秘书实务第9章课件.ppt

1、第九章第九章 差旅工作差旅工作 第一节第一节 差旅工作概述差旅工作概述 一、差旅及其特点一、差旅及其特点 随着现代社会的发展，领导者和秘书的差旅活动日益增多。为了出席各种会议，洽谈各项业务，获取信息，增进沟通，拓展事业，领导者经常要到外地或国外出差旅行，涉外秘书要发挥助手作用，为上司差旅的各个环节做好筹划安排，有时还要陪同上司一同出差。差旅工作具有三个显著特点：一是公务性强。二是流动性强。三是综合性强。二、拟订差旅计划二、拟订差旅计划 秘书在得到上司将要出差的信息后，要及时了解本次旅行的任务、目的、时间、地点、人员安排等内容，继而根据单位的相关规定和上司的出差习惯，拟订差旅计划。有的单位还会既

2、拟定旅行计划表，也拟订一份履行日程表，计划表比日程表安排更全面、更宏观，日程表则是双方相商、认可后制定的，内容更具体，操作性更强。计划表、日程表要给上司一份，秘书留一份，存档一份。差旅计划有四个要素：1、时间包括启程时间、路途所用时间、抵达时间、返程时间、各项具体活动的时间等，都应在计划中体现出来。如果上司身体欠佳，或者活动中出现变数的可能性较大，秘书在安排时间时要注意留些余地，不宜安排得太满。时间安排的科学合理，是差旅顺利进行的重要保障。2、地点包括旅行到达的目的地、中转地、各项具体活动开展的地点等，这也是秘书必须弄清和确认的信息。一次差旅可能要到几个城市，在同一城市也可能会到不同的地方，秘

3、书在这方面工作做得越细越好。地点是选择交通工具、购买车船机票的重要依据，秘书还可依此判断当地气候、风俗，建议上司做好衣物、心理上的准备。3、交通工具 包括出发、返回的交通工具和在各项具体活动中使用的交通工具。秘书要掌握各种交通工具的优缺点，了解这方面的相关知识。4、活动内容 包括本次差旅要进行的各项事务，如访问、调研、考察、洽谈、会议、宴请、联欢等，这是差旅计划的主体。安排内容时应尽量按照时间先后顺序排列，使人一目了然。第二节第二节 差旅工作的一般内容差旅工作的一般内容 一、必要的准备工作一、必要的准备工作 领导者是差旅活动的主角，但由于出差前领导者的主要精力在于安排好本单位本部门的事情，考虑

4、的是本次出差的主要任务，因此，作为助手的秘书，自然要协助上司做大量的准备工作。1、了解上司出访的情况和目标2、与对方联系 3、订票4、预订旅馆 5、与陪同人员沟通6、预支差旅费 7、准备物品二、上司出差期间的秘书工作二、上司出差期间的秘书工作 上司动身之前，有心的秘书就会主动协助上司安排好公司内的各项事务，为上司分忧解难，不要上司带着疲惫和担心踏上行程。动身当天，无论上司是从公司出发还是从家中出发，秘书都要尽量安排好自己的工作前往送站。动身之前，要再一次仔细检查一下是否有遗忘的东西，如果发现，还来得及弥补。遇到紧急的情况千万不能慌张失措，要开动脑筋想办法。在上司出差期间，秘书的工作范围和工作量

5、都会加大，这对秘书的工作能力是一次考验，也是一次磨练。秘书要做好常规工作，还要做好上司临行前授权的事情。遇到找上司的电话或来客，都要积极应对，认真记录，如果是重要而紧急的事情，可以直接打上司的手机进行请示汇报。三、与上司一起出差时的秘书工作三、与上司一起出差时的秘书工作秘书有时会陪同上司一同出差，成为上司差旅活动中近身助手。在陪同出差的过程中，秘书要全面协助上司的各项工作，做好相关的文字记录，及时、准确地收集资料信息，积极帮助上司观察环境，协调各方关系，化解各种矛盾，自觉为上司分忧，成为上司在智力、精力、体力诸方面的左膀右臂。秘书还应保持与本单位领导机关和办公室的密切联系，成为出差的上司与单位

6、本部联系的桥梁。秘书要及时告知上司既定的日程安排，提醒需要上司关注的重点事宜。需要修订或重新制订活动安排时，务必要征得上司的同意。要注意自己的角色，当上司与迎候者见面时，秘书不要急于上前打招呼；当上司与对方说话的时候，秘书要注意回避，不要过于趋近。在宾馆办理入住手续后，要了解上司的房间号和电话号码，以便随时联系。个人要离开宾馆时，应事先征得上司的同意。要注意自己的仪容仪表、服装饰物、言谈举止等外在形象，力争给外界留下良好的印象。差旅结束时，秘书要安排好交通工具、途中食宿等，以确保安全返回。要将该次旅行中获取的各种文件材料加以整理、归纳，以备将来总结之用。还要及早将上司和自己此次出差用的交通费、

7、食宿费等费用列出来，填好报销单，如有其他额外支出，应写出书面报告，经上司审查后送财务部门报销。第三节第三节 出国旅行的安排出国旅行的安排 一、办理出国手续一、办理出国手续 秘书在得知上司要出国进行商务旅行时，要及时了解上司本次出访的相关情况，通过互联网、所到国政府部门的权威网站、电话咨询等方式，尽可能多地搜集所到国的各种有用资料，并直接协助上司做好以下准备：1、办理护照 2、办理签证3、办理国际接种预防证书4、订购机票5、通知接待方 6、办理保险二、办理出入境手续二、办理出入境手续 1、边防检查出入境者要填写出入境登记卡片，内容包括姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期限等，还有交验护照和签

8、证。2、海关检查目的是确认出入境人员所带物品是否符合海关规定，对上税物品实行纳税，禁止国家法律所不准的物品入境或出境，证实出入境人员所携带的物品确系本人所有。3、安全检查为了防止劫机事件的发生，各国大都有严格的安全检查制度，登机者绝不可以携带武器、爆炸物、剧毒品、刀具等登机。三、其他准备三、其他准备 1、时差换算。如果能够在日程表上标注北京时间和当地时间，将会给上司的旅行带来很大方便。2、兑换外币。要根据国家规定的数额兑换外币，尤其要兑换一点零钱，以便在到达目的国之后使用方便（如乘坐地铁、打电话、上卫生间等）。3、准备礼品。所赠礼品不必多么贵重，最好能体现公司及其所在国的特色和馈赠者的品位。4

9、、了解背景。上司出发前，秘书应帮助上司了解所去国的文化、风俗、国情，掌握相关的常识，以便有效地开展活动。【案例研习案例研习】案例一：案例一：商旅计划不实际商旅计划不实际 上司看了直摇头上司看了直摇头 坐落在南京的江苏某低压电器公司一直注重企业的自身发展，近年来，在新产品开发、产品质量稳定率及销售渠道建设等方面走在同行的前列，产品不仅覆盖全国，而且多个低压电器品种打入欧洲市场。随之，企业高层人员、技术人员及营销人员到外地或外国出差日渐频繁。公司秘书张某刚刚毕业于某高校秘书学专业。上班没几天，张秘书就碰到了一件难事：公司行政会议讨论研究了近期工作安排，确定了黄总经理和施总经理的外出计划，并决定让张

10、秘书负责两位领导商务旅行的一些准备工作，包括预定机票、联系住宿、资料准备、办理护照等。两位领导的外出安排是：黄总经理5月8日至9日出席在上海举行的全国低压电器行业发展论坛，5月12日下午参加在成都举行的企业家沙龙。考虑到上海论坛与成都的沙龙尚有一定的时间空隙，黄总有意在上海期间拜会上海高扬低压电器公司的领导，同时，走访信息产业部科技情报处，并到公司驻上海办事处，听听他们下半年的打算，进行沟通。黄总外出回来后，还要出席5月14日上午在本公司召开的一个新产品推广会议。主管技术的施副总将在5月上旬到美国爱戴公司参观考察，而施副总此前从未出过国门。张秘书足足想了一天，完成了一份计划书，交给黄总。以下是

11、计划书全文：公司领导商务旅行计划书公司领导商务旅行计划书根据公司行政会议的安排，黄总将于5月8日抵达上海、成都出席会议，施副总将于5月9日赴美国考察，具体安排如下：一、黄总计划5月7日，黄总乘飞机到上海，联系一家四星级酒店。5月8日至9日，出席全国低压电器行业发展论坛。5月10日至11日，拜会上海高扬低压电器公司的领导、走访信息产业科技情报处，到公司驻上海办事处商议下半年工作。5月12日，乘飞机到成都，联系一家四星级酒店，出席下午的企业家沙龙。5月13日，乘飞机返回南京。5月14日，出席公司新产品推广会议。准备物品有：钢笔、笔记本、公司简介、名片、照相机。二、施副总计划5月8日，办理护照。5月

12、9日，乘飞机赴美国华盛顿，安排三星级酒店。5月10日至11日，考察美国爱戴公司。5月12日，乘飞机赴纽约观光。5月13日，乘飞机返回南京。5月14日上午，出席公司新产品推广会议。准备的物品有：钢笔、笔记本、公司简介、名片、照相机、美元、，美国地图。黄总看完“计划书”后，皱着眉头问：“这叫计划书吗？这种计划我还让你安排？哪有明天到美国今天办护照的？美国与中国的时差呢？”张秘书的脸红了起来。虽然自己在大学时学过差旅事物安排，也讲过时差问题，但现在全忘了。1张秘书商务旅行的准备工作做得怎样？2张秘书的商务旅行计划符合正常的程序和规则吗？3从张秘书的这份商务计划书中你应该吸取什么教训？案例二：案例二：

13、总经理赴国外出差前夕，作为总经理的秘书，我会组织一批人共同支持总经理，我把它戏称为“出差特工队”。虽然旅行计划表是早就印制完成，但我按例总是挑灯夜战、通宵达旦。首先是文件类：卷宗几本、合约书、文件、旅程表、会议议程，这些是最重要也是最花时间的。接着是例行性的工作：礼物、相机、底片、名片、机票、护照、照片、现金（不同币别），这些是最琐碎却又少不了的。然后是总经理私人要准备的。最后则是打包的工夫，样样马虎不得，只是为让总经理出差顺利、出击成功，为公司创造更好的业绩。而我按例是会担心的，担心出差资料做不完，担心总经理赶不上飞机，担心司机睡过头，担心高速路上大塞车，担心合作伙伴，总之就是担心。终于一切

14、打点妥当，出发上高速（当然我也在车上），则分秒必争总经理上飞机后，我飞奔回公司与对方再次确认接机的人，同时把时间、地点、日期、同行人员有几位、行李有多少、需要几部车接机等等，再确认一次。出差前有一件值得一提的事就是“订机位”，看似简单其实不容易，因为我们往往为了配合客户的时间争取订单和实效，或要连续接不同城市的客户，行程迟迟无法确定，我订机位只好一改再改、三改四改，要改好几次，同时要想怎么订最省时、最省钱，订不到位子时好着急呀！此刻最好有自己人在旅行社工作，或者把旅行社的人变成自己人，以便随时应付所需。有不少人说秘书只是打打杂，其实在繁琐的工作中，我们要长时间挑战自己的体力。也有人说秘书只是跑跑腿，事实上专业秘书要懂得自己肯定自己，时时为自己储备实力。路才能走得长远、宽广。1总经理出差前，秘书做了哪些准备工作？2总经理上飞机后，秘书又作了哪些细致的工作？3案例中这位秘书的做法有哪些是值得我们借鉴？