采购管理系统日常业务处理课件.ppt

1、 采购管理系统日常业采购管理系统日常业务处理务处理7.3丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程一、请购一、请购采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单。请购是采购业务处理的起点，用于描述和单。请购是采购业务处理的起点，用于描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日单提供建议内容

2、，如建议供应商、建议订货日期等。期等。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程操作要点：操作要点：1.在目录区树型列表中选择在目录区树型列表中选择“业务业务/请购请购/请购单请购单”，进入采购请购单界面，如图进入采购请购单界面，如图7-11所示。所示。2.采购请购单中可参照录入的栏目有：业务类型、采购请购单中可参照录入的栏目有：业务类型、采购类型、单据日期、部门、业务员、存货编采购类型、单据日期、部门、业务员、存货编码、供货单位、项目编码；单据日期、存货编码、供货单位、项目编码；单据日期、存货编码、数量、供货单位为必填栏目；税率默认为码、数量、供货单位为必填栏目；税率默认

3、为17，可修改，可修改，0税率税率100，一张单据中可以，一张单据中可以有不同的税率；根据存货编码，系统带入存货有不同的税率；根据存货编码，系统带入存货名称、规格型号、存货自定义项等栏目。名称、规格型号、存货自定义项等栏目。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程3.请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。已审核未关闭的请购单可以参照生成采购开。已审核未关闭的请购单可以参照生成采购订单，或比价生成采购订单。订单，或比价生成采购订单。4.“制单人制单人”、“审核人审

4、核人”、“关闭人关闭人”栏目分别在栏目分别在单据保存、审核、关闭时，自动带入当前操作单据保存、审核、关闭时，自动带入当前操作员。员。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程故障：某存货已建立存货档案且已录入期初余额，故障：某存货已建立存货档案且已录入期初余额，但是录入请购单时却无法参照输入该存货。但是录入请购单时却无法参照输入该存货。诊断：无法参照的原因之一是该存货不具有诊断：无法参照的原因之一是该存货不具有“外购外购”的属性，原因之二是该存货已停用。的属性，原因之二是该存货已停用。解决方法：在该存货档案的解决方法：在该存货档案的“基本基本”页中将存货属页中将存货属性性“

5、外购外购”选中；若误设了停用日期，可在存选中；若误设了停用日期，可在存货档案的货档案的“其他其他”页中将停用日期栏设为空。页中将停用日期栏设为空。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程二、订单二、订单采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订合同中关

6、于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。通过采购订单的管理，可以帮货的口头协议。通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。事后统计。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程操作要点：操作要点：1.在目录区树型列表中选择在目录区树型列表中选择“业务业务/订货订货/采购订采购订单单”，进入采购订单界面，如图，进入采购订单界面，如图7-12所示。所示。2.采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划生成；直运采购订单必须参售订单、采购计划生成；

7、直运采购订单必须参照直运销售订单生成。照直运销售订单生成。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程3.采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。已审核未关闭的采购订单可以参关闭、打开。已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。4.对于已审核未关闭的订单，可能因为意外情况而对于已审核未关闭的订单，可能因为意外情况而需要修改业务，此时用订单变更功能实现，变需要修改业务，此时用订单变更功能实现，变更

8、后即生效不必再次审核，即状态依然为更后即生效不必再次审核，即状态依然为“已已审核审核”。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程5.变更已审核的采购订单有两种方法：在单据卡片变更已审核的采购订单有两种方法：在单据卡片界面进行变更；在单据列表界面选择单据，进界面进行变更；在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行变更。只能对表体的数量、入单据卡片界面进行变更。只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、备注等内容进行计划到货日期、价格、金额、备注等内容进行修改操作，不可修改表头内容。修改操作，不可修改表头内容。6.已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量已执行的订单行可

9、以修改数量，但变更后的数量必须大于等于订单累计到货量、订单累计开票必须大于等于订单累计到货量、订单累计开票量、订单累计入库量中的任一个。量、订单累计入库量中的任一个。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程三、到货三、到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。据。丽水职业技术学院会计

10、电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程操作要点：操作要点：1.在目录区树型列表中选择在目录区树型列表中选择“业务业务/到货到货/到货单到货单”，进入采购到货单界面，如图进入采购到货单界面，如图7-13所示。所示。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程2.采购到货单可以手工新增，也可以参照采购订单采购到货单可以手工新增，也可以参照采购订单生成；但必有订单时，采购到货单不可手工新生成；但必有订单时，采购到货单不可手工新增。采购到货单可以只录入数量，不录入单价、增。采购到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。金

11、额。3.采购到货单可以修改、删除，不需审核，保存单采购到货单可以修改、删除，不需审核，保存单据即为有效单据，可以参照生成到货退回单、据即为有效单据，可以参照生成到货退回单、入库单。入库单。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程四、入库四、入库采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。本月存货已经入库，到货的存货进行入库验收。本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，可以对货物进行暂估入但采购发票尚未收到，可以对货物进行暂估入库；待发票到达后，再根据该入库单与发票进库；待发票到达后，再根据该入库单与发票进行

12、采购结算处理。行采购结算处理。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程采购入库单按进出仓库方向分为：蓝字采购入库单、采购入库单按进出仓库方向分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单；按业务类型分为：普通采购红字采购入库单；按业务类型分为：普通采购入库单、受托代销入库单（商业）。库存管理入库单、受托代销入库单（商业）。库存管理系统未启用前，可在采购管理系统录入入库单系统未启用前，可在采购管理系统录入入库单据；库存管理系统启用后，必须在库存管理系据；库存管理系统启用后，必须在库存管理系统录入入库单据，在采购管理系统可查询入库统录入入库单据，在采购管理系统可查询入库单据，可根据入库

13、单生成发票。单据，可根据入库单生成发票。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程操作要点：操作要点：1.在目录区树型列表中选择在目录区树型列表中选择“业务业务/入库入库/入库单入库单”，进入采购入库单界面，如图进入采购入库单界面，如图7-14所示。所示。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程2.采购入库单可以手工新增，也可以参照采购订单、到货单采购入库单可以手工新增，也可以参照采购订单、到货单填制，也可以拷贝其他采购入库单、采购发票。必有填制，也可以拷贝其他采购入库单、采购发票。必有订单

14、时，不可手工新增。订单时，不可手工新增。3.采购入库单可以修改、删除，可以参照生成发票，采购入采购入库单可以修改、删除，可以参照生成发票，采购入库单与发票可以进行采购结算。库单与发票可以进行采购结算。4.采购入库单中，入库单号、入库日期、仓库、供货单位、采购入库单中，入库单号、入库日期、仓库、供货单位、存货编码、数量、件数等栏目必填。单价、金额栏手存货编码、数量、件数等栏目必填。单价、金额栏手工录入，不能为负数。公式：金额单价工录入，不能为负数。公式：金额单价*数量。输入数量。输入其中两项，系统自动反算第三项。单价改变，反算金其中两项，系统自动反算第三项。单价改变，反算金额，数量不变；金额改变

15、，反算单价，数量不变；数额，数量不变；金额改变，反算单价，数量不变；数量改变，反算金额，单价不变。量改变，反算金额，单价不变。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程五、开票五、开票采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。账款。企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先达后，再

16、输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。将发票输入系统，以便实时统计在途货物。运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的。运费发票的默认税率为都是含税的。运费发票的默认税率为7，可修，可修改。改。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程采购发票按业

17、务性质分为：蓝字发票、红字发票。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。采购发票按发票类型分为增值税专用发票和普采购发票按发票类型分为增值税专用发票和普通发票。增值税专用发票的单价为无税单价；通发票。增值税专用发票的单价为无税单价；普通发票的单价、金额都是含税的，默认税率普通发票的单价、金额都是含税的，默认税率为为0，可修改。，可修改。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程操作要点：操作要点：1.在目录区树型列表中选择在目录区树型列表中选择“业务业务/发票发票/专用采购发专用采购发票票”，进入采购专用发票界面，如图，进入采购专用发票界面，如图7-15所示。所示。丽水

18、职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程2.采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；或者拷贝其他采购入库单（普通采购）填制；或者拷贝其他采购发票填制。必有订单时，采购发票（专用、采购发票填制。必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。采购发普通）不可手工新增，只能参照生成。采购发票可以修改、删除。票可以修改、删除。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程3.采购发票可以现付、弃付。现付业务指在采购业采购

19、发票可以现付、弃付。现付业务指在采购业务发生时，立即付款开发票。在采购发票保存务发生时，立即付款开发票。在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已审核的发票不能后就可以进行现付款处理，已审核的发票不能再做现付处理。对当前单据现结时，点击现再做现付处理。对当前单据现结时，点击现付按钮，系统弹出现付窗口，如图付按钮，系统弹出现付窗口，如图7-16所示，所示，录入结算方式、结算金额、票据号、银行账号录入结算方式、结算金额、票据号、银行账号等现付内容。等现付内容。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程4.按确认按钮，则

20、对当前单据进行现付，发票按确认按钮，则对当前单据进行现付，发票上角注明上角注明“已现付已现付”红色标记。现付处理后可红色标记。现付处理后可在应付款管理系统进行付款核销处理。在应付款管理系统进行付款核销处理。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程六、结算六、结算采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。单记录与采购发票记录对应关

21、系的结算对照表。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。自动结算是由系统自动将符合结算条件结算。自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。系统按照三种结算模式进行自动结算：系统按照三种结算模式进行自动结算：入库单和发票入库单和发票-即将供应商、存货、数量完全相即将供应商、存货、数量完全相同的入库单记录和发票记录进行结算，生成结同的

22、入库单记录和发票记录进行结算，生成结算单。算单。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程红蓝入库单红蓝入库单即将供应商、存货相同、数量绝对即将供应商、存货相同、数量绝对值相等符号相异的红蓝入库单行记录进行对应值相等符号相异的红蓝入库单行记录进行对应结算，生成结算单。结算，生成结算单。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程红蓝发票红蓝发票即将供应商、存货相同、金额绝对值即将供应商、存货相同、金额绝对值相等符号相异的采购发票记录对应结算，生成相等符号相异的采购发票记录对应结算，生成结算单。手工结算时可拆单拆记录，一行入库结算单。手工结算时可拆单拆记录，

23、一行入库记录可以分次结算；可以同时对多张入库单和记录可以分次结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行手工结算；支持到下级单位采购、多张发票进行手工结算；支持到下级单位采购、付款给其上级主管单位的结算；支持三角债结付款给其上级主管单位的结算；支持三角债结算，即甲单位的发票可以结算乙单位的货物。算，即甲单位的发票可以结算乙单位的货物。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程操作要点：操作要点：1.如选用自动结算，在目录区树型列表中选择如选用自动结算，在目录区树型列表中选择“业业务务/采购结算采购结算/自动结算自动结算”，进入自动结算界面，进入自动结算界面，显示条件过滤窗口；系

24、统根据输入的条件范围显示条件过滤窗口；系统根据输入的条件范围自动结算，并产生结算结果列表。如没有则提自动结算，并产生结算结果列表。如没有则提示示“没有符合条件的单据，不能继续没有符合条件的单据，不能继续”。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程2.如选用手工结算，在目录区树型列表中选择如选用手工结算，在目录区树型列表中选择“业业务务/采购结算采购结算/手工结算手工结算”，进入手工结算界面；，进入手工结算界面；在手工结算界面按选单按钮，进入结算选在手工结算界面按选单按钮，进入结算选单界面；在结算选单界面，按过滤按钮，单界面；在结算选单界面，按过滤按钮，显示过滤条件界面，输

25、入条件过滤、过滤高级显示过滤条件界面，输入条件过滤、过滤高级条件，按确定返回结算选单界面。条件，按确定返回结算选单界面。3.按刷票按钮，系统将符合过滤条件的未结算按刷票按钮，系统将符合过滤条件的未结算完毕发票记录带入屏幕上方的发票列表；按完毕发票记录带入屏幕上方的发票列表；按刷入按钮则将符合过滤条件的未结算完毕刷入按钮则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入屏幕下方的入库单列表，如的入库单记录带入屏幕下方的入库单列表，如图图7-17所示。所示。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程4.选择要结算的入库单或要结算的发票，可打勾选择要结算的入库单或要结算的发票，可打勾“

26、全选全选”；若选择了入库单记录，可点击按；若选择了入库单记录，可点击按入按钮，即按入库单匹配发票，系统自动寻入按钮，即按入库单匹配发票，系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，提示找所选入库单记录的匹配记录，提示“可以匹可以匹配的发票找到配的发票找到条条”，并将匹配的记录打勾，并将匹配的记录打勾，未匹配的记录取消选择。若选择了发票记录，未匹配的记录取消选择。若选择了发票记录，可点击按票按钮，即按发票匹配入库单，可点击按票按钮，即按发票匹配入库单，操作同上。操作同上。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程5.选单完毕后返回按确定按钮返回手工结算界选单完毕后返回按确定按钮返回

27、手工结算界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票记录，如图记录，如图7-18所示。如果有费用需要分摊，所示。如果有费用需要分摊，可选择分摊方式：按金额或按数量，然后按可选择分摊方式：按金额或按数量，然后按分摊则将费用折扣分摊到入库单记录。分摊则将费用折扣分摊到入库单记录。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程6.按结算按钮，系统自动将本次选择的数据进按结算按钮，系统自动将本次选择的数据进行

28、结算。结算完成后，系统把已结算的单据数行结算。结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除。结算的结果可以在结算单列据从屏幕上清除。结算的结果可以在结算单列表功能中查看。表功能中查看。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程结算规则：结算规则：1.入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空。采购结算后，入库单上的单价都被可以为空。采购结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。为入库单的实际成本。2.采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生

29、成采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加增加“已结算已结算”红色标记。红色标记。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程3.如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。取消了先取消采购结算，即删除采购结算单。取消了结算的入库单、发票，其左上角的结算的入库单、发票，其左上角的“已结算已结算”红色标记消失。红色标记消失。丽水职业技术学院会

30、计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程4.已被存货核算系统记账的采购入库单、已在存货已被存货核算系统记账的采购入库单、已在存货核算系统作暂估处理再结算的入库单不能取消核算系统作暂估处理再结算的入库单不能取消结算结算丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程5.如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。结算单项目继承可以均为空，可以一方为空。结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。目非空，则继承发票项目。丽水职业技术学院会计电算化系列课件 2006年浙江省级精品课程6.如果没有期初记账，则不能进行采购结算。如果没有期初记账，则不能进行采购结算。7.本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。末结账后再做采购结算。