时间管理和高效会议讲解课件.ppt

1、 1 时间管理和有效的会议技巧时间管理和有效的会议技巧Time Management&Effective Meeting 2 课程目标 设定SMART目标，建立行动计划以达成目标 根据重要性和紧急程序界定优先次序 通过授权和节省时间的方法以保证时间的最佳利用 掌握会议管理技巧和与会者技巧 通过培训，得到时间管理、会议管理方面的指导，提高时间管理和会议管理的技巧，引进新的工作方法和生活习惯，帮助制定成功的策略，减少个人浪费，以提高个人生产力 3 时间管理：1、设定目标 4 成功就是目标 5 成功的的第一步对自己的情况100的负责停止责备，接受责任，接受已存在的事实（想一想：如何来做？）6 什么阻

2、止了我的前进信念上的自我局限和消极的感情因素：消极的情绪包括：如果你和以前一样，你就只能待在原地相信机会，才会充满机会，为什么我要拒绝这么多机会 7 采取积极的态度态度来自于自己的期望充满信心地期待你的目标会实现期望来自于我们的信念相信自己能够积极的期待积极的态度 8 决定去取得成功设定目标和实现目标预先支付必要的代价（有哪些是属于“代价”的？）找到你自己的擅长领域时间管理，时间个人效率（个人生产力）9 目标，乃是有截止日期的梦幻史帝夫史密斯 10 目标设定的SMART原则Specific 具体明确的Measurable 可衡量的Achievable 可达成(Actionable)(以目标为导

3、向，有行动计划)Realistic 实际的(Resultant)(有结果的)Time-bound 有时间限制的 11 SMART目标的元素SMART目标 Who主语开头（我将或责任人）使用动词（降低发展增加赚）What结果成果（量质成本）When完成日期Where条件限制How怎么做（计划）12 目标的金字塔长期目标中期目标短期目标每日目标 13 远景 Vision 你希望达到和成为什么 使命 Mission为什么我们要存在 价值观 Values我们相信什么 中期目标 Goals在今后2-5年里计划完成的中长期目标 战略计划 Strategic Plan我们如何实现目标 短期目标 Object

4、ives 本年度我们要完成的目标 业务优先序 Priorities本年度的工作重点/关键 任务指标 Target目标的量化 衡量标准 Measurement 具体可考核的指标数值 14 关于目标的三点说明应是远大的应是协调的 15 如何选择目标观察比较综合分析 16 团队目标与个人目标团队成功需要每个人的合作；计划中团队成员，个别人所花时间过长则该计划不切实际；团队成员都会有效的设定目标则投资回报率非常高；事先设定目标，并获得成功，才是“成功”。17 时间管理：2、四大原则妥善计划达成目标注意优先级管理 18 计划和行动计划表没有计划的行动是大多数人的生活本质失败的计划就等于在计划失败实现目标

5、所有要完成的工作完成这些工作在日程表中的人和所有的时间运用时间锦囊 19 轻重缓急的优先级管理重要不紧急重要紧急不重要不紧急紧急不重要2143重要性事件的四个象限 20 4象限处理形态分析若偏重 则第1类 忙于处理危机及收拾残局，经常 感到压力易筋疲力尽 第2类 有远见及理想，平衡纪律与自制，少有危机感第3类第4类 21 80/20法则（帕列托Pareto法则）最省力的企业成功与个人幸福法则 在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出 22 80/20法则举例80%的营业额出自于20%的产品80%的销售量（利润）来自

6、于20%的客户80%的产量来自于20%的生产线80%的绩效来自于20%的员工80%的病假是20%的员工请的80%的权利、金钱集中在20%的人手里80%的阅读时间花在20%的书报上 23 如何找时间第二象限的事情Do Right Thing Do Thing Right 有所不为才能有所为，放弃一些琐碎事项（愿意承担风险）。24 时间利用的价值分析（ABC分析）60%25%15%15%25%60%事情价值ABC 25 有效授权只有三种方法可以帮助你更好地利用时间中止用尽心血 26 管理人员不愿意授权的原因对别人缺乏信心（不放心）自我膨胀误解效益含义舒适安逸害怕自身不保-27 有效的管理依靠适当的

7、授权授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成它！”然后袖手旁观，坐侯成果授权并非弃权是授责？28 授权表自己做（给自己一个期限)自己做（或授权但带有很大程度的控制)授权（带有很大自主权）授权（并设定一个期限）2143重要性紧急性1234 29 可以授权的工作日常工作及专业技术型工作收集事实和数据可以代表其身份出席的会议某些特定领域中的决定准备报告 -30 不可授权的工作下达目标解决部门间的冲突培养发展下属任务的最终职责维护纪律和制度（已制定的）31 授权的准备工作决定授权的工作范围准备有关资料决定授权的对象 32 有效授权的步骤解释工作的目标、内容和范围说明工作的重要性与被授权者共同探讨

8、就工作方法和步骤达成协议授予适当的权限提出跟进的方法及检讨的日期鼓励下属，并随时给予支持和帮助如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通完成工作后，表示赞许和感谢 33 时间管理：3、时间杀手你工作中哪些事情是低回报的或是浪费时间的？34 办公室的“时间杀手”办公室哪些事情占据了你大量的时间？有形的“时间杀手”明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，或迫于无奈地去做 35 22种可能浪费时间情况1.太多企图（一次想做太多事情）12.不速之客或其它干扰2.没能说“不”（承诺太多）13.过多或漫长的会议3.拖延耽搁 14.过多电话4.抛下没完成的工作 15.多余的社交5.欠缺计划 16.信息不充分

9、6.缺乏控制 17.文山书海且混乱无章7.个人无组织性，缺乏条理 18.杂乱的工作环境 36 贪求过多心理的成因需要成就感缺乏安全感无法授权对时间的估算不切实际不知道如何拒绝别人，有讨好别人的愿望 37 怎样抑制贪求过多的心理别再告诉自己遇到压力才有最佳表现看到别人没有做份内的工作时，千万要抑制自己不要假定每件事情都非做不可，学会分辨优先次序的工作不要尝试凡事最求完美 38 处理贪求过多心理的技巧学会授权学会向上司说:学会适当估算时间 39 几个节省时间的方法了解受拖延工作的类别减少外界干扰高效电话 40 受拖延工作的类别不熟悉的工作带风险的工作棘手的重大工作琐碎的工作令人不快的工作与他人有关

10、的工作 41 减少外界干扰确定约见的优先次序对于不断骚扰你的人，直截了当告诉他你现在没空用肢体语言暗示你不愿长时间地接待他把访客转交别人 42“电话”“嗨，大卫，抓到你了！你已经没办法避开我了，太太和孩子怎么样？今天上海的天气如何？你有没有听到XX消息？哇，真是令人震惊，不是吗？现在我讲到那里了？啊，这个月的销售”43 高效电话 过滤来电及处理打出的电话处理 转接 暂缓 速办尽量让助理代劳集合所有电话，在某一时间全部回掉 44 ABC平衡精力曲线精力曲线9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00时间 45 有效的会议技巧 46 富有

11、成效的会议有效的会议不仅仅是为了开会，而是为了解决实际问题。47 会议目的会议目的分析型会议信息交流型会议促进提高型会议创造团队精神提高士气培训会议分析结果,给予指示交流信息,给予指示找出差距集中讨论了解问题,设法解决针对性培训 48 有效的组织会议十要素准确解答领导风范分段总结运用工具结论报告 49 二种会议模式二种会议模式经常性会议(例会,短会)交流信息反映业务情况通报非经常性会议制定年度目标新产品投放介绍市场介绍销售论证讨论年会 50 1/4听证阶段发言，让大家说做好会议记录要耐心解答记录后想一想再解答会议安排会议安排 4 4 分法分法 51 会议安排会议安排 4 4 分法分法2/42/

12、42/42/42/4介绍阶段部门业绩分析市场状态分析竞争对手分析新产品介绍目标制定介绍 52 会议安排会议安排 4 4 分法分法3/4培训与提高请有关部门介绍有关情况广告-市场-生产-财务-行政提高销售技巧论据搜集-制定计划“如何面对反对”53 会议安排会议安排 4 4 分法分法4/4休会阶段不要老是停留在会议 内容上学会换题材学会换方式征求意见 54 注意事项（会议语言）1.不要在会议上讲“人”2.不要泛泛而谈3.不要指责公司或其它部门4.正确评估成绩5.明确什么是落后6.强调游戏规则7.尊重事实,找出解决方法 55 会议程序原则优先的：56 会议程序原则在-期间：57 会议程序原则在-期间

13、：达成一致的意愿对事不对人会议期间记录所有的相同的可操作的主持人花不长于5分钟时间作概述准时结束 58 会议程序原则会后：59 会议效率不高的原因及具体表现项 次原因具体表现（1）时间（2）地点（3）开会对象的选择（4）主持人的技能（5）参会者的技能（6）会议的准备工作（7）开会的原因、目的和结果 60“会而不议”的原因会议次数越来越频繁会议规模越来越大会议时间越来越长参加会议对象不明确检讨、协调工作冠冕堂皇与会者信口开河开会发言依次排队必须逐个来主持人不会主持会议-61 会议管理技巧控制出席人数，与会无关者不参加 62 会议管理技巧会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反

14、应。63 会议管理技巧对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间作出小结，及时作出决定。64 参会者与会技巧事先仔细阅读分发的会议资料，如有疑问可咨询主办人。65 参会者与会技巧 66 参会者与会技巧发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录象等设备和图表、报表工具。0 0101020203030404050506060707080809090第一季度第一季度第三季度第三季度东部东部西部西部北部北部 67 参会者与会技巧 68 参会者与会技巧学会敏锐地倾听各种发言意见，兼收并蓄；不要作出轻敲铅笔、剪指甲、挖耳等小动作；正式会议上衣着打扮不能过随便。69 参会者与会技巧视会场气氛可直截了当或委婉的提问；不急于发言表现自己，不妨让别人先发表意见，然后整合提出看法或补充遗漏之处。