合同管理制度及档案相关规定.docx

1、合同管理制度一、总则第一条为了加强项目的管理，规范工程履约行为，保证合同依法、有效地执行，确保工程质量，提高经济效益，根据规定，结合项目公司的实际情况，特制定本制度。第二条公司签订的所有对外合同（人事聘用合同除外）一律适用本制度。第三条合同管理是公司管理的一项重要内容，因此搞好合同管理工作，对于项目开展和经济利益的取得，都有积极的意义。第四条合同管理原则：（1）必须遵守政策，任何单位和个人不得利用合同进行违法活动；（2）必须符合政策和计划的要求，严禁签订损害国家利益和社会公共利益的合同；（3）必须坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则。二、对外合同的分类第五条公司签订的所有对外合同（人事聘用合

2、同除外）共分十一类，范围如下：（1）特许权协议由公司与政府相关部门签订的相关合同。（2）设计合同由公司与勘察设计单位签订的相关合同。（3）施工合同由公司与具体从事施工的承包商签订的合同。（4）监理合同由公司与具体从事工程监理的监理单位签订的合同。（5）监测合同由公司与具体从事工程监测、试验检测等单位签订的合同。（6）科研合同为从事某项科学研究,由公司与科研单位、大专院校或其它科研项目合作等单位签订的合同。（7）招标咨询（代理）合同由公司与具体从事招标咨询（代理）工作的咨询单位签订的合同。（8）协调合同为工程实施需要，由公司与各级政府相关部门所签订的合同协议，如征地拆迁、堤防、水利、海事、航道等

3、方面的合同协议。（9）财务合同由公司为融资或其他财务需要与银行或其他机构签订的贷款协议及其他财务合同。（10）行政事务合同由公司与其他单位签订的为满足公司行政事务需要的合同协议，如公司办公场所租赁合同、软件购买协议等。（11）其他合同上述十类合同之外的所有合同，包括但不限于由公司与保险公司等单位签订的各类对外合同。三、签订合同的程序、权限和范围第六条所有合同必须以公司的名义签订，除法定代表人外，必须是持有法人委托书（或授权书）的法定委托人（或法定授权人），在委托（或授权）范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人（或法定授权人）均无权对外签约。第七条合同的签订程序（一）合同的策划、起草合同的

4、策划、起草必须严格遵守国家及省市有关法律法规，合同文本应做到条款清晰、标的准确、责任分明。对外合同由要约事件的责任部门委派专人负责起草，经部门经理审核后，提交有关部门会签。（二）合同的会签1、合同提交领导批准前，必须实行严格的会签制度，未经会签的合同文件不得提交领导审批和对外发送。2、合同会签制度是合同管理的重要程序，会签部门应认真审阅合同文本，确保合同的合法性、可行性。合同起草部门在收到不同会签意见后，应认真研究，并将研究结果通知会签部门，取得一致意见后方能合同的签订。各部门会签时间原则上不得超过24小时。3、由合同另一方起草的合同文件在签订合同之前，仍应执行本办法规定的会签制度。（三）合同

5、的批准公司所有对外合同必须经公司法定代表人或其授权人签字批准并加盖公司合同专用章方可生效。任何人未经授权不得在对外经济合同中签字，不得在未经批准的合同文件上签字盖章和对外发送。第八条公司各部门分别牵头办理职责范围内的合同，负责组织合同的策划、起草、审核、谈判和监督实施。所有合同谈判均由牵头部门负责，组织有关部门准备谈判文件，与中标单位或拟合作单位进行谈判。谈判中议定的条款应列入合同文件中。第九条订立合同的双方当事人必须具备有合法的资格，即具有签订合同的权利能力和行为能力，必须符合法定性、合法性、真实性和完整性等原则，以下合同不得签订（包括但不限于）：（1）违反法律和国家政策、计划的合同；（2）

6、采取欺诈、胁迫等手段所签订的合同；（3）违反国家利益或社会公共利益的合同；（4）法定委托人（或法定授权人）超越代理权限签订的合同；（5）与没有承担履行合同能力和承担经济责任能力的对方签订的合同；（6）单凭个人介绍担保签订的合同和假合同。第十条凡签订没有法律和经济保证的合同或假合同，利用合同搞违法违纪活动，一旦发现应及时纠正并根据情节给予当事人行政处分，违反法律的移送司法机关处理。四、合同文件应具备的条款和内容第十一条签订合同应具备的条款：（1）合同当事人的名称（包括姓名）、营业详细地址；（2）合同签订的日期、地点；（3）合同的类型和合同标的种类、范围；（4）合同标的技术条件、质量、标准、规格、

7、数量；（5）履行的期限、地点、方式、合同履行双方的义务与责任；（6）价格条件、支付金额、支付方式和各种附带的费用；（7）违反合同的赔偿和其它责任；（8）合同必须有法人单位的公章和签字；（9）其他需要约定的。第十二条除特殊情况外，合同应采用人民币结算，通过银行转账进行支付。五、合同的审核和监督第十三条合同审核和谈判应以遵守法律为前提，以有利于项目实施为基础，目标一致，力争获得最合理的价格和最优惠的服务。第十四条所有合同必须按合同审批单（附件一）经所有合同会签部门，牵头部门分管领导和总经理审核签字同意后，才能签盖合同专用章生效。重要工程合同和条文复杂合同须由计划合约部征询法律顾问意见并作相应修改。

8、第十五条计划合约部负责所有对外合同的签章、分类、编号和登记。（合同编号说明按附件二）。每年一月底前，合同部对上一年签订生效的合同进行整理编册并立卷归档。第十六条一切生效的合同在履行中由财务管理部实行资金监督，在办理支付时必须遵守银行结算制度和现金管理制度，必须按合同内容按规定程序进行支付。第十七条合同双方协商变更合同，应当采取书面形式（包括文书、传真等），并按第十四条规定审批。新协议未达成之前，原合同在法律上依然有效。第十八条计划合约部审核合同时，应依据合同的有关条款精神审核：（包括但不限于）（1）合同是否符合法规、政策和计划；（2）条框和内容上是否完备；（3）经济效益是否可行、价格是否合理等

9、；（4）考察是否有执行本合同的能力等。第十九条计划合约部在对合同进行审核中可以查阅有关资料，咨询有关问题，各部门应积极支持配合。第二十条签订合同，必须真实合法，不准弄虚作假，逃避监督，一旦发现查实，要予以纪律处分。各部门未经法人授权委托擅自对外签约，一旦发现和查实属非法行为的，要追究部门领导人的行政责任，触犯法律的依法移送司法机关处理。第二十一条各部门对所签订合同的履行、变更、解释、索赔、终止等情况要密切关注，动态跟踪并按部门职责承担管理责任，杜绝只签订不负责现象。六、合同文件的管理第二十二条各合同监督实施部门要建立合同登记簿，要注意督查合同的履行情况，发现问题及时向上级汇报，做好合同的审核监

10、督，合同终止后要归档备案。第二十三条各合同监督实施部门对凡是签订生效的合同必须建立档案资料，按合同类别分别编号保管。档案资料包括：（1）合同的协商记录（包括协商地点、时间、目的以及双方法人的姓名）；（2）往来信函；（3）往来电话和传真记录；（4）有关文件资料；（5）合同变更和解除的重要资料；（6）合同的附件和图纸等；（7）合同履行记录和执行情况的记录等；（8）已签订生效的正式电子文本和纸质文本。第二十四条各合同监督实施部门应在月（季、年）底提交月（季、年）合同完成情况月（季、年）报，同时提出下月（季、年）支付计划，由计划合约部汇总报总经理审批。第二十五条合同履行完毕时，各部门要及时检查相关遗漏

11、问题，然后归档妥善保管备查。第二十六条各部门涉及到合同的管理人员或执行人员，如发现对方没有按合同规定履行或有其它问题时，要及时向本部门经理反映情况，如发现有重大问题时，必须立即向分管领导反映问题和情况，避免重大经济损失。第二十七条合同资料管理工作人员要注意合同等商业资料及数据的保密问题，未经批准，不得翻阅、借阅和复印。七、合同的变更和解除第二十八条凡发生下列情况之一者，允许变更或解除合同（包括但不限于）：（1）经过合同双方当事人协商同意变更或解除合同，并且不因此损害国家、单位和社会公共利益的；（2）订立合同所依据的国家计划被修改或取消的；（3）当事人一方由于某种原因而确实无法履行合同的；（4）

12、由于不可抗力或由于一方当事人虽无过失但无法防止的外因，致使合同无法履行的；（5）由于一方违约，使合同履行行为不必要的。第二十九条合同的变更应由提出变更的一方填写变更申请单，经所有合同会签部门，牵头部门分管副经理和总经理审核签字同意后生效。合同的解除程序与变更相同。第三十条一方要求变更或解除合同时，应及时通知对方，因变更或解除合同使一方遭受损失的，除依法可以免除责任的外，应由责任方负责赔偿。当事人一方发生合并、分立时，由变更后的当事人承担或分别承担履行合同的义务和享受应有的权利。八、合同纠纷的处理第三十一条经济合同在执行过程中发生纠纷时，该经济合同的具体主办人员应及时将情况报告公司领导并通知计划

13、合约部，由计划合约部会同有关主办部门依据国家法律法规及所签署的经济合同及时与签约方协商解决。第三十二条在协商不成时，则计划合约部联系相关法律部门为牵头部门，公司相关部门配合，依据所签署的经济合同中所规定的仲裁条款或通过诉讼解决纠纷。第三十三条在处理经济合同纠纷时，经济合同争议处理过程必须向公司领导汇报，并报计划合约部备案；对于重大的复杂的个案或需要保密的个案，可向公司领导申请成立专案小组以利于经济合同争议的处理。九、附则第三十四条本办法与上级规定为准。合同档案管理规定1、 总则1.1 目的为加强企业档案管理，明确职责、强化职能，维护档案的完整、准确、系统，便于更有效的为本企业服务，特制定本办法

14、。本办法规定了档案收集归档、组卷装订、借阅使用、保管期限、统计、销毁及其制成材料的质量要求，企业档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。1.2 范围本手册适用于南京中建化工名义签约的购销合同。购销合同主要包括：独立的构件供应合同、风力塔架设备销售合同、压力容器供货合同、分包合同和其他经济合同等。如承接工程施工合同，按照安装公司名义承接的项目施工合同模式。1.3 管理原则（1）合法合规原则；（2）诚信履约原则；（3）全过程合同风险管理原则。1.4 术语和定义（1）合同管理本手册所称的合同管理，是以合同文本为载体，以签约把关、履约监控为基础工作和基础目标，以合同风险防控、合同效益提升为核心价值的，风

15、险与效益兼顾、合约与法务融合的复合型企业管理工作。（2）工程分包招标企业在其内部向具备相应施工资质或劳务资质的施工单位发布招标信息，通过竞争，选择分包单位，并与之签订分包合同的行为。（3）重大合同具备以下情形之一的合同：购销合同额在3亿元（含）以上的合同；以八局名义或中建安装公司名义签订的购销合同；（4）风险合同购销合同额在3亿元（含）以下，且属于以下范围之一的合同：预计合同履约过程中最大净现金流出超过合同总价的10%的项目；供货加工完成时净现金流出大于合同总价的5%的项目；以现金支付履约担保的；合同工期、质量罚款无上限，无条件禁止供货的。（5）一般合同指除重大合同、风险合同以外的合同。（6）

16、经济合同本篇所述经济合同指除劳动合同之外的工程承包合同、工程分包合同、材料设备采购合同、联营合同、法律类合同、非法律服务类委托合同、对外投资合同（股权收购、房地产、基础设施等）、融资合同、合作协议、租赁合同、担保合同、技术合同、设计合同、借款合同、综合授信协议、银行承兑汇票协议等。2、档案管理人员职责各级专、兼职档案管理人员（各部门资料员为部门档案管理人员）应忠于职守、遵纪守法、保守秘密，应接受专业知识的继续教育和培训，具备必要的档案专业和相关专业知识，定期接受公司的评比和考核。3、文件的归档范围及质量要求（一）凡公司各项生产、经营、科研等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像、软

17、件及实物荣誉等。（二）归档文件的质量要求1.归档的纸质文件资料必须是原件，正文附件应齐全完整、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、规格统一、签字盖章手续完备。2.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。3.文件中文字材料幅面尺寸规定宜为 A4 幅面（297mm 210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。4.文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。5.所有竣工图均应加盖竣工图章。4、归档文件的立卷(一)立卷的原则和方法1.

18、立卷应遵循文件资料的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，每个部分也可再按照单位工程、分部工程、专业等组卷。（二）立卷的要求1.案卷不宜过厚，一般不超过 40mm。2.案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。（三）卷内文件的排列1.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3.既有文字材

19、料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。（四）案卷的编目1.编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。2.卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合本规范附件 2 的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1 依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选4择两个主要责任者，

20、其余用“等”代替。文件编号：填写文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。卷内目录排列在卷内文件首页之前。3.卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的式样宜符合本规范附件 3 的要求。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。5、档案文件的移交1.企业在本年度工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由各部门进行收集、立卷，装订成册后于次年6 月底前统一向档案室移交，归档。2.工程档案在工程竣工后一个月内，经过系统整理后移交。移交双方根据移交目录清点核对，并履行交接签字手续。合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括:档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。15