 2022113.1 文件办结已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理程序并有结果；上级机关公文，已经通过行文或其他方式贯彻执行；要求组委会（或青奥办）答复问题的来文已经作出明确答复；应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。May 31, 2022124. 概念区分“请示”与“报告” 。报告中不得夹带请示事项。“请示”与“函”（商请函、询答函、请批函、答批函）“南京市青奥办”与“南京青奥组委”“拟文”与“办文”、“传阅”May 31, 202213档案管理什么是档案文书档案数码照片档案实物档案重大活动档案的收集文献资料May 31, 202

6、2141. 什么是档案May 31, 202215 档案是阶级社会的产物。如：商代的殷墟、汉代的兰台、石渠阁、唐宋的架阁库、明清的黄册库、皇史宬等。1. 什么是档案定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。May 31, 202216各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的保存备查的历史文件保存备查的历史文件记录方式和载体是多种多样的记录方式和载体是多种多样的历史的原始记录历史的原始记录1. 什么是档案档案的种类产生领域文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、人事档案、诉讼

7、档案等）载体形式纸质档案、非纸质档案（甲骨、泥板、布帛、胶片、磁介质等）记录方式文字档案、电子数码档案、实物档案、录音、录像档案、口述档案等May 31, 2022171.什么是档案档案工作的内容档案工作基础工作收集整理鉴定保管统计检索编研利用编研提供利用May 31, 2022182. 文书档案归档范围1、工作计划、方案、总结、大事记、简报等。2、制发的各种文件及领导批示。3、工作中形成的部门职责、规章、守则等。4、党支部活动形成的文件、总结、报告等。5、重要会议记录、重要统计资料。6、人民群众来信、来访及处理人民群众来信、来访形成的电话记录、处理意见、报告等有关材料。7、外出考察活动资料、

8、考察报告。8、与相关单位或国际奥委会等国际组织的往来信函、文件。9、以青奥组委名义签署的各种合同、协议书、备忘录等法律文本。May 31, 2022192.1文书档案归档范围办公厅上级机关制发的重要文件，包括党中央、国务院及中央、国家有关部门对青奥组委请示事项的批复；上级领导有关青奥组委工作的讲话、指示、批示、信函；党和国家领导人为青奥会所作的题词、贺词、讲话和指示等。 以青奥组委名义制发的文件材料青奥组委向上级部门提交的工作报告；青奥组委与中央、国家有关部委、各有关省市及有关单位商洽工作的函件。青奥组委党组会、全会、执委会、秘书长办公会、专题会及其他重要会议的文件材料。May 31, 202

9、2202.1 文书档案归档范围办公厅青奥组委领导同志在国内外重要活动中的讲话和陈述稿，开幕词、闭幕词；收、发的各类电报、传真、秘密文件。青奥组委编印的大事记、简报等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作规章制度等；车辆安排、使用、调度方案；办公用品、设备的购置计划、请示、批示及与有关单位签订的合同、协议等文件材料。May 31, 2022212.1 文书档案归档范围国际联络部接待国际奥委会、各国际单项体育组织成员形成的文件材料；与制证工作相关的报名表、证件格式及内容等文件材料；青奥组委外事接待、出访工作计划、安排及相关文件材料，包括请示、批件、登记表等；重要外事活动方案，外宾、贵宾名单，邀请

10、函，会谈纪要，备忘录等；大型宴会方案等。外交部及我驻外使(领)馆和驻外机构发来的电报。May 31, 2022222.1 文书档案归档范围总体策划部青奥组委向国际奥委会提交的工作报告；以青奥组委名义向国内外媒体和社会各界发布的文稿；青奥组委年度工作报告、工作要点、工作总结；青奥组委重点工作计划；编制总体工作进度表及基础计划；有关青奥村的工作计划和实施方案；项目管理和风险管理工作中产生的文件材料。May 31, 2022232.1 文书档案归档范围人力资源部青奥组委机关党委、团支部、工会工作及活动中形成的文件材料；青奥组委组织机构设置和人员编制方案，各部门、赛区工作职责；与志愿者工作有关的文件材

11、料；各部门、赛区工作人员手册；干部任免及人员调配材料；各部门、赛区工作人员的工资福利、生活补贴办法；工作人员培训计划及实施细则；年度考核办法及相关材料；面向社会公开招聘形成的文件资料。May 31, 2022242.1 文书档案归档范围市场开发部各项执行计划、赞助商识别计划、火炬接力活动市场开发计划、文化活动市场开发计划、市场开发预算等；青奥组委赞助商、供应商销售计划；特许经营计划及邮品、纪念币计划；对青奥组委潜在赞助领域和赞助企业进行调研、分析的材料；对赞助商转播商的接待计划及提供服务所产生的文件材料；赞助商顾问组会议、赞助商研讨会等相关会议材料；青奥组委票务战略计划和操作方案；青奥组委捐赠

12、登记及各类统计资料等。May 31, 2022252.1 文书档案归档范围文化教育部举办各种大型活动、庆典仪式过程中形成的文件材料，包括会徽发布、开、闭幕式、火炬传递等活动方案等；策划、组织奥林匹克文化节工作中形成的文件材料；CEP、奥林匹克教育活动、奥林匹克主题活动形成的文件材料；会徽、吉祥物等的设计方案及相关文件材料；征集、评选会歌文件，会歌原稿及青奥会入选歌曲名录等；城市景观设计活动的相关文件材料。May 31, 2022262.1 文书档案归档范围新闻宣传部宣传工作大事记、简报、会议纪要等；对国内、外宣传工作的意见；宣传画册、折页、宣传画等宣传品的设计、评选方案及相关材料；参加国内外有

13、关展览活动的布展方案、图片、预算等资料；青奥组委网站形成的各种材料；新闻发布会的材料及对国内、外宣传口径、宣传口号及标语；比赛场馆、青奥村宣传布置方案；接待境内(外)记者的方案及相关材料；涉及奥林匹克出版物的相关材料May 31, 2022272.1 文书档案归档范围体育与场馆部竞赛规程总则、总秩序册，各竞赛项目设置方案、竞赛日程表；确定比赛(训练)场地的文件材料；28个国际单项体育组织（IF）关于确认奥运会比赛场馆、竞赛日程的文件材料；运动员资格审查办法；运动员报名手册，技术代表、技术官员、运动员名册；竞赛纪律的有关规定，抽签方案等；编写的技术手册、指南等May 31, 2022282.1

14、文书档案归档范围体育与场馆部颁奖工作方案，奖杯、奖牌设计制作方案、合同书等；审定场地、器材、计时、记分设备的文件；选派培训裁判员，建立仲裁委员会，确定裁判长（总裁判长）、副裁判长（副总裁判）的文件；总成绩册，每日成绩公告。May 31, 2022292.1 文书档案归档范围财务部青奥组委预算、决算；各部门年度预算草案、最终批复及相关文件；青奥组委经费使用规定、实施细则；青奥组委财务制度及管理办法；青奥组委物资需求计划，物资、采购的管理制度及相关文件；青奥会财政风险管理过程中形成的文件；青奥组委外汇使用和管理办法；青奥组委出国人员用汇审核、批汇、结汇等工作中形成的文件材料。May 31, 202

15、2302.1 文书档案归档范围信息技术部“科技青奥”总体方案、实施计划；计算机系统、通信项目等工作的运行、实施方案；办公区局域网管理、设施布局、网络服务等文件材料；计算机服务系统技术手册、使用指南；青奥会期间的计时记分、成绩处理、运动会管理、青奥组委网站等信息系统所形成的文件材料；青奥会场馆电信和电子技术系统的规划、实施监督、验收、运行及组织、培训、分配场馆运营队伍中形成的文件材料。May 31, 2022312.1 文书档案归档范围后勤保障部安保工作规划，比赛场馆建设中安保工作要求的相关文件材料及各类安保工作信息资料；设计、制作、审核、发放及管理各类证件的文件材料；青奥会医疗服务工作规划；各

16、项医疗准备工作的相关文件材料；配合有关部门推动开展疾病防疫、监测等工作的相关文件材料；有关医疗培训和兴奋剂检测前期准备工作形成的文件材料；与动物检验检疫工作相关的文件材料。青奥会期间住宿、交通、餐饮战略计划、运行计划及相关文件材料May 31, 2022322.2 文书档案的归档要求归档文件应为原件归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求每年二月底前，将部门档案向办公厅档案室移交，六月前完成组委会前一年档案归档跨年度文件归档年度的确定May 31, 2022332.3 文书档案的整理May 31, 202234件的确定装订排列编制归档号编目装盒2.3.1 件的确定文件正本与

17、不同稿本正文与附件正文与文件处理单等原件与复制件转发文与被转发文报表、名册、图册等来文与复文未装订的式样同一的表格不便拆开整理的会议记录类材料May 31, 2022352.3.2 装订 归档文件应按件装订正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。 May 31, 2022362.3.3 编目件号责任者题 名日

18、 期保管期限页数备注36新闻宣传组关于国际奥委会主席罗格在宁访问的新闻宣传实施方案20100812永久837市委书记信箱来信交办单关于李剑飞关于建议引进水上自行车项目的来信的答复（附来信）20100813永久338体育与场馆部关于赴新加坡青奥会、广州亚运会实习考察情况的报告20101231永久7May 31, 2022373. 数码照片档案May 31, 202238照片号：20100055题 名：在国际奥委会122次全会上国际奥委会主席罗格宣布南京获得2014年青奥会主办权责任者：南京市青奥办拍摄时间：20100110摄影者：国际奥委会3.1 归档范围领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公

19、务活动的照片。本单位组织或参加的重要外事活动的照片。记录本单位重大事件、活动的照片。其他具有保存价值的照片。May 31, 2022393.2 归档要求数码照片及其文字说明应同时归档归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片，按双套制要求保存归档的数码照片原则上应为原件May 31, 2022403.3 著录项目照片号责任者照片题名拍摄时间类别 摄影者密级备注20100001南京市青奥办南京申办代表团参加瑞士洛桑举行的国际奥委会青奥会申办工作会议，图为代表在现场研究工作，左一国家体育总局外联司司长宋鲁增，左三王咏红副市长20090310数

20、码件蒋平 20100002南京市青奥办季建业市长到青奥办调研工作，图为季建业市长（左四）讲话20091121数码件蒋平 20100003南京市青奥办国际奥委会第122次全会青奥会申办城市陈述会议会场20100210数码件杨磊 May 31, 2022414. 实物档案会徽设计特许商品吉祥物奖牌证书May 31, 2022424.1 实物档案归档范围青奥会会徽、吉祥物、会歌、火炬等青奥产物及相关纪念品、旗帜等实物青奥会开闭幕式及各比赛场馆举行的半决赛、决赛等重大活动、会议的门票，以及相关标志、宣传册、纪念品、证件和奖杯、奖牌等相关实物的样品、模具等由青奥组委指定企业设计的各类特许产品，如钥匙链、

21、纪念章、纪念邮票、纪念币、邮折等国家机关、社会团体及个人举办的各类活动中，与青奥相关的，并捐献给青奥组委的各种实物和文献资料May 31, 2022434.1 实物档案归档范围国家机关、社会团体及个人为青奥会制作并捐献给青奥组委的各种实物及其背景资料，包括工艺品、横幅等上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等青奥组委对外交往中获赠的重要纪念品青奥组委成立以来使用过的牌、匾、印章等其它有保存价值的实物May 31, 2022444.2 实物档案归档要求应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应

22、先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档May 31, 2022455. 重大活动档案收集请示、批复、活动方案及主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文）、签到簿、开闭幕词、上级领导人贺辞、题词、讲话、总结代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道分会会议的讨论记录，会议代表登记表、接待手册、合同、协议、经费预算、工作预案等各类证件、纪念品及各类音频、视频文件其他需归档的文件材料May 31, 2022466. 文献

23、资料青奥会在申办、筹备和举办各阶段获得的，有参考作用的书刊、手册、指南、画册、图表、报告、会议文件等各类纸质、声像、电子等载体形式的文件材料。各部从国际奥委会、国际单项体育联合会及其他有关国际机构获得的文献资料； 各部工作人员参加国内外各类会议、培训和其他交流活动带回的文献资料；各部认为重要，应推荐共享的其他文献资料。May 31, 202247档案的保管电子档案整理好的电子档案应脱机保存。推荐采用只读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘和可移动载体不能作为电子档案的存储载体不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存May 31, 202248 谢谢大家！May 31, 202249