数据管理培训课件.pptx

1、数 据 管 理 培 训管管理人员关心的问题理人员关心的问题监测监测发生了什么？正在发生什么？分析分析到底了生了什么？计划与预算计划与预算将会生了什么？期望如何发生？管理目标管理目标为什么要用为什么要用EXCEL？不同系统的数据不同人员的数据不断增长的数据。发现数据内部的规律为商业决策提供依据预测未来的发展趋势记录记录计计算算汇汇总总分析分析用用EXCEL数据管理的目标数据管理的目标规规范化范化自动自动化化系统化系统化内容一设计管理您的表格二开始计算您的数据三函数高级应用及案例四管理和分析您的数据五汇总和展示您的数据课程内容表单FORM清单LIST报表REPORT数数据据收收集集数数据据整整理理

2、数数据据计计算算数数据据管管理理数数据据分分析析数数据据呈呈现现课程1、管理您的表格p工作表的使用技巧p单元格使用技巧p填充数据的技巧p表格处理的技巧管理您的表格-要点1. 为每个管理目标开个列2. 不要随意合并,基础数据表格单元切不可合并3. 允许重复的行,不允许重复的列4. 收集数据用一维表格,呈现数据用多维表格5. 没事不要乱涂颜色1.工作表的使用技巧选择多个工作表插入多个工作表同时编辑多个工作表设置标签颜色快速选择工作表2.单元格使用技巧如何快速选择所要对象合并单元格技巧隐藏所有不用的单元格3.填充数据的技巧填充文本技巧填充日期技巧填充序列技巧链接数据多行文本输入4.表格处理技巧翻转表

3、格两列表格互换一列数据要分为两列来存放复制表格时保持列宽数据类型与数据格式 数据类型与数据格式是一回事吗? 如何判断数据的类型 单元格格式如何影响数据类型 文本型的数字如何参与计算 如何改变数据类型数据类型与数据格式-要点要点 数据格式是电脑上打印出来的样子 数据类型是数据本身具有的特性 文本 ISTEXT() 数字 ISNUMBER() 逻辑 ISLOGICAL() 文本型式存储的数字 参与四则运算时会变成数字 参与函数运算时会被忽略不计改变数据格式不会改变数据类型,但是改变数据格式会影响新生成的数据类型课程2:开始您的计算p使用公式计算的原则p单元格地址p常用函数及使用技巧p日期函数运算p

4、文本函数运算p统计函数单元格地址相对地址绝对地址命名地址1、相对地址相对一址以列标加行标的表示。 如A2，B1:C20相对地址在使用时，会随着引用单元格的变化而变化2、绝对地址绝对地址在行标或者列标上添加$符号。如：A$10, $B8 , $C$15 , $A$1:$D$10绝对地址表示引用时，被绝对限制的地址不随着公式位置的变化而变化相对地址与绝对地址快速转换键： F43、命名地址命名地址是将某一单元格或区域用特定的名称来表示命名地址的名称不能与现有单元格地址重复，并且不能以数字和特殊字母开头操作：“插入”“名称”“定义”常用函数及使用技巧 Sum() Average() Max() Min

5、() Small() 统计数字单元格个数：count() 统计所有单元格个数：counta() 统计空白单元格个数：countblank()日期函数运算 Today()当前日期 Now()当前时间 Year()求年 Month()求月 Day()求日 Weekday() 求星期几 Date()组合日期文本函数 连接文本符号 & 字符长度Len() 取字符串Right(文本串，长度)Left(文本串，长度)Mid(文本串，起始位，长度) 查找字符 Find(目标文本，包含文本) 清除文本Trim() , Clean()统计函数 取整Int() 四舍五入Round()四舍五入Roundup()无条

6、件入Rounddown()无条件舍 排名次 Rank() 求余数 Mod()案例案例3 Q U课程3、函数高级应用及案例pIf() 函数pSumif()函数pCountif()函数pVlookup()函数p处理公式的出错信息pAnd、Or、Not逻辑处理p符号“=”“=”“”表达在函数中进行文本引用，得加在函数中进行文本引用，得加” 引号引号IF函数 针对不同的情况进行不同的操作 语法：IF（条件判断，条件为真时返回值，为假时返回值） 嵌套使用：IF（条件判断，IF（），IF（）SUMIF函数 对满足条件的数据进行求和 语法：SUM（条件区域，条件，求和区域） 二分法设计思路（对称法） 求和区

7、如果与条件区域相同时可以省略COUNTIF()函数 对满足条件的数据进行计数 语法：COUNTIF（条件区域，条件）VLOOKUP()函数 示例2 根据已知的值查找数据 语法：Vlookup(要查找的值，查找的范围，返回的列，查找方式) 查找的范围：可能存在值的列表，首列必须唯一，且首列包含要查找的值。 返回的列：查找的范围中第几列。 查找方式：True 表示模糊查找，False 表示精确查找在EXCEL中可能出现的错误值 #DIV/0!不能除以0，为了避免这样的错误可使用IF函数 #N/A数据无效或没有定义 #NAME? 包含了没有定义的范围或单元格 #NULL!试图引用两个没有重叠区域的2

8、个单元格区域 #NUM!无效参数，或者返回的数值超出excel定义范围 #REF!无效的单元格引用 #VALUE!数据类型错误，或在输入函数时出现输入错误课程4、管理和分析您的数据p对数据进行管理p对数据进行分析1）对数据进行管理数据的导入记录单排序筛选分类汇总数据的导入 导入文本文件数据 导入HTML文件中的表格数据 利用导入合并EXCEL数据记录单 添加数据 查找数据 删除数据分级显示数据 创建数据分级显示，用鼠标单击即可显示和隐藏明细数据的级别 可使用分级显示符号来查看单个汇总和标题下的明细数据。排序 升序和降序 排序的依据 单一排序和多重排序 难点： 恢复混乱的状态 按重要程度来排序筛

9、选 自动筛选 高级筛选 同行中的条件关系为“与” 同列中的条件关系为“或”2）对数据进行分析 条件格式 对公式和数据跟踪分析 单变量求解条件格式 通常用来对异常数据进行报警 条件格式的限制 数据条 色阶 图标对公式和数据跟踪分析 追踪引用单元格 追踪从属单元格 释放无效数据 公式求值杜绝杜绝 “踏雪无痕”案例案例单变量求解 其实就是求解具有一个变量的方程 调整可变单元格的值，使之按照给定的公式来满足目标单元格中的目标值3 Q U课程5、汇总数据及呈现数据p使用图表表示数据规律p使用数据透视表分析和呈现数据p控制用户可以输入什么数据p保护数据的安全性图表表示要点 目标： 图表要更合适 图表要更美观 图表要更专业图表制作 建立图表 向导法 一键生成法 修改图表内容 添加系列 删除系列 移动系列图表修改更改图表类型更改图表数据源设置图表选项更改图表位置图表高级技术趋势线的绘制双Y轴的使用3D图表设置数据透视表为什么要用透视表透视表可以帮您实现什么功能怎样通过透视来分析数据透视表的要求什么样的表格容易实现很好的透视表达如何实现透视的汇总与拆分二维表格的灵活性大于多维表格如何在工作中传递数据拖拖拉拉拖拖拉拉控制用户输入什么数据定义有效性设置输入信息设置出错信息定义复杂有效性保护数据的安全性 打开文件的密码 保护工作薄、保护工作表 设置允许用户编辑的区域