照片档案整理规则课件.ppt

1、照片档案整理规则照片档案整理规则李颖李颖 一、术语和定义一、术语和定义 (一一)照片档案照片档案 国家机构、社会组织或个人在活动中直国家机构、社会组织或个人在活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。一般包括底片、照片和说明三部分。二、照片档案的种类二、照片档案的种类 (一一)按照摄影的目的与表现方式，照片档按照摄影的目的与表现方式，照片档案基本上可以分为记录照片档案和艺术案基本上可以分为记录照片档案和艺术 照片档案两大类。照片档案两大类。(二二)按照片的感光材

2、料主要可分为按照片的感光材料主要可分为:卤化卤化银照片、数码感光照片。银照片、数码感光照片。三、照片档案的特点三、照片档案的特点 1、形式规格、多式多样。、形式规格、多式多样。2、时间感、空间感强烈。、时间感、空间感强烈。3、形意结合、形象逼真。、形意结合、形象逼真。四、照片档案的作用四、照片档案的作用 1、为新闻报道服务。、为新闻报道服务。2、为园林、建筑、考古、戏剧、电影研、为园林、建筑、考古、戏剧、电影研 究提供可贵的参考资料。究提供可贵的参考资料。五、五、照片档案的管理：照片档案的管理：收集收集 鉴定鉴定 整理整理 保管保管（一）收集（一）收集 1 1、收集范围、收集范围（1 1）记录

3、本单位主要职能活动和重工记录本单位主要职能活动和重工作成果的照片。作成果的照片。（2 2）领导人和著名人物参加与本单本领导人和著名人物参加与本单本地区有关的重大公务活动的照片。地区有关的重大公务活动的照片。（3 3）本单位组织或参加的重要外事活本单位组织或参加的重要外事活动的照片。动的照片。（4 4）记录本单位、本地区重大事件、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。情况和现象的照片。（5 5）记录本地区地理概貌、城乡建设记录本地区地理概貌、城乡建设重点工程、名胜古迹、自然风光以及民重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和

4、著名人物的照片。间风俗和著名人物的照片。（6 6）其他具有保存价值的照片。其他具有保存价值的照片。2 2、收集要求：来自两方面的收集，一收集要求：来自两方面的收集，一方面是本单位综合档案室的收集，一方方面是本单位综合档案室的收集，一方面是国家综合档案馆的征集面是国家综合档案馆的征集（1 1）对属于归档范围的照片，由摄影者对属于归档范围的照片，由摄影者按规定定期向本单位档案机构或档案按规定定期向本单位档案机构或档案 员移交，集中管理，任何单位或个人不员移交，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。得据为已有。（2 2）对存有真伪疑义的照片应采取必要对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。措施进

5、行鉴定。（3 3）对反映同一内容的若干张照片，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。加修饰剪裁等特点。（4 4）底片、照片、文字说明（关键）应）底片、照片、文字说明（关键）应齐全。齐全。（5 5）底片与照片影像应一致。）底片与照片影像应一致。（6 6）对无底片的照片应制作翻拍底片对无底片的照片应制作翻拍底片（数码影片无须翻拍，直接用光盘存储（数码影片无须翻拍，直接用光盘存储 影像信息）；对无照片的底片应制作影像信息）；对无照片的底片应制作照片。照片。（

6、7 7）照片档案的移交和征集应符合有照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。关标准的要求。3 3、收集时间收集时间（1 1）对具有归档价值的照片，其摄影对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。档，一般不应跨年度。（2 2）依照依照中华人民共和国档案法实中华人民共和国档案法实施办法施办法的规定，照片档案随立档单位的规定，照片档案随立档单位 其他载体形态的档案一起向有关档案馆其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交管理部门同意可以

7、提前或延迟移交 （3 3）档案馆应按收集范围随时征集零散）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片的对国家和社会具有保存价值的照片（二）照片档案的整理（二）照片档案的整理1 1、整理原则整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片照片档案的整理应遵循有利于保持照片 档案的有机联系、有利于保管、有利于档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分别整理。片应分别整理。2 2、照片、底片的鉴定（保管期限和密级）、照片、底片的鉴定（保管期限和密级）的鉴定的鉴定（1）保管期限保管期限保管期限是按照片、底片的价值划定的保管

8、期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期短期三种。存留年限，分为永久、长期短期三种。对对照片、底片保管期限的划分按照照片、底片保管期限的划分按照国国家档案局关于机关档案保管期限的规定家档案局关于机关档案保管期限的规定 执行（以后可能会与新的文书档案保管执行（以后可能会与新的文书档案保管期限表一致）。期限表一致）。（2 2）密级）密级密级是指照片、底片保密程序的等级。密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照密级的划定按照中华人民共和国保守中华人民共和国保守国家秘密法国家秘密法、中华人民共和国保守中华人民共和国保守国家秘密法实施办法国家秘密法实施办法、GBGBT 7156T

9、7156及及有关规定执行。有关规定执行。照片和底片分别整理照片和底片分别整理收集收集 鉴定鉴定 整理整理 保管保管3、底片的整理：底片的整理：分类分类 底片号的登录底片号的登录 底片袋的标注底片袋的标注入册入册(放置放置)编目编目 底片册的排列底片册的排列（1）底片的分类：底片的分类：在一个全宗内按保管期限分类。在一个全宗内按保管期限分类。永久永久：2001年年2002年年长期长期:2001年年2002年年短期短期:2001年年2002年年（2）底片的编号底片的编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限序的一组字符代码，由全

10、宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：代码、张号组成。其格式如下：全宗号全宗号保管期限代码保管期限代码张号张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用保管期限代码：分别用“1 1、2 2，3”3”或或“Y Y、C C、D”D”对应代表永久、长期、短期。对应代表永久、长期、短期。张号：在同一全宗同一保管期限内底片的张号：在同一全宗同一保管期限内底片的排列从排列从“1”1”开始的顺序编号。开始的顺序编号。例例:某单位的底片分类方案及底片号的编某单位的底片分类方案及底片号的编制制:永久永久 ：20012001年年:31-Y-1:31-Y-1、3

11、1-Y-2200231-Y-22002年年31-Y-1031-Y-10、31-Y-11200331-Y-112003长期长期:2001:2001年年:31-C-1:31-C-1、31-C-2200231-C-22002年年31-C-1431-C-14、31-C-15200331-C-152003短期短期:2001:2001年年:31-D-131-D-1、31-D-2200231-D-22002年年31-D-631-D-6、31-D-7200331-D-72003（3 3）底片号的登录底片号的登录 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处片乳剂面片边处(刻写不下

12、时，前段可刻写不下时，前段可不写不写)，不得影响画面；也可采用其他，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。片号登录顺序保持一致。（4 4）底片袋的标注底片袋的标注 底片放入底片袋内保管，一张一袋。底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻应在底片袋的右上方标明底片号。对翻 拍底片，应在底片袋的左上方标明拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明方标明“

13、K”K”字样。字样。（5 5）底片的入册）底片的入册底片册一般由底片册一般由297mm297mm210mm210mm大小的若大小的若 干芯页和封面、封底组成。干芯页和封面、封底组成。应按底片号顺序将底片袋依次插入底片应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。芯页的插袋上应标明相同的底片号。（6 6）大幅底片的放置大幅底片的放置对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。底片号顺序排列。

14、（7 7）底片的编目）底片的编目 册内备考表册内备考表 册内备考表项目包括：本册情况说册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。本册情况备考表应放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内底片缺损，补充、移出、说明：填写册内底片缺损，补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。填写说明，并签名、标注时间。底片册的封面底片册的封面底片册的封面应印制底片册的封面应印制“底片册底片册字样。字样

15、。底片册的册脊底片册的册脊底片册册脊的项目包括：全宗号、保管底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限；起止张号、册号。期限；起止张号、册号。（8）底片册的排列底片册的排列底片册按照全宗号、保管期限、册号的底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。顺序排列，上架保存。(9)(9)数码照片的底片数码照片的底片(参照电子档案参照电子档案)管理：管理：在每一保管期限内建立若干文件夹，按在每一保管期限内建立若干文件夹，按其打印出照片登录的先后顺序放置底片，其打印出照片登录的先后顺序放置底片，底片的目录登录顺序与底片的位置一致，底片的目录登录顺序与底片的位置一致，背景信息参照文档，只是原文格式项

16、填背景信息参照文档，只是原文格式项填写：写：jpegjpeg，按保管期限分别刻，按保管期限分别刻盘，一盘内可储存连续多年形成的底片，盘，一盘内可储存连续多年形成的底片，光盘其他要求同电子文档。光盘其他要求同电子文档。收集收集 鉴定鉴定 整理整理 保管保管4 4、照片的整理照片的整理:分类分类 排列排列 编号编号 入册入册 (单张说明、组合单张说明、组合说明）说明）编目编目（1 1）照片的分类照片的分类应在全宗内按保管期限应在全宗内按保管期限年度年度问题进行分类。问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限跨年度且不可分的照片，也可按保管期限问问题题年度进行分类。分类方案应保持前后一致，年

17、度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。不应随意变动。例例:照片分类方案照片分类方案:第一种分类方法第一种分类方法:保管期限保管期限年度年度问问题，例题，例:永久永久-2001-2001年年-党群、永久党群、永久-2001-2001年年-综合、综合、永久永久-2001-2001年年-业务、永久业务、永久-2002-2002年年-党群、党群、永久永久-2002-2002年年-综合、永久综合、永久-2002-2002年年-业业务务长期长期-2001-2001年年-党群、长期党群、长期-2001-2001年年-综合、综合、长期长期-2001-2001年年-业务、长期业务、长期-2002-2

18、002年年-党群、党群、长期长期-2001-2001年年-综合、长期综合、长期-2001-2001年年-业务业务每个年度形成照片数量少的单位可以将每个年度形成照片数量少的单位可以将这种分类法简化成这种分类法简化成:保管期限保管期限年度，年度，例例:永久永久-2001-2001年、永久年、永久-2002-2002年、年、永久永久-20032003年年长期长期-2001-2001年、长期年、长期-2002-2002年、长期年、长期-20032003短期短期-2001-2001年、短期年、短期-2002-2002年、短期年、短期-2003-2003年年在这种分类法下在这种分类法下,在册内将照片按问题

19、集中在册内将照片按问题集中排列排列,即分别按党群即分别按党群(党办党办)、综合（办公、综合（办公室）、业务（业务科）的顺序集中排列，室）、业务（业务科）的顺序集中排列，在每一问题（机构）内再将照片按时间、在每一问题（机构）内再将照片按时间、重要程度结合事由排列。重要程度结合事由排列。第二种分类方法第二种分类方法:保管期限保管期限问题问题年度年度,例：例：永久永久-党群党群-2001-2001年、永久年、永久-党群党群-2002-2002年、年、永久永久-党群党群-2003-2003年年永久永久-综合综合-2001-2001年、永久年、永久-综合综合-2002-2002年、年、永久永久-综合综合

20、-2003-2003年年.永久永久-业务业务-2001-2001年、永久年、永久-业务业务-2002-2002年、年、永久永久-业务业务-2003-2003年年长期长期-党群党群-2001-2001年、长期年、长期-党群党群-2002-2002年、年、长期长期-党群党群-2003-2003年年长期长期-综合综合-2001-2001年、长期年、长期-综合综合-2002-2002年、年、长期长期-综合综合-2002-2002年年短期短期-综合综合-2001-2001年、短期年、短期-综合综合-2002-2002年、年、短期短期-综合综合-2002-2002年年将这方法形成照片数量少的单位可简化成将

21、这方法形成照片数量少的单位可简化成:永久永久-党群、永久党群、永久-综合、永久综合、永久-业业务务长期长期-党群、长期党群、长期-综合、长期综合、长期-业业务务短期短期-党群、短期党群、短期-综合、短期综合、短期-业业务务（2）照片的排列）照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。时考虑不同保密等级照片的定位。（3 3）照片的编号）照片的编号照片号是固定和反映每张照片在全宗内照片号是固定和反映每

22、张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码，册号、张号或全宗号、保管期限代码，册号、张号或全 宗号、保管期限代码、张号组成。宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：照片号有两种格式：格式一：全宗号格式一：全宗号保管期限代码保管期限代码册册号号张号张号格式二：全宗号格式二：全宗号保管期限代码保管期限代码张号张号若采用格式二，可选用照片、底片分别若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法编号法或合一编号法(影像相符的照片、影像相符的照片、底片编号相同底片编号相同)。选用合。选用合编号法宜以照编号法宜以照片、底片齐全为基础。

23、片、底片齐全为基础。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用保管期限代码：分别用“1 1、2 2、3”3”或或“Y Y、C C、D”D”对应代表永久、长期、短对应代表永久、长期、短期。期。册号：在同一全宗同一保管期限内照片册号：在同一全宗同一保管期限内照片册的排列从册的排列从“1”1”开始的顺序编号。开始的顺序编号。张号：格式一中的张号是指照片在册张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从内的排列从“1”1”开始的顺序编号。格开始的顺序编号。格式二中的张号是指在同一全宗同一保管式二中的张号是指在同一全宗同一保管期限内照片的排列从期限内照片的排

24、列从“1”1”开始的顺序开始的顺序编号。编号。照片的分类方案及照片号的编制：见后照片的分类方案及照片号的编制：见后图图A A。（4 4）照片的入册照片的入册（4 4）.1.1照片册一般照片册一般297mm297mm210mm210mm大小的大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以若干芯页和封面、封底组成。芯页以3030页左右为宜，有活页式和定页式两种应页左右为宜，有活页式和定页式两种应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。片固定在芯页上，组成照片册。大幅照片的放置大幅照片的放置:对于照片册放置不下的大幅照片，可将对于照片册放置不下的大幅照

25、片，可将 其放入专用的档案袋或档案盒中，按其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。以竖直放置为宜。*各种分类方案下照片号、册号的编写各种分类方案下照片号、册号的编写:保管期限保管期限年度年度问题分类法下，以全宗号问题分类法下，以全宗号保管期限保管期限代码代码册号册号张号的格式编写照片号、册号，示例：张号的格式编写照片号、册号，示例：31-Y-1-131-Y-

26、1-131-Y-1-231-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-531-Y-1-631-Y-1-631-Y-2-131-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-531-Y-2-631-Y-2-631-Y-3-131-Y-3-131-Y-3-231-Y-3-231-Y-3-331-Y-3-331-Y-3-431-Y-3-431-Y-3-531-Y-3-531-Y-3-631-Y-3-631-Y-4-131-Y-4-131-Y-4-23

27、1-Y-4-231-Y-4-331-Y-4-331-Y-5-131-Y-5-131-Y-5-231-Y-5-231-Y-5-31-Y-5-3331-Y-6-131-Y-6-131-Y-6-231-Y-6-231-Y-6-331-Y-6-331-Y-6-431-Y-6-431-Y-6-531-Y-6-531-Y-6-631-Y-6-6党群1册综合2册业务3册党群4册综合5册业务6册2001年2002年 永 久31-Y-1-131-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-531-Y-1-631-Y-1-

28、6党群1册2001年31-Y-1-731-Y-1-731-Y-1-831-Y-1-831-Y-1-931-Y-1-931-Y-1-1031-Y-1-1031-Y-1-1131-Y-1-11综合1册永 久31-Y-1-31-Y-1-1212业务1册31-Y-2-131-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-531-Y-2-631-Y-2-6党群2册2002年31-Y-2-731-Y-2-731-Y-2-831-Y-2-831-Y-2-931-Y-2-931-Y-2-1031-Y-2-1031-Y-2

29、-1131-Y-2-11综合2册31-Y-2-31-Y-2-121231-Y-2-31-Y-2-1313业务2册保管期限保管期限年度简化分类法下，以全宗号年度简化分类法下，以全宗号保管期限代保管期限代码码册号册号张号的格式编写照片号、册号，示例：张号的格式编写照片号、册号，示例：保管期限保管期限问题问题年度分类法下，以全宗号年度分类法下，以全宗号保管期保管期限代码限代码张号的格式编写照片号、册号，示例：张号的格式编写照片号、册号，示例：31-Y-131-Y-131-Y-231-Y-231-Y-331-Y-331-Y-431-Y-431-Y-531-Y-531-Y-631-Y-62001年 1册

30、党群 永 久31-Y-731-Y-731-Y-831-Y-831-Y-931-Y-931-Y-1031-Y-1031-Y-1131-Y-1131-Y-1231-Y-122002年 2册31-Y-1331-Y-1331-Y-1431-Y-1431-Y-1531-Y-1531-Y-1631-Y-1631-Y-1731-Y-1731-Y-1831-Y-182003年 3册31-Y-1931-Y-1931-Y-2031-Y-2031-Y-2131-Y-2131-Y-2231-Y-2231-Y-2331-Y-2331-Y-2431-Y-242004年 4册综合2003年2册31-Y-2531-Y-253

31、1-Y-2631-Y-2631-Y-2731-Y-2731-Y-2831-Y-2831-Y-2931-Y-2931-Y-3031-Y-302005年 5册31-Y-3131-Y-3131-Y-3231-Y-3231-Y-3331-Y-3331-Y-3431-Y-3431-Y-3531-Y-3531-Y-3631-Y-362006年 6册31-Y-131-Y-131-Y-231-Y-231-Y-331-Y-331-Y-431-Y-431-Y-531-Y-531-Y-631-Y-62001年1册党群31-Y-731-Y-731-Y-831-Y-831-Y-931-Y-931-Y-1031-Y-10

32、31-Y-1131-Y-112002年1册永 久31-Y-31-Y-1 12231-Y-1831-Y-182003年1册31-Y-1931-Y-1931-Y-2031-Y-2031-Y-2131-Y-2131-Y-2231-Y-2231-Y-2331-Y-2331-Y-2431-Y-242004年2册综合31-Y-2531-Y-2531-Y-2631-Y-2631-Y-2731-Y-2731-Y-2831-Y-2831-Y-2931-Y-292005年2册31-Y-3031-Y-302006年2册保管期限保管期限问题简化分类法下，以全宗号问题简化分类法下，以全宗号保管期限保管期限代码代码张号的

33、格式编写照片号、册号，示例：张号的格式编写照片号、册号，示例：（4 4）.2.2单张照片说明的填写单张照片说明的填写说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：格式（一）说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：格式（一）题题 名：中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室名：中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室 照片号：照片号：30Y19 30Y19 底片号：底片号：30Y234 30Y234 参见号：文书档案参见号：文书档案30156313015631 时时 间：间：20050908 20050908 摄影者：张三摄影者：张三 文字说明：文字说明：20052005年年9 9月月8 8日，中央政

34、治局委员某某（左日，中央政治局委员某某（左3 3）在省委副书记某某（左在省委副书记某某（左2 2）的陪同下，对本单位现代化）的陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。研究室进行了视察。格式（二）填写方法：格式（二）填写方法：题名：中共中央政治局委员某某视察本单位题名：中共中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室现代化研究室 照片号：照片号：30Y154 30Y154 底片号：底片号：30Y154 30Y154 参见号：参见号：文书档案文书档案3015631 3015631 时间：时间：20050908 20050908 摄影者：张三摄影者：张三 文字说明：文字说明：20052005年年9 9月

35、月8 8日，中央政治局委日，中央政治局委员某某（左员某某（左3 3）在省委副书记某某（左）在省委副书记某某（左2 2）的）的陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。说明的内容说明的内容:题名应简明概括、准确反题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。事由等要素尽可能齐全。若采用照片、底片合一编号法，可不填若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。写底片号。参见号是指与本张照片有密切联系的其参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。他载体档案的档号。照片档案由档案室移交至

36、档案馆后，应照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。照片的拍摄时间用应及时调整。照片的拍摄时间用 8位阿位阿拉伯数字表示，第拉伯数字表示，第1 14 4位表示年，第位表示年，第5 56 6位表示月，第位表示月，第7 78 8位表示日。位表示日。示例：示例：19531953年年3 3月月2 2日写作日写作1953030219530302。摄影者一般填写个人，必要时可加写单摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。位。文字说明应综合运用事由、时间、地点、文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示人物、

37、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的，应例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。注明照片版权、来源等。密级应按密级应按GB/T 7156GB/T 7156所规定的字符在照所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。亦可。（4 4）.3.3说明的位置说明的位置单张照片的说明，可根据照片固定的位单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左

38、侧或正下方书写。置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。大幅照片的说明大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片对大幅照片的说明可另纸书写，与照片 一同保存。一同保存。组联系密切的照片中的大组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。填写单张照片说明，并注明其存放地址。组合照片说明的填写组合照片说明的填写一组一组(若干张若干张)联系密切的照片按顺序排列联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。说明的照片，其单张照片说明

39、可以从简。组合照片说明应概括提示该组照片所反映组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明中指出所含照片的起应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。止张号和数量。同组中的每一张照片均应在单张照片说同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用联符号按组依次采用“”、“”、“”同组中的照片其组联符号相同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用组联符号采用“”。组联符号不宜

40、越。组联符号不宜越册。（即组联符号是在一册中的每组顺册。（即组联符号是在一册中的每组顺序号）序号）整理照片时因保管期限或密级的不同，整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组些密切相关照片的保管期限、册号和组号。号。示例：相关照片示例：相关照片 31-C31-C4 4上例中保管期限亦可采用上例中保管期限亦可采用“2”2”表示。表示。组合照片说明可放在本组第一张组合照片说明可放在本组第一张照片的照片的上方，也可放在本册所有照片之前。上方

41、，也可放在本册所有照片之前。组合照片总说明的示例：组合照片总说明的示例：题名：中共湖北省委副书记某某正在询问本单位业务人题名：中共湖北省委副书记某某正在询问本单位业务人员计算机的使用情况员计算机的使用情况 照片号：照片号：30Y11030Y110，共，共5 5张张底片号：底片号：30Y23530Y235 240240，共，共5 5张张参见号：文书档案参见号：文书档案302005302005办公室办公室Y1 Y1 时间：时间：20050909 20050909 摄影者：张三摄影者：张三文字说明：文字说明：20052005年年9 9月月9 9日，中共湖北省委副书记某某日，中共湖北省委副书记某某（左

42、一）在中共襄樊市委书记某某（左二）的陪同下，（左一）在中共襄樊市委书记某某（左二）的陪同下，视察本单位现代化研究室。相关照片视察本单位现代化研究室。相关照片3030 组合照片中单张照片说明按照片格式（一）填写范例：组合照片中单张照片说明按照片格式（一）填写范例：或或题题 名：中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室名：中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室照片号：照片号：30Y19 30Y19 底片号：底片号：30Y234 30Y234 参见号：文书档案参见号：文书档案30156313015631时时 间：间：20050908 20050908 摄影者：张三摄影者：张三 文字说明：文字说明：

43、20052005年年9 9月月8 8日，中央政治局委员某某（左日，中央政治局委员某某（左3 3）在省委副书记某某（左在省委副书记某某（左2 2）的陪同下，对本单位现代化）的陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。研究室进行了视察。或或 （5 5）、）、册内备考表册内备考表:按底片册按底片册 （6 6）、）、照片册的封面：照片册的封面应印照片册的封面：照片册的封面应印“照照片册片册”或或“照片档案照片档案”字样字样 （7 7）、）、照片册的册脊照片册的册脊照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。号、起止张号。照片册册脊的格式：照片号为格式

44、一的照片册册照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片册册脊：全宗号、保管期限、册号、起止张号。（分脊：全宗号、保管期限、册号、起止张号。（分册小流水编起止张号）册小流水编起止张号）照片号为格式二的照片册册脊：全宗号、保管期照片号为格式二的照片册册脊：全宗号、保管期 限、起止张号、册号。（不分册大流水限、起止张号、册号。（不分册大流水编起止张号）编起止张号）（8 8）照片册的排列照片册的排列照片册按照全宗号、保管期限、册号的照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。顺序排列，上架保存。5 5、照片档案目录的编制照片档案目录的编制 （1 1）目录的编制目录的编制（1 1）.1.1 目录种

45、类目录种类照片档案目录种类包括册内目录、基本照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。录等。（1 1）.2.2基本目录基本目录 照片档案基本目录的必备项目是：照片号、照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。照照片号排序。（）、（）、3 3、册内目录册内目录册内照片目录为选择性目录。其组成项目册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、是：照片号、

46、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内目录位于册内最前面。七、七、照片档案的保管照片档案的保管1 1、包装物与装具包装物与装具（1 1）底片袋底片袋底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其性偏碱性纸制材料制作，其PHPH值应在值应在7.27.29.59.5之间，之间，纤维素含量应高于纤维素含量应高于8787。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边（2 2）底片册、照片册底片册、照片册底片册、照片册所用封面、封底、芯页均

47、底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PHPH值。值。应在应在7.29.5之间，化学性能稳定，之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。且不易产生碎屑或脱落的纤维。（3 3）贮存柜架贮存柜架底片、照片应在能关闭的装具中保存，如底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，烧、易腐蚀，还可

48、能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。在其内部循环流通。2 2、温度、湿度要求温度、湿度要求（1 1）推荐的存贮最高温度和相对湿度见表）推荐的存贮最高温度和相对湿度见表1 1（2 2）、）、底片、照片应恒温、恒湿保存。底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，长期贮存环境，2424小时内温度的周期变化小时内温度的周期变化不应大于不应大于22，相对湿度变

49、化不应大于，相对湿度变化不应大于5 5。中期贮存环境，。中期贮存环境，2424小时内温度的小时内温度的周期变化不应大于周期变化不应大于55，相对湿度变化，相对湿度变化不应大于不应大于1010。（3 3）、）、所推荐的湿度、湿度条件，应在所推荐的湿度、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。以保证。（4 4）、底片、照片贮存的温、湿度与提）、底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房门的温、湿度若存在较大差别，供利用房门的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。间过渡几小时。注注1 1：

50、中期贮存是指胶片、照片在表中规：中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存定的温、湿度条件下至少能保存1010年。年。长期贮存是指胶片、照片在表中规定的长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、温度条件下至少能保存温、温度条件下至少能保存100100年。年。注注2 2：推荐值内较低温度、湿度环境，更：推荐值内较低温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。能延长胶片、照片的寿命。（3 3）、）、空气调节和净化要求空气调节和净化要求(3)(3)、1 1、空气调节要求空气调节要求为保证存库的温、湿度条件，应配备独为保证存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。立的空气调节系统。贮存库