会展管理4—会展项目管理课件.ppt

1、会会 展展 管管 理理主编主编 王云玺王云玺上海交通大学出版社上海交通大学出版社高校会展管理系列教材高校会展管理系列教材会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理第四章第四章 会展项目管理会展项目管理 如果有一个项目，首先要考虑有如果有一个项目，首先要考虑有没有人来做。如果没有人做，就没有人来做。如果没有人做，就要放弃，这是一个必要条件！要放弃，这是一个必要条件！ 柳传志柳传志 会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理 第一节 项目管理概述 第二节 会展项目的类型与特征 第三节 管理的过程与方法会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理1.1.什么是会展项目管理

2、什么是会展项目管理2.2.会展项目管理的类型和特征会展项目管理的类型和特征3.3.会展项目管理的过程和方法主要有哪些会展项目管理的过程和方法主要有哪些4.4.正确理解会展项目管理的每个阶段正确理解会展项目管理的每个阶段会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理第一节 项目管理概述 项目是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。一次性是指项目有一个结束日期。独特意味着项目的最终。著名的项目包括：曼哈顿计划：开发出了第一个核武器 北极星导弹计划：一个洲际弹道导弹控制系统。 日常的项目包括:學生的功課 開放日 時裝表演 会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理项目管理是一门

3、项目管理是一门科学科学又是一门又是一门艺术艺术在特定组织环境中，为有效在特定组织环境中，为有效实现项目的特定目标而制定实现项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助的一整套原则、方法、辅助手段和技巧手段和技巧经常遇到相互沟通、协经常遇到相互沟通、协商谈判、解决冲突等问商谈判、解决冲突等问题，讲究艺术题，讲究艺术会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理二、项目及项目管理的特征二、项目及项目管理的特征1. 1. 项目的特征项目的特征目标性目标性独特性独特性约束性约束性对象性对象性风险性风险性不可逆性不可逆性会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理二、项目及项目管理的特征二

4、、项目及项目管理的特征1. 1. 项目管理的特征项目管理的特征复杂性复杂性创造性创造性专业性专业性会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理第二节 会展项目的类型与特征一、会展项目的总体特征服务的目标性服务的目标性项目的关联性项目的关联性客户的广泛性客户的广泛性效益的综合性效益的综合性会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理第二节 会展项目的类型与特征二、会展项目的类型及特征会展项目类型科技展示型产品交易型综合博览型会议洽谈型会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理 深圳高交会经中华人民共和国国务院批准，由国家对外贸易经济合作部、科学技术部、信息产业部、中国科

5、学院、深圳市人民政府联合主办。它于每年秋季在中国广东深圳市举办。首届交易会于1999年10月5日至10日举行。高交会集成果交易、产品展示、高层论坛、项目招商、合作交流于一体，是中国最大规模、最具影响力的大型科技类展会，有“中国科技第一展”之称。 1. 科技展示类项目科技展示类项目第二章第二章 会展项目的类型与特征会展项目的类型与特征会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理第二章第二章 会展项目的类型与特征会展项目的类型与特征1. 1. 科技展示类项目科技展示类项目 专业性强主要特点 技术含量高会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理 中国进出口商品交易会简称广交会，创办

6、于1957年春季，每年春秋两季在广州举办，迄今已有五十余年历史，是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会。自2007年4月第101届起，广交会更名为“中国进出口商品交易会”。 2. 产品交易类项目产品交易类项目会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理2. 2. 产品交易类项目产品交易类项目项目项目针对针对性强性强交易交易目标目标优先优先会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理 世界博览会（World Exhibition or Exposition，简称World Expo）又称国际博览会，简称世博会、世博，是

7、一项由主办国政府组织或政府委托有关部门举办的有较大影响和悠久历史的国际性博览活动。参展者向世界各国展示当代的文化、科技和产业上正面影响各种生活范畴的成果。3. 综合博览类项目综合博览类项目会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理3. 3. 综合博览类项目综合博览类项目项目周期长项目周期长观众范围广观众范围广成本预算高成本预算高会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理 博鳌亚洲论坛（英文：Boao Forum for Asia，缩写BFA，或称为亚洲论坛、亚洲博鳌论坛），由25个亚洲国家和澳大利亚发起，于2001年2月27日在海南省琼海市万泉河入海口的博鳌镇召开大会，正式

8、宣布成立。论坛为非官方、非营利性、定期、寻址的国际组织；为政府、企业及专家学者等提供一个共商经济、社会、环境及其他相关问题的高层对话平台；海南博鳌为论坛总部的永久所在地。 4. 会议洽谈类项目会议洽谈类项目会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理4. 4. 会议洽谈类项目会议洽谈类项目重复性强重复性强服务全面服务全面参与人数少参与人数少会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理第三节第三节 会展项目管理的过程与方法会展项目管理的过程与方法启动阶段启动阶段规划阶段规划阶段执行阶段执行阶段结束阶段结束阶段调研调研构思构思立项立项制定会展制定会展项目计划项目计划实施项目实施项目

9、分解设计分解设计控制控制调整调整总结总结评估评估反馈反馈会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理一、会展项目启动阶段1. 会展项目调研阶段调研对象调研对象Text参展市场TextText观展市场Text会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理一、会展项目启动阶段1. 会展项目调研阶段（1 1）会展项目的宏观环境）会展项目的宏观环境社会经济结构（产业结构、分配结构、社会经济结构（产业结构、分配结构、交换结构、消费结构和技术结构）交换结构、消费结构和技术结构）经济发展水平（经济发展水平（GDP,GDP,速度）速度）经济体制、经济政策经济体制、经济政策政治安全环境是制约和影响

10、会展项目的政治安全环境是制约和影响会展项目的各种政治安全要素及其运行所形成的环各种政治安全要素及其运行所形成的环境系统。境系统。并不是所有会展项目均以经济利益为目并不是所有会展项目均以经济利益为目标，因而，政府公众对其关注度对非经标，因而，政府公众对其关注度对非经济利益目标的实现更为重要。济利益目标的实现更为重要。会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理一、会展项目启动阶段1. 会展项目调研阶段（2 2）参展市场调研）参展市场调研参展参展产品产品类型类型产品产品需求需求规模规模该地该地资源资源优势优势同类同类产品产品参展参展情况情况会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管

11、理一、会展项目启动阶段1. 会展项目调研阶段（3 3）观展市场调研）观展市场调研参展产品的吸引力参展产品的吸引力参展产品市场需求规模参展产品市场需求规模本地区为核心的客源市场优势本地区为核心的客源市场优势会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理2. 会展项目的构思阶段确定主题构思内容可行性研究会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理会展项目的可行性研究报告会展项目的可行性研究报告总论总论1.1.目标和范围目标和范围2.2.有关资料有关资料3.3.行业市场分析行业市场分析4.4.竞争竞争5.5.实施实施6.6.财务分析财务分析7.7.活动预测活动预测8.8.总结和建议总结

12、和建议9.9.主要理念、思想和简要背景资料主要理念、思想和简要背景资料该会展项目所要达到的目标和范围该会展项目所要达到的目标和范围与行业市场有关的宏观经济资料与行业市场有关的宏观经济资料供应及需求、销售系统、目标群体，发展及未来供应及需求、销售系统、目标群体，发展及未来国内外竞争、类似主题、相同参展商、顶级国内外竞争、类似主题、相同参展商、顶级预期参展商地、地点和规模、合作伙伴、组织、营销、规划预期参展商地、地点和规模、合作伙伴、组织、营销、规划粗略评估项目预算、预期利润、预期收益粗略评估项目预算、预期利润、预期收益最差和最好典型情形，风险分析，实施评估最差和最好典型情形，风险分析，实施评估结

13、果总结，结果总结，SWOTSWOT分析分析会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理3. 会展项目的立项阶段 为了避免重复办展、保证项目质量的需要，一般按规定报由相关政府部门核准后启动。国内项目国际项目会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理二、会展项目规划阶段二、会展项目规划阶段会展项目规划需要解决的五个问题：会展项目规划需要解决的五个问题：何事何事（会展项目目标）（会展项目目标）Roles & StatusesRoles & Statuses角色和地位角色和地位何人何人（人员使用计划）（人员使用计划）如何如何（工作分解结构图）（工作分解结构图）多少多少（预算）（预算）

14、何时何时（进度表）（进度表）战略式计划战略式计划（5 5年以上）年以上）、战术式计划、战术式计划（1 15 5年）年）、作业式计划、作业式计划（6 6月月1 1年）年）会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理制定会展项目计划的程序制定会展项目计划的程序会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理1.1.会展项目计划的要素会展项目计划的要素概概 述述项目目标说明、与组织整体目标之间的关系、项目的组织项目目标说明、与组织整体目标之间的关系、项目的组织结构、项目的主要事件和进度安排。结构、项目的主要事件和进度安排。计划目标计划目标总目标、子目标总目标、子目标参会者、参展商的确定；

15、观众商和普通观众的确定；合适参会者、参展商的确定；观众商和普通观众的确定；合适的营销战略；会展服务的范围；展会现场的管理；会展评的营销战略；会展服务的范围；展会现场的管理；会展评估工作。估工作。各项工作开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计各项工作开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计划。划。人力资源来源、分配；物质资源的配置；财力资源，也称人力资源来源、分配；物质资源的配置；财力资源，也称财务预算。财务预算。评估方法评估方法评估依据资料的收集和储存、评估指标、评估的程序、评评估依据资料的收集和储存、评估指标、评估的程序、评估人员。估人员。潜在问题潜在问题危机管理。危机管理。会展会展管

16、理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理(1)明确会展项目目标体系性体系性优先性优先性层次性层次性会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理（2 2）确定会展项目范围）确定会展项目范围 项目范围（项目范围（Project ScopeProject Scope）是指项目的）是指项目的“产产出物范围出物范围”（即项目业主客户所要的项目（即项目业主客户所要的项目产出物）和项目产出物）和项目“工作范围工作范围”（即项目实施（即项目实施组织或项目团队为提交项目最终产品所必须组织或项目团队为提交项目最终产品所必须完成的各项工作）的总和。完成的各项工作）的总和。项目范围计划的主要内容包括：项目范

17、围计划的主要内容包括：对于项目目标、项目产出物和项目工作范围等对于项目目标、项目产出物和项目工作范围等内容全面说明和描述及计划安排。内容全面说明和描述及计划安排。会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理定义会展项目范围定义会展项目范围项目目标项目目标可交付物可交付物里程碑里程碑技术要求技术要求限制和排除限制和排除客户检查客户检查会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理定义项目范围的依据定义项目范围的依据项目产出物项目产出物的描述的描述项目方案项目方案选择标准选择标准相关项目的相关项目的历史信息历史信息会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理项目定义的成果项目

18、定义的成果项目说明书项目说明书项目的各种限制条件：项目的各种限制条件： 1 1、工期和日程、工期和日程 2 2、资源限制（资金）、资源限制（资金） 3 3、范围限制（完成工作）、范围限制（完成工作）项目的假设前提条件：项目的假设前提条件：1 1、会展项目可用资源、会展项目可用资源 2 2、会展项目工期估算、会展项目工期估算 3 3、会展项目成本预算、会展项目成本预算 4 4、会展项目产出物、会展项目产出物项目最终成功是：项目最终成功是：时间、成本、性能三方面限制下时间、成本、性能三方面限制下追求满足或超过客户预期追求满足或超过客户预期会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理（3）会

19、展项目进度计划1 1、项目描述、项目描述4 4、工作责任分配表、工作责任分配表2 2、项目分解、项目分解3 3、工作描述、工作描述5 5、工作先后关系、工作先后关系6 6、工作时间估计、工作时间估计7 7、进度安排、进度安排会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理（4 4）编制会展项目预算）编制会展项目预算人人物物钱钱会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理2. 会展项目分解会展项目分解 项目分解所采用的工具就是工作分解项目分解所采用的工具就是工作分解结构图（结构图（WBS, work breakdown structure）。）。 工作分解结构可以把一个项目分解为工作

20、分解结构可以把一个项目分解为由任务、子任务、工作包等构成的等由任务、子任务、工作包等构成的等级式结构，就好象直接源于项目行动级式结构，就好象直接源于项目行动计划的一种树状图一样，是一个对项计划的一种树状图一样，是一个对项目工作由粗到细的分解过程。目工作由粗到细的分解过程。会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理会展项目分解简图会展项目分解简图展前准备展前准备制定目标制定目标参展商参展商营销计划营销计划类型类型层次层次数量数量展后评估展后评估现场管理现场管理会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理展览项目展览项目WBSWBS例例展览项目展览项目展前准备展前准备实施实施现场

21、工作现场工作展后工作展后工作制定目标制定目标制定营销计划制定营销计划组织计划组织计划平面布置图平面布置图确定承包商确定承包商制定参展条件制定参展条件数据库管理数据库管理印刷资料印刷资料参展商宣传参展商宣传观众宣传观众宣传参展商管理参展商管理编制产品名录编制产品名录展览场地管理展览场地管理观众统计观众统计参展商统计参展商统计开幕式开幕式现场管理现场管理协调协调拆除拆除废物清理废物清理控制消耗控制消耗检查检查损坏情况损坏情况展后调查展后调查展后评估展后评估展会报告展会报告2 2级级1 1级级0 0级级会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理会展项目分解应注意问题：会展项目分解应注意问题

22、： 所分解各项任务应该是相互独立的，便于管理，而且可以所分解各项任务应该是相互独立的，便于管理，而且可以定量目标可检查。定量目标可检查。 应反映各项任务之间的联系，任务之间的联系包括不同层应反映各项任务之间的联系，任务之间的联系包括不同层次任务之间包含被包含关系，也包括同一层次不同任务之次任务之间包含被包含关系，也包括同一层次不同任务之间的联系。间的联系。 不表示顺序关系。不表示顺序关系。 与任务描述表一起进行。与任务描述表一起进行。会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理三、会展项目执行阶段1. 会展项目控制项目任务监控项目任务监控当前项目计划完成情况当前项目计划完成情况已完成任务复杂程度已完成任务复杂程度已完成任务质量已完成任务质量项目成员间情况项目成员间情况会展场馆情况会展场馆情况项目项目控制控制项目成本控制项目成本控制通过多种途径及早发现通过多种途径及早发现实际成本和预算成本之实际成本和预算成本之间的差异间的差异会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理2. 会展项目的调整人员调整人员调整预算调整预算调整会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理四、会展项目结束阶段会会展展结结束束总结总结会会展效益展效益评评估估会会展信息反展信息反馈馈会展会展管理管理第四章第四章会展会展项目项目管理管理谢谢 谢！谢！