管理信息系统ppt-01课件.ppt

1、第一章 信息系统n在信息社会，信息是一种重要的资源。n管理协调需要信息系统的支持。第一章 目录n第一节 竞争的商业环境n第二节 一般系统理论n第三节 信息系统概述n第四节 信息系统的商业观点第一节 竞争的商业环境n世界范围内的三大巨变，已经改变了整个商业环境。第一个变化是全球经济的出现及其强劲的发展势头；第二个变化是工业经济向基于知识和信息的服务经济转变；第三个变化则是商业企业本身的转变。全球经济的出现n世界工业经济的全球化极大地提高了信息对公司的价值，并且为其业务提供了许多新的机遇机遇和威胁威胁。 工业经济的转变n目前，欧美以及其他主要工业大国，正在从工业经济转变为基于知识和信息的服务经济，

2、相反，生产制造业已经向低收入国家转移。在一个基于知识和信息的经济体系中，知识和信息是创造财富的关键成份。 商业企业的转变n在商业环境中，第三个主要的变化即组组织织和管理管理的转变已经成为可能，一些公司开始利用这些新的可能性。图表1.1 变化的现代商业环境n全球经济的出现 在全球市场上的管理与控制、在世界市场上的竞争、全球工作团队、全球送递系统。n工业经济的转变 基于知识和信息的经济、新产品和服务、基于时间的竞争、较短的产品寿命、变化无常的环境、有限的雇员知识库。n商业企业的转变 扁平化、分散式、灵活性、场所独立、低交易成本和低协调成本、授权、协作工作和团队工作。第二节 一般系统理论n系统的概念

3、与特征n系统的结构与模型系统的定义n系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分或要素结合而成，具有特定功能的有机体。n理解系统及其运行特征必须把握以下概念。系统边界n每一个系统都有一个定义自身活动范围的边界。边界描述了责任的范围。建立系统时，必须确定边界。子系统n系统可以由许多子系统组成，每个子系统都有自己的组成成分、内部活动和目标。子系统执行与整个系统总目标相关的任务。输入与输出n系统或子系统需要组织内部流程将输入转化为输出。在这个转化过程中，一些价值效用应附加到输入上。系统接口n接口是系统与环境的作用点，或是子系统之间的联结点。为确保子系统的藕合，可采用以下办法：n设立标准化接口；n设立缓冲

4、区；n使用弹性资源。系统的形态n系统是以不同的形态存在的。根据系统生成的原因和反映的属性不同，可以对系统进行各种各样的分类。如自然系统和人造系统、实体系统和概念系统、封闭系统和开放系统、静态系统和动态系统、对象系统和行为系统、控制系统和因果系统等。系统的特征n理解系统的特征，是认识系统，研究系统和掌握系统变化规律的关键。理解系统的一般特征，有助于我们深入地理解管理信息系统的特征。一般地，系统的特征包括整体性、相关性、目的性和环境适应性。系统的结构n结构是指系统各组成要素之间的相互联系、相互作用的方式或秩序，即各要素之间在时间或空间上排列和组合的具体形式。n从系统的结构来看，可以把系统分成5个基

5、本要素，即输入、输出、处理、反馈和控制。图:系统的运行处理系统运行的5个要素输入输出反馈控制第三节 信息系统 n信息系统信息系统（information system，IS）是一个人机系统，它由人、硬件、软件、数据和网络组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。信息系统资源n信息系统由五种基本的资源组成:人、硬件、软件、数据和网络。人力资源n终端用户（end users）是使用信息系统和信息产品的人员。他们可能是企业的财会人员、销售人员、普通职员、或经理，也可能是企业的顾客或供应商。企业中大多数的终端用户被称为知识工作者（ knowledg

6、e workers ），他们在团队或工作组中，花费大量的时间用于沟通、协作并创造、使用和分配信息产品。n信息系统专家（IS specialists）是从事信息系统开发和信息系统操作的人员。包括系统分析人员、软件开发人员、系统维护人员等。简言之，系统分析人员根据终端用户的信息需求进行系统设计；软件开发人员根据系统分析人员的设计说明书进行编程；系统维护人员则监控和运行大型计算机系统及网络。硬件资源n计算机系统（computer systems）即中央处理单元，包括微型计算机系统、中型计算机或大型计算机系统。n计算机辅助设备（computer peripherals）包括输入数据和指令的键盘、鼠标，

7、输出信息的显示器和打印机以及存储数据资源的磁盘和光盘等。软件资源n系统软件（system software）如操作系统程序，它控制和支持计算机系统的运行。n应用软件（application software）它是一组程序，用以引导终端用户的特定操作。如文字处理程序。数据资源n数据库（databases）存储经过处理和被组织的数据。数据有多种形式，如字符、文本、图像、声音等。n知识库（knowledge bases）拥有各种形式的知识，如事实、规则和各种成功企业的案例。n数据与信息（data versus information）人们常常互换使用“数据”和“信息”，然而数据和信息却是两个不同的概

8、念。数据是客观事实的原始记录，信息则是对数据的解释即根据用户的需要，对数据赋予一定的意义。网络资源n通信介质（Communication media）如双绞线、同轴电缆、光纤、微波、蜂窝电话、无线卫星等。n网络支持（Network support）除支持网络运行的计算机硬件、软件、数据资源及通信网络外的其他通信设备和技术。如调制解调器、网络处理器、浏览器等。信息系统活动n数据资源的输入 完成对组织内部或者外部环境中数据的捕捉或收集。n数据资源的处理 通过分类、排列、计算等将原始数据转变成为信息产品。n信息产品的输出 信息系统的目标是向用户提供信息产品（包括文本、声音、图象等）。n数据资源的存储

9、 数据和信息以有组织的方式保存起来，以供将来的用户使用。n系统运行的控制 系统运行会产生对输入、处理、输出和存储活动的反馈； 反馈应受到监控和评估以确定系统运行是否符合已确立的标准； 通过对系统活动的调整，以向终端用户提供适当的信息产品。信息质量属性n时间维度（time dimension） 时效性（timeliness）、实时性（currency）、频率性（frequency）、时期性（time period）n内容维度（content dimension） 准确性（accuracy）、相关性（relevance）、完整性（completeness）、简要性（conciseness）、范围性

10、（scope）、运营性（performance）n形式维度（form dimension） 易读性（clarity）、详略性（detail）、顺序性（order）、表象性（presentation）、变换性（media）图表1.3 信息系统资源和产品人力资源：人力资源： 系统专家系统分析人员、软件开发人员、系统操作人员。 终端用户使用信息系统的其他人员。硬件资源：硬件资源： 机器设备计算机、显示器、磁盘驱动器、光学扫描仪。 存储介质软盘、磁带、光盘、塑料卡、纸类。软件资源：软件资源： 程序操作系统程序、电子制表程序、文字处理程序。 指令数据录入程序、纠错程序。数据资源：数据资源： 产品描述、顾

11、客记录、职员文件、库存数据库。网络资源：网络资源： 通信介质、通信处理器、网络进入和控制软件。信息产品：信息产品： 管理报告、业务文件（使用文本、图形、语音等）。第四节 信息系统的商业观点n从商业角度来看，信息系统是基于信息技术的针对环境所带来的挑战的组织和管理解决方案。n要全面了解信息系统，管理者必须更为广泛地了解系统的各个方面，包括组织、管理和信息技术以及它们在解决商业环境中所遇到的挑战和问题的能力。我们把这种对信息系统更为广泛的理解称为信息系统文化信息系统文化（information systems literacy）。 组织和信息系统n信息系统和组织互相影响。信息系统必须符合组织的要求

12、，为组织中重要的群体提供所需要的信息。同时，组织必须清楚信息系统的影响并且坦诚待之，以从新技术中获益。n信息技术和组织之间的相互关系非常复杂，受许多中间因素的影响，包括组织的结构、标准的操作程序、政策、文化、周围环境和管理决策等。图1.4 组织和信息技术的双向关系 组织信息技术 中间因素 环境 文化 结构 标准程序 业务过程 政治 管理决策 机会什么是组织？n对组织的理解，可以从技术定义和行为定义两个角度去把握。组织的技术定义n一个组织是一个从环境中获得资源，对它们进行处理并产生输出的稳定的、正式的社会结构。n这个技术性定义集中在组织的三个元素上。资本和劳动力是环境所提供的主要生产要素。组织在

13、生产功能中把这些输入转变成产品和服务。这些产品和服务反过来作为环境的供应输入被消耗掉。组织的行为定义n一个组织是在一段时期内的矛盾和在矛盾解决过程中需要进行微妙的平衡的权利、特权、义务和责任的集合体。n从行为观点来看一个公司，在组织中工作的人们形成了习惯的工作方式；他们形成了现存的关系；他们同下级和上级之间对工作如何做，要做多少工作和在什么条件下做等进行安排。这些安排和感觉大多数不会在任何形式规则中被讨论。组织的共性n在某些方面，所有的现代组织是类似的。一个德国社会学家马克斯韦伯（Max Weber），在1911年第一次描述了组织的这些特征。他称具有一定“结构”特征的组织为官僚机构官僚机构 （

14、bureaucracies）。官僚机构n劳动分工劳动分工 工作应当被分解成简单的、例行的和明确定义的任务。n职权等级职权等级 职位应当按等级来组织。每个下级应当接受上级的控制和监督。 n规则程序规则程序 为了确保一贯性和公平性，管理者必须倚重正式的组织规则。 n技术资格技术资格 所有的组织成员都是依据培训、教育，或正式考试取得的技术资格。n非人格性非人格性 规则和控制的实施具有一致性，避免掺杂个性和雇员个人的偏好。 n职业定向职业定向 管理者职业化，而不是他所管理的单位的所有者，他们在组织中追求他们职业生涯的成就。组织政治n在组织中具有不同的专业、对不同的事情关注和具有不同观点的人们担任了不同

15、的职位。这样，他们很自然地对资源如何分配、奖励和处罚如何实施具有不同的观点。这些不同关系到管理人员和雇员，它们会导致组织内部的政治上的斗争、竞争和矛盾。政治阻力是使组织发生改变的最大的困难之一尤其是新信息系统的开发。几乎所有引发企业目标、程序、生产率和人员大变动的信息系统都会承受负担，将会引起严重的反对。组织文化n组织文化组织文化（organizational culture）是关于组织应该生产什么产品，如何生产，在哪里和为谁生产等基本的假设的集合。通常，这些文化假设是被认为理所当然的，很少公开地声明或者讲述。n组织文化是一个有力的统一力量，它抑制政治矛盾，促使对组织程序和共同业务的共同理解并

16、达成一致。同时，组织文化对改变，尤其对技术改变是一个力量强大的抑制。多数组织将会做任何事情来避免改变其基本的假设。威胁共同拥有的文化假设的任何技术改变往往会遇到大的阻力。组织的特性n尽管所有的组织具有共同的特征，但是，没有两个组织一模一样。组织具有不同的结构、目标、支持者、领导方式、任务和周围环境。组织与环境n组织与环境具有互惠的关系。一方面，组织对包围着它们的社会和物理环境是开放的，依赖的。组织从环境中获取资源并对环境变化作出反映。另一方面，组织可以影响它们的环境。组织和其他组织结成联盟，影响政治过程；它们做的广告影响顾客对它们的产品的接受。n一般情况下，环境变化要比组织变化快的多。组织失败

17、的主要原因是不具备适应快速变化的环境的能力和缺少资源。新技术、新产品和正在变化的大众口味和价值给组织的文化、政治和成员加上了紧张力。组织的标准操作程序固有的惯性、对现有的顺序改变引起的政治矛盾和对根深蒂固的文化价值的威胁一般要制约组织发生的重大改变。图：组织与环境环境资源和制约政府竞争者顾客金融机构文化知识技术公司信息系统组织结构n组织具有完全不同的形态和结构。它们最终的目标和用来实现这些目标的力量类型不同。一些组织具有强制目标（如监狱）；其他的组织具有功利目标（如商业机构）；还有一些组织具有标准的目标（如大学）。组织还服务于不同的群体或者具有不同的拥护者，一些组织主要服务于它们的成员，其他的

18、组织是服务于顾客、利益相关者或者大众。组织的领导性质因组织的不同而大相径庭一些组织也许要比其他的组织更加民主或者更加独裁。组织不同的另一个方面是它们执行的任务以及所使用的技术。一些组织主要执行按照正式规则执行的常规任务，基本不需要进行判断，然而，其他的组织（如咨询公司）主要执行非常规任务。表：组织类型组织类型组织类型描述描述举例举例企业家结构在快速变化环境中的年轻小型公司。它具有简单的结构，由作为其惟一的总经理的企业家管理。小型的刚启动的商业机构核心组织官僚机构存在于慢速变化的环境中的大的官僚机构，生产标准的产品。它由集权的管理团队控制，集中制定决策。中型制造企业部门官僚机构多个核心官僚机构的

19、组合，每一个生产不同的产品或服务，所有的由一个中央总部控制。诸如通用汽车公司等财富500强公司专业官僚机构基于知识的组织，产品或服务依赖于专业人员的专业和知识。由具有弱的集权的部门领导控制。律师事务所、学校系统、医院特别机构必须对快速变化的环境做出反映的“任务推动”组织。由一大群专家组成的短期的跨越多个学科的团队，具有较弱的集权管理。诸如兰德公司这种咨询公司业务流程n业务流程业务流程（business processes）指工作被组织、协调和集中，生产出有价值的产品或者服务的方式。一方面，业务过程是具体的物质流、资金流和信息流活动的集合。另一方面，业务过程也指组织协调工作、信息和知识的独特方式

20、，以及管理层选择用来协调工作的方式。n业务流程从其性质而言，往往是跨越功能的，跨越销售、市场营销、生产和研发功能之间的界限。过程打破传统的组织结构，组织来自不同功能专业的雇员完成一件工作。和传统的功能方法的目标相比，过程目标更加客观、更加集中在满足顾客和市场需求上。n信息系统可以通过使这些过程中的部分自动化，或者帮助组织在工作流软件的开发过程中重新思考和优化这些过程，从而可以帮助组织获得较高的效率。n把业务流程自动化需要详细的分析和规划。当系统被用来加强错误的业务模型或者业务流程，那么业务在它不应该做的方面会效率更高。作为结果，该公司对于那些也许发现了正确的业务模型的竞争者而言很脆弱。所以，一

21、个公司可以做的最为重要的战略决策之一不是决定如何利用计算机来提高业务过程，而是首先弄明白什么业务过程需要改善。信息系统如何影响组织n组织层级的扁平化 扁平化组织具有很少的管理层，较低层的员工被授予了较大的决策权。网络计算机允许员工以团队方式协同工作，这是扁平化组织的另一特征。n组织结构的多样化 从直线制、直线职能制、事业部制等传统的企业组织形式，到团队组织、学习型组织，企业组织形式正趋向于多样化。n组织边界的柔性化 公司可以利用通信技术以更为灵活的方式进行组织，提高对市场变化的反馈能力以及利用新机遇的能力。n业务流程的重组化 信息系统运用自动化的工作程序、工作流程和工作过程已经在很大程度上替换

22、了手工工作程序。管理者、决策制定和信息系统n要判定信息系统如何使管理人员受益，我们必须首先检验管理人员做什么和他们需要什么信息进行决策制定和用于其他功能。我们还必须懂得决策是如何被制定的和什么样的决策可以被形式信息系统支持。管理者在组织中的作用n管理（Management）是同别人一起，或通过别人使活动完成得更有效的过程。n这里，过程的含义表示管理者发挥的职能或从事的主要活动。这些职能可以概括地称为计划、组织、领导和控制。 管理职能n计划（planning） 确立组织目标，制定实现目标的策略。 n组织（organizing） 确定组织结构，分配人力资源。n领导（leading） 激励并管理员工

23、，组建任务组。n控制（controlling） 评估执行结果，控制组织的资源。管理角色 成功的管理者同时扮演不同的角色。根据明茨伯格（Mintzberg, H.）的研究，管理实践中存在着沟通人际关系、传递信息和制定决策三类管理角色。n人际关系角色人际关系角色（interpersonal roles ）管理者在把他们的公司表示给外面的世界，并履行诸如雇员奖励等象征性任务时，他们担当组织的挂名领袖。管理人员担当领导者企图鼓励、劝告和支持其下属。管理者还担当各级组织之间的联络员；在这些层次的每一层，他们要充当管理队伍成员之间的联络员。n信息角色信息角色（information roles ）管理者作

24、为他们的组织的神经中心，接收大多数具体的、最新的信息，重新把它分配给那些需要知道它的人们，所以，管理者是他们组织的信息传播者和代言人。n决策角色决策角色（decision criteria ）管理者制定决策。他们通过开始新的种类的活动担当创业者，他们处理组织中发生的不安定，他们向需要他们的队伍成员分配资源，而且他们在组织中产生矛盾的群体之间进行磋商和调停。表：管理的角色和支持系统角色角色行为行为支持系统支持系统人际关系角色人际关系角色 挂名领导不存在 领导者人际关系不存在 联络者电子通信系统信息角色信息角色 监听者管理信息系统 传播者信息处理邮件、办公系统 代言人办公和专业系统、工作站决策角色

25、决策角色 企业家不存在 混乱驾驭者决策制定不存在 资源分配者决策支持系统 谈判者不存在管理和决策制定 n决策制定常常是一个管理者的最具有挑战性的角色。信息系统已经帮助管理者通信和传送信息；但是，它们对管理决策制定仅仅提供了有限的帮助。决策层次n战略决策（strategic decision） 决定组织的目标、资源和政策。n管理控制（management control） 主要涉及如何有效和高效地使用资源以及运作部门执行的好处。n操作控制（operational control） 如何执行由战略决策制定和中间管理层决策制定者所设定的具体的任务。决策类型n结构化决策（structured deci

26、sion） 是重复的和常规的，具有明确的制定决策的程序，又称为程序化决策。n非结构化决策（unstructured decision） 是那些决策制定者必须对问题定义进行判断、评价和洞察的决策。这些决策的每一个都是新的、重要的和非常规的，不存在很好理解的或者认可的制定决策的程序，故又称为非程序化决策。决策过程 制定决策包括若干不同的活动。西蒙（Simon, 1960）描述了决策制定的四个阶段。n情报（intelligence） 进行“情报”（数据）的收集和处理、研究决策环境、分析和确定影响决策的因素或条件。n设计（design） 发现、制订和分析各种可能的行动方案。n选择（choice） 从可行方案中选择一个特定的方案，进行方案评价与审核。n实施（implementation） 当决策被实施时，管理者可以使用一个产生具体方案进度常规报告的报告系统。 图：决策的基本程序 设立目标设立目标 定义问题定义问题设计合理的设计合理的解决方案解决方案选择最优的选择最优的解决方案解决方案实施决策方案实施决策方案技术的限制技术的限制法律的限制法律的限制