签函及会议纪录课件.ppt

1、1明道大學公文教育訓練明道大學公文教育訓練104年7月秘書處綜合業務組林孟君2n公文是什麼n關於簽n簽如何寫n關於函n函稿如何寫n關於會議紀錄n英文會議紀錄格式說明n不變的叮嚀n精采回顧牛刀小試一下第一週第一週第二週第二週第三週第三週4什麼叫公文？什麼叫公文？l有關公務的文書l至少一方為機關（含官署及非官署）教育部一般公司行號l有一定的製作和傳遞程序5l令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基 準之行政規則及人事命令時用之l呈：對總統有所呈請或報告時用之l咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之l函：各機關間，或人民與機關間之申請與答復時用之l公告：各機關對公眾有所宣布時用之l其他公文：書

2、函、開會通知、簽、聘書、證明書、紀錄、契約書等公文有那些？公文有那些？6公文製作原則公文製作原則主題簡單明瞭文義顯淺內容明確無誤案件確實具體7公文擬辦方式公文擬辦方式l先簽後稿先簽後稿有關政策或重大興革牽涉較廣，未獲結論，擬提會議討論重要人事案l簽稿併陳簽稿併陳對以往處理情形須酌加敘述依法准駁，但案情特殊須加說明限時辦理，不及請示l以稿代簽以稿代簽一般簡單案情8公文常用錯別字公文常用錯別字用字舉例用字舉例統一用字統一用字曾見用字曾見用字公布、分布、頒布布佈部分、身分分份賸餘賸剩雇員、雇主、雇工雇僱僱用、約僱、聘僱僱雇黏貼黏粘計畫畫劃策劃、規劃、擘劃劃畫關於、對於於于授予予與紀錄紀記記錄記紀詳細

3、資料，請參閱秘書處綜合業務組網頁-資料下載。9l擬稿須條理分明，簡明扼要，避免模稜空泛、陳腐套語 如：關於如：關於104年年5月月22日明道大學應用英語系學會租借員日明道大學應用英語系學會租借員林演藝廳收據中租借單位名稱之更改，望貴單位協助辦林演藝廳收據中租借單位名稱之更改，望貴單位協助辦理（受文者為彰化縣員林演藝廳。是否改為彰化縣文化理（受文者為彰化縣員林演藝廳。是否改為彰化縣文化局較洽當？）局較洽當？）本校應用英語學系本校應用英語學系104年年5月月22日租借貴局員林演藝廳，日租借貴局員林演藝廳，請惠予協助更改收據之租借單位名稱請惠予協助更改收據之租借單位名稱l引敘來文或法令，扼要摘敘足供

4、參考之文字 如：依據彰化縣文化局彰化縣文化場所使用管理辦法如：依據彰化縣文化局彰化縣文化場所使用管理辦法辦理辦理辦理公文時該注意什麼？辦理公文時該注意什麼？1/51/510l敘述事實或引述人名、地名、日期、數字時，應詳加核對，避免錯漏l擬辦復文稿件，應敘明來文機關發文日期及字號l文書中記載年份，以國曆國曆為準，惟外文得採用西元紀年l各種名稱不宜縮寫，如遇譯文且關係重要者，以括弧加註原文原委會原住民族委員會？原子能委員會？辦理公文時該注意什麼？辦理公文時該注意什麼？2/52/511l表示意見時應以負責態度提出具體意見，不得用陳請鈞長核示、存參等空言l擬稿以一文一事為原則，來文如一文數事，得分為數

5、文答復l文中如多個機關名稱同時出現，按照既定機關順序，由左而右排列l文中如有塗改，應於修改處蓋章應於修改處蓋章辦理公文辦理公文時該注意什麼？時該注意什麼？3/53/512辦理公文時該注意什麼？辦理公文時該注意什麼？4/54/5l如有2頁以上，應裝訂妥當，避免遺落l宜力求避免獨字成行，獨行成頁l於稿面適當位置蓋章，並註明日期時間行政助理 張 三11130935職名章日期(月日)時間(時分)13半形全形半形辦理公文時該注意什麼？辦理公文時該注意什麼？5/55/5l分項標號：文字全型，符號半型l中文內文之標點符號為全形；阿拉伯數字、外文字母及外文中使用之標點符號皆為半形。14l定義：定義：許多無意義

6、的冗詞贅字，充塞媒體及許多人的口中，就像癌細胞不斷複製增生l結構：結構：動詞量詞動詞名詞 例：進行一個上菜的動作語言癌擴散！公文贅字落落長語言癌擴散！公文贅字落落長15甲：這個問題你打算怎麼解決呢？乙：針對這一個所謂的問題，我會先來做 一個，所謂的瞭解的部分，在這個瞭 解的過程中呢，我們可以做一個，所 謂的想法收集的部分，在這個想法收 集的過程中呢，我們再來做一個，所 謂的處理的動作。（語言癌患者）舉例來說，語言癌是舉例來說，語言癌是16l其實、其實、其實l然後、然後、然後l內建的對，每句講完都要加個對l進行一個XX的動作lXX的部分l所謂的l一種XX的概念l基本上l老實說l我這邊10大網路語

7、言癌大網路語言癌18簽的用途？l為機關內部公文，為承辦人就承辦業務，向首長有所請示、建議或報告時使用l為上行文19簽如何寫？l主旨：不分段，扼要敘述l說明：通常寫依據，或說明案情之緣由、經過或前案l擬辦：為簽之簽之重點所在重點所在，應提出具體處理意見及解決方案20簽常見的錯誤？l說明已提擬辦事項l未寫擬辦事項l擬辦事項籠統，不夠具體，如：奉核後依相關規定辦理22簽如何寫1/7主旨：檢送日間學制課程開放於第九節、中午、晚上及例假日等時間排課，陳請鈞長核示。說明：一、依104年4月27日（一）教務處院務推動提升行政效率研商會議決議辦理（附件）。二、擬辦：奉核後，配合辦理。原寫法建議寫法主旨：檢陳日

8、間學制課程開放於第9節、中午、晚上及例假日等時 間排課一案，請鑒核。說明：擬辦：奉核後公告週知各系日間學制課程得安排於此一時間授課。一點靈一點靈1.上行文，不用檢送。上行文，不用檢送。2.擬辦事項未切實。擬辦事項未切實。23主旨：簽請同意辦理本處電話費及影印費不足之調整預算一案，請核示。說明：本處預算103309000-01-25電話費及影印費截至104年7月底仍不足 30,000元，擬由本處預算103309000-01-16接待交流參訪費用挪用 15,000元、103309000-03-02境外生輔導經費挪用15,000元。建請鈞長同意預算調整。擬辦：奉核後，惠請會計室調整預算。簽如何寫 2

9、/7原寫法建議寫法主旨：檢陳本處103學年度電話費及影印費預算不足之調整案，請核示。說明：本處負責國際交流事務，需與外國學校聯絡相關事宜；及辦理多項僑外生活動與華語文相關課程所需，列印多項文件，導致電話費用與影印費用已用罄。擬辦：一、本處預估至104年7月止，電話及影印費各尚需15,000元，建請鈞長同意由103309000-01-16接待交流參訪費用挪用15,000元、103309000-03-02境外生輔導經費挪用15,000元。二、奉核後，請會計室協助辦理預算調整。一點靈一點靈擬辦才是具體作法擬辦才是具體作法24主旨：檢陳辦理學務與輔導工作交流之社團指導老師座談會活動。說明：一、依據本校

10、104年度學生事務與輔導編號54-1，工作目標4-2建立專業化之學務與輔導工作及學習型組織，辦理學務與輔導工作交流之社團指導老師座談會活動。二、本活動實施計畫，詳如附件。三、本活動實施經費，學校配合款計肆仟伍佰元整，學輔配合款計壹萬零貳佰元整，總經費為壹萬肆仟柒佰元整。擬辦：陳核後依說明辦理。主旨：檢陳辦理學務與輔導工作交流之社團指導老師座談會活動計畫，請鑒核。說明：一、依據本校104年度學生事務與輔導編號54-1，工作目標4-2建立專業化之學務與輔導工作及學習型組織辦理。二、本活動實施經費，學校配合款計肆仟伍佰元整，學輔配合款計壹萬零貳佰元整，總經費為壹萬肆仟柒佰元整。擬辦：一、依預算表進行

11、費用暫支、辦理保險及訂購餐點。二、奉核後，通知各社團指導老師參加座談會。簽如何寫 3/7建議寫法原寫法一點靈一點靈1.需有期望語需有期望語2.擬辦事項需為具體作擬辦事項需為具體作法法25主旨：檢陳辦理2015我是大學生體驗營（第二梯次）活動，請 核示。說明：一、配合104學年度大學部四技二專甄選及四技技優甄審招生進程，藉由考生迫切需求的書審資料準備及面試技巧；搭配學系特色課程及親近的師生互動、人文優美的校園環境，期能提高 四技二專甄選第一階段報名人數。二、活動日期：104年5月16日（星期六）。三、活動規劃：詳如附件。四、交通接駁費用擬依實際報名人數狀況彈性調整，建請同意自行辦理請購核銷。五、

12、所需經費共計新台幣229,000元整，由103學年度預算計劃編號103550000-01-01項下支應；申請暫支新台幣73,000元整，用以支付交通接駁、平安保險等活動相關費用。六、各相關單位支援活動工作人員名單，擬統一彙整後提供人力資源室協助辦理加班時數補休申請。擬辦：奉核後，惠請相關單位協助辦理。簽如何寫4/7原寫法一點靈一點靈不知簽核重點為何？不知簽核重點為何？26主旨：檢陳104年5月16日（六）辦理2015我是大學生體驗營（第二梯次）活動，請核示。說明：一、配合104學年度大學部四技二專甄選及四技技優甄審招生進程，藉由考生迫切需求書審資料準備及面試技巧；搭配學系特色課程及親近的師生互

13、動、人文優美的校園環境，期能提高四技二專甄選第一階段報名人數。二、活動規劃詳如附件。擬辦：一、交通接駁費用擬依實際報名人數狀況彈性調整，自行辦理請購核銷。二、所需經費共計新台幣229,000元整，由103學年度預算計畫編號103550000-01-01項下支應；申請暫支新台幣73,000元整，以支付交通接駁、平安保險等費用。三、各相關單位支援活動工作人員名單，統一由本處彙整後送人力資源室申請加班時數補休。簽如何寫5/7建議寫法27主旨：辦理本校學生宿舍暑假委外打掃事宜，簽請核示！說明：一、為提供新生乾淨舒適環境暨家長參訪時良好形象，本校志 強及明誠宿舍擬於本學年度暑假期間委外實施打掃。二、本次

14、規劃打掃區域為志強宿舍2-10樓，房間數243間，明 誠宿舍5.6樓，房間數132間，房間數合計345間，打掃重 點詳如附件。三、經商訪，本次委外實施打掃經費約新臺幣15萬7,500元 整，案內經費建議由宿舍罰扣款項下支應。擬辦：奉核後，案移總務處辦理勞務招標事宜。簽如何寫6/7原寫法一點靈一點靈打掃重點及預算來源打掃重點及預算來源為具體作法，應放至擬辦事項為具體作法，應放至擬辦事項28主旨：辦理本校學生宿舍暑假委外打掃事宜，簽請核示！說明：為提供新生乾淨舒適環境暨家長參訪時良好形象，本校志 強及明誠宿舍擬於本學年度暑假期間委外實施打掃。擬辦：一、本次規劃打掃區域為志強宿舍2-10樓，房間數2

15、43間，明 誠宿舍5.6樓，房間數132間，房間數合計345間，打掃重 點詳如附件。二、本次委外實施打掃經費約新臺幣15萬7,500元整，案內經費建議由宿舍罰扣款項下支應。三、奉核後，請總務處協助辦理勞務招標事宜。簽如何寫7/7建議寫法30l機關名稱一定使用機關全銜如：明道學校財團法明道大學l文別如：函、書函l機關地址、聯絡人及聯絡電話l發文日期l發文字號函裏有什麼？函裏有什麼？1/431l速別最速件、速件、普通件指的是希望受文機關辦理之速別l密等及解密條件如：密（104年12月13日解密）保存期限應大於解密期限密件傳遞時，需使用密件袋國家機密文書才有絕對機密、極機 密、機密函裏有什麼？函裏有

16、什麼？2/432l附件表示方式如：如說明一、如主旨附件名稱及數量需於主旨或說明中列出l主旨簡淺明確行文目的+期望語l說明就事實、來源詳細敘述回復他機關來文，需於說明項敘明原來文日期及 字號函裏有什麼？函裏有什麼？3/433l正、副本及抄本受文者正、副本機關名稱需為全銜若為校內單位（含教師），放於抄本l署名一律署名機關首長非單位主管亦非單位章函裏有什麼？函裏有什麼？4/434函如何寫？函如何寫？l主旨：不分項，文字緊接書寫，全文精要，具體扼要說明行文目的+期望語l說明：一、得分項條列，就事實、來源詳細敘述。二、依教育部來函，自依教育部來函，自104年年3月月25日起，有關公文之期望、目的及稱謂日

17、起，有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬書寫。用語，均無須挪抬書寫。如：如：請查照請查照請查照請查照 檢陳鈞部檢陳鈞部檢陳鈞部檢陳鈞部35l上行文：請核示、請鑒核、請核備l平行文：請查照、請查照見復、請查明見復l下行文：希查照、希照辦、希查照見復、希辦理見復期望語怎麼用？期望語怎麼用？常見的錯誤：惠請查照常見的錯誤：惠請查照惠是他人施惠予我，而請是有求於人，惠與請是兩個方向相反的字，倘惠在前，請倘惠在前，請在後，是說不通的在後，是說不通的。正確應為請惠予、請惠允見復。36l隸屬關係：上稱下貴；下稱上鈞；自稱本l無隸屬關係：上稱大；平行稱貴；自稱本l機關對屬員稱臺端l機關稱人民先生、女士或

18、通稱君、臺端；對團體稱貴稱謂語怎麼用？稱謂語怎麼用？38主旨：本校學生會為財務管理擬申請郵政存簿儲金簿印鑑更換及更改戶 名，請查照並請貴局惠予協助。說明：一、本校學生會已辦理會長改選，由陳羿伶同學當選，為完成財務交 接，需辦理郵政存簿儲金簿印鑑更換。二、本校原戶名明道大學學生自治會已更改為明道大學學生 會，並需辦理郵政存簿儲金簿戶名更換。函稿如何寫1/16一點靈一點靈1.主旨目的在前，期望在後。主旨目的在前，期望在後。2.期望語不可重複。期望語不可重複。原寫法主旨：本校第屆學生會因辦理會長改選及社團名稱更換，申請郵政存簿 儲金簿印鑑更換及更改戶名，請貴局惠予協助。說明：一、本校第屆學生會會長由

19、陳羿伶同學當選。二、本校原戶名明道大學學生自治會已更改為明道大學學生會。建議寫法39主旨：應用日語學系系學會為財務管理擬申請郵政存簿儲金簿印章更 換，敬請貴局惠予協助。說明：一、本校應用日語學系系學會為財務管理，申請郵政存簿儲金簿印章 更換。二、申請郵政存簿儲金簿開戶印章更換代表為應用日語學系系學會 會長趙婉汝。函稿如何寫2/16一點靈一點靈主旨與說明一再重複。主旨與說明一再重複。原寫法主旨：本校應用日語學系第屆系學會因辦理會長改選，申請郵政存簿 儲金簿印鑑更換，請貴局惠予協助。說明：本校應用日語學系第屆系學會會長由趙婉汝同學當選。建議寫法40函稿如何寫 3/16 主旨：檢陳本校104學年度行

20、事曆(如附件)，請鑑核。說明：本校104學年度行事曆業經103年12月2日103學 年度第一學期第17次行政會議討論通過。一點靈一點靈凡作為期望語及凡作為期望語及提稱語時，都用提稱語時，都用鑒字，如：鑒核、鑒字，如：鑒核、道鑒道鑒等。等。主旨：檢陳本校104學年度行事曆(如附件)，請鑒核。說明：本校104學年度行事曆業經103年12月2日103學 年度第一學期第17次行政會議討論通過。原寫法建議寫法41函稿如何寫4/16主旨：21世紀台灣的英語教育已趨多樣且多元，英語文學習儼然已成為 全民運動，如何讓英語文的教學更具創意，讓身處第一線的老師教 得盡興，莘莘學子學得有效率，如此教學相長的模式則是

21、一門 學問和藝術，亦是值得探討的議題。此次研討會將探究英語文創意 教學為主軸，盼藉此研討會能結合各方專業領域之專家學者提出相 關研究及願景，提升21世紀台灣師生英語文的教學以及學習能力，請查照。說明：一、研討會研究主題：（一）英語文教學之創新。（二）提升學生英語能力。（三）一點靈一點靈主旨應寫出行文之目的，主旨應寫出行文之目的，非舉辦研討會目的。非舉辦研討會目的。原寫法42函稿如何寫5/16主旨：本校應用英語學系訂於104年7月23日辦理二十一世紀創意教學 英語文研討會，請鼓勵所屬相關系所教師踴躍報名參加。說明：一、21世紀台灣的英語教育已趨多樣且多元，英語文學習儼然 已成為全民運動。二、檢附

22、實施計畫（附件1）、交通示意圖（附件2）及校園平 面圖（附件3）供參。建議寫法43主旨：檢送本校辦理2015我是大學生體驗營活動資訊海報及宣傳單 張，敬請協助張貼海報、活動宣傳並鼓勵學生踴躍報名參加，請 查照。說明：一、活動課程包含有學習書審資料準備及上傳技巧、面試禮儀技巧、大學選課及學系特色課程、宿舍生活實境體驗等精采豐富之內 容；全程完成課程者，發給研習證明。二、活動時間：104年2月5、6日（週四、五）兩天一夜。三、活動地點：明道大學。四、報名資格：104學年度學測考生，限額700名。五、活動費用：符合報名資格者，免收NT$1000元。六、報名方式：網路報名，網址明道大學首頁。七、活動諮

23、詢：週一至週五（08：0017：00），洽詢電話04-8876660 分機19111915或E-mail：evanmdu.edu.tw 蔡汶呈先生。函稿如何寫 6/16一點靈一點靈1.訂有辦理或回覆期訂有辦理或回覆期限，日期應在主旨限，日期應在主旨段敘述，以為彰顯。段敘述，以為彰顯。2.期望語重複。期望語重複。原寫法44函稿如何寫7/16主旨：檢送本校104年2月5、6日辦理2015我是大學生體驗營活動資 訊海報及宣傳單張，敬請協助張貼海報並鼓勵學生踴躍報名參加。說明：一、活動課程包含有學習書審資料準備及上傳技巧、面試禮儀技巧、大學選課及學系特色課程、宿舍生活實境體驗等精采豐富之內 容；全程完

24、成課程者，發給研習證明。二、活動地點：明道大學。三、報名資格：104學年度學測考生，限額700名。四、活動費用：符合報名資格者，免收NT$1000元。五、報名方式：網路報名，網址明道大學首頁。六、活動諮詢：週一至週五（08：0017：00），洽詢電話04-8876660 分機19111915或E-mail：evanmdu.edu.tw 蔡汶呈先生。建議寫法45函稿如何寫8/16主旨：茲承貴校黃宜嫻教官協助本校學生於竹山車禍事件，爰贈感謝狀敬表 謝忱。說明：一、中華民國104年4月19日（星期日）下午，本校學生於竹山發生機車爆胎自摔，緊急送竹山秀傳醫院。二、黃教官發揮全國教官服務全國學生精神，第

25、一時間前往秀傳醫院處理，盡心盡力。原寫法建議寫法主旨：貴校黃宜嫻教官發揮全國教官服務全國學生精神，協助本校學生車禍事件處理，請於公開場合予以表揚。說明：一、本校學生104年4月19日（星期日）下午，於南投縣竹山鎮發生機車爆胎自摔車禍，緊急送竹山秀傳醫院救治，第一時間黃宜嫻教官前往醫院協助處理，盡心盡力。二、檢送感謝狀一紙，請貴校協助轉發，以表謝忱。一點靈一點靈行文目的不是要檢送行文目的不是要檢送感謝狀感謝狀46函稿如何寫9/16主旨：檢送本校辦理補助大專校院辦理就業學程計畫103年支出原始 憑證訪查結果乙案，回復說明及佐證資料如附件，請查照。說明：一、復貴分署104年4月1日中分署訓字第104

26、2301164號函。二、隨函檢附經費支出及憑證保管情形紀錄回復說明表、各學程之佐證資料及原始憑證影本，如附件。原寫法建議寫法主旨：函復本校辦理貴分署補助大專校院辦理就業學程計畫，103年支 出原始憑證訪查結果，請惠允辦結。說明：一、復貴分署104年4月1日中分署訓字第1042301164號函。二、隨函檢附經費支出及憑證保管情形紀錄回復說明表、各學程之佐證資料及原始憑證影本，如附件。一點靈一點靈行文目的不是單要檢送行文目的不是單要檢送回復說明回復說明47函稿如何寫10/16主旨：本校訂於104年3月27日（五）辦理高中職教育 創新論壇，為擴大論壇成效，敬請同意貴校所 屬教師公假出席，請查照。說明

27、：檢附本論壇議程及與會人員名單供參。一點靈一點靈分項條列內容過於繁雜或含分項條列內容過於繁雜或含有表格時，建議以附件方式有表格時，建議以附件方式呈現。呈現。48函稿如何寫11/16主旨：復貴校第1030800522號函，請查照。說明：一、復貴校103年6月19日北科大人字第1030800522號函。二、本校綠環境設計學系鄭旭惠專案約聘助理教授，已於103年7月31日約聘期滿，未再於本校擔任專任教師職務。原寫法建議寫法主旨：貴校因教學需要，擬聘請本校鄭旭惠教授擔任103學年度兼任教 師，回復如說明，請查照。說明：一、復貴校103年6月19日北科大人字第1030800522號函。二、本校綠環境設計

28、學系鄭旭惠專案約聘助理教授，已於103年7月31日約聘期滿，未再於本校擔任專任教師職務。一點靈一點靈復文時，不可以來文機關之復文時，不可以來文機關之發文日期及發文字號為主旨。發文日期及發文字號為主旨。49函稿如何寫12/16主旨：素仰貴公司在農業產銷之專業與成就素仰貴公司在農業產銷之專業與成就，謹敬邀貴公司呂美珠總經理至本校 進行專題演講，敬請 惠允同意。說明：一、演講日期：104年1月14日(星期三)。二、演講時間：15:1017:00。三、演講地點：寒梅大樓梅館20A國際會議廳。四、演講題目：今日漢光。五、對象：本校應用科學院碩士班及大學部學生。原寫法建議寫法主旨：本校因教學需要，敬邀貴公

29、司呂美珠總經理蒞校進行專題演講，請惠允。說明：一、演講時間：104年1月14日(三)15:10-17:00。二、演講地點：本校寒梅大樓梅館20A國際會議廳。三、演講對象：本校應用科學院碩士班及大學部學生。一點靈一點靈公文應就事論事，不需出現寒公文應就事論事，不需出現寒喧、德行頌揚等客套語詞。喧、德行頌揚等客套語詞。50函稿如何寫13/16主旨：檢送本校綠環境設計學系學生赴貴單位進行暑期實習資料如說明三，請查照。說明：一、本校景觀與環境設計學系課程規定，學生於畢業前須至該學系相關行業進行一年之實習，以認知未來職場之需求，補足學系課程之不足。二、感謝貴單位協助該系暑期實習課程，並同意陳燕廷同學至貴

30、單位實習。感謝貴單位協助該系暑期實習課程，並同意陳燕廷同學至貴單位實習。三、檢附實習學生之簡歷及實習評分表如附件，學生實習結束評分完成後，請將實習評分表正本回覆至景觀與環境設計學系，以利學生實習成績之評定。原寫法建議寫法主旨：檢送本校景觀與環境設計學系學生陳燕廷赴貴單位暑期實習相關資料如說明二，請查照。說明：一、本校景觀與環境設計學系課程規定，學生於畢業前須至該學系相關行業進行一年之實習，以認知未來職場之需求，補足學系課程之不足。二、檢附實習學生之簡歷及實習評分表如附件，學生實習結束評分完成後，請將實習評分表正本逕寄回至本校景觀與環境設計學系，以利學生實習成績之評定。一點靈一點靈 公文非信函，

31、不公文非信函，不需客套感謝之詞。需客套感謝之詞。51函稿如何寫14/16主旨：檢送本校蕭教授等2人延長服務案，請查照惠辦。說明：一、依據本校教授延長服務處理要點辦理。二、隨函檢附資料如下：（一）核定教師延長服務名冊乙份。（二）103學年度第二學期第4次校教師評審委員會會議記錄影本乙份。原寫法建議寫法主旨：檢送本校蕭教授等2人申請延長服務資料，請惠辦。說明：一、依貴會私立學校教職員工退休、撫卹、資遣案件審核原則辦理。二、隨函檢附資料如下：（一）核定教師延長服務名冊乙份。（二）103學年度第二學期第4次校教師評審委員會會議記錄影本乙份。一點靈一點靈1.有附送語檢送，卻有附送語檢送，卻沒有敘及要檢送

32、的文件。沒有敘及要檢送的文件。2.期望語重複。期望語重複。52函稿如何寫15/16主旨：惠請貴行派員到校擔任就學貸款說明會主講者及辦理對保事宜，請查照。說明：一、說明會時間：104年6月3日(三)10:00-11:00，地點：本校開悟大樓一樓小劇場。二、對保時間：104年6月17日(三)10:00-13:30，地點：本校伯苓大樓二樓會議室。原寫法建議寫法主旨：本校將辦理就學貸款說明會，請貴行派員擔任主講者及辦理對保事宜。說明：一、說明會時間：104年6月3日10:00-11:00，地點：本校開悟大樓一樓小劇場。二、對保時間：104年6月17日10:00-13:30，地點：本校伯苓大樓二樓會議室

33、。一點靈一點靈 不宜使用惠請。不宜使用惠請。53函稿如何寫16/16主旨：敬邀貴校師生出席本校應用英語學系15級畢業公演利西翠妲演出，請查照。說明：一、本校應用英語學系15級學生將於校外進行四年所學成果展畢業公演利西翠 妲，全劇將以英語進行，並有中文字幕，敬邀貴校師生蒞臨觀賞。二、時間:104年5月22日(週五)晚上6時進場。三、地點：彰化縣文化局員林演藝廳小劇場（彰化縣員林鎮員林大道2段99號）。原寫法建議寫法主旨：敬邀貴校師生蒞臨觀賞本校應用英語學系15級畢業公演利西翠妲，請查照。說明：一、時間：104年5月22日18時。二、地點：彰化縣文化局員林演藝廳小劇場（彰化縣員林鎮員林大道2段99

34、號）。三、全劇將以英語進行；備有中文字幕。一點靈一點靈 主旨、說明重複。主旨、說明重複。55l大哥議程大哥議程Agenda 開會前發出，以提供與會者了解會議全部程序的安排，包括報告、討論等各項問題順序，以作為開會的依據。l二哥紀錄二哥紀錄Minutes就是把會議中所有的發言、決議等內容記錄下來。有詳記與略記之分。略記是記錄會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。l小弟簽到表小弟簽到表Attendance Form會議紀錄的三兄弟56需要英譯的會議紀錄有那些？1/2l行政單位：一級一級單位會議單位會議每月第1次之單位會議紀錄英譯為全英文，餘撰寫英文

35、摘要教務處校課程會議亦需英譯57需要英譯的會議紀錄有那些？2/2l學術單位：院系所主管會議院系所主管會議院（系、所）務會議院（系、所）務會議院（系、所）課程會議院（系、所）課程會議學院每月第1次之院主管會議、系（所）務會議紀錄需英譯為全英文，餘撰寫英文摘要院務會議、院課程會議及系（所）課程委員會議為每學年或每學期1次，請逐次英譯為全英文修正：修正：院、系、所教評會議紀錄，不進行翻譯院、系、所教評會議紀錄，不進行翻譯59大哥-議程Agenda明道大學103學年度第二學期第18次行政會議議程MingDao University 18th Administration Meeting Agenda時

36、間(Date&Time)：Mar.24,2015（Tue）08：30地點(Location)：主席(Chairperson)：記錄(Minutes Taker)：出席人員(Attendees)：列席人員(In Attendance)：請假人員(Absent)：I.Review of previous meeting minutesII.Progress reports A.Office of Academic Affairs B.Office of Student Affairs C.Office of General Affairs D.Secretariat DepartmentIV.Me

37、eting agenda Issue 1：Proposed by：Explanations：III.Chairpersons final comments60二哥紀錄Minutes1/2明道大學103學年度第二學期第18次行政會議紀錄MingDao University 18th Administration Meeting Minutes時間(Date&Time)：Mar.24,2015（Tue）08：30地點(Location)：主席(Chairperson)：記錄(Minutes Taker)：出席人員(Attendees)：列席人員(In Attendance)：請假人員(Absent

38、)：I.Progress ReportsII.Meeting Agenda Issue 1：Proposed by：Explanations：Resolution：III.Chairpersons Final CommentsIV.Extempore motion motion 1：Proposed by：Explanations：Resolution：V.Extempore ReportThe Meeting ended at 09:55Appendixes：61二哥紀錄Minutes2/2明道大學103學年度第二學期第18次行政會議紀錄MingDao University 18th Adm

39、inistration Meeting Minutes時間(Date&Time)：Mar.24,2015（Tue）08：30地點(Location)：主席(Chairperson)：記錄(Minutes Taker)：出席人員(Attendees)：列席人員(In Attendance)：請假人員(Absent)：Chairpersons final comments：1.2.3.4.5.62小弟簽到表Attendance Form103學年度第一學期行政會議簽到表Administration Meeting Attendance FormDec.30,20141 82 93104115126

40、7列席132464l復文時應檢附原函影本，且說明項之依據文號應確實核對無誤l依教育部轉知檔管局來函，為提升公文電子交換作業效率，請使用相容性高之公文電子交換附件：開放文檔格式（ODF）：後續有編輯需求時採用可攜式文件（PDF）：附件不需編輯時採用不變的叮嚀-函稿1/365不變的叮嚀-函稿2/3l函稿之受文者，建議以正本為主要對象，如正本受文者2者以上，可繕打如正副本本校相關單位及人員，應放於抄本本校相關單位及人員，應放於抄本66不變的叮嚀-函稿3/3l受文者應與發文者為對等關係，如函請與會人員任職機關同意所屬人員公假出席，受文者應為其任職機關，非與會者本人67不變的叮嚀-英譯會議紀錄1/2l為

41、統一會議紀錄表頭及方便作業，會議紀錄表頭皆以中英文並列l英文摘要之點數應與中文會議紀錄之主席裁示或結論相同l英文摘要及英文版會議紀錄不上傳至公文系統陳核時以中文版為主一級單位會議紀錄，如處務會議，需陳核至校長68不變的叮嚀-英譯會議紀錄2/2l以秘書處發出之範本為撰寫依據，不要發揮創意l系所合一學系，系、所會議紀錄需分開撰寫，如企業管理學系及企業管理學系碩士班l簽到表需有姓名列表，不可用空白表格。與會人員簽名時，得只簽中文姓名69不變的叮嚀-校外來文l校外機關直接郵寄至單位之公文，受文者為明道大學則需送至秘書處登錄、取號（文面背後請簽名）l系統或網路填報，歸檔時請檢附填報資料l檢核欄除說明公文

42、後續辦理結果外，亦應包含校長裁示意見之辦理結果，未辦畢，不宜先行歸檔l教育部來文，需陳送校長核決70不變的叮嚀-用印申請l申請用印文件，應依分層負責規定由各層主管決行後，再送至秘書處用印l各類契約申請用印時，負責人請空白，以蓋用校長職銜簽字章；若有簽約代表人，請直接帶出校長姓名71不變的叮嚀-其它1/2l退文補正或陳核後需再次陳核，請使用附簽，非便簽。便簽為單位與單位間溝通使用，由一級主管決行l公文送會前，應先經單位主管核章；得由二級主管代行依本校公文處理作業程序，會辦公文，每單位以 不超過4小時為限72不變的叮嚀-其它2/2l公文分會後，承辦單位應先行彙整各會辦單位意見後，再送至秘書處陳核l純知會校內它單位之公文，請以e-mail行之，避免重複列印，節能省碳