秘书事务管理信息管理课件.ppt

1、2022-8-15秘书事务管理信息管理秘书事务管理信息管理秘书事务管理信息管理秘书事务管理信息管理&（1）语文考完了，我哭了。数学考完了，我发现我哭早了。）语文考完了，我哭了。数学考完了，我发现我哭早了。（2）医生，我最近睡不着心情坏，吃不下饭，我肿么了）医生，我最近睡不着心情坏，吃不下饭，我肿么了?医生问：医生问：你今年多大了你今年多大了?我：我：15岁。医生说：你作业没做完吧岁。医生说：你作业没做完吧.（3）从小到大，升旗时注意力不是在国旗上，而是看看国歌奏完时，）从小到大，升旗时注意力不是在国旗上，而是看看国歌奏完时，国旗是不是正好停在杆顶国旗是不是正好停在杆顶.（4）经常指着课本上丑的

2、图片对同桌说，看，这是你。同桌就翻遍）经常指着课本上丑的图片对同桌说，看，这是你。同桌就翻遍整本书寻找比这个更丑的图片说，看，这是你！整本书寻找比这个更丑的图片说，看，这是你！.（5）这次考试考得很不错啊，只挂了两科，文科）这次考试考得很不错啊，只挂了两科，文科and理科理科.（6）老师说：快要中考了，早恋的就不要吵架了，以免影响心情；）老师说：快要中考了，早恋的就不要吵架了，以免影响心情；没早恋的就不要表白了，以免被拒绝影响心情没早恋的就不要表白了，以免被拒绝影响心情.（7）到开学还未写假期作业的同学，一定能成就大事，因为他们比）到开学还未写假期作业的同学，一定能成就大事，因为他们比一般人沉

3、着冷静，临危不乱，心静如水！一般人沉着冷静，临危不乱，心静如水！.（8）假期作业其实就是你写一个月，）假期作业其实就是你写一个月，老师写一个阅老师写一个阅.（9）小学上课费嘴，初中上课费笔，高中上课费脑，大学上课费流）小学上课费嘴，初中上课费笔，高中上课费脑，大学上课费流量。量。.（10）上学的时候总想玩电脑，放假了只能对着电脑发呆）上学的时候总想玩电脑，放假了只能对着电脑发呆.（11）在十几年前的一个月号，我手舞足蹈眉开眼笑的背上小）在十几年前的一个月号，我手舞足蹈眉开眼笑的背上小书包，屁颠屁颠的走进学校，从此踏上了一条不归路书包，屁颠屁颠的走进学校，从此踏上了一条不归路.秘书事务管理信息管

4、理&（12）我有一个梦想。一张试卷只有）我有一个梦想。一张试卷只有5个填空题，个填空题，学校学校_科目科目_班级班级_姓名姓名_学学号号_。每空。每空20分。分。.（13）小时候）小时候,我认为我认为8点是最晚的时间点是最晚的时间,到了初到了初中中,我发觉我发觉9.30该睡觉了该睡觉了,现在现在,每天晚上看下时间每天晚上看下时间,切切,才才12点点.（14）每一次下课的【老师再见】）每一次下课的【老师再见】都比上课的都比上课的【老师好】的声音要大得多【老师好】的声音要大得多.（15）不要和父母吵架。因为你吵不赢的时候只）不要和父母吵架。因为你吵不赢的时候只有挨骂，当你吵的赢的时候只有挨打了。听

5、话有挨骂，当你吵的赢的时候只有挨打了。听话吧！吧！.（16）考试就像得了病一样）考试就像得了病一样,考前是忧郁症考前是忧郁症,考时考时是健忘症是健忘症,考后病情开始好转考后病情开始好转,拿回卷子时拿回卷子时,心脏病心脏病就发作了就发作了.（17）突然想到一个很严肃的学术性问题，是谁）突然想到一个很严肃的学术性问题，是谁把把60分定为及格的？！？分定为及格的？！？.献给即将到来的儿童节，回忆我们的学习时光。献给即将到来的儿童节，回忆我们的学习时光。秘书事务管理信息管理&一、信息的收集一、信息的收集&二、信息的筛选二、信息的筛选&三、信息的分类三、信息的分类&四、信息的校核四、信息的校核&五、信息

6、的传递五、信息的传递&六、信息的存储六、信息的存储秘书事务管理信息管理信息管理&单项选择题示例&秘书直接用感官或借助其他工具认识客秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（观事物而获取信息的方法是（）。）。&（A）感觉法）感觉法&（B）认识法）认识法&（C）观察法）观察法&（D）体验法）体验法秘书事务管理信息管理信息管理&多项选择题示例&信息传递的要素包括（信息传递的要素包括（）。）。&（A）信码）信码&（B）信源）信源&（C）信号）信号&（D）信宿）信宿秘书事务管理信息管理信息管理&工作实务题示例&背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，

7、下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）分）便便条条钟苗：钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。法的优缺点。谢谢。谢谢。行政经理行政经理苏明苏明二二六年十二月六日六年十二月六日秘书事务管理信息管理&1、信息工作的意义、信息工作的意义=信息工作的一切行政工作的基础信息工作的一切行政工作的基础=信息是领导决策的依据信息是领导决策的依据=信息工作是增进秘书

8、才能的最佳途径信息工作是增进秘书才能的最佳途径秘书事务管理信息管理&达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。&此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信此时

9、，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？息？秘书事务管理信息管理秘书事务管理信息管理&秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。营效益。&小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，部门进行详细的调查研究，&帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。道等。秘书事务管理

10、信息管理&1、客观性、客观性&2、时效性、时效性&3、可塑性、可塑性&4、共享性、共享性&5、依附性：信息的载体有哪些？、依附性：信息的载体有哪些？&6、传递性、传递性&7、开发性、开发性&8、无限、无限 性性1、文字形态2、声像形态3、记忆形态秘书事务管理信息管理信息工作流程图秘书事务管理信息管理P201秘书事务管理信息管理&1、秘书工作中，信息收集的主要范围、秘书工作中，信息收集的主要范围=政策法规信息政策法规信息=企业信息企业信息=客户信息、客户信息、=贸易信息、贸易信息、=国际金融信息国际金融信息=国际市场信息国际市场信息=同级相关信息：平行单位间信息同级相关信息：平行单位间信息秘书事

11、务管理信息管理&2、信息收集的渠道：、信息收集的渠道：&1）大众传播媒介）大众传播媒介&2）图书馆）图书馆&3）联机信息检索渠道（搜索引擎）联机信息检索渠道（搜索引擎）&4）供应商和客户）供应商和客户&5）贸易交流渠道）贸易交流渠道&6）信息机构渠道）信息机构渠道&7）关系渠道）关系渠道&8）调查渠道）调查渠道秘书事务管理信息管理&3、信息收集的要求、信息收集的要求&1）价值性）价值性&2）时效性）时效性&3）层次性）层次性&4）针对性）针对性&5）全面性）全面性秘书事务管理信息管理&3、信息收集的方法、信息收集的方法&1）观察法）观察法&2）阅读法）阅读法&3）询问法）询问法&4）问卷法）问

12、卷法&5）网络法）网络法&6）交谈法）交谈法&7）购置法）购置法秘书事务管理信息管理&筛选是对收集到的信息筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信价值、能满足需求的信息。息。秘书事务管理信息管理&案例案例&秘书钟苗注意信息的收集，凡是秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟查阅一分市场调查报告，

13、可是钟苗找了半天也没个结果。苗找了半天也没个结果。&思考：钟苗的工作存在什么问题？思考：钟苗的工作存在什么问题？秘书事务管理信息管理秘书事务管理信息管理&参考书（字典、年鉴、百科全书等）参考书（字典、年鉴、百科全书等）&报纸期刊报纸期刊&统计资料统计资料&地图集地图集&内部文献内部文献&常用人名联系方式常用人名联系方式&行业相关政策汇编、法律法规汇编行业相关政策汇编、法律法规汇编秘书事务管理信息管理=标记说明标记说明=摘记摘记=复印、裁剪复印、裁剪=留意标题留意标题&筛选信息资料的方法筛选信息资料的方法秘书事务管理信息管理&筛选信息资料的要求：筛选信息资料的要求：&分析信息需求，紧靠主题，选择

14、分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息时、重复、空洞的信息秘书事务管理信息管理&信息筛选的程序信息筛选的程序看来源看标题看正文决定取舍看来源看标题看正文决定取舍1、突出主题思想、突出主题思想2、选择典型性、淘汰一般、选择典型性、淘汰一般3、有时效性、充满新意、有时效性、充满新意4、从实际出发，有特点、从实际出发，有特点5、选择宏观、淘汰微观、选择宏观、淘汰微观秘书事务管理信息管理&信息的分类方法

15、信息的分类方法=字母分类法字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）按作者姓名、单位名称、标题等）=地区分类法地区分类法=主题分类法主题分类法=数字分类法数字分类法=时间分类法（按信息形成先后）时间分类法（按信息形成先后）根据工作需要，将各种分类方法结合使用根据工作需要，将各种分类方法结合使用秘书事务管理信息管理&信息分类的注意事项信息分类的注意事项=1、利用颜色、标签区分类别、利用颜色、标签区分类别=2、建立交叉参照卡、建立交叉参照卡 交叉参照卡交叉参照卡名称名称/主题：主题：详见：详见：相关名称相关名称/主题主题秘书事务管理信息管理&信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、信息校核的范

16、围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。图表、符号以及时间、地点、人物等。&信息校核的要求：信息校核的要求：&1、以原始数据为基础、以原始数据为基础&2、要排除主观因素的干扰、要排除主观因素的干扰秘书事务管理信息管理&信息校核的程序：信息校核的程序：确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断1、溯源法2、比较法3、核对法4、逻辑法5、调查法6、统计法核对计算定性、定量分析逻辑推理判断真伪秘书事务管理信息管理&信息传递的要求信息传递的要求=迅速、准确、保密迅速、准确、保密&信息传递的途径信息传递的途径=信源信道信宿信源信道信宿&信息

17、传递的方向信息传递的方向=内向传递：在单位内部进行信息交流沟通内向传递：在单位内部进行信息交流沟通=外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息秘书事务管理信息管理=内向传递内向传递外向传递外向传递新闻稿新闻稿备忘录备忘录文件传阅单文件传阅单新闻发布会新闻发布会报刊声明报刊声明公司人事会议公司人事会议单位规章制度单位规章制度股份公司股东大会股份公司股东大会员工嘉奖令员工嘉奖令处分通告处分通告秘书事务管理信息管理=语言传递语言传递=文字传递文字传递=电讯传递电讯传递=可视化辅助物传递可视化辅助物传递秘书事务管理信息管理&信息储存的载体信息储存的载体=纸质载体纸

18、质载体=磁性载体：磁性载体：=缩微品：缩微品：信息存储的设备：信息存储的设备：文件夹、文件盒、文件袋、文件夹、文件盒、文件袋、=有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫潮、防虫=科学地存放排列科学地存放排列秘书事务管理信息管理&信息储存管理系统信息储存管理系统:=1、信息集中管理系统、信息集中管理系统=2、信息分散管理系统、信息分散管理系统=3、信息计算机辅助管理系统、信息计算机辅助管理系统&信息储存要求：信息储存要求：=1、保存有价值的信息、保存有价值的信息=2、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理=3、对

19、信息分类、对信息分类=4、防止信息泄密、损坏、防止信息泄密、损坏=5、便于查找、便于查找&信息储存程序信息储存程序登记编码排列保存保管登记编码排列保存保管秘书事务管理信息管理&信息储存程序信息储存程序登记编码排列保存保管登记编码排列保存保管秘书事务管理信息管理&1、确定主题&2、分析信息材料&3、选择信息开发方法&（1）汇集法&（2）归纳法&（3）纵深法&（4）连横法&（5）浓缩法&（6）转换法&（7）图表法秘书事务管理信息管理&1、信息开发的特性：多次性、信息开发的特性：多次性&2、信息开发的类型：一次信息开发，二次信息、信息开发的类型：一次信息开发，二次信息开发，三次信息开发开发，三次信息

20、开发&3、信息开发的主要形式：剪报，索引，目录编、信息开发的主要形式：剪报，索引，目录编制，文摘，信息资料册，简讯，调查报告制，文摘，信息资料册，简讯，调查报告&4、信息编写的类型：动态型，、信息编写的类型：动态型，建议型，经验型，建议型，经验型，问题型，预测型问题型，预测型&5、信息开发的工作程序：确定主题、信息开发的工作程序：确定主题=分析信息分析信息材料材料=选择信息开发方法选择信息开发方法=选择信息开发的形选择信息开发的形式式=形成信息产品形成信息产品秘书事务管理信息管理4、选择开发信息的形式5、形成信息产品秘书事务管理信息管理1、信息利用的特点：周期性、经常性、广泛性和实效性2、信息

21、利用的要求（1）遵守信息法规（2）维护信息安全（3）最大限度地满足信息需求（4）注意对日常信息的积累秘书事务管理信息管理&天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访公司的一个客户。为了让赵经理了解客户公司的一个客户。为了让赵经理了解客户的情况，助理高叶应该怎办？的情况，助理高叶应该怎办？秘书事务管理信息管理&高叶通过索引和目录查找客户信息，为赵高叶通过索引和目录查找客户信息，为赵经理提供了公司以往收集的客户资料信息，经理提供了公司以往收集的客户资料信息，包括以往客户的采购建议和该客户全部的包括以往客户的采购建议和该客户全部的历史资料，如订单、支付、送货、客户支历史

22、资料，如订单、支付、送货、客户支持以及市场营销等。持以及市场营销等。秘书事务管理信息管理（1）熟悉信息的内容）熟悉信息的内容（2）确定利用需求）确定利用需求信息利用是使收集、处理、存储的信息满足信息利用是使收集、处理、存储的信息满足工作需要的过程。因此，要结合工作中心、工作需要的过程。因此，要结合工作中心、领导决策、日常管理，分析不同层次的利领导决策、日常管理，分析不同层次的利用对象，找准利用需求。用对象，找准利用需求。秘书事务管理信息管理信息检索服务信息检索服务四个环节：分析信息需求、明确检索要求、四个环节：分析信息需求、明确检索要求、选择检索系统，选择检索途径和检索方法、选择检索系统，选择

23、检索途径和检索方法、实施信息检索，获取信息实施信息检索，获取信息信息加工服务信息加工服务定题查询服务定题查询服务信息咨询服务信息咨询服务网络信息服务网络信息服务秘书事务管理信息管理（4）获取信息）获取信息（5）提供信息）提供信息秘书事务管理信息管理1、信息反馈的目的:检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提高依据2、信息发聩的特点：针对性、及时性、连续性3、信息反馈的形式：正反馈与负反馈：成绩、经验的信息反馈与问题、失误信息的反馈纵向反馈与横向反馈：纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式。横向反馈是同级组织之间的信息反馈。前反馈与后反馈秘书事务管理信息管理&准确真实&尽量缩短信息反馈时间&信息反馈要广泛全面，多信源、多通道反馈秘书事务管理信息管理(1)明确目标(2)选择信息反馈的方法：系列性信息反馈、广角型反馈信息、连续型反馈信息(3)获取反馈信息(4)加工分析反馈信息(5)传递反馈信息(6)利用反馈信息2022-8-15秘书事务管理信息管理