使用OUTLOOK进行时间管理-PPT课件.pptx

1、个人时间管理BITONE是易车旗下的专业的“CG影像及互动营销产品（服务）解决方案供应商”包含了“CG影像服务”和“互动营销产品”两条核心产品线。时间管理的目的时间管理的关键时间管理的方法与工具讨论与答疑问卷培训目录时间管理的目的 减轻工作压力 更多的合作 更好的创新时间管理的关键 解放你的大脑 一次只处理一件事情 记住，你大脑中盘踞问题的多少与其解决记住，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比！的效率成反比！时间管理的关键为什么总有些事萦绕在你心头？你还没有确切地认定它们的预期结果是什么；你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么；你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记录到一个随时可调用

2、查询的系统中去时间管理的目的时间管理的关键时间管理的方法与工具讨论与答疑问卷培训目录n为什么选择OUTLOOKn使用前的准备n共享你的任务与日历n管理个人时间n查看下属的任务与日历时间管理的方法与工具 为什么选择OUTLOOK可以给别人投放任务上级可以看到自己下属的任务和日程表在任何可以上网的地方收集和查阅可以对每个任务和日历设置提醒n为什么选择OUTLOOKn使用前的准备n共享你的任务与日历n管理个人时间n查看下属的任务与日历时间管理的方法与工具 OUTLOOK使用前的准备配置你的邮件文件夹l 收件箱下添加以下目录TODO：等待处理和回复的邮件参考待阅：不需要回复，但需要查阅，对时间不敏感l

3、存档文件夹：存档文件夹下可以根据需要分为各种子目录，将已经处理或不需要处理的邮件放入存档文件夹OUTLOOK使用前的准备配置你的任务文件夹收集：在这里收集你的想法系统默认目录委派：跟踪分配的任务备忘录：私人事务n为什么选择OUTLOOKn使用前的准备n共享你的任务与日历n使用OUTLOOK管理个人时间n查看下属的任务与日历时间管理的方法与工具共享你的任务1点击这里2填写你的工作汇报对象3发送共享你的日历1点击2填写你的汇报对象3发送n为什么选择OUTLOOKn使用前的准备n共享你的任务与日历n管理个人时间n查看下属的任务与日历时间管理的方法与工具收集想法Collect任务的处理与执行任务的整理

4、与回顾管理个人时间的步骤收集想法 收集的道具 纸质记事本 电子记事本 电子邮箱 OUTLOOK的COLLECT收集想法影响成功收集的因素每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。你必须定期地清空这些设备。收集想法-OUTLOOK所有想法可以在这里录入。你的上司不会看到这些想法。这些事务应该包括你的工作事务和私人事务注意：没有确定的任务不要放入任务文件夹收集想法任务的处理与执行任务的整理与回顾使用OUTLOOK管理个人时间处理的顺序处理时要做什么处理的过程现在该做什么任务的处理与执行从头处理你的工作篮。每天至少清空一次。包括

5、你的邮件，纸质记事薄，OUTLOOK/collect处理的顺序为什么有些事情总是萦绕在你的心头你还没有确切地认定它们的预期结果是什么；你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么；你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记录到一个随时可调用查询的系统中去。处理时要做什么？满足下面的要求！确切地认定它们的预期结果是什么；决定你下一步的具体行动到底是什么；把后果和即将采取行动的提示信息记录到OUTLOOK中去。处理时要做什么？“你不是已经拿到XXX了吗？我以为你会处理那件事的！”接着，当你陷入最后一分钟的紧急状态时，反应式计划模式就应运而生，不请自到了。行动！再加把劲！加班！更多的人手！忙晕了！这一局面

6、令众多压力过重的人们不知所措。当这么多的人忙得昏天黑地却根本解决不了问题时，有人悟出了一点门道，说：“我们应该组织计划一下！”（现在明白了吗？）然后，人们在问题上勾勾画画地做标记；或者重新勾出问题，标记重点。过了一阵儿，人们又意识到，仅仅重新勾勾圈划划线，实际上并无助于问题的解决。这时，更老练一些的人提议，我们需要更多的创新：“让我们一起开动脑筋，想想办法吧！”于是趁大家都在房间里，老板发问了：“谁想出好主意了？”当没有什么人开口作答时，老板又推测了：我的雇员们多半是黔驴技穷了，是该聘请一名顾问咨询一下的时候了！当然，如果这位顾问果真能力不凡的话，恐怕他迟早会提出这个最重要的问题：“那么，你们

7、现在到底要做什么呢？”想清楚你为什么要做这件事！下一步行动当一个文化采纳“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，自然而然地，它在能量、生产率、透明度等方面就能获得显著的提高。下一步行动的文化代表了清晰、责任和工作效率在标题里面写出下一步行动的提示在内容里面注明你为什么做这件事在这里注明你考虑到的需要做的所有任务将处理内容记录到OUTLOOK这里只能有已经确认了的任务这里的内容都是对你的上级公开的任务标题里面写上下一步行动提示，一目了然处理的顺序处理时要做什么处理的过程现在该做什么任务的处理与执行垃圾2分钟可执行参考资料备忘录日程表委托他人2分钟原则 如果你能够在不到2 分钟的时间内就搞定它，那

8、么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实这件事。大约8 0%的工作属于这一范畴。这些事情的计划工作只需在你的大脑中进行，而且仅仅需要搞清下面的每一个具体步骤就足够了。垃圾2分钟可执行参考资料备忘录日程表委托他人推荐一款资料整理软件：网博士垃圾2分钟可执行参考资料备忘录日程表委托他人文件夹SomeDayMaybe/备忘录设置任务状态为已推迟你的上司不会看到这里的任务当你哪天回顾时发现它可以被处理了，随时可以移动到你的任务文件夹放心，这里的东西不会被你的上司看到你可以给私人事务设置好下班前提醒为什么要把私人事务记录在outlook里面？为了清空你的大脑！垃圾2分钟可执行参考资料备忘录日程表委托

9、他人只有下面三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！1.1.在某一个确切的时间里采取的行动；在某一个确切的时间里采取的行动；2.2.在某一个确切的日期里采取的行动；在某一个确切的日期里采取的行动；3.3.在某一个确切的日期里将要获取的信息。在某一个确切的日期里将要获取的信息。任务清单包容了所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间界定的事情。如果每日工作清单上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将起到弱化作用，对其他确确实实需要得到落实的工作产生一定的负面冲击。垃圾2分钟可执行参考资料备忘录日程表委托他人如果处理这件事情需要花费的时间不止2 分钟，那么，你应该问一问自己，你是否

10、就是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托给一个合适的人员去办理。委派工作并非总是自上而下的。你可以决定“这件事必须交给客户服务部进行处理”，或者“这个必须让我的老板过目”，或者“我需要征求一下合伙人的意见”1.在delegated文件夹添加委托字段，填写被委托人2.如果需要分配给别人将此任务拷贝，黏贴到任务文件夹3.将任务文件夹的任务分配出去，而不要将Delegated文件夹的任务直接分配出去Delegated文件夹的内容不会被上级看到为什么要拷贝到任务文件夹？因为仅仅有任务文件夹下面的任务才可以被更新状态。任务文件夹下可以直接看到所有投递给他人的任务。为什么不直接放在任务

11、文件夹？1.当他人进行了拒绝或删除时，仅对你在任务文件夹下面的副本产生影响。不会影响Delegated中的任务。你可以重发任务给他2.你可以在现场确认被分派人完成了任务后再对你的任务做完成操作3.你可以在被分派人完成了任务后继续进行你自己任务的下一步操作。因为可能被委托人完成任务对你本身任务而言只是进行完了某一阶段。4.某些任务可能已经通过其他系统指派给相应的人员，不需要通过outlook分配任务。任务中分配给他人的任务应当是你Delegated的子集1234在Delegated中添加委托字段在OUTLOOK中可以直接拖拽至任务或其他文件夹在OUTLOOK中可以拷贝黏贴到任务或其他文件夹在OU

12、TLOOK中可以直接拖拽生成日历在OUTLOOK中可以直接拖拽生成邮件OUTLOOK处理的几个小窍门处理的顺序处理时要做什么处理的过程现在该做什么任务的处理与执行现在该做什么 按照下面的四个标准来决策你现在去做什么 环境环境有一些事情对地点没有什么特别的要求（像拿一支钢笔和一张纸就可起草有关一项工程的想法）。但是，大多数事情的处理需要某一个明确的地点（在家或办公室）或者要求某些辅助设备，如一部电话机、一台电脑。而这些因素首先限制了目前可能作出的选择。有多少时间有多少时间如果5 分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去解决许许多多耗时持久的事情。有多少精力有多少精力某些事情需要你精力旺盛、标新立异

13、、富于创造力；而另一些则要求更加充沛的体力；还有一些事情对两者都无过分的苛求。重要性重要性考虑到你目前的情况、可以支配的时间和现在的精神状况，选择哪一件事能够获取最高的回报呢？这时，你可以借助一下你的直觉。想法的收集任务的处理与执行任务的整理与回顾使用OUTLOOK管理个人时间每个任务设定它的分类在这里可以直接改变状态在这里设定它的分类在这里设定它的优先级推荐设定的几个分类 每个任务在OUTLOOK里面可以设定多个分类 随时可以添加分类 推荐必设的几个分类：部门例会 管理会 沟通 管理 每个项目都可以设为一个分类 每种技术手段都可以设为一分类灵活的使用OUTLOOK视图用在collect，So

14、medayMaybe，Private文件夹用在任务文件夹平时查看只看没有完成的任务可以看下周计划可能需要你紧急处理追踪下分配出去的任务完成情况设置任务分类是干什么用的，就是这里用！无论是周还是月的工作总结，都可以从这里得到使用OUTLOOK进行时间管理 感谢outlook的提醒功能，我们不用去反复Review日历了 每天第一件事，打开你的OUTLOOK 沟通后的第一件事，收集想法进OUTLOOK 会议后的第一件事，更新你的OUTLOOK 培训后的第一件事，设置你的OUTLOOK成功的关键因素：每周查阅总有几天你会忙得晕头转向、头脑发涨，事态似乎失去了控制。这没有什么值得大惊小怪的，因为你不会为

15、了保证自己时时刻刻都井然有序、按部就班，就会过多地打断手头上工作的进程。但是，为了能够信心十足，推动事情顺利地向前发展，恐怕你仍需要“一周清理一次房间”每周查阅也就是做下列事情：检查你邮件的TODO,任务的Collect,以及纸质记事薄并清空他们更新你的任务列表，委托他人，备忘录每一项的状态所有清单做到清楚、实时和完整。n为什么选择OUTLOOKn使用前的准备n共享你的任务与日历n使用OUTLOOK管理个人时间n查看下属的任务与日历时间管理的方法与工具查看下级的工作任务所有你下级的任务在这里会显示你所有下级的任务列表想看他的工作完成情况？使用已完成视图如果列表里缺了某个下级的名字，点击这里，输入下级的名字，就会打开他的视图。如果没有权限，会自动生成邀请回顾：为什么使用outlook可以给别人投放任务上级可以看到自己下属的任务和日程表在任何可以上网的地方收集和查阅可以对每个任务和日历设置提醒在这里设置提醒讨论与答疑培训课后问卷1.你觉得今后每次会议后（任何会议）第一件事应该是什么？2.OutLook的待办任务应该至少分成哪几个文件夹？3.怎么分享你的日历和任务给你的上司？4.”我没有下属，所以不能给其他人指派任务。”Yes or No?5.个人时间管理的核心是？