档案、信息管理工作培训课件.pptx

1、 浅谈如何做好基层小型文博单位的档案信息管理工作 博物馆一、档案管理工作的作用及重要性二、档案管理中存在的问题三、 解决档案工作存在问题的对策主要内容五、档案信息管理中应注意的事项四、遵循文件档案管理规则 六、电子档案管理小知识档案 管理工作的作用及重要性 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 各级各类文博单位在其发展过程中都积累了大量的档案资料，这些档案是前人留下的宝贵财富。在信息化程度不断提高的当代社会，合理保存及开发利用文博单位的档案资料也显得尤为重要。

2、但是，文博单位的档案工作又不同于其他专业的档案馆或档案局，它有其自身的特色和需求。 文博单位的档案记录了文博单位的诞生和成长，记录了一代又一代文博单位工作者奋斗、拼搏、创新的光辉形象。文博单位应最大限度、最大范围地利用档案资源，充分发挥档案作用。保存档案是为了更好地利用档案。领导和工作人员为了有效地实施管理，开展各项业务活动，往往需要借助于档案。无论是制订计划、研究案例、进行决策、总结经验，还是处理日常事务，还是文博单位的精品展览申报、馆藏资产评估以及与其他单位发生诉讼纠纷等等，往往都需要查考相关的档案资料，提供了确凿有力的凭证。 举例说明，国家文博单位机要档案科经常协助展览部、资产财务处、后

3、勤服务处等各部门查阅档案资料，为文博单位的精品展览、资产评估以及诉讼等各项工作提供有力可靠的凭证。如在2004年，文物捐献者的后代杨某因生活困难两次向文博单位提出补助，现任领导责成有关人员查阅当年的档案，很快找出了相关会议记录的文件资料，使事情得到了圆满解决。又如2005年，王某与国家文博单位租赁合同纠纷案件中，由于博物馆保存有确凿的档案证据，使得一审、二审均胜诉，有力地维护了文博单位的合法权益。诸如此类的事件不胜枚举。档案管理存在的问题 1 文博单位档案管理工作意识淡化文博单位陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作的快速发展，获得了文博单位管理者更多的关注，而对文博单位档案管理工作的重要

4、性则被淡化了，文博单位档案管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识，认为这项工作可有可无，在档案管理工作中意识不到档案保管的重要性或缺乏高度的工作责任感，导致文博单位档案管理工作在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。在短期内，可能看不到明显的影响，但基层单位人员少，且缺少一专多能型人才，一旦出现人员更替或变动，业务衔接有困难，相当于工作重新做一遍，所以更需做好档案信息管理工作，以便于人员交替后的工作衔接。 2对档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划近几年，文博单位工作中进行了一系列诸如达标升级之类的实质性考核，但达标以后，往往不够注重档案存储，缺少长期性和连续性的管理，再加上的重要作用的认识不足，不

5、同科室对档案综合管理的参与程度不够，造成了文博单位档案工作有任务，但计划不足；有形式，但效果不够。文博单位档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。 3文博单位档案管理工作缺乏规范性管理手段当前文博单位档案管理不规范主要表现在：一是文博单位档案收集不规范。以栖霞市文博单位文物档案为例，有关文物的档案包括文物收藏档案、文物保管档案、文物展陈档案、文物修复档案、文物借展档案等，这些档案分属文物科、陈列科、办公室等不同的部门进行收集管理，各部门之间各司其职，按照不同的工作方式进行记录、收集、整理的相关档案之间无法进行综合利用。二是档案整理不规范。社会上各种各样的培训很多，但对档案人员的专业培训却相

6、对缺乏，在立卷过程中不按照档案规范立卷；三是档案管理硬件条件不够。基层文博单位大多受藏品、人才、资金及设施条件等制约，部分工作开展起来就会比较困难。档案管理 解决档案工作存在问题的对策 1自觉增强档案意识，坚持规范建档我们基层文博单位一定要增强档案意识，通过收集、整理各项资料，详细甄别分类，确保资料的准确性和完整性。 2.加强培训力度，建立健全相关管理制度一是要明确文博单位档案管理负责人、档案员的岗位职责，形成覆盖全馆的档案管理机制。二是要坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，按照完整、准确、翔实的要求，按照规范、标准的原则整理归卷、立卷，把文博单位档案整合为相互独立，又有集中备案的整体，最

7、大限度地提高文博单位档案工作的档次。三是要科学备案，使立卷的档案内容能够科学分类、流程清晰、检索方便，实现最大程度保存历史信息的目的。（纸质档案的档案档案盒上要贴目录，目录上详细记录档案盒内有哪些档案；电子档案要将文件夹分清晰，可以从时间、到工作分类、到内容（谁做的）等，标题一定要尽可能详细，以方便检索） 3.搞好文博单位档案的信息化建设，做好文博单位档案的研究和利用电子信息时代的到来给档案管理带来新的革命，文博单位人和档案工作者不应只停留在保管纸质档案上，还需电子载体，进一步研究利用，档案工作者很大一部分时间是直接通过电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，做好收集、立卷、保管、等工作

8、，维护文件档案的完整和安全。我们要借助系统本身的局域网络，实现档案信息资源共享。我们应该有计划、按标准，在加强档案研究工作的同时，不断地摸索，善于总结经验，使档案的潜在价值发挥到最大。（共享文件夹，总档案存储设备、载体）档案管理规则 1.设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。（比方说，现在大部分电脑都可以有光碟刻录功能，我们可以把电子档案及时可能光碟来保管，包括很多珍贵纸质档案，在用相机拍摄后或扫描后，都可以变成电子档案，再刻碟来保管）2.

9、凡是单位在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本单位相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 3.每个人做完工作后，都要做好收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。单位部门或个人在完成档案材料的收集、整理、立卷和归档工作后，一式两份，一份存档案室，一份本部门留存，以备查找。（电子档案要在集中档案管理电子设备上进行详细备份，纸质档案要在档案管理员处备份，存档的时候就要想到2年、10年之后，甚至更久之后的使用，人员更替后的使用。） 4.立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整、能反映单位的主要情况，以便于保

10、管和利用。 5.必须把应归档的纸质文件材料按立卷要求整理预归成卷，电子材料要将题目命名好，按时间、内容分文件夹分好类后方可归档，声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容，照片档案应将照片和底片分别整理归档，会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。存储清晰明确按对象划分按主题划分按形式划分按项目划分按时间划分21201220172015201320162014存储清晰明确文件巡查记录藏品档案项目材料展陈基建材料文物普查人员信息申报材料照片讲解安全生产存储清晰明确存储清晰明确档案管理 应注意的事项1.在档案留存过程中，只留存终稿，废稿、弃稿删除、或标明。终稿终稿终

11、稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿终稿 2.不论纸质档案还是电子档案，分类清晰，标题明确，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 认真做好文件档案防损坏工作，纸质档案要防火、防鼠、防湿、防盗，电子文件的载体稳定性差，易损坏，电子档案要防病毒、防丢失。要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 3. 因工作需要查阅或借阅档案资料，须注意方式方法，不可在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件， 以防档案丢失或损坏（比方说，电子档案，你去复制，却点了剪切）。 4.对于单位机密文件及珍贵档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。电子档案管理小知识合理使用文件夹定期备份重要文件加密文件夹201220172015201320162014存储清晰明确文件巡查记录藏品档案项目材料展陈基建材料文物普查人员信息申报材料照片讲解安全生产存储清晰明确备 份总存储电脑刻录光盘移动硬盘U盘存储介质35加 密36文件夹加密Office文档加密勿忘密码谢谢！Thank you！Logo here