会计档案整理装订技能课件.ppt

1、会计档案的整理装订技能会计档案的整理装订技能会计基本技能会计基本技能第十章第十章 会计档案的整理装订技能会计档案的整理装订技能 教学目标教学目标 1.理解会计档案资料包括的内容和整理装订的基本要求；2.掌握会计档案资料装订的基本方法；3.能够熟练进行会计档案资料的整理装订，能够对不同的会计档案资料进行分类归档。教学要求教学要求第十章第十章 会计档案的整理装订技能会计档案的整理装订技能知识要点能力要求相关知识会计凭证整理装订(1)理解会计凭证整理装订的基本要求；(2)熟练掌握会计凭证的整理装订(1)会计凭证的概念；(2)会计凭证的种类；(3)会计凭证的整理；(4)会计凭证的装订会计账簿整理装订(

2、1)理解会计账簿整理装订的基本要求；(2)熟练掌握会计账簿的整理装订(1)会计账簿的种类；(2)会计账簿整理要求财务报告整理装订(1)熟练掌握财务报告装订前的准备与装订要求；(2)知道其他会计资料整理装订的基本要求(1)财务报告的种类；(2)财务报告装订前的准备；(3)财务报告的装订要求案例导入案例导入 小林是某高职院校会计专业一年级学生，她在小林是某高职院校会计专业一年级学生，她在2008年年1月利用寒假的时间到廊坊市一家木器厂进行实习。实习的月利用寒假的时间到廊坊市一家木器厂进行实习。实习的主要任务是会计凭证的填制、整理、装订及其他会计资料主要任务是会计凭证的填制、整理、装订及其他会计资料

3、的整理、装订等。该企业以生产家具和办公桌椅为主，服的整理、装订等。该企业以生产家具和办公桌椅为主，服务周到，产品质优价廉，业务量比较大。小林到单位后，务周到，产品质优价廉，业务量比较大。小林到单位后，根据实习任务被安排随李会计一起工作。李会计为小林分根据实习任务被安排随李会计一起工作。李会计为小林分配了工作：先整理好每项经济业务的原始凭证，再填制记配了工作：先整理好每项经济业务的原始凭证，再填制记账凭证，根据经济业务发生的数量，整理装订成册，同时账凭证，根据经济业务发生的数量，整理装订成册，同时登记相关的账簿。小林面对如此工作，还是觉得一头雾水，登记相关的账簿。小林面对如此工作，还是觉得一头雾

4、水，无从下手，哪些资料应该整理、装订？应该怎样整理、装无从下手，哪些资料应该整理、装订？应该怎样整理、装订？小林能做好这些工作吗？订？小林能做好这些工作吗？第十章第十章 会计档案的整理装订技能会计档案的整理装订技能10.1 会计凭证整理装订技能会计凭证整理装订技能 会计凭证 简称凭证，是指用以记录经济业务事项发生或完成情况、明确经济责任并作为登记账簿依据的书面证明。经济业务经济业务原始凭证原始凭证填制取得填制取得填制填制记账凭证记账凭证账簿账簿 (1)(1)检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小到大检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小到大是否连续，确保无误。是否连续，确保无误。(2)(2)凭

5、证上的大头针、曲别针、订书钉要全部去掉。凭证上的大头针、曲别针、订书钉要全部去掉。(3)(3)记账凭证上有关人员记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、如财务主管、复核、记账、制单等制单等)的印章是否齐全。的印章是否齐全。(4)(4)每张科目汇总表与所附记账凭证要装订在一起，每张科目汇总表与所附记账凭证要装订在一起，不准跨月装订。不准跨月装订。(5)(5)原始凭证及其附件的面积如果大于记账凭证，应原始凭证及其附件的面积如果大于记账凭证，应以记账凭证为标准进行折叠，便于翻阅。以记账凭证为标准进行折叠，便于翻阅。(6)(6)凡是有汇总原始凭证的，其所附的原始凭证均属凡是有汇总原始凭证的，其所附

6、的原始凭证均属附件，数量过多的原始凭证可以单独装订保管附件，数量过多的原始凭证可以单独装订保管(不包括发不包括发票票)，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明原始凭证名称、编号及账凭证上注明原始凭证名称、编号及“附件另订附件另订”。10.1.1 会计凭证会计凭证的的整理整理1.1.对会计凭证进行检查对会计凭证进行检查10.1.1 会计凭证会计凭证的的整理整理2 2对会计凭证进行加工整理对会计凭证进行加工整理 (1)(1)所有票据一般使用胶棒、胶水等，在凭证粘贴单上所有票据一般使用胶棒、胶水等，在凭证粘贴单上粘牢左方的票头，把纸

7、张大小相同、票面金额相同的发票粘粘牢左方的票头，把纸张大小相同、票面金额相同的发票粘在一起，纸张小的多张发票，从右至左粘贴到粘贴单上，两在一起，纸张小的多张发票，从右至左粘贴到粘贴单上，两张票据不完全重合，便于翻找核对金额。张票据不完全重合，便于翻找核对金额。(2)(2)对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向左，再自下向上两次折叠。凭证的面积尺寸，先自右向左，再自下向上两次折叠。(3)(3)对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，粘在凭证粘贴单

8、上。小票应分可先按一定次序和类别排列，粘在凭证粘贴单上。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，在一旁注明张数张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。厚纸板弃之不用。(4)(4)原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。经载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础10.1.2

9、 会计凭证的装订 会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册。号顺序，外加封面、封底，装订成册。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、专用记账凭在封面上，应写明单位名称、年度、月份、专用记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证的起止页数证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证的起止页数及张数，并在骑缝处加盖单位财务专用章及会计主管的骑缝及张数，并在骑缝处加盖单位财务专用章及会计主管的骑缝图章。记账凭证封面格式如表图章。记账凭证封面格式如表10-110-1所示。所示。记账凭证封面记账凭证封面记账凭证封

10、面年 月份主管会计 装订单位名称册数第 册 本月共 册起讫编号自第 号至第 号止共计 张起讫日期自 年 月 日至 年 月 日记账凭证封面 年 月份主管会计 装订(1)把相关凭证整理整齐，记账凭证封面折叠放在待装订把相关凭证整理整齐，记账凭证封面折叠放在待装订的记账凭证上面，以凭证的右侧为标准对齐，方向与凭的记账凭证上面，以凭证的右侧为标准对齐，方向与凭证方向一致，用夹子夹紧证方向一致，用夹子夹紧1三针引线装订法三针引线装订法(2)在凭证左边装订线位置上用装订机分布均匀地打上三在凭证左边装订线位置上用装订机分布均匀地打上三个针眼个针眼1三针引线装订法三针引线装订法(3)用用“三针引线法三针引线法

11、”装订。装订凭证应使用棉线，两头通装订。装订凭证应使用棉线，两头通过中孔拉紧，实行三眼一线在凭证的背面打结，结扣应过中孔拉紧，实行三眼一线在凭证的背面打结，结扣应是活的，线绳最好在凭证中端系上并放在凭证封皮的里是活的，线绳最好在凭证中端系上并放在凭证封皮的里面面1三针引线装订法三针引线装订法(4)把封面向后折叠，将背面的线绳扣粘牢把封面向后折叠，将背面的线绳扣粘牢1三针引线装订法三针引线装订法(5)装订成册后，在凭证的脊背上面填写年、月、凭证号、装订成册后，在凭证的脊背上面填写年、月、凭证号、目录号、保管期限等项目，封面上要注明单位名称、年目录号、保管期限等项目，封面上要注明单位名称、年度、月

12、份和起止日期、凭证种类、起止号码等，要在骑度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码等，要在骑缝处加盖单位财务章及会计人员小印章缝处加盖单位财务章及会计人员小印章1三针引线装订法三针引线装订法(6)装订好的凭证装订好的凭证1三针引线装订法三针引线装订法(1)把记账凭证封面折叠放在待装订的记账凭证上面，以凭证的右侧为标准对齐，方向与凭证方向一致，用夹子夹紧。2塑管热熔法塑管热熔法(2)使用专用的塑管热熔机在凭证左边装订线位置上均匀地打上两个孔2塑管热熔法塑管热熔法(3)将自动切下的热熔管放入打好的孔中，压下手柄进行热熔2塑管热熔法塑管热熔法加热熔管2塑管热熔法塑管热熔法(4)订好后的凭证2塑管热熔法

13、塑管热熔法(5)将凭证封底沿凭证左侧方向向后折在胶管处粘牢，封脊上年、月、凭证号、目录号、保管期限等项目与左侧面对齐并填写上述项目内容2塑管热熔法塑管热熔法(6)装订成册后，封面上要注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码等，要在骑缝处加盖单位财务章及会计人员小印章2塑管热熔法塑管热熔法 当年形成的凭证档案资料，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，如图10.13所示。期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。10.2 会计账簿整理装订技能 会计账簿简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的账会计账簿简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的账页所组成，以经过

14、审核的会计凭证为依据，全面、系统、连页所组成，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的工具。续地记录各项经济业务的工具。会计账簿包括现金日记账、银行存款日记账、总账、各会计账簿包括现金日记账、银行存款日记账、总账、各种明细账及辅助账等。种明细账及辅助账等。会计账簿按外形特征可分为订本账、活页账和卡片账三会计账簿按外形特征可分为订本账、活页账和卡片账三种。种。10.2.1 会计账簿的整理 年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求如下。理立卷。基本要求如下。(1)(1)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用

15、页数核对各个账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。(2)(2)活页账簿装订要求如下：活页账簿装订要求如下：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质地好的纸张做封面、封底，装订成册。页和撤掉账夹，用质地好的纸张做封面、封底，装订成册。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。在本账的封面上

16、填写好账目的种类，编好卷号，然后在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，然后由会计主管人员和装订人由会计主管人员和装订人(经办人经办人)签章。签章。10.2.2 会计账簿的装订 (1)(1)年度财务决算后，按会计账簿封面、账簿启用表、年度财务决算后，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。将活页账簿沿左边的装订孔用棉线系好，在底的顺序装订。将活页账簿沿左边的装订孔用棉线系好，在封面上注明单位名称、账簿种类、装订人以及装订日期。封面上注明单位名称、账簿种类、装订人以及装订日期。(2)(2)

17、账簿装订后的其他要求如下：账簿装订后的其他要求如下：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。掉页、加空白纸的现象。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账。存款日记账、分户明细账。会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全会计账簿按保管期限分别编制卷号，如

18、现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。编制卷号。10.3 财务报告的整理装订技能 财务报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期财财务报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的文件。它包括务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的文件。它包括资产负债表、利润表、现金流量表等会计报表、会计报表附资产负债表、利润表、现金流量表等会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。其中，会计报表是财务报告的主要组注和财务情况说明书。其中，会计报表是财务报告的主要组成部分。成部分。财务报

19、告分为年度、半年度、季度和月度财务报告。年财务报告分为年度、半年度、季度和月度财务报告。年度、半年度财务报告由会计报表、会计报表附注和财务状情度、半年度财务报告由会计报表、会计报表附注和财务状情况说明书三部分组成。月度和季度财务报告通常仅指会计报况说明书三部分组成。月度和季度财务报告通常仅指会计报表。表。财务报告或会计报表编制完成并及时报送后，留存的报财务报告或会计报表编制完成并及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。10.3 财务报告的整理装订技能 1 1财务报告装订前的准备财务报告装订前的准备 按编报目录核对是否齐全，

20、整理报表页数，上边和左边按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位需修补得完整无缺。对齐压平，防止折角，如有损坏部位需修补得完整无缺。10.3 财务报告的整理装订技能 2 2财务报告的装订要求财务报告的装订要求 财务报告的装订应左上角对齐。其装订顺序为：财务报财务报告的装订应左上角对齐。其装订顺序为：财务报告的封面、财务情况说明书、按会计报表的编号顺序排列的告的封面、财务情况说明书、按会计报表的编号顺序排列的各种会计报表、财务报告的封底各种会计报表、财务报告的封底 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，会计档案是指会计凭证、会计账簿和

21、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体内容如下。是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体内容如下。(1)(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。(2)(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。簿及其他会计账簿。(3)(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。表、附注及文字说明，其他财

22、务报告。(4)(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册及会计档案会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册及会计档案销毁清册。销毁清册。本章小结本章小结 会计凭证，简称凭证，是指用以记录经济业务事项发生或完成情况、会计凭证，简称凭证，是指用以记录经济业务事项发生或完成情况、明确经济责任并作为登记账簿依据的书面证明。分为原始凭证和记账凭明确经济责任并作为登记账簿依据的书面证明。分为原始凭证和记账凭证。对凭证的整理等工作，是会计人员必须谙熟的基本功之一。证。对凭证

23、的整理等工作，是会计人员必须谙熟的基本功之一。会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册。装订的方法有：三针引线装订法、塑管热熔法等面、封底，装订成册。装订的方法有：三针引线装订法、塑管热熔法等方法。方法。会计账簿按要求进行整理，主要是活页账，按会计账簿封面、账簿会计账簿按要求进行整理，主要是活页账，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。的顺序装订。财务报告的装订要求：应左上角对

24、齐。财务报告的装订顺序为：会财务报告的装订要求：应左上角对齐。财务报告的装订顺序为：会计报表封面、财务情况说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排计报表封面、财务情况说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。列、会计报表的封底。本章小结本章小结 1 1会计档案包括哪些内容？会计档案包括哪些内容？2 2会计凭证整理的要求有哪些？会计凭证整理的要求有哪些？3 3会计凭证装订的方法主要有哪些？具体步骤是什么？会计凭证装订的方法主要有哪些？具体步骤是什么？4 4活页账簿的装订要求有哪些？活页账簿的装订要求有哪些？5 5简述财务报告的装订要求及顺序。简述财务报告的装订要求及顺序。6 6简述原始凭证整理的方法。简述原始凭证整理的方法。7 7熟练掌握会计凭证装订的操作方法。熟练掌握会计凭证装订的操作方法。思考与实训思考与实训The end不妥之处,欢迎批评指正！